Напишете доклад за изпълнението

Съдържание

Стъпвам
Част 1 от 3: Изготвяне на доклад за изпълнението
Част 2 от 3: Създаване на смислено съдържание
Част 3 от 3: Използване на ефективен език
Съвети

Трябва ли да напишете доклад за изпълнението? Много длъжности изискват това и често това са самооценки, които ви карат да докладвате за това, което сте правили през годината. Може би вместо това сте били инструктирани да напишете доклад за среща. Знанието за това как правилно да напишете такъв доклад може да направи голяма разлика дали се възприема като успешен или не.

Стъпвам

Част 1 от 3: Изготвяне на доклад за изпълнението

Започнете с обобщен параграф. Обобщете общия преглед в горната част на оценката. Информирайте читателите за цялостното представяне.
- Може да пишете отчет за изпълнението на организация с нестопанска цел. Можете да обобщите успехи като организиране на успешни събития за заинтересовани страни, спечелване на признание в индустрията и разширяване на клиентска база.
- Не е нужно да затрупвате резюмето с подробности. Тук обобщавате най-важните точки. Предоставяте преглед. Опитайте се да не правите отчета твърде дълъг. Две страници е добро правило, освен ако работодателят няма конкретно желание. Попитайте работодателя си да провери дали има препоръчан формат.
Предоставете подробности в подкрепа на всяка точка от резюмето. Сега трябва да обосновете основните моменти в резюмето в началото, с подробности по-късно в доклада.
- Използвайте контур на текста. Организирайте различни области в техните собствени параграфи и използвайте подзаглавия под всяко заглавие. Например, един от вашите параграфи може да се нарече „Организирани събития“.
- Под такъв заглавие можете да публикувате (с точки или букви) кратко резюме на всяко събитие, неговата цел и как то е помогнало на мисията на групата. Бъдете конкретни тук.
Използвайте професионален формат. Не събирайте отчета. Искате отчетът да изглежда добре организиран, с професионален шрифт и на хубава хартия.
- Създайте заглавие и го центрирайте в горната част на страницата. Използвайте удебелени подзаглавия, за да организирате информация.
- Посочете основната информация в горната част на доклада. Представете датите, обхванати от оценката, и името и титлата на лицето, което я е създало.
Водете дневник за целия въпросен период. Става много по-лесно, ако следите напредъка, както се случва.
- Съхранявайте дневник или папка, където да следите представянето си по време на периода на оценяване. Това ще улесни живота ви много, когато дойде време да напишете доклада.
- Ако не го направите, това може да доведе до забравяне на важни постижения, настъпили в началото на периода.

