Как да създадете рутина, за да спрете да губите време

Видео: Деньги и достаток: 5 секретов, которые знают только богатые люди. Как привлечь изобилие, процветание

Съдържание

Стъпки
Метод 1 от 3: Използвайте списък
Метод 2 от 3: Използвайте графика
Метод 3 от 3: Премахнете разсейванията
Подобни статии

Може да сте редовен студент, който се опитва да усъвършенства управлението на времето си, или може да сте работодател, който се опитва да намери изход, така че служителите му да спрат да губят време. Каквато и да е вашата роля, вероятно сте съсредоточени върху това как да създадете ежедневие, което ви позволява да спрете да губите време и да се възползвате максимално от деня си. Организационни стратегии като списъци и графици, както и мерки за намаляване на разсейванията, които изяждат ценно време, могат да бъдат полезни.

Стъпки

Метод 1 от 3: Използвайте списък

1 Избройте сградите за деня. Вземете лист хартия и химикалка. Помислете за задачите, които планирате да вършите през този ден, или отговорностите за деня и ги запишете всички на хартия. Списъкът може да бъде подобен на един от следните: „Пазаруване, пране, почистване, домашна работа“ или „Отчети за клиенти, проверка на поща и изпращане на писма, срещи, работа с документи“.
- Добавете колкото се може повече задачи към списъка, от малки до големи. Трябва да запомните всички ангажименти и задачи за деня, за да сте сигурни, че сте ги поставили в списъка с приоритети.
2 Приоритизирайте задачите. Един от начините за ефективна работа е първо да се съсредоточите върху задачите с най -висок приоритет и след това да преминете надолу в списъка към задачи с най -нисък приоритет. Това се нарича правило 80/20, където дейностите, които осигуряват най -голяма полза, трябва да отнемат 80% от времето ви, а дейностите, които осигуряват най -малко ползи, трябва да заемат 20%.
- Преминете през списъка и задайте на всяко задание номер, който ще съответства на важността му. След това ги подредете така, че списъкът да започне с най -висок приоритет и най -полезни задачи и да завърши с най -малко приоритетни и печеливши.
3 Групирайте свързани задачи. След като създадете и дадете приоритет на списъка със задачи, трябва да групирате малки задачи в групи, така че да образуват един процес. Например, можете да групирате задачи като отговаряне на имейли и обаждане на клиенти в една група, да отделите един час за тях и да ги наречете „разговор с клиенти“. След това можете лесно и спокойно да работите върху всяка задача в определеното време.
- Опитайте се да групирате всички задачи по този начин, така че да не се налага да превключвате към различни процеси и да отделяте време, за да разберете върху коя задача да работите по -нататък. Групирането на свързани задачи може да ви помогне да организирате времето си по -ефективно и да намалите нивото на стрес, докато работите върху задачите от списъка.
4 Дайте си по -малко време за всяка задача. Според закона на Паркинсон, даването на по -малко време за изпълнение на задача намалява времето, необходимо за изпълнение на задачата. Вместо да отделяте свободно време, ограничете времето, което отделяте за всяка задача, така че да трябва да я свършите по -бързо. Можете да правите това бавно, като постепенно намалявате времето, което отделяте за всяка задача, докато стигнете до онази златна среда, където не чувствате голям натиск и бързане, но нямате време да отлагате или да губите време.
- В един момент ще развиете добро чувство за управление на времето, особено ако трябва да отделите само ограничен период от време за всяка задача. Това може да бъде много полезно, ако сте склонни да имате една и съща рутина или подобен списък от задачи всеки ден.
5 Наградете се, след като изпълните всички задачи в списъка. След като пресечете всички задачи от списъка, обикновено в края на деня, трябва да си направите малко комплимент и глезотия. Това може да бъде вкусна вечеря, чаша вино или свободно време, когато можете да направите нещо забавно и приятно. Малка награда ще служи като стимул за изпълнение на всички задачи за деня.
- Можете да определите каква ще бъде вашата награда още преди да започнете деня си, за да можете да използвате наградата като мотивация за изпълнение на задачи. Да приемем например, че трябва да се подготвите за изпит и да имате планове да вечеряте с приятели. Използвайте плановете си за вечерта като извинение, за да продължите да учите и да изпълнявате задачи през целия ден, за да не се налага да пропускате вечерята по -късно.

