Съдържание

• Стъпки
• Съвети
• Предупреждения

Информацията за контакт е просто незаменима за бизнес сътрудничество и бизнес комуникация. Когато получите визитка с информация за контакт, направете си труда да се уверите, че тя се озовава на място, където лесно можете да я намерите веднага щом възникне необходимост. Няма значение дали притежавате собствен бизнес или просто се движите много в бизнес средите, подреждането на нещата във визитките, които получавате, може да ви помогне да намерите правилните хора много по -бързо, което от своя страна може да ви осигури по -високи продажби и повече пари в джобовете. Ето няколко идеи как същите тези визитни картички могат да се съхраняват организирано.

Стъпки

1. 1 Разгледайте визитката веднага след като я получите. Четенето на визитка внимателно и веднага след получаването й е чудесен начин да запомните името на собственика заедно с лицето му. Формулярът за кандидатстване и степента също обикновено се изписват на визитка, така че ето още една улика, която ще ви каже кой е и какво прави / тя.
2. 2 Имайте място, където да поставите своите визитни картички, след като ги получите. Ако вземете чанта или тетрадка със себе си на срещи, тогава отделете място в тях, където можете да поставите получените визитки. Където и да решите да ги поставите, в никакъв случай не ги поставяйте сред листовете си с бележки или ги слагайте в джоба си - там те определено ще бъдат изгубени или изперени с вашите неща.
3. 3 Съхранявайте информацията за контакт на хората на вашия компютър. Когато се връщате от бизнес обяд, търговски панаир или среща, незабавно поставете всички получени визитки на сигурно място. Идеално е чекмедже за бюро или друго място, което обикновено не се разглежда от други хора. Веднага щом имате време, извадете всички визитки, събрани в чекмеджето на бюрото си, и въведете цялата информация за контакт от тях в Outlook, Excel, Access или дори само Word.
4. 4 Създайте колона „Бележки“ във всеки файл, посветен на една визитка. Попълнете всяка информация, която не е на самата визитка: какво прави този човек, каква информация или обещаващо сътрудничество е очертал за вас, когато сте се срещнали и т.н.
5. 5 Създайте класификация на бизнес контакти. Разделете ги на отлични, повече или по -малко потенциални и такива, от които почти никога нямате нужда. За да направите това, можете да използвате номериране, където 1 е да маркирате ценни контакти, 2 - възможни и 3 - тези, с които е малко вероятно да се справите. Можете също да използвате цветно кодиране: зелено за ценни бизнес контакти, жълто за потенциални контакти и червено за безнадеждни съответно. Изберете удобна и запомняща се опция за вас, която ще ви позволи да запомните по -добре информацията за контакт на вашите партньори.
6. 6 Подредете информацията за контакт на партньорите си, така че да можете лесно да я намерите по -късно. Тя може да бъде подредена по азбучен ред по първата буква от фамилията на лицето или по първата буква от името на компанията; с първата буква на града, където сте срещнали този човек (ако пътувате често); или индустрията, в която лицето работи. По този начин можете просто да въведете информацията за желания човек, която запомните, в лентата за търсене и компютърът ще ви даде списък с контакти, които отговарят на посочените параметри за търсене.
   • Много специални компютърни програми, чиято цел е да създадат база данни с вашите контакти, могат да сортират контактите ви по какъвто искате начин и да ги направите лесни за намиране, ако изведнъж запомните само няколко ключови думи за търсене. Ако използвате някоя от тези програми, ще спестите много време за ръчно сортиране на визитки с данни.
7. 7 Съхранявайте визитките по добрия старомоден начин. Поставете ги в адресен файл или държач за визитни картички, който се предлага от магазините за офис консумативи.
   • Този старомоден начин за съхранение на информация за контакт, дори и да е само куп визитки, обвързани с ластик, е добра застрахователна полица за вашето електронно съхранение на вашия компютър.
   • Ще трябва да решите как предпочитате да сортирате визитките си: по име, име на фирма и т.н.
8. 8 Веднага щом получите визитка от някого, незабавно (най -много в рамките на няколко дни) напишете на гърба й мястото, където сте се срещнали с този човек. Така че определено няма да го забравите. Също така е по -добре да напишете накратко на гърба на това, за което сте говорили, така че по -късно, когато трябва да се свържете с този човек, можете да му напомните къде сте се срещнали, да попитате как се справят децата или да си припомните всичко, което сте обсъждали ... на първата среща.
9. 9 Готов.

Съвети

• Ако получите много визитки, помислете за закупуване на софтуер, който ще ви позволи да ги сортирате и съхранявате. Има скенери за визитни картички, както и програми, които могат да четат, разпознават и избират необходимата ви информация от хартиена визитка. Те могат да ви спестят огромно количество труд, ръчно въвеждайки тази информация във вашия компютър.
• Ако трябва да знаете повече за вашите бизнес партньори, а не само за техните имена и телефонни номера, тогава потърсете софтуер, който ви позволява да съхранявате и управлявате големи количества информация за клиенти или партньори.
• Започнете да действате бързо, ако сте обещали нещо на новите си познати или ако някой се интересува от вас и вашата кауза.
• Не позволявайте на сурови визитки да се натрупват. Сортирайте ги и въведете данните в компютъра си поне веднъж седмично, преди да забравите напълно кого сте срещнали и защо.

Предупреждения

• Ако съхранявате цялата информация за контакт на клиенти или партньори на компютъра си, не забравяйте да правите редовни резервни копия в случай на срив на компютъра или на твърдия диск. Направете автоматично резервно копие на информацията си, ако е възможно.