Част 2 от 3: Създаване на смислено съдържание

Напомнете на хората за вашите цели и очаквания за изпълнение. Трябва да напомните на хората какви са били целите в началото на периода на оценяване. Какви бяха целите? Какви са очакванията на задачата? Ако не знаете, помолете работодателя си да го предостави.
- След това обяснете как са били постигнати чрез показване на реални числа. Въпросът е да сравните какви са били вашите дейности или резултати спрямо първоначалните проекти.
- Например: ако сте събрали повече пари от очакваното, това ще се отрази положително на инвеститорите или началниците. Ако обаче не предоставите еталон, е по-трудно да прецените дали и до каква степен е постигнат успех.
Предоставете кадри. Включете няколко графики или диаграми, ако смятате, че те помагат на читателя да оцени данните, които представяте.
- Не забравяйте, че някои читатели ще прегледат само доклада, защото е вероятно да са заети. Следователно визуалните помагала често могат да предадат вашата точка малко по-ефективно.
- Не бомбардирайте обаче четеца с твърде много графики. Изберете една или две графики, които подчертават основните точки.
Съсредоточете се върху CAR. Тази техника ви помага да документирате представянето си. Той означава предизвикателство, действие и резултати. Това ще ви помогне да организирате представянето си.
- Вижте предизвикателството на заданието. След това очертайте действието, което сте предприели за разрешаване на проблема, след което документирайте резултатите си. Да приемем например, че сте мениджър в ресторант. Можете да напишете: Предизвикателство - Редовете станаха твърде дълги около времето за вечеря, увеличавайки жалбите на клиентите с 10 процента. Действие - Сервитьорка, разположена час по-рано, за да увеличи броя на служителите по време на натоварените часове. Резултат - Оплакванията на клиентите за дългите периоди на изчакване са намалели до два, намаление от 80 процента.
- Основното е да бъдете конкретни тук. Общите постижения като „Аз съм отборен играч“ нямат много смисъл, защото всеки може да казва такива неща. Ключът е да свържете резултатите с основните проблеми и да демонстрирате успех чрез данни и спецификации.
Посочете вашата методология. Ако вашата програма включва някаква форма на събиране на данни, добре е да обясните накратко методологията, която сте използвали.
- Уведомете читателите за причината за избрания метод на изследване. Обяснете ползите и резултатите от проучването. Защо това беше надежден метод? Например използвайте сценария на ресторанта, за да обясните защо има смисъл да се използват жалби като методология.
- Обяснете какво означават данните от изследването и какво сте се опитали да постигнете с изследването.
Съсредоточете се върху вас производителност. За да прецизирате постиженията, които искате да представите, помислете с какво се гордеете най-много през този период. Може би това беше вашият успокояващ ефект върху загрижените посетители. Може би беше обучение на други. Не хвърляйте твърде много подробности пред читателите.
- Друг метод, който можете да използвате, за да направите това, е методът STAR. Този метод се състои от кратко описание на ситуация и задача, действието, което сте предприели, за да го постигнете, и резултатите, които сте постигнали. Както при метода CAR, тук целта е да свържете проблемите с резултатите и да обясните как сте ги постигнали.
- Фокусирайте се върху неща като трудност, уникалност, първи път, висока видимост, спазване на срокове, иновации и обхват и въздействие на вашата работа.
- Пример за това е да се обясни, че когато стартирате като управител на клон, годишният оборот на служителите е бил 35 процента. Приложихте анкета за удовлетвореност на служителите, създадохте наставничество за служителите и започнахте седмична среща на персонала. В резултат на това текучеството на персонал е спаднало до 15 процента. Както показва този пример, изпълнението не трябва да бъде прекалено дословно, стига да предоставя правилните връзки.
Обяснете стойността си. Не просто казвайте какви са вашите резултати, но и обяснявайте защо тези изпълнения са ценни за организацията.
- Да приемем например, че сте започнали да провеждате срещи на персонала. И тогава? Каква стойност е създала това за организацията? Помислете внимателно. Ако няма конкретна стойност, може да се наложи да подчертаете нещо друго.
- Ако срещите на персонала са помогнали за повишаване на морала на служителите, както е видно от спада в болничните дни (което е спестило пари на работодателя), значи сте демонстрирали своята стойност.
Прочетете доклада, преди да го изпратите. Побеждавате целта на доклада за завършване, ако предадете нещо неразделено, което е непрофесионално.
- Прочетете доклада за граматически, пунктуационни и правописни грешки. Оставете доклада за една нощ и го прочетете отново на следващата сутрин. Не пишете доклада в последния момент.
- Отпечатайте хартиено копие и го проверете за грешки по време на корекция. Понякога очите на човек толкова се привързват към екрана на компютъра, че очевидни грешки вече не се забелязват.

Част 3 от 3: Използване на ефективен език

Посочете негативните неща по положителен начин. Ако има нещо, където не сте отговорили на очакванията, по-добре не го избягвайте. Не го превръщайте в централен фокус на доклада, а в него.
- Отнесете се към позициите, в които не сте се справили толкова добре, с позитивен език. Например, съсредоточете се върху конкретните стъпки, които предприемате за справяне с проблема, вместо да се фокусирате върху вината или извинението.
- Не обвинявайте другите в доклад за изпълнението. Останете фокусирани върху това, което сте направили. Бъди позитивен. Съсредоточете се върху нещата, които вие или вашата група сте направили добре. Определете областите, върху които можете да наблегнете.
Използвайте цифри и статистика. Ако можете да бъдете много конкретни, отговорите ви ще изглеждат по-правдоподобни. Когато е възможно, обосновете това, което казвате, с нещо измеримо.
- Общите суперлативи като „отличен“ или „надежден“ нямат много смисъл. Да кажеш на някого, че си имал „отлична година“ е нещо, което всеки може да каже.
- Запомнете тази фраза: Не казвайте, покажете я. Вместо да казвате на хората, че сте имали отлична година, покажете им своите постижения чрез подробности и данни. Вместо да казвате, че сте добри в отношенията с клиентите, цитирайте резултатите от проучванията за удовлетвореност на клиентите, писмата, които сте получили, и намаляването на жалбите на клиентите.
- Цифри за използване. Казаното, че сте управлявали голям брой служители, не означава много, ако не е ясно колко голям е бил този брой. Използвайте цифри, за да изразите размера на бюджета и да очертаете размера на задачите.
Винаги казвайте истината. Не преувеличавайте. Не лъжи. Ако ви хванат в лъжа, може да имате големи неприятности.
- Другият проблем с лъжата, дори и поради очевиден пропуск, е, че в крайна сметка ще загубите увереност и няма да можете да се усъвършенствате.
- По-скоро покажете честна оценка на периода на оценяване, както със слабости, така и с положителни точки. Отстранете слабостите. Просто намерете положителен начин да направите това.
Дайте на другите признанието, което заслужават. Много курсове за бизнес и техническо писане препоръчват да не се използва местоимението „I“. В някои случаи можете да направите това в отчет за изпълнението.
- Например можете да кажете: „Наех 100 души“. Не забравяйте обаче и останалите хора, допринесли за успехите. Консултирайте се с екипа (ако е приложимо).
- Получавате допълнителни точки, ако не изглеждате арогантни. Променете структурата на изреченията, така че всяко изречение да не започва с думата "I".