Съдържание

• Стъпвам
• Част 1 от 2: Съставяне на служебно писмо
• Част 2 от 2: Писане на бизнес писмото
• Съвети

Когато управлявате бизнес, вероятно трябва да пишете писма до клиентите си. Може да се наложи да им кажете за нови събития или специални оферти или да отговорите на клиент, който има жалба от името на вашия бизнес. Каквато и да е причината за вашето писмо, винаги използвайте професионален тон.

Стъпвам

Част 1 от 2: Съставяне на служебно писмо

1. Използвайте професионална бланка. Бизнес писмо представлява вашата компания. Така че той трябва да изглежда отличителен и да бъде с високо качество. Логото или марката на компанията също трябва да са върху нея.
   • Можете да направите бланка с оформленията в Microsoft Word. Не забравяйте да използвате съществуващото лого или марка в бланката.
2. Отворете програма за текстообработка. Винаги трябва да създавате бизнес писмо на компютър.
   • Създайте нов документ и задайте полетата на документа на 1 инч.
   • Използвайте шрифт със засечки, като Times New Roman, Georgia или Ariel. Уверете се, че използвате размер на шрифта не по-голям от 12, но не по-малък от 10. Писмото не трябва да бъде трудно за четене поради неправилен шрифт или размер.
   • Уверете се, че използвате едно разстояние.
3. Използвайте формата на блока. Блоковата форма е най-често срещаният формат за бизнес писма. С него се работи и най-лесно. Всяко заглавие трябва да е срещу лявото поле и след всяко заглавие ще има интервал. Започвайки отгоре надолу, вашето бизнес писмо трябва да има следните заглавия:
   • Текущата дата или датата, на която изпращате писмото. Датата е важна, тъй като може да се използва за вашите записи и тези на адресата. Тогава може да се използва и законно. Затова се уверете, че датата е правилна.
   • Адрес на подателя. Това е вашият адрес, форматиран в стандартен формат за адреси. Ако адресът ви вече е на бланката, можете да пропуснете тази стъпка.
   • Адрес на адресата. Това се състои от името и адреса на лицето, на което пишете писмото. Използването на г-н / г-жа не е задължително. Така че, ако пишете например на Нина де Фриз, можете да пропуснете частта Mevrouw.
   • Преамбюлът. Това може да бъде „Уважаема госпожо де Фриз“ или „Уважаема Нина де Фриз“. Ако не сте сигурни кой ще прочете писмото, използвайте „Уважаеми господине или госпожо“. Можете също да използвате „L.S.“, но само в краен случай, ако нямате представа кой ще чете писмото ви.
   • Тялото на писмото. Ще се съсредоточим върху това по-късно в тази статия.
   • Заключването на писмото с подпис. Това може да бъде „Искрено“ или „Искрено“.