Метод 2 от 3: Използвайте графика

1 Направете график за всеки час от деня си. Вземете лист хартия или използвайте календара на компютъра си, за да създадете клетки за всеки час от вашия работен ден или всеки час за будност. Тя може да бъде от девет до пет или десет до седем. Въпреки че не е нужно да попълвате всеки период от време до минутата, би било полезно да се уверите, че всеки час от деня ви е включен в графика ви.
- Започнете да попълвате всеки час със задачите, които трябва да изпълните. Можете да започнете с най -важните задачи и да преминете към по -малко важните. Освен това, ако се смятате за сутрешен човек, опитайте се да отделите първата половина на деня за по -трудни задачи. Но ако знаете, че имате втори вятър след обяд, можете да отделите важни задачи за това време на деня. Опитайте се да проектирате графика си според вашите нужди и работни навици. Това ще ви настрои за успех и ще направи графика ви по -ефективен.
- Можете да създадете шаблон за вашия график на дъска или календар, така че да можете да го актуализирате всеки ден според вашите задачи за определен ден.
2 Направете десет минути почивка на всеки час или два. Може да е трудно да се съсредоточите върху задача или група от задачи за повече от два часа. Не забравяйте да планирате десетминутна почивка на всеки час или два, така че да не се чувствате стресирани или претоварени от работа. По време на тази мини-пауза можете да излезете от работното си място и да се разходите из офиса или да разговаряте с колега в офис кухнята. Можете да си направите чаша кафе или да отидете на кратка разходка на чист въздух. Опитайте се да се придържате към 10 минути, за да сте в крак с графика си.
- Можете също така да правите 10 дълги, бавни и дълбоки вдишвания на всеки час, за да освежите ума си и да направите кратка почивка. Това може да ви помогне да получите нов поглед върху задачата, която вършите или предстои да изпълните, и гарантира, че не забравяте за себе си въпреки натоварения ден.
3 Опитайте се да изпълните задачата правилно от първия път. Вместо да бързате и да се опитвате да преминете през всички задачи възможно най -бързо, отделете време, необходимо за правилното изпълнение на всяка задача от първия път. Бързането по пощата може да забави обмена на имейли, особено ако изпращате неразбираеми или неясни съобщения до клиента. Забавете темпото и отделете достатъчно време, за да съставите ясни имейли или внимателно да прочетете отново бележките си за обучение. Ако свършите правилно първия път, ще спестите много загубено време в дългосрочен план.
4 Помолете приятел или колега да проверява напредъка ви от време на време, за да останете на път. Понякога се нуждаем от подкрепата на другите, за да останем фокусирани върху задачата. Накарайте близък приятел, родител, колега, брат или сестра да ви проверява на всеки няколко часа, за да се уверите, че сте по график.
- Вашият спътник може да ви донесе чаша кафе или да ви развесели с хубави думи, за да можете да се разсеете, да се смеете или да се усмихвате и да се върнете към ежедневните си задачи. Въпреки че може да сте заети, няколко минути с приятел ще ви развеселят и ще ви помогнат да управлявате времето си по -ефективно.

Метод 3 от 3: Премахнете разсейванията

1 Не е нужно постоянно да проверявате пощата си. Това може да създаде модел старт-стоп-старт във вашия работен ден и да доведе до загубено време. Опитайте се да не отваряте пощата си през деня, особено ако трябва да се съсредоточите върху друга задача. Отделете три времеви интервала за проверка на пощата си в графика си: рано сутрин, малко след обяд и към края на деня. Това ще ви предпази от разсейване от непрекъснатия поток от имейли през целия ден и ще ви гарантира отделено време за работа с имейли.
- Същите принципи могат да бъдат приложени и към други средства за комуникация, като гласова поща, текстови съобщения и телефонни обаждания. Опитайте се да не се мотаете през целия си телефон, освен ако, разбира се, не очаквате важно текстово съобщение или телефонно обаждане. Това ще помогне за ограничаване на прекъсванията в работния процес и ще ви помогне да спазвате графика.
2 Изключете телефона си и изключете интернет. Ако е възможно, изберете поне един час през работния ден, когато можете да заглушите телефона си и да изключите интернет връзката си. Това ще ви позволи да се съсредоточите върху работата, която изисква пълна концентрация и липса на разсейвания като телефона или интернет.
- Премахването на тези фактори, които лесно могат да ви разсеят, ще бъде особено полезно, когато работите по училищен проект или голям доклад. Изключете телефона си, за да нямате причина да го проверявате на всеки пет минути или да се увличате от гледането на новини в социалните мрежи.
3 Предупредете другите да не ви разсейват. Опитайте се да не насърчавате другите да ви разсейват и да не разсейвате другите сами. Просто им кажете, че работите. Можете да затворите вратата или да поставите знак за заетост.Можете също да изпратите имейл до офиса си, за да ви напомня, че известно време в офиса е спокойно работно време.
4 Опитайте се да не се отклонявате от рутината си. След като съставите работен списък или график и се предпазите от разсейване, използвайте силата на волята и концентрацията си, за да се придържате към рутината си. Повечето хора разбират разликата между добре прекарано време и загубено време, затова се опитайте да не попаднете в капана на губенето на време. Надградете графика си и в края на деня можете да се насладите на усещане за постижения и добре прекарано време.