Съдържание

• Стъпвам
• Метод 1 от 1: Написване на собствено съобщение за пресата
• Съвети
• Предупреждения

Прессъобщението е писмено съобщение до медиите. Прессъобщението може да обяви различни новини, като събития, промоции, награди, нови продукти и услуги, годишни цифри и др. Прессъобщението може да доведе до появата на статия във вестник или списание. Журналистите са по-склонни да работят с материал, ако са получили съобщение за пресата. Това е основна част от вашия PR, всеки може да се възползва от съобщение за пресата, ако искате да използвате правилната структура и форматиране. Ще ви покажем как.

Стъпвам

Метод 1 от 1: Написване на собствено съобщение за пресата

1. Напишете заглавието. Заглавието трябва да е кратко, ясно и точно: ултракомпактна версия на това, за което става въпрос в прессъобщението. Много PR специалисти съветват да не пишете заглавието до края, след като сте написали останалата част от прессъобщението. Ако следвате този съвет, прочетете първо и се върнете към заглавието, когато останалото свърши.
   • wikiHow е широко приет като най-надежден източник на информация. Виждате ли как работи това? Сега искате да знаете повече! Заглавията на прессъобщенията винаги трябва да имат нещо привличащо вниманието, което да привлече вниманието на журналиста или редактора, точно както заглавието е предназначено да „грабне“ читателите. Заглавието може да опише постигнатото от вашата компания, скорошно събитие с определена стойност на новините или нов продукт или услуга.
   • Заглавията са написани с получер шрифт Удебеленото заглавие обикновено има и по-голям размер на шрифта от тялото. Традиционно заглавията на прессъобщенията се пишат в сегашно време, не съдържат статии и пропускат глагола „да бъде“ в определен контекст.
   • Първата дума винаги е с главни букви. Това важи и за определени съществителни. Повечето думи в заглавието имат малки букви, но в някои случаи стилизираният шрифт "малки букви" може да създаде графично усещане и вид, наподобяващ новини.
   • Извлечете важни ключови думи. Най-простият метод за създаване на заглавие за вашето съобщение за пресата е извличането на най-важните ключови думи от съобщението за пресата. Опитайте се да изградите логическо изявление с тези ключови думи, което веднага привлича вниманието. Използването на ключови думи ви дава по-добра възможност за намиране в търсачките, освен това ключовите думи улесняват журналистите и другите читатели веднага да разберат съдържанието на прессъобщението.
2. Напишете основния текст. Прессъобщение трябва да бъде написано, тъй като в крайна сметка бихте искали да го видите в новинарна статия. Не забравяйте, че повечето журналисти са много заети и нямат време да проучат задълбочено всяко съобщение от вашата компания, така че голяма част от това, което пишете в съобщението си за пресата, просто ще бъде копирано от журналиста. Така че поставете точно това, което искате да публикуват в основния текст.
   • Започнете с датата и града, откъдето идва съобщението за пресата. Градът може да бъде пропуснат, например ако прессъобщението е написано в Ротердам, докато съобщението е за местния клон в Амстердам.
   • Първото изречение или „олово“ трябва незабавно да привлече вниманието на читателя и накратко да разкаже какво се случва. Например, ако заглавието е: „Издател Зевс публикува нов военен роман“, тогава първото изречение може да бъде: „Издател Зевс Б.В. днес публикува първия си военен роман, написан от прочутия писател Ерчи Каа. "Той разширява заглавието, като предоставя малко повече подробности и служи за запознаване на читателя с историята. Следващото изречение или следващите две изречения след това отново са продължение на първото изречение.
   • Корпусът на прессъобщението трябва да е компактен. Не използвайте твърде дълги изречения или абзаци. Избягвайте повторения и често използване на весел или хипи жаргон. Стремете се към простота, без нито една дума твърде много.
   • Първият абзац (две до три изречения) е резюме на съобщението за пресата, като всичко, което добавяте допълнително, е доработка. В днешния забързан свят нито журналисти, нито други читатели ще прочетат съобщение за пресата, ако началото на статия не предизвика веднага интерес.
