Съдържание

• Стъпвам
• Част 1 от 3: Настройване на вашия SOP
• Част 2 от 3: Писане на вашия SOP
• Част 3 от 3: Осигуряване на успех и прецизност
• Съвети

Стандартна оперативна процедура (SOP) съдържа информация за това как да изпълнявате задача стъпка по стъпка. Съществуващият SOP трябва само да бъде модифициран и актуализиран, но можете също така да се окажете в ситуация, в която трябва да го настроите напълно.

Стъпвам

Част 1 от 3: Настройване на вашия SOP

1. Изберете формата. Няма правилен и грешен начин да напишете SOP. Но вашата компания вероятно вече има редица SOP, които можете да разгледате, за да получите представа за желаната настройка. Използвайте съществуващите SOP - ако има такива - като пример. Ако няма такива, имате няколко възможности:
   • Настройката с прости стъпки. Това е добре за рутинни процедури, които са кратки, дават малко възможни резултати и са сравнително конкретни. Всъщност, освен необходимата документация и предпазните мерки, това не е нищо повече от списък с точки, казващи на читателя с прости изречения какво да прави.
   • Настройката с йерархичните стъпки. Това работи добре при по-дълги процедури - с повече от десет стъпки, изискващи вземане на решения, изясняване и обяснение на терминологията. Това обикновено е списък на основните стъпки и техните под-стъпки в определен ред.
   • Настройката с диаграмите на потока. Ако една процедура е по-скоро карта, с много различни възможни резултати, блок-схема е най-доброто решение. Трябва да изберете тази настройка, когато резултатите не могат да бъдат прогнозирани правилно.
2. Помислете за вашата аудитория. Има три важни неща, които трябва да имате предвид, преди да напишете SOP:
   • Какво вече знае вашата публика? Запозната ли е вашата общественост с организацията и нейните процедури? Знаят ли терминологията? Езикът, който използвате, трябва да съответства на знанията и приноса на читателя.
   • Езиковите способности на вашата аудитория. Възможно ли е да има хора, които не говорят вашия език, ако четат вашия SOP ""? Ако е така, добре е да включите изображения с надписи и диаграми.
   • Размерът на вашата аудитория. Ако вашият SOP се чете от много хора (с различни роли) едновременно, трябва да настроите документа като диалог в игра: потребител 1 прави нещо, след това потребител 2 и т.н. По този начин всеки потребител може да види как той или тя е зъбно колело в гладко работеща машина.
3. Помислете за "вашите" знания. Изводът е следният: Вие ли сте правилният човек, който да запише това? Разбирате ли за какво става въпрос? Как може да се обърка? Как трябва да е безопасно? Ако не, по-добре предайте работата на някой друг. Лошо написан - или по-лошо, неправилно написан - SOP не само води до намалена производителност и организационен провал, но също така може да бъде опасен и да повлияе на всичко от вашия екип върху околната среда. Накратко, не е риск, който искате да поемете.
   • Ако това е проект, за който се чувствате длъжен да завършите, не се страхувайте да помолите всеки ден, който се занимава с процедурата, за помощ. Провеждането на интервюта е обща част от процеса на създаване на SOP.
4. Изберете между кратък или дълъг SOP. Ако пишете или актуализирате SOP за група хора, които са запознати с протокола, терминологията и т.н. и просто искате кратък и кратък SOP, като контролен списък, можете да го съкратите.
   • Освен общата цел и друга подходяща информация (дата, автор, идентификационен номер и т.н.), тя съдържа само списък със стъпки. Ако не са необходими допълнителни подробности или разяснения, това е достатъчно.
5. Имайте предвид целта на SOP. Ясно е, че имате работа с процедура, която се повтаря отново и отново във вашата организация. Но има ли някаква конкретна причина този SOP да е толкова ценен? Трябва ли да се наблегне на безопасността в него? Мерки за съответствие? Използва ли се за обучение или ежедневно? Ето няколко причини, поради които вашият SOP е необходим за успеха на вашия екип:
   • За да се гарантира спазването на стандартите за съответствие
   • За да увеличите максимално производствените изисквания
   • да се гарантира, че процедурата няма да повлияе неблагоприятно на околната среда
   • За да се гарантира безопасността
   • За да сте сигурни, че всичко върви по график
   • За да се избегнат производствени дефекти
   • Да се ​​използва като документ за обучение
     • Знаейки какво да наблегнете във вашия SOP, ще улесните структурирането на документа около тези точки. Също така е по-лесно да разберете колко важен е вашият SOP.

