Съдържание

• Стъпки
• Съвети
• Внимание

Доказателството за професия (по-специално писмо за наемане на работа) е официален документ, изготвен от работодателя въз основа на искане на трета страна, с цел одобряване на професионалната история на служителя. движещ се. Писмо за потвърждение на работа обикновено се изисква, когато човек се нуждае от банков заем, имот под наем, кандидатстване за работа или когато има някаква друга причина за потвърждение на кариерата. Когато пишете писмо за потвърждение на работата, трябва да обясните кой сте, да предоставите точно обобщение на задълженията на служителя и да потвърдите неговата професия. Всичко това трябва да бъде представено под формата на професионално озаглавено писмо; Уверете се, че сте предоставили пълната си информация за контакт и подпис. Прочетете инструкциите по-долу, за да научите как да съставяте пълно и точно писмо за идентификация.

Стъпки

Част 1 от 2: Подгответе се да подготвите професионално писмо за самоличност

1. 

   
   
   Помислете защо сте написали писмото си за самоличност. Вашето съдържание и тон ще бъдат различни в зависимост от четеца. Ако изпратите писмо за потвърждение до финансова институция, гласът ви трябва да е професионален и тялото на писмото трябва да съдържа финансова информация (напр. Заплата, комисионна, увеличение на заплатата или бонус). И обратно, ако пишете на нов служител, тонът ви на глас трябва да бъде по-приятелски настроен и можете също така да премахнете финансова информация.
   • Разбирането на целта и обхвата на бизнес потвърждението ще ви помогне да съставите писмо със съдържанието, което отговаря на нуждите на получателя.

2. 

   
   
   Помислете кой трябва да напише доказателство за работа. Обикновено работодателят, от името на служителя, ще напише писмо, потвърждаващо работата. В тази ситуация служителят е по-вероятно да се обърне към вас, работодателя, и да поиска потвърждение за работа за определена цел. От друга страна, служителят може също да пише, за да потвърди заетостта.По това време вие, служителят, ще напишете и ще поискате подпис на работодателя или ще промените съдържанието на писмото по преценка на работодателя. Където е възможно, работодателите трябва да пишат писма от името на работниците и не трябва да позволяват на служителите да пишат писма сами.
   • Ако сте работодател и трябва да пишете на служителите си, трябва да знаете как да приведете съдържанието си в съответствие със стандартите, които трябва да бъдат спазени, за да можете да контролирате съобщението в писмото. В същото време, като работодател, фактът, че пишете писмо, за да потвърдите сами работата, ще внесе искреност и автентичност в писмото. Недостатъкът обаче е, че трябва да отделите време за писане на тези писма. Като работодател шансовете ви са доста натоварени и писането на писмо може да отнеме много време. Писмата за потвърждение обаче често са кратки и кратки, така че няма да се налага да отделяте твърде много време за писане на писма, особено ако сте имали подобен опит преди.
   • Ако сте самонаписан служител, можете точно да изразите информацията, която ще бъде предадена на получателя, без да губите време, описвайки вашите идеи пред работодателя си. В същото време писането на ваше собствено писмо за потвърждение ще намали натиска върху работодателя ви за времето, което им е необходимо да отделят за писането на писмото (по-специално, писменото писмо сами ще зарадват шефа. , защото той не трябва да пише вместо вас). Работодателят ви обаче винаги трябва да подписва потвърдителното писмо и може да не приеме офертата ви. Това ще отнеме повече време, за да пренапишете писмото, или можете да принудите работодателя да ви напише писмото.

3. 

