Съдържание

• Стъпвам
• Част 1 от 4: Картографиране и настройка на инструктажа
• Част 2 от 4: Описване на въпроса
• Част 3 от 4: Правене на заключения и препоръки
• Част 4 от 4: Проверка на инструктажа
• Съвети

Брифингът очертава конкретна тема и нейния произход, обикновено за държавен служител или друг политик. Тези лица, които вземат решения, трябва да правят труден избор по много различни теми всеки ден и нямат време да изследват задълбочено всеки проблем. Брифингът помага да се привлече вниманието на даден човек и да се очертаят важни подробности, които той / тя трябва да знае. След това брифингът предлага решения и прави предложения за подобрение. Умението да пишете брифинг е полезно умение за студенти, бизнесмени, политици и активисти. Убедителният брифинг е кратък, добре организиран и обхваща най-важните и релевантни факти и решения.

Стъпвам

Част 1 от 4: Картографиране и настройка на инструктажа

1. Определете обхвата на инструктажа. Обхватът включва както дълбочината, така и продължителността на инструктажа. С какви подробности ще покриете темата? Колко различни теми ще обхванете? Това зависи от това колко информация можете да намерите и колко информация трябва да предоставите в подкрепа на вашите искове.
   • Определянето на обхвата на инструктажа е важно, тъй като позволява на читателя да знае точно каква информация се обсъжда и каква не.
2. Познайте аудиторията си. Преди да започнете да пишете брифинга си, важно е да знаете кой ще го прочете. Това контролира избора, който ще направите в документа. Преди да започнете, помислете за следните въпроси и ако все още не знаете отговорите, опитайте да разберете следното:
   • Кой ще прочете този документ? Правителствените служители? Бизнес лидери? Журналисти? Комбинация от тях?
   • Колко вече читателят знае за този проблем? Те изобщо знаят ли нещо за това? Какво трябва да читателската аудитория знае ли?
   • Какъв авторитет има читателят по въпроса? Какви промени може да направи той / тя?
3. Планирайте основните точки. Преди да започнете да пишете брифинга си, трябва да начертаете (в съзнанието си или в контур) основните моменти, които искате да посочите.
   • Тъй като брифингът обикновено не е по-дълъг от една или две страници, той трябва да бъде кратък. Политиците са много заети и проблемът ви не е единственият на тяхно място. Няма място за ненужна информация или разяснения. Решете предварително основните си точки за създаването на кратък инструктаж.
4. Помислете за използването на шаблон. Въпреки че форматът на брифинга не трябва да бъде прекалено сложен, можете да си спестите време, като изтеглите един от многото безплатни онлайн шаблони за създаване на брифинг документи в MS Word.
   • Шаблонът може да ви помогне да организирате мислите си и да подготвите брифинг по-бързо.
5. Измислете име, дата и теми. Ако не използвате шаблон, трябва да започнете, като напишете име, дата и теми.
   • Името съответства на човека, към когото е адресиран инструктажът.
   • Датата съответства на датата на подаване на инструктажа.
   • Темата трябва да опише с няколко думи основната тема на инструктажа, като „Преобладаването на тормоза в училище в района на Утрехт.“ Това позволява на читателя да разбере, без дори да се налага да поглежда документа, какво проблемът е, че ще бъде лекуван.
6. Помислете за включване на резюме. Някои брифинги включват резюме в началото на инструктажа, обобщавайки целия текст в няколко точки. Решете дали искате да направите това и ако е така, запазете място за този раздел.
   • За много зает читател резюмето предоставя основните точки преди време, което улеснява преглеждането на останалата част от документа.
   • Добре изготвеният инструктаж често е достатъчно кратък, за да направи този раздел излишен. Въпреки това, ако има проблеми, изискващи незабавни действия, това може да бъде начин за посочване на неотложността на инструктажа, като ясно се посочат сроковете в резюмето.
   • Обобщението не трябва да надвишава три до четири точки.

Част 2 от 4: Описване на въпроса

1. Създайте увод, който обобщава въпроса. Следващата част от инструктажа трябва да опише подробно проблема или проблема. Започнете с кратко отваряне, обикновено наричано "Проблем" или "Цел", описвайки в едно или две изречения основния проблем, върху който се фокусира брифингът и / или защо сте създали този инструктаж.
   • Например можете да напишете нещо от рода на: „Нараства броят на инцидентите с насилие в училищата в региона на Утрехт“. Настоящите дисциплинарни политики може да не са достатъчни за справяне с този проблем. "
2. Предоставете преглед на най-важните факти / произход. Следващият раздел „Съображения“ или „Предистория“ трябва да предоставя подробна информация за състоянието на проблема или проблема, като се фокусира върху скорошното развитие и / или текущото състояние на нещата.
   • Този раздел трябва да включва информацията, необходима на читателя да вземе решение по този въпрос. Информацията, която не е необходима за тази цел, колкото и интересна да е, може да бъде пропусната.
   • Ако все още не сте направили това, направете проучване, преди да напишете този раздел. Информацията в този раздел трябва да бъде възможно най-точна, конкретна и актуална.
   • Ако е необходимо, преведете информацията за вашата аудитория, за да направите този раздел ясен и опростен. Избягвайте жаргон, технически език или информация, която не представлява пряк интерес за обществеността.
   • Използвайте статистически данни и данни, когато е подходящо, но обяснете нещата с термини, които вашата аудитория ще може да разбере бързо и лесно.
3. Оставете собственото си мнение. Вашето мнение за тази ситуация и / или какво трябва да се направи по въпроса не принадлежи в този раздел. Придържайте се към фактите.
   • Можете обаче да изберете да обсъдите плюсовете и минусите на различните предложени или настоящи действия, като идентифицирате силните и слабите страни на всеки от тях.

