Как да сортирате документи по азбучен ред

Съдържание

Стъпки
Метод 1 от 2: Сортирайте по азбучен ред
Метод 2 от 2: Индексиране на документи
Съвети
Предупреждения

Организирането на вашите разпечатани документи - както за работа, така и за лични цели - може да стане без особени проблеми, като ги подредите по азбучен ред. Тази организация на документи ще позволи на вас и всяко друго лице бързо да намерите необходимата ви информация, както и да осигури защитата на документите. Не всичко обаче е толкова просто и има няколко тънкости при сортирането на документи по азбучен ред, за които сега ще ви разкажем.

Стъпки

Метод 1 от 2: Сортирайте по азбучен ред

1 Организирайте документи по азбучен ред въз основа на заглавието им. Използвайте така наречения азбучен индекс за това.
2 Поставете документите в една или друга папка с букви въз основа на коя буква започват. Сортирането на документи, които започват с една и съща буква, трябва да се основава на втората буква от името. Ако втората буква е същата, тогава третата. Или четвъртата. Или пети. Тук няма отклонения от този алгоритъм и не може да има, но той ще ви възнагради стократно - това сортиране ще изтрие всички бели петна в документацията.
3 Опишете как сте сортирали документите. Искате всеки, който има достъп до поръчаните от вас документи, да знае как са подредени.
4 Поставете документите в чекмедже или където трябва да се съхраняват в ред. Когато добавяте нещо ново към документите, не забравяйте за азбуката!

Метод 2 от 2: Индексиране на документи

1 Използвайте етикети с букви от азбуката. Индексирането (с други думи, подписването) на документи е в основата на основите при организирането на документи. На този етап документите ще бъдат прехвърлени в съответните раздели и раздели на вашия каталог. Всъщност имената на разделите се използват за описване на тяхното съдържание, а след това името на раздела става и името на документа. Подредете разделите по азбучен ред, като използвате съветите по -долу.
2 Имената на собствениците могат да бъдат индексирани в следния ред: фамилия, след това първо име, след това бащино или бащино име. Пунктуацията може да бъде пренебрегната.
- Ако се използват префикси, комбинирайте префикса с частта от името, която предхожда, и го поставете на първо място. Не са необходими препинателни знаци.
- Тиретата могат да бъдат игнорирани, а части от името преди и след тирето трябва да бъдат поставени на първо място.
- Съкращенията и думите с една буква се индексират такива, каквито са. Инициалите са разделени на отделни части.
- Позициите и номиналните наставки са изброени на последно място, като първо е посочена позицията, след това наставката.
3 Документите, свързани с организации, могат да бъдат сортирани по наименованието на тези предприятия. В този случай всяка дума от името на организацията се счита за отделен елемент. Счетоводството е в същия ред, в който думите са представени в заглавието.
- Съкращенията и думите с една буква се индексират такива, каквито са. В този случай буквите трябва да бъдат разделени с интервали и да се разглеждат като отделни елементи един от друг.
- Пунктуационните знаци в този случай са пропуснати, думите преди и след препинателните знаци са посочени в първия елемент.
- Цифрите и цифрите се изписват във формат на букви и се индексират така, както биха били, ако първоначално бяха думи. Пунктуационните знаци отново се пропускат. Документите, чието име започва с римски цифри, се намират по -рано от подобни, чието име започва с арабски цифри, докато числата са посочени от най -малкия до най -големия. Само тогава можете да поставяте документи, започващи с думи.
- Всички знаци са написани с думи, всички числа, директно свързани с даден знак, трябва да бъдат посочени в първия елемент.
4 Имената на правителствени организации са индексирани на първо място със страната и региона на юрисдикция на определена организация. Името на организацията е посочено в следващия елемент, а думите „управление“, „бюро“, „представител“ и други подобни са посочени в самия край.
5 В случай, че имената са еднакви, използвайте адреса за каталогизиране на документи. Използвайте следния ред: име> регион> град> име на улица> номер на къща.

Съвети

Винаги връщайте документите си откъдето сте ги взели.
При индексирането е важно преди всичко да се спазват стандартните правила, а чак след това - към корпоративните.
Разработете система, която да посочи кога и от кого е получен документът.