   
   
   Съберете исканата информация. След като разберете кой е читателят и кой ще напише писмото, трябва да съберете цялата информация, необходима за написване на пълно писмо за потвърждение на работата.
   • Ако сте работодател, трябва да говорите със служителя си относно съдържанието, което трябва да бъде включено в писмото, по-специално информацията, свързана с получателя, целта на писмото, подробности, които трябва да бъдат включени в писмото. съдържание и време за изпращане на писмото.
   • Ако сте служител и пишете на себе си, ще разполагате с цялата информация, която ви е необходима, за да изготвите, но също така трябва предварително да говорите с работодателя за очакванията им за писмо. потвърдена работа. Това ще гарантира, че пишете писмото в съответствие със стандартите, определени от работодателя, за да може той да приеме съдържанието на писмото.
   реклама

Част 2 от 2: Писане на доказателства за кариера

1. 

   Използвайте заглавието на компанията. Когато започнете да пишете писмото си за потвърждение, винаги искате да използвате официалната фирмена бланка. Ако сте работодател, трябва да сте подготвили темата си; Ако сте служител, попитайте работодателя си дали можете да използвате официалната фирмена бланка. Използването на официална бланка ще потвърди писмото и ще накара получателя да се довери на съдържанието му.
   • Ако нямате тема на разположение, можете да използвате компютъра си, за да създадете такава за вашето съобщение. Бланката трябва да включва името на фирмата на работодателя, адрес, телефонен номер и имейл. Заглавието трябва също да предоставя информация за лицето, написало писмото (както и неговата позиция) и датата на писане.

2. 

   Запишете информацията за получателя възможно най-подробно. Ако знаете името на получателя по-специално, изпратете съобщение директно до него. Ако не знаете кой ще бъде получателят на съобщението, включете името на получателя като запитващата организация с надпис в тялото на съобщението.
   • Например, ако знаете адреса и името на получателя, напишете ги точно под темата и следвайте със съответния поздрав, като „Уважаеми“.
   • Ако не знаете кой е получателят, изпратете съобщението до съответната част на вашата организация с коментар за тялото на съобщението. Например, когато изпращате писмо до финансова институция, така че служителят да може да вземе пари назаем, можете да изпратите писмо до местния му клон със следната бележка под линия „Потвърждение за работа за Получаване на заем. " След това използвайте подходящ поздрав, например „Уважаеми господине / госпожо“.

3. 

   Обяснете кой сте. В първия параграф на писмото си за потвърждение на заетостта трябва да обясните кой сте и целта на писмото. Информацията трябва да включва вашата позиция във фирмата, колко време сте работили там, както и колко дълго сте се запознали със служителя, споменат в писмото. Дори ако вие сте служителят, който си пише, пишете така, сякаш работодателят ви пише, тъй като те ще приемат съдържанието на писмото.
   • Например можете да напишете: „Казвам се Тран Ван Б, аз съм заместник-директор по продажбите и маркетинга в ABC Group. Работих в ABC Group от 12 години и познавам този служител. от 7 години. През последните 3 години бях пряк мениджър на служителя. "

4. 

   Предоставете потвърждение за работа. Следващият параграф в писмото е обобщение на работата на служителите във фирмата. Това включва началните и крайните дати на заетостта, позицията на служителя във фирмата, сезонната или дългосрочната работа и дали служителят все още работи във фирмата. Ако е необходимо, тук трябва да се включи и финансовата информация на служителя.
   • Пример за подходящ текст: „Пиша това писмо, за да удостоверя работата на работника. Служителят е в ABC Group от 7 години, считано от 7 септември 2003 г. Служителят заема длъжността заместник-отдел продажби, дългосрочна позиция в ABC Group. Служителят остава заместник-мениджър продажби в ABC Group от 7 януари 2011 г. "
   • Друг пример може да бъде следният: „Пиша, за да потвърдя, че служителят работи в ABC Group от 7 години. Служителят работи в ABC Group от 7 септември 2003 г. до 7 януари 2011 г. Докато работеше в ABC Group, длъжността на служителя беше заместник мениджър продажби. Служителят работеше на пълно работно време 7 години в ABC Group с годишна заплата 600 милион донг. "

5. 