Част 2 от 3: Писане на вашия SOP

1. Опишете необходимия материал. Техническите SOP обикновено "в допълнение" към самата процедура се състоят от четири елемента:
   • Заглавна страница. Това включва 1) заглавието на процедурата, 2) идентификационния номер на SOP, 3) датата на издаване или модификация, 4) името на компанията, подразделението или отдела, за които се отнася SOP, и 5) подписите от тези, които са подготвили и одобрили СОП. Можете да настроите тази страница, както искате, стига тази информация да е ясна.
   • Индекс. Това е необходимо само ако вашият SOP е дълъг, за да можете лесно да го потърсите. Една проста стандартна настройка е това, от което се нуждаете тук.
   • Качество и контрол на качеството. Процедурата не е добра, ако не може да бъде проверена. Уверете се, че разполагате с необходимите материали и подробности, за да може читателят да провери дали е постигнат желаният резултат. Това може да бъде под формата на други документи, като например примери за оценка.
   • Справка. Уверете се, че имате списък на всички цитирани или цитирани справочници. Когато се позовавате на други SOP, уверете се, че необходимата информация е включена в приложението.
     • Възможно е вашата организация да използва други протоколи, различни от тези. Ако можете да се позовете на вече съществуващи SOP, оставете тази структура и се придържайте към това, което вече е там.
2. В самата процедура не забравяйте да се придържате към следното:
   • Обхват и приложимост. С други думи, опишете целта на процеса, неговите граници, но и как ще бъде използван. Добавете стандарти, регламенти, роли и отговорности, както и вход и резултат.
   • Методология и процедури. Това е плътта на костите - избройте всички стъпки, включително необходимите подробности и включете цялото необходимо оборудване. Включете последващи процедури и фактори за вземане на решение.Идентифицирайте точките „какво ... ако“ и всички потенциални нарушения или опасения за сигурността.
   • Изясняване на терминологията. Идентифицирайте съкращения и фрази, които не са в общия език.
   • Предупреждения за здраве и безопасност. Избройте ги в отделна глава и ги избройте до стъпките, за които се отнасят. Не омаловажавайте тези неща.
   • Оборудване и консумативи. Избройте какво е необходимо и какво оборудване или стандарти за оборудване можете да намерите кога и къде.
   • Предупреждения и проблеми. Така че проблемният отдел. Говорете за всичко, което може да се обърка, за какво да внимавате и какво може да създаде проблем за крайния, перфектен продукт.
     • Дайте на всяка тема собствена глава (обикновено номерирана), за да предотвратите превръщането на вашия SOP в прекалено лингвистичен и объркващ и да запазите нещата достъпни.
     • Това не е изчерпателен списък; това е само върхът на процедурния айсберг. Вашата организация може да посочи кои други аспекти изискват внимание.
3. Поддържайте вашите писания кратки и лесни за четене. Шансовете са, че вашата публика не ги чете за забавление. Нека бъде кратък и сладък - в противен случай ще загубите внимание или ще открият, че документът е труден за преминаване и труден за разбиране. Дръжте изреченията си възможно най-кратки.
   • Ето един лошо пример: Уверете се, че сте отстранили целия прах от отворите за въздух, преди да ги използвате.
   • Ето един добре пример ": Преди употреба почистете праха от всмукателните отвори за въздух.
   • Като цяло не говорете за „вие“. Това говори за себе си. Говорете активно и започнете изреченията си с императив.
4. Ако е необходимо, интервюирайте служителите, участващи в процеса, за това как те изпълняват работата. Последното нещо, което искате, е да напишете SOP, който просто няма смисъл. Вие застрашавате безопасността, ефективността и времето на вашия екип и не вземате предвид вече използваните процедури - нещо, което вашите колеги няма да ви благодарят. Задавайте въпроси, ако е необходимо! Това трябва да се направи правилно!
   • Ако нещата са неясни, помолете различни хора да поемат всички роли и отговорности. Един член на екипа може да не се придържа към SOP, а друг може да участва само в някои от действията.
5. Разбийте големи парчета текст на парчета с диаграми и диаграми. Ако имате работа с една или две стъпки, които са особено сложни, можете да улесните читателите си с диаграма или диаграма. Става по-лесно за четене и дава на съзнанието почивка от всички усилия да разбере всичко. А за вас изглежда по-пълно и добре написано.
   • Не ги използвайте само за да подправите или да направите вашия SOP да изглежда по-впечатляващ; правете го само ако има смисъл или ако се опитвате да преодолеете езиковата бариера.
6. Уверете се, че всяка страница има правилното кодиране. Вашият SOP несъмнено е един от многото SOP. Поради тази причина вашата организация трябва да поддържа един вид база данни, в която всичко се поддържа въз основа на определена система за индексиране. Вашият SOP е част от това индексиране и следователно се нуждае от някаква форма на кодиране, за да бъде извлечена. Ето защо трябва да бъде ясно посочено.
   • Всяка страница трябва да има кратко заглавие или идентификационен номер, дата и номер на страницата. Може да ви трябват бележки под линия; това зависи от политиката на вашата организация по този въпрос.

