Съдържание

• Стъпки
• Метод 1 от 9: Разработване на програма
• Метод 2 от 9: Изпратете покани
• Метод 3 от 9: Подгответе мястото на срещата
• Метод 4 от 9: Осигурете необходимите инструменти за срещата
• Метод 5 от 9: Подгответе въпросник или въпросник
• Метод 6 от 9: Изпратете напомняне за събрание
• Метод 7 от 9: Започнете срещата точно по график
• Метод 8 от 9: Придържайте се към темата на срещата
• Метод 9 от 9: Отговорете на възможно най -много въпроси

Всеки, който посредничи или организира среща, ще се възползва от тези съвети. Отговорностите на организатора включват да поканят участниците и да им предоставят всичко необходимо, за да работят възможно най -ефективно.Домакинът е отговорен и за хода на самата среща. Той трябва да осигури максимална концентрация по темата на срещата, като предпази участниците от личност и обсъждане на правилата на срещата. Този материал ще улесни организацията и провеждането на срещата, така че тя да бъде успешна.

Стъпки

Метод 1 от 9: Разработване на програма

1. 1 Посочете началния и крайния час на срещата, както и сроковете за обсъждане на всеки въпрос. Участниците в срещата ще приемат това като любезност от ваша страна.
2. 2 Попитайте хората във вашата организация или лицето, свикващо срещата, какви теми трябва да бъдат включени в дневния ред, а също така поискайте кратко описание на всеки въпрос.

Метод 2 от 9: Изпратете покани

1. 1 Най -добрият начин за изпращане на покани е по имейл, особено ако вашите служители имат програма, която комбинира имейл функции с календар и напомняния.
2. 2 Посочете краен срок за резервиране на места. Това ще ви позволи да подготвите необходимото количество ресурси, така че да не прекъсвате срещата, за да подготвите липсващи материали.

Метод 3 от 9: Подгответе мястото на срещата

1. 1 За гладка среща трябва да подготвите правилно стаята. Когато наемате пространство, което често се използва за срещи (например в хотелска стая или специално обслужване), можете да разчитате на местния персонал да бъде осведомен и запознат с нюансите на подготовката на пространството.
   • Разположение на лекциите - столовете са подредени по такъв начин, че лекторът да е в центъра на вниманието. Такова разположение е особено ефективно, ако основната цел е да се съобщи някаква информация.
   • Театрална аранжировка - в предната част на стаята е инсталиран президиум (маса, на която седят оратори и експерти). Разположението на столовете на другите участници прилича на лекционна зала.
   • Оформление на училището - Масите са поставени пред редиците столове, за да позволят на участниците в събранието да си правят бележки, докато говорят. Фокусът е върху високоговорителя.
   • Кръгла маса. Изберете тази подредба, ако участниците трябва да действат като отделни екипи и да стимулират обмена на идеи между групи или отделни участници.
   • Настройте U-образна маса. Това е стил на заседателната зала, който позволява на участниците да се виждат и да си взаимодействат при необходимост.
   • Ако планирате открита среща, включваща комуникация с публиката, поставете столовете в кръг с оратора в центъра.

Метод 4 от 9: Осигурете необходимите инструменти за срещата

1. 1 Цялостната подготовка за срещата включва набор от химикалки, тетрадки, работни помагала, раздавани материали и всичко друго, което може да ви е необходимо по време на срещата.
2. 2 Отделете място за въпроси. Това може да бъде плакат или дъска, на която участниците могат да запишат своите въпроси или да ги прикрепят с помощта на самозалепващи се хартиени стикери. Участниците в срещата ще знаят, че в определен момент ще получат отговор на въпросите си и срещата ще протече по -гладко.
3. 3 Пригответе напитки и закуски за дългите участници в срещата. За кратки срещи е достатъчно да поставите бутилки вода и купа сладкиши на всяка маса.

Метод 5 от 9: Подгответе въпросник или въпросник

1. 1 Участниците в срещата могат да оценят нейното качество веднага след срещата или да попълнят въпросник и да го изпратят по имейл в рамките на 1-2 дни.
2. 2 Листовете за оценка и въпросниците ви позволяват да определите как срещата е възприета от нейните участници.

Метод 6 от 9: Изпратете напомняне за събрание

1. 1 Напомнянията се изпращат в последния ден от регистрацията на участниците или 1-2 дни преди това.
2. 2 Поискайте да докладвате дали някой е променил плановете и е принуден да се оттегли от участие.

Метод 7 от 9: Започнете срещата точно по график

1. 1 Закъснелите на среща са способни да „наваксат“, но това, че другите чакат, се счита за грубо.
2. 2 В началото на срещата направете организационни съобщения, включително часовете за почивка и обяд, тоалетните места и къде и как участниците в срещата могат да задават въпроси.

Метод 8 от 9: Придържайте се към темата на срещата

1. 1 Организаторът на срещата трябва да насочи участниците към темата на срещата. Позволяването ви да излизате по свързани теми рискува да наруши работния ви график.
2. 2 Придържайте се към определеното време за почивка и обяд.

Метод 9 от 9: Отговорете на възможно най -много въпроси

1. 1 Събирайте въпроси от участниците в срещата. Оставете достатъчно време за отговори, за да задоволите интереса на възможно най -много хора.
2. 2 След срещата останете наблизо, за да можете да се обърнете към участниците в срещата, които се притесняват да говорят пред други хора, или тези, които имат конкретни проблеми, които изискват дискусия лице в лице.
3. 3 Напомнете на участниците в срещата да попълнят въпросника или контролния списък и им благодарете, че присъстваха на срещата.