Пишете имейли с молба за обратна връзка - Съвети

Съдържание

Стъпки
Съвети

Имейлът, както всяко друго средство за комуникация, има свои конвенции и социални протоколи. Ако трябва да напишете имейл, който изисква обратна връзка по време на работа или учене, или относно чернова, трябва да помислите как да съставите най-добре своето имейл изречение, време и структура, когато съставяте имейла си. мога. Учтивият, кратък и конкретен имейл ще ви помогне да получите необходимия отговор.

Стъпки

Метод 1 от 4: Искане за обратна връзка по време на работа

Определете най-квалифицирания човек, който да коментира вашата работа. Обикновено това ще бъде вашият директен мениджър. Във всеки случай първо трябва да се обърнете към вашия ръководител или старши колега или колега. Те ще имат опит да ви помогнат и да дадат обратната връзка, от която се нуждаете.
Бъдете вежливи и смирени, когато пишете имейли. Трябва да следвате тези общи правила, когато пишете имейли по време на работа. Скромността е полезна, когато поискате обратна връзка, но не бъдете толкова смирени, че шефът или мениджърът ви да мислят, че не знаете нищо за работата си. Вместо това задавайте въпроси, които посочват напредъка ви, когато работите по проект или задача. Това ще помогне на шефа ви да разбере, че не просто пасивно очаквате обратна връзка. Трябва също да имате предвид съветите по-долу.
- Можете да напишете нещо като: „Правя презентация за утре, но имам проблем с форматирането - не съм сигурен дали правя стандартния корпоративен формат. Приложих презентацията си. Имате ли предложения за дизайнерската част? Благодаря ти за подкрепата ".
- Не забравяйте да им благодарите в имейла.
Бъдете конкретни, когато поискате обратна връзка. Това може да ви помогне да избегнете непреодолимата обратна връзка, но не помага на работата ви. Трябва да избягвате въпросите „Да“ или „Не“, освен ако не е необходимо. Вместо това трябва да се съсредоточите върху конкретните части от проекта, които трябва да направите. Не „тероризирайте“ шефа или колегата си с всички въпроси, които искате да зададете за вашата работа наведнъж.
- Например можете да напишете нещо като: „Не съм сигурен как се обработват файловете на Eastman. Клиентът все още не е отговорил на имейлите ми и тъй като това е проект с висок приоритет, мисля, че би било най-добре да му изпратя имейл, за да го попитам какво трябва да направя ”.
- Ако очаквате обща обратна връзка под формата на преглед или доклад, бъдете конкретни. Бъдете възможно най-учтиви, кратки и максимално конкретни. Например можете да поискате доклад за вашата ефективност или креативност в работата. Ако искате обратна връзка от подчинените си, трябва да проведете анонимно проучване.
Изпращайте имейли с благодарности, когато другите отговорят. Ако обратната връзка предполага, че трябва да подобрите много или работата ви не е наистина добра, напишете кратко изречение за това как ще се подобрите. Трябва да си дадете време да обработите емоциите си, преди да отговорите незабавно.
- Уверете се, че сте отговорили в рамките на 1-2 дни.
реклама

Метод 2 от 4: Искане за обратна връзка в обучението

Представи се. Вашите учители могат да преподават стотици студенти, особено ако са преподаватели в университета. Ще трябва да посочите вашето собствено и фамилно име (собствено и фамилно име), вашия клас и вашия курс. Ако сте ученик в гимназията, ще ви е необходима информация за вашия клас или кога. По този начин няма да губите времето на учителите си, мислейки кой сте, вместо това те ще отделят повече време в отговор на информацията, от която се нуждаете.
Бъдете учтиви. Понякога учениците изпитват затруднения с първия имейл, изпратен до учителя. Можете да започнете с „Здравей, учителко сине“ или „Уважаеми Ко Тан“. Дори ако учителят ви е изпратил имейл, не използвайте по-малко официален език от преди. Поддържайте тона си стандартен. Вместо да напишете „Здравейте, какво според вас е моето есе? Това е най-доброто есе, нали? “Напишете така:„ Не съм сигурен дали разбирам правилно изискванията за възлагане. Имам няколко въпроса, свързани с есето.
Бъдете кратки. Не е нужно да обяснявате целия контекст на въпроса, освен ако контекстът не е необходим за правилното разбиране на въпроса. Например, ако искате обратна връзка за евентуално удължаване на крайния срок, вашият учител ще се нуждае от причина за това. Ако обаче питате само за домашните си, не им казвайте колко късно кучето ви кара да работите, защо сте им изпратили имейл сега (освен ако не е близо до датата на подаване) или ако не го направите нещо друго, несвързано с домашното.
Не чакайте нощта преди теста или датата на подаване, за да поискате обратна връзка. Учителят не само няма да отговори, когато подаването е близо, но и ще се ядоса, защото сте изчакали до последния момент, за да се консултирате с тях. Ако трябва да изпратите въпроси в последния момент, бъдете кратки, конкретни и съжалявайте. По този начин е по-вероятно учителят да ви отговори, стига да види имейла в точното време.
Използвайте файловия формат, изискван от учителя. Обикновено вашият учител ще ви каже по време на въвеждането на учебния план какъв файлов формат ще приеме за задания или по имейл. Например, ако учителят посочи .doc файла, не изпращайте .df или.pages формат. Ако се съмнявате, можете да изпратите .rtf или.pdf или да попитате учителя си.
Поискайте обратна връзка за есето или теста, които сте изпратили. Просто изпратете имейл на професора си и бъдете учтиви. Ако професорът преподава в училище, можете да дойдете да ги видите или да уговорите среща. Можете да кажете: "Уважаеми професор Khoa, не се справих добре на теста си, както се очакваше. Можете да ме напътствате през грешките, които допуснах, за да мога да взема предстоящия тест. По-добре ли е? " Често пъти вашият професор ще отговори на тази молба по приятен начин. реклама