   • Използвайте действителни факти - събития, продукти, услуги, хора, цели, цели, планове, проекти. Използвайте максимално конкретни факти. Един лесен начин да напишете ефективно съобщение за пресата е да направите списък със следните обяснения: кой, какво, кога, къде, защо и как.
3. Комуникирайте ясно „5 W“ (и H). Кой, какво, кога, къде, защо - и как - казват на читателите всичко, което трябва да знаят. Разгледайте този контролен списък в контекста на точките по-долу, като използвате гореспоменатия пример.
   • • За кого става дума? Издател Зевс.
     • Какви са фактическите новини? Издателят Зевс издава книга.
     • Кога ще се случи това? Утре.
     • Къде се случва това? На всички основни пазари утре.
     • Защо е тази новина? Написана е от известен писател, Ercee Kaa.
     • Как се случва? Основното събитие е сесия за подписване в Амстердам, последвана от обиколка на Рандстад.
   • След като подготвите основите, можете да попълните пропуските с информация за хората, продуктите, датите и други неща, свързани с новините.
     • Ако вашата компания не е основната тема на новините, а източникът на прессъобщението, изяснете това в тялото.
   • Нека бъде кратко и сладко. Прессъобщението никога не трябва да бъде по-дълго от три страници. Ако изпращате разпечатка на хартия, текстът трябва да има двуреден интервал.
   • Колкото по-голяма е стойността на новините за вашето прессъобщение, толкова по-голям е шансът да бъде избран от журналиста за използване. Разберете какво означава „стойност на новините“ за конкретна целева аудитория и използвайте тези знания, за да примамите журналиста.
4. Добавете информация за компанията. Ако журналист избере прессъобщение за статия, той или тя винаги ще споменава компанията в парчето. След това журналистите могат да намерят информацията за компанията в този раздел.
   • Заглавието на този раздел трябва да бъде --- За COMPANY_XYZ.
   • След заглавието използвайте един или два абзаца от 5 или 6 изречения, за да опишете вашата компания. Текстът трябва да описва компанията, основната дейност и фирмената политика. Много компании вече имат професионално написани брошури, презентации, бизнес планове и др. Уводният текст може да бъде копиран тук.
   • Връзка към вашия уебсайт в края на този раздел. Връзката трябва да е точен и пълен URL, така че да не е съкратен, тъй като когато страницата е отпечатана, връзката все още трябва да е пълна. Например: http://www.website_van_your_company.com, а не Натисни тук да отидете на уебсайта.
   • Ако вашата компания има отделна медийна страница на сайта, трябва да направите връзка към нея на това място. Медийна страница съдържа цялата информация за контакт и всичко за пресата.
5. Осигурете подкрепа. Предоставете някои допълнителни информационни връзки в подкрепа на съобщението за пресата.
6. Добавете информация за контакт. Ако вашето прессъобщение има наистина висока стойност за новини, журналистите може да искат повече информация или да интервюират съответни хора.
   • Ако нямате нищо против, че медиите ви могат да се свържат директно с вашите хора, можете да въведете техните данни в самото съобщение за пресата. Например, в случай на съобщение за пресата за иновации, можете да добавите информация за контакт на изследователския екип.
   • В противен случай трябва да вмъкнете данните за отдела за медии или PR в раздела „Контакт“. Ако нямате отделен екип за тази позиция, е добра идея да назначите някой, който да заема тази позиция, като връзка между медиите и вашите хора.
   • Данните за контакт трябва да бъдат насочени към това конкретно съобщение за пресата. Данните във всеки случай трябва да съдържат:
     • Официалното име на компанията
     • Официалното име на медийния отдел и лице за контакт
     • Пощенски адрес
     • Телефонни и факс номера с правилните кодове на държави и градове.
     • Мобилен номер (по избор)
     • Време на наличност
     • Имейл адреси
     • Адрес на уебсайта.
7. Ако е възможно, включете линк към онлайн версия на същото съобщение за пресата. Често се води дневник на всички съобщения за пресата, публикувани на вашия уебсайт. Това улеснява създаването на такава връзка и веднага имате регистрация за архивни цели.
8. Посочете края на съобщение за пресата с три хеш марки (###), центрирани непосредствено под последното изречение на съобщението. Това е журналистически стандарт.