Част 2 от 2: Писане на бизнес писмото

1. Определете коя е вашата целева аудитория. Тонът на писмото винаги трябва да бъде професионален, независимо от вашата целева аудитория. Но може да се наложи да промените езика или избора на думи в зависимост от получателя. Ако пишете в отдел за човешки ресурси на друга компания, трябва да сте по-официални на вашия език. Но ако пишете на конкретен клиент, можете да използвате малко по-непринуден или непринуден език.
   • Определянето на вашата целева група също означава, че можете да бъдете ясни по отношение на вашата целева група. Избягвайте да използвате терминология, която читателят ви не разбира. Например, клиент вероятно не знае съкращенията, използвани за космическата програма на вашата компания, така че не използвайте тези в писмото.
   • Златното правило за писане на добро делово писмо е да бъдеш ясен, кратък и учтив.
2. Посочете целта на писмото в първото изречение. Помислете за целта на писмото. Трябва ли да информирате клиентите си за новото ви местоположение? Дали да напомня на клиент за неплатена сметка или непогасено салдо? Или да отговорим на жалба на клиент? Имайки предвид тази цел, създайте проект за първото изречение, който веднага ще уведоми читателя ви за какво става дума в писмото. Не бъдете неясни относно целта на вашето писмо. Бъдете директни.
   • Започнете с „Аз“, ако искате да изразите мнението си като собственик на бизнес. Използвайте „Ние“, когато пишете от името на компания или организация.
   • Съсредоточете се върху пряко изявление като: „С това писмо искаме да ви информираме“ или „С това писмо искаме да ви поискаме“. Можете също да използвате изявление „I“, ако пишете писмото като собственик на бизнес. Като например: „Свързвам се с вас заради“ или „Наскоро чух това ... и бих искал да науча повече за ...“
   • Например, ако вие (като собственик на бизнес) напишете писмо до Nina de Vries относно неплатен акаунт от миналия месец, можете да започнете с: „Свързвам се с вас чрез това писмо поради непогасено салдо по сметката ви от март 2015 г. . "
   • Или като служител на компания, ако отговорите на жалба на клиент относно космическата програма на компанията, можете да започнете писмото с „Получихме жалбата ви за нашата космическа програма до Марс“.
   • Може би пишете писмото, за да уведомите клиента, че е спечелил състезание или място в курс за обучение. Започнете с изречение като: „Радвам се да ви информирам ...“ или „Бихме искали да ви информираме, че ...“
   • Ако трябва да съобщите лоши новини, започнете с изречение като „Съжаляваме да ви информираме, че ...“ или „След внимателно обмисляне реших да не ...“
3. Използвайте активния глас вместо пасивния глас. Като цяло често използваме пасивната форма. Но пасивната форма прави това, което пишете, скучно и объркващо. Активната форма е много по-ефективна в бизнес писмо, защото задава по-категоричен тон.
   • Пример за пасивна форма е например: „Какви конкретни оплаквания мога да разреша за вас?“ Темата на изречението, клиентът („ти“) е в края на изречението, вместо в началото от изречението.
   • Пример за активната форма е например „Какво мога да направя, за да разреша оплакванията ви?“ Тази версия на изречението в активната форма е много по-ясна и по-лесна за разбиране от читателя.
   • Използването на пасивната форма може да бъде чудесен начин да пренесете съобщението си, без да обръщате внимание на грешка или съмнителна точка. Но използвайте само това тогава. Като цяло активната форма е много по-ефективна в деловите писма.
4. Посочете предишно събитие или разговор с читателя, ако е приложимо. Може би сте се свързали с Нина де Фрийс по-рано този месец с предупреждение за неплатената й сметка. Или може би клиент изрази разочарование от космическата програма на конференция миналия месец. Ако вече сте взаимодействали с четеца, признайте това. Това напомня на читателя за предишния ви контакт и прави бизнес писмото да изглежда по-спешно и важно.
   • Използвайте фраза като: „Продължавайки от моето писмо за вашата неплатена сметка“ или „Благодаря ви за плащането през март“. Или „Беше много полезно да чуете за вашата позиция по космическата програма на конференцията през май“.
5. Направете заявка или предложете помощ. Задайте положителен тон с читателя, като отправите учтива молба или им предложите помощ под формата на взаимоотношения.
   • Кажете, че сте собственик на бизнес, който иска от клиента да плати сметка. Използвайте фраза като „Благодарен съм, ако уредите неплатената си сметка възможно най-скоро“.
   • Кажете, че пишете от името на вашата компания. Използвайте изречение от рода на: „Ще се радваме да организираме среща лице в лице между вас и нашия служител по човешките ресурси“.
   • Можете също така да предложите да отговорите на всякакви въпроси или притеснения на вашите читатели. Използвайте фраза като: „Ще се радвам да отговоря на всички въпроси или притеснения, свързани с вашия акаунт.“ Или „Искате ли да ви предоставим повече подробности за програмата?“
6. Затворете писмото. Добавете призив за действие, за себе си и за читателя. Това може да бъде искане за плащане преди определена дата или бележка за официална среща с читателя.
   • Добавете изречение, където да се обръщате към адресанта в бъдеще. „Очаквам Ви с нетърпение на срещата по бюджета следващата седмица.“ Или „Очаквам да обсъдим това допълнително с Вас по време на посещението ни в централата“.
   • Обърнете внимание на всички документи, които искате да добавите към писмото си. Добавете изречение като „В прикачените файлове ще намерите неизплатената фактура“ или „Прикачени ще намерите копие на нашата космическа програма“.
   • Завършете писмото със заключително изречение. Използвайте „Искрено“ за клиенти или клиенти.
   • Използвайте „Искрено“ в официални писма до хора, които не познавате.
   • Използвайте само „Най-добри пожелания“ или „Най-добри пожелания“, когато пишете на някой, когото познавате добре или с когото работите.
7. Прочетете писмото отново. Всички ваши точни формати и думи ще бъдат напразни, ако писмото е пълно с правописни грешки!
   • Обърнете внимание на всяко използване на пасивната форма и се опитайте да промените изречението на активната форма.
   • Обърнете внимание на всички дълги, неясни и сложни изречения. В бизнес писмо по-малко обикновено е повече, така че съкратете дължината на изреченията си, ако е възможно.

Съвети

• Когато отпечатвате писмото, използвайте празен формат А4. Когато изпращате писмото, сгънете го на трети и го изпратете в стандартен плик.