Метод 3 от 4: Поискайте обратна връзка за ръкопис

Първо изпратете имейл на познат. Ако искате да получите ефективна обратна връзка, най-добрият човек ще бъде ваш познат, за предпочитане приятел или колега. Когато изпращате имейли до познати, за да поискат обратна връзка, не забравяйте да им изпращате редовно имейли. Ако им се обаждате редовно, вероятно трябва да се обадите. Не бързайте да изпращате ръкописа в първия имейл, освен ако не знаете, че ще се съгласят (някой, който е чул, че сте прочели черновата, или някой е помолен да ви помогне да го прочетете).
- Можете да включите кратко описание или обобщение, в зависимост от това дали изпращате имейл на приятел или колега.
Изпратете имейл на експерта. Ако наистина се нуждаете от професионален съвет, изпратете имейл до познат и обяснете проекта и защо имате нужда от обратна връзка. Не бързайте, но учтиво им благодарете за грижите и кажете: „Разбирам, ако нямате време да отговорите“. Можете дори да попитате дали познават някой друг, който има време и опит, за да ви помогне, в случай че не може да ви помогне.
Не изпращайте на някого имейл с ръкопис без предизвестие. Получателят обикновено няма да отговори на такива имейли, освен ако не посочите ясно, че ще платите, ако те помогнат. Ако бяха известен автор, нямаше да отговарят на имейли по този начин, защото получиха толкова много подобни имейли. Вместо това първо се обърнете към приятели, колеги, професори и др. Те ще ви помогнат и са нетърпеливи да ви подкрепят.
Бъдете конкретни относно това, което искате да получите от обратната връзка. Ако искате само положителна обратна връзка, уведомете вашите читатели. Трябва да им кажете дали имате нужда от подробна информация, местна или глобална информация, или ако искате отговор, който е добре написан, граматически правилен или добре структуриран. Това ще бъде много ефективно, за да помогне на вашите читатели да разберат какво да очакват от тях.
- Положителните отзиви трябва да са полезни. Ако читателят ви обясни защо обичат дадено нещо, ще научите много за ръкописа си.
- Ако получите отрицателна обратна връзка, дайте си време да отговорите. Ако са ви приятели, може би просто искат да ви помогнат. Ако те са експерти, колкото и да сте ядосани или разочаровани, не отговаряйте отрицателно. Вместо това им благодарете за подкрепата и продължете напред. След известно време вероятно ще откриете, че отзивите им са полезни, дори ако начинът, по който комуникират, не работи.
Дайте на читателя време да отговори. Ако искате подробна обратна връзка за нов проект, не очаквайте отговор след ден или дори седмица.Читателите се нуждаят от време, за да редактират толкова дълъг ръкопис. Ако имате краен срок да изпратите ръкописа си, уведомете читателя си. Можете също така да попитате дали могат да изпращат редакции на определена дата. Не забравяйте, че те имат свой собствен живот и задължения.
Благодаря ти за помощта. Ако се обърнете към приятел, можете да им купите подарък като кутия шоколадови бонбони или просто да им помогнете да си върнат, когато имат нужда. Ако те са експерти, можете да напишете имейл с благодарност, за да им уведомите, че оценявате тяхната подкрепа и време. Забравата да благодарите на вашите читатели може да ги накара да се почувстват възползвани и / или не оценени и ще ги направи по-малко готови да ви помогнат в бъдеще. реклама

Метод 4 от 4: Искане на обратна връзка от клиента

Не задавайте твърде много въпроси. Днешните клиенти са затрупани с толкова много анкети от много компании. Можете да бъдете уверени, че клиент веднага ще изтрие имейла ви, когато го прочете, ако съдържа твърде много въпроси. Ако искате клиентите ви да се интересуват, просто задайте въпрос или два и това е всичко.
Задавайте отворени въпроси. Вместо да използвате въпроси с Да / Не, задавайте въпроси, които дават по-смислени отговори. Вместо да питате „Можете ли да ни запознаете с ваш приятел?“, Трябва да попитате „Как бихте ни запознали с ваш приятел?“ Този тип въпроси ви дават по-информативен отговор, отколкото въпрос с Да / Не.
Уведомете клиентите си, че ще се свържете незабавно с тях. Това помага на клиентите да почувстват, че тяхното мнение ще бъде оценено, вместо да бъде изпратено до пощенска кутия, която никой няма да прочете или да се интересува от нея. Също така ще получите искрена обратна връзка, ако те знаят, че ще отговорите.
- Когато отговаряте, бъдете честни и професионални. В днешната всеобхватна мрежова култура ще унищожите незабавно репутацията на компанията, ако отговорите без професионализъм и искреност.
Не вмъквайте светкавици или каквото и да било друго, което кара байтовете да се зареждат бавно. Ако клиентът има бавна връзка, той незабавно изтрива имейла, когато не може да зареди съдържанието. Не забравяйте, че обратната връзка често е по-важна от тези функции.
Използвайте правилните шрифтове и формати. Проектирайте своя имейл професионално и ясно. Имейл с калпава картина и шрифт Comic Sans обикновено няма да впечатли клиента. Вместо това използвайте стандартен шрифт като Times New Roman или Arial, ако се двоумите относно шрифта, който да използвате, и осигурете качество на изображението.
Уверете се, че имейлът е проектиран ефективно. Форматирането на съдържание на една колона е по-ефективно от формата на разделена колона. Изберете шрифт, който не е твърде малък. Трябва да имате имейл напълно видим на вашия лаптоп, телефон или таблет. Тъй като много хора проверяват имейлите на телефоните си, трябва да форматирате имейла си правилно. реклама