Съвети

• Изпратете съобщението за пресата по имейл и използвайте малко форматиране. Големите букви и много цветове само отвличат вниманието от новините. Поставете прессъобщението в тялото на имейла, а не в прикачения файл. Ако все пак трябва да използвате прикачен файл, използвайте обикновен текст или файл с богат текстов формат. Документите на Word обикновено се приемат, но ги запазете като.doc, not.docx (ако използвате най-новата версия). По-специално вестниците наскоро трябваше да намалят и често не използват най-новата версия на Word. Използвайте PDF файлове само ако изпращате цял комплект за преса с много илюстрации. И не въвеждайте прессъобщението на канцеларски материали и след това сканирайте и го изпратете по имейл като jpeg - загуба на вашето време и времето на редактора. Въведете прессъобщението директно в имейла.
• Използвайте заглавката като тема на имейла. Ако вече сте измислили закачливо заглавие, съобщението ви ще се откроява във входящата поща на редактора.
• Уверете се, че всяко съобщение е насочено към конкретна медийна компания и го изпратете на редактора, който се занимава с тези въпроси. Обикновено можете да намерите тази информация на техния уебсайт. Избухването на идентично съобщение за пресата за много медийни компании или много редактори в рамките на една компания е знак, че се справяте лесно, вместо да се насочвате към определен пазар.
• Проучете съществуващи прессъобщения в интернет, за да усетите тона, езика, структурата и формата на прессъобщението
• Не отделяйте време за заглавието, преди да приключи цялото съобщение за пресата. Заглавието във вестник или списание в крайна сметка ще бъде написано от редактор, но винаги е добре да излезете с привличащо заглавие или заглавие за прессъобщението. Това заглавие може да е единственият ви шанс. Дръжте го кратко и фактически. Но ако се опитате да напишете заглавието на статията, губите времето си. Не знаете точно какво ще кажете вие ​​или човекът, с когото ще интервюирате. След като завършите първия проект на прессъобщението, можете да решите да редактирате първото изречение - или не. В този момент, а не преди, можете да започнете да мислите за заглавието.
• Ако прессъобщението е за незабавно пускане, можете да поставите „ЗА НЕЗАБАВНО ПУБЛИКУВАНЕ“ с главни букви над заглавието. Ако има ембарго, напишете „EMBARGO TOT ...“ с датата, на която искате да разпространите историята. В случай на прессъобщение без дата на публикуване се приема, че е разрешено незабавно публикуване.
• Посочете името на компанията в заглавката, всяка подзаглавие и в тялото на първия параграф за намиране на възможност за търсачки. Ако изпратите хартиен вариант, можете да използвате канцеларските материали на компанията.
• Времето на прессъобщението е много важно. Трябва да са актуални и скорошни новини, не твърде стари и не твърде далеч в бъдещето.
• Телефонно обаждане може да гарантира, че прессъобщението е действително публикувано.
• Включете „призив за действие“ в съобщението си за пресата. Това е информация за това, което искате читателят да направи със съдържанието на съобщението. Например искате ли читателите да купят продукт? В този случай трябва да посочите къде се предлага продуктът. Искате ли читателят да посети вашия уебсайт, за да участва в състезание или да научи повече за вашата компания? В този случай трябва да посочите уеб адреса или телефонния номер.

Предупреждения

• Не включвайте данни за контакт на трети страни без тяхно разрешение. Освен това те трябва да са достъпни в нормални часове в дните след излизането на прессъобщението.
• Имайте предвид, че много редактори са преуморени и много редактори са подготвени. Ако ги улесните, те са по-склонни да направят нещо с него. Ако вашето съобщение за пресата вече наподобява как редакторът в крайна сметка ще публикува парчето, то може да бъде публикувано почти непроменено. Но ако го натъпчете с пълен терен за продажби или ако не спазвате зелената книга, редакторът ще започне да променя всичко. Всички твърдят, че са най-добрите, така че не губете времето на редактора. Правилното място за публикуване на описание е в раздела за бизнес информация в прессъобщението. Но винаги го поддържайте точен и фактически.
• Винаги използвайте цитат - за предпочитане от най-важния човек, занимаващ се с темата на прессъобщението. Не е задължително да е действителен цитат, но трябва да е малко правдоподобен. Във всеки случай е важно да проверите дали въпросното лице е съгласно с това, което се поставя в устата му. Цитат позволява на зает журналист да подготви цяла статия, без да се налага да прави допълнително интервю.
• Прессъобщенията трябва да бъдат възможно най-положителни. Избягвайте фрази като „след оставката на предишния председател“ или „след период на мълчание“. Журналистът може да реши да разследва тези въпроси, вместо просто да пише за това, което се казва в прессъобщението. Това може да доведе до незадоволителна за вас статия, дори ако няма нищо лошо в уволнението (може би председателят е болен).
• Когато изпращате съобщение за пресата по имейл: темата никога не трябва да бъде „съобщение за пресата“. Тогава няма да се различавате. Привлечете вниманието на редактора, като използвате привличащото заглавие като тема на имейла, например „Haas B.V. печели търг за високоскоростна линия ".