   Обобщение на задълженията на работника. Този параграф ще опише задълженията на служителите във вашата организация. Тази информация ще бъде най-полезна при писане на писма с потвърждение за работа на нови служители, кандидатстващи за нова работа. Въпреки че писмото за потвърждение не е препоръчително, няма да е проблем, ако добавите някои положителни коментари за служителя. Репутацията ви като работодател ще се промени в положителна посока; Също така ще съдействате на служителите при намирането на нова работа, наемането на имот или заемането от банка.
   • Този параграф може да бъде написан по следния начин: "Задълженията на служителите в ABC Group включват: Служителят е отговорен за продажбата на нагреватели на север. Служителят е на длъжност мениджър и отговорен. Задачата за популяризиране на екип от седем до девет търговци Служителите трябва да гарантират удовлетвореността на клиентите, да разрешават жалби на клиенти и да докладват тримесечно на централата за напредъка. развитие на продажбите. "

6. 

   Избягвайте да споделяте чувствителна или незаконна информация за работниците. В Съединените щати повечето щати имат закони, които определят за какво можете и какво не можете да говорите във вашето писмо за препоръка и в изявления до вашия бъдещ работодател. Някои щати ви позволяват да предоставяте информация за служители само с одобрение на служителите. Други държави позволяват на работодателите да разкриват почти цялата информация за служителите, при условие че тази информация е точна и се предоставя добросъвестно. Преди да разкриете някаква поверителна информация, не забравяйте да проверите законите на държавата. Можете да започнете търсенето си тук.
   • Например законът на щата Аляска позволява на работодателя да разкрива информация за работата на служителя и работодателят няма да носи отговорност за предявяването на такива искове, с изключение на не-работодател умишлено или съзнателно разкрива невярна или подвеждаща информация или информация, която нарушава гражданските права на работниците.
   • Друг пример е щата Кънектикът, където работодателите имат право да разкриват всички фактически и точни искове.

7. 

   Предоставете информация за контакт на получателите. Последният параграф от писмото за потвърждение на заетостта трябва да съдържа вашата информация за контакт (или на вашия работодател). Трябва да покажете тази информация, освен ако получателят няма допълнителни въпроси или притеснения. Уверете се, че сте потвърдили, че получателят може да се свърже с вас.
   • Например абзацът с информация за контакт може да изглежда така: „Ако имате някакви въпроси или се нуждаете от допълнителна информация, моля, свържете се на (84-4) 555-5555 или по имейл tranvanb @ ABCCorp.com. "

8. 

   Подпишете и изпратете писмото. Когато приключите писмото, ще добавите заключителното изречение, ще го подпишете, след което ще го върнете на служителя или ще го изпратите сами на получателя.
   • Завършете с „Най-добри пожелания“.
   • Винаги използвайте официален подпис и посочете заглавието в писмото.
   • Добавете всички печати или сертификати, които вашата компания обикновено използва за такива писма.
   реклама

Съвети

• Може да се наложи да пишете за позицията на работника, в случай че той или тя кандидатства за виза или зелена карта, за да дойде в Съединените щати. Ще трябва да се задълбочите във важността на работата, извършена от служителя.
• Някои компании назначават определени хора, които да извършват дейността по проверка, а други може да имат специални шаблони за писма, които трябва да използвате за вашата лична карта. Ако се съмнявате, трябва да се консултирате с отдела за човешки ресурси на вашата агенция.
• Някои работодатели молят служителите да изготвят писмо и след това да го подпишат. Ако помолите служител да го направи, не забравяйте да прочетете внимателно текста на писмото, преди да го подпишете.

Внимание

• Предоставяйте финансова информация само ако се изисква от служител. Ако сте самозаверяващо се писмо на служител, можете да добавите информацията, която смятате за необходима.
• Не споменавайте лична информация за служителя, освен ако той или тя не ви позволи.
• Ако вашият работник поиска потвърждение за работа, когато вече не работите с вас, не посочвайте причина да спрат да работят с вас, дори ако раздялата се е случила на спокойствие.