Част 3 от 4: Правене на заключения и препоръки

1. Направете го подходящо. Вашият инструктаж трябва да завърши с раздели като "Заключение" и / или "Препоръки" или "Следващи стъпки". Такова затваряне трябва да изясни защо този въпрос трябва да се счита за важен от вашия читател.
   • Опитайте се да свържете въпроса директно с личния интерес на читателя, за да направите брифинга по-завладяващ.
   • Например можете да кажете нещо като: „Инциденти с тормоз карат родителите да помислят за частно училище. Те са свързани с по-ниски резултати от тестове и успеваемост, което прави нашите училища да изглеждат по-малко ефективни в очите на обществото. Те намаляват шансовете на региона да осигури финансиране с държавни субсидии и частно финансиране. "
2. Предложете решение. Много брифинги предлагат предложено решение на описания проблем, свързвайки проблема с промяна в политиката за подобряване на ситуацията.
   • Някои брифинги очертават предложеното (ите) решение (а) в раздел, озаглавен „Препоръки“, но някои автори предпочитат „Следващи стъпки“, защото смятат, че то има по-меко усещане и е по-малко самонадеяно или агресивно. Не забравяйте, че читателят е този, който има последната дума и взема решение по въпроса, а не вие.
   • Този раздел не трябва да бъде „балансиран“ като раздела за фон / съображения. Това може да е мястото, където да изразите мнението си за това какво трябва да се направи.
   • Трябва обаче да се отбележи, че не е необходимо да предоставяте конкретно решение. Като алтернатива можете просто да изброите някои опции с техните плюсове и минуси и да приканите читателя да обмисли този избор и да предприеме действия по някакъв начин, за да реши този проблем. Не е задължително да посочвате кое действие би било най-подходящо.
3. Използвайте факти, за да подкрепите аргумента си. Вашите предложения в този последен раздел трябва да произтичат логично от информацията в предишните раздели. Използвайте представените от вас факти, за да покажете защо решението, което предлагате, е добро решение.
   • Уверете се, че всяко решение, което предлагате, е ясно и е пряко свързано с проблема, както сте го очертали. Да предположим например, че споменахте липсата на програми за предотвратяване на тормоза в предишния раздел. В този раздел има смисъл да се предложи такава програма и може би да се посочи на други училища тяхната ефективност. Ако все още не сте споменали никакви програми за превенция, подобно решение изглежда съвсем неочаквано.

Част 4 от 4: Проверка на инструктажа

1. Направете брифинга по-кратък. Брифингът не трябва да надвишава две страници. Ако инструктажът е станал по-дълъг от този, първо трябва да потърсите парчета във фазата на контрол, които могат да бъдат пропуснати.
   • Потърсете информация, несвързана с или по-малко важна за темата, и премахнете този материал, особено ако той не е свързан с решението или решенията, които предлагате.
   • В същата светлина не трябва да липсват липсващи важни сведения, необходими, за да стане аргументът Ви ясен и убедителен. Може да се наложи да обмените определени части информация за друга.
   • Опитайте се да се поставите на мястото на политик или бюрократ, когато редактирате текста си. Помислете колко информация получават тези хора всеки ден. Не допринасяйте за проблема. Бъдете част от решението, като предоставите информацията, необходима за вземане на решение - нито повече, нито по-малко.
2. Премахнете техническия език. По време на фазата на редактиране обърнете внимание на технически език или жаргон, които ще направят инструктажа ви по-малко достъпен. Дори ако сте се опитали да избегнете това, когато пишете брифинга, възможно е някои сложни термини да са попаднали в документа.
   • Особено ако сте експерт по тема, по която пишете, е лесно да забравите за момент, че всекидневният език за вас може да е труден за разбиране от другите.
   • Имайте предвид, че за хора, които не са твърде запознати с дадена тема, също не винаги е ясно веднага защо нещо е важно. Политиците обикновено не могат да бъдат експерти по всяка тема, за която трябва да вземат решения.
3. Уверете се, че структурата има смисъл. Уверете се, че основните факти, които сте записали, възникват логично от въпроса, както сте го обобщили. Също така проверете още веднъж, че всички решения, които предлагате, всъщност са насочени към тези най-важни съображения.
4. Проверете внимателно работата си за грешки. След като проверите продължителността и потока на инструктажа, прегледайте внимателно текста още веднъж, за да се уверите, че в него не са се прокраднали грешки.
   • Инструктажът с правописни, стилови или граматически грешки е направен по-малко сериозен от читателя. Може да правите повече полза, отколкото вреда, като изпратите такова резюме, тъй като това може да дискредитира вашата гледна точка.

Съвети

• Гледайте брифинги, написани от видни лидери и професори, за да научите за техния стил на убеждаване.
• Имайте предвид, че докато вашият инструктаж може да бъде насочен към конкретно лице, други - персонал, колеги и дори медии - могат да го прочетат. Това е добра причина да поддържате езика си възможно най-достъпен, дори ако предвиденият читател има известни познания по темата.