Част 3 от 3: Осигуряване на успех и прецизност

1. Тествайте процедурата. Ако не искате да тествате процедурата си, вероятно не сте я написали достатъчно добре. Помолете някой с „ограничено разбиране“ на процеса (или някой представител на обикновения читател) да използва вашия SOP и да се ръководи от него. Какви проблеми срещат? Ако има такива, трябва да се обърнете към тях и да направите необходимите корекции.
   • Най-добре е вашият SOP да бъде тестван от няколко души. Различните хора ще се сблъскват с различни неща, което ще ви даде много (надявам се полезни) отговори.
   • Уверете се, че процедурата е тествана от някой, който никога не я е правил. Някой с предвиждане ще разчита на това, за да напредне, а не на първо място в работата ви, така че да пропусне целта.
2. Направете оценка на SOP от тези, които действително извършват процедурата. В крайна сметка няма значение наистина какво мислят вашите шефове за SOP. Става въпрос за онези там всъщност трябва да си сътрудничат. Затова, преди да го изпратите на шефовете горе, покажете плодовете на писалката си на тези, които ще вършат или вече вършат работата. Намери какво тя от него?
   • Като ги включат и ги направят част от процеса, те са по-склонни да приемат този SOP. И те несъмнено имат някои страхотни идеи!
3. Нека вашият SOP бъде проверен от вашите съветници и отдела за контрол на качеството. След като екипът се оправи, можете да го препратите на вашите съветници. Те може да имат по-малко да кажат за самата работа, но ще ви уведомят дали настройката е наред, ако сте забравили нещо и ще ви уведомят как да направите всичко официално и част от системата.
   • Използвайте официалните системи за маршрутизиране, за да получите одобрение на документа, за да сте сигурни, че процесът за даване на одобрение е правилно подписан. Това се различава при различните организации. Просто искате да сте сигурни, че всеки е казал думата си и че всички правила са спазени.
   • Отдолу трябва да има подписи. Повечето компании вече нямат проблеми с електронните подписи.
4. Започнете да използвате вашия SOP веднага щом той бъде одобрен. Първо може да се наложи да организирате обучение за засегнатите служители, но това също може да означава, че хартията ви е закачена в тоалетната. Както и да е, уверете се, че вашата работа е използвана! Направи го. Време е за малко признание!
   • Уверете се, че вашият SOP остава актуален. Ако това вече не е така, организирайте незабавно актуализация, уверете се, че актуализациите са одобрени и документирани и изпратете SOP отново. От това зависят безопасността, производителността и успехът на вашия екип.

Съвети

• Просто използвайте холандски, за да обясните стъпките.
• Не забравяйте да включите заинтересовани страни, ако е възможно, така че писменият процес да съответства на действителния процес.
• Проверете дали съществува по-стара версия на SOP. Може би можете да се ограничите до няколко бързи ощипвания. Уверете се, че и вие ги документирате правилно!
• Имайте история на документи с всяка нова версия.
• Използвайте диаграми и изображения, за да може читателят да следва процеса правилно.
• Обърнете внимание на яснотата. Уверете се, че не са възможни множество тълкувания. Покажете процедурата на някой, който не е запознат с нея, и ги попитайте какво мислят: все още може да се сблъскате с изненади.
• Проверете документа си, преди да го одобрите.