Съдържание

• Стъпки
• Метод 1 от 1: Напишете имейл до обслужването на клиенти

Има много различни ситуации, при които клиентът трябва да се свърже с компании или производители за различни бизнес въпроси. Но когато дойде моментът да изпратите имейл до обслужването на клиенти, някои хора може да се почувстват объркани. Често възникват въпроси за това как да се пишат такива писма в електронна форма, тъй като те обикновено са написани на хартиен носител и какви общоприети стандарти се прилагат най -често за писма от този тип. Въпреки че тези стандарти варират в зависимост от индустрията, региона и културата, има някои общи насоки, които да гарантират, че имейлите, изпратени до бюрото за помощ, са ефективни. Ето най -добрите препоръки от тези, които са се сблъсквали с този тип имейли преди.

Стъпки

Метод 1 от 1: Напишете имейл до обслужването на клиенти

1. 1 Проверете уебсайта. Уверете се, че компанията все още не е решила проблема ви, преди да изпратите имейла си. Това ще спести време и усилия на всички, включително и на вас, и ще бъде високо оценено.
   • Докато проверявате сайта, потърсете най -добрите комуникационни канали. Имейлът не винаги е най -добрият канал и трябва да спазвате тези фирмени политики и да се свържете с тях по различен начин. Много компании предлагат телефонна поддръжка и допълнителни услуги за поддръжка, като пощенска кутия.
2. 2 Търсете специализирани онлайн ресурси в Интернет. Много компании предлагат персонализирани имейл адреси за специални проблеми, като проследяване на доставката, връщане на продукти или техническа поддръжка. Възможно е използването на предоставените комуникационни канали да бъде много по-ефективно от стандартното писмо до общата електронна поща на компанията. Освен това, ако пренебрегнете предоставените комуникации, процесът на свързване с компанията може да отнеме значително повече време.
3. 3 Включете лична информация в писмото си за поддръжка. Компанията трябва да знае какви продукти или услуги сте закупили, както и датата на закупуване и очакваните дати за доставка на продукта или услугата. Може също да се наложи компанията да знае домашния ви адрес и броя закупени артикули. Уверете се, че всичко това е посочено в имейла ви.
4. 4 Използвайте подходящ тон. Някои експерти посочват, че писма до обслужване на клиенти, написани без да се съобразяват с етикета, могат да бъдат игнорирани или тяхната ефективност ще бъде много по -ниска.Опитайте се да се придържате към определен стил на писане, който ще покаже вашето ниво на образование и знания, без да използвате прекалено провокативни твърдения.
5. 5 Поискайте директно какво искате. Много опитни писатели на имейли за обслужване на клиенти смятат, че е най -добре да бъдете откровени за очакванията си. Компанията може или не може да се съгласи с вашите изисквания, но като предоставите ясна информация, ще помогнете на представителя на компанията не само да разбере вашата гледна точка, но и ще покаже вашето мнение по всички възникващи проблеми, продукти или други проблеми в обслужването на клиенти.
   • Научете повече за фирмената политика. Когато пишете молбата си, първо можете да направите проучване, за да разберете какви изисквания са най -вероятно да бъдат изпълнени. Как да разрешите възникналия проблем зависи от вас, но разбирането на позицията на компанията ще ви помогне да направите съобщенията си по -ефективни.