Съдържание

• Стъпвам
• Част 1 от 2: Писане на дневен ред
• Създайте програма от нулата
• Използване на шаблон за календар
• Част 2 от 2: Най-добри практики за използване на календар
• Съвети

Подредената среща изисква добре написан дневен ред. Не позволявайте на срещата ви да стане толкова досадна и ефективна, колкото изглеждат много срещи. Придържайки се към подробен, но гъвкав дневен ред, можете да поддържате срещата си рационализирана и съсредоточена, така че да постигнете всичките си цели в най-кратки срокове. Независимо дали искате да напишете свой собствен календар, да използвате шаблон или да се възползвате максимално от календара, който вече имате, вижте Стъпка 1 по-долу, за да започнете!

Стъпвам

Част 1 от 2: Писане на дневен ред

Създайте програма от нулата

1. Започнете, като дадете на календара си заглавие. От най-добрата литература до най-сухата електронна таблица, почти всеки важен документ се нуждае от заглавие и дневният ред на заседанията не са изключение. Заглавието ви трябва да казва на читателя две неща: първо, че той или тя чете дневен ред и второ, темата, за която е срещата. Когато сте решили, поставете заглавието си в горната част на празния документ. Заглавието не трябва да е цветисто или сложно - в бизнес контекст обикновено са най-добри прости и директни заглавия.
   • Устояйте на желанието да използвате отделни или големи шрифтове за заглавието си. В повечето случаи ще искате да използвате прост, достоен шрифт като Times New Roman или Calibri и да направите заглавието си със същия размер като останалите букви в документа (или просто малко по-голямо). Не забравяйте, че целта на заглавието ви е да информира читателите какво гледат, а не непременно да ги забавлява или разсейва.
2. Добавяне "СЗО?’, ’вярно?" и "кога?"данни към заглавката. След заглавието дневният ред на срещите обикновено има заглавие, което може да варира в детайли в зависимост от това колко официално е вашето работно място. Тази заглавка обикновено е около ред под заглавието. Обикновено в заглавката накратко изброявате фактическа информация за срещата, която няма нищо общо с дискутираната тема. Това е така, че хората, които не присъстват, да знаят кога и къде се е случило и кой е присъствал. По-долу има няколко неща, които можете да добавите; независимо от данните, които сте избрали, уверете се, че сте ясно идентифицирали всяка информация (като текстът на етикета е удебелен тук работи добре):
   • Дата и час. Те могат да бъдат групирани заедно или в свои отделни раздели.
   • Местоположение. Ако вашият бизнес има множество местоположения, можете да запишете адреса, но ако има само едно местоположение, можете да посочите стаята, в която се срещате (напр. Стая за срещи №3).
   • Присъстващи. Длъжностите обикновено не са задължителни, но не са задължителни.
   • Специални лица, които присъстват. Това могат да бъдат специални гости, лектори или ръководители на конференции.
3. Напишете кратко изявление с цели. Срещите, които нямат ясно определена цел, рискуват да загубят ценно време, докато присъстващите решават за какво да говорят. Пропуснете ред след заглавката си и използвайте удебелен или подчертан текст, за да обозначите раздела за целите си със заглавие като „Цел“ или „Цел“, последвано от двоеточие или нов ред. След това описвате с няколко кратки и остри изречения точките, които трябва да бъдат обсъдени за срещата. Поставете си за цел да напишете около 1-4 изречения тук.
   • Например, ако искаме да напишем декларация за целите на бюджетна среща, можем да използваме тези: "Обективен: Избройте ключови бюджетни цели за финансовата 2014-2015 година и обсъдете дългосрочните мерки за спестяване на разходи. В допълнение, директорът за научноизследователска и развойна дейност Маркус Фелдман ще представи резултатите от скорошно проучване на конкуренцията. "
   • Ако някога сте писали в научен контекст, помислете за изявлението на целите като обобщение на срещата. По принцип казвате най-общо какво трябва да бъде обсъдено на срещата, без да навлизате в подробности.
4. Напишете график за основните точки на срещата. Графиците помагат да се преодолее тенденцията бизнес срещите да продължават твърде дълго. Пропуснете ред след изявлението си на целите, дайте на графика си удебелено или подчертано заглавие и започнете да създавате часове (за да съответстват на ключовите точки за дискусия) в графика си. За да бъдете лесни за четене, давайте на всеки период от време свой собствен ред.
   • Посочете всеки период от време с или планираното начално и крайно време, или времето, което искате да отнеме всяка част. Изберете една или друга система и бъдете последователни - смесването на нещата изглежда непрофесионално.
   • С други думи, искате да маркирате всеки период от време с начален и краен час за тази тема на разговор или просто да запишете колко дълго искате да продължи. Например примерна линия може да бъде "14:00 - 14:05: Въведение и презентация " или ’5 минути: Въведение и присъствие. “Трябва обаче да избягвате превключването между двете системи.
5. Отделете време в графика за специални гости. Ако гостите идват на срещата ви, за да обсъдят важни теми, ще искате да отделите време в срещата за тези хора. Дайте на всеки гост свой собствен интервал от време, дори ако те имат повече от една тема на разговор. По този начин всеки може да организира собствените си теми по желание.
   • За да избегнете неудобни проблеми с планирането, свържете се предварително с гостите, за да разберете колко време ще е необходимо на всеки от тях по темата за разговор.
6. Оставете допълнително време в края на срещата за какъвто и да е друг бизнес. През това време хората могат да искат обяснения относно объркващи теми за разговор, да изразяват собствени мнения, да предлагат теми за бъдещи срещи и да правят други коментари. Можете да направите това проучване изрично, като го включите като последен елемент от графика си, или можете да го изведете сами след последната точка от срещата.
   • Ако стигнете до края на срещата си и никой няма допълнителни въпроси или коментари, винаги можете да прекратите срещата по-рано. Много от вашите присъстващи вероятно ще ви благодарят за това!
7. Можете също така да предоставите общ преглед на темите за разговор. Обикновено графикът е лъвският дял от дневния ред на срещата - онази част, към която хората се стремят да ръководят дискусията. Въпреки това, въпреки че не е от съществено значение да се полагат тези допълнителни усилия, предоставянето на допълнителен преглед на ключовите точки може да бъде много полезно за разсеяните участници. Конспект напомня на присъстващите за подреждането на идеите, представени на срещата, и помага на тези, които трудно успяват да следят всяка спомената тема. По-долу е даден пример за типа резюме, който вероятно искате да използвате:

   • I. Високоприоритетни бюджетни позиции

     • А. Бюджет за пътуване на служителите

       Б. Тарифи на дилърите

       • i. Договаряне на по-добра сделка?

       В. Разходи за лобиране

     II. Мерки за подобряване на оборота

     • А. Алтернативни споразумения за услуги

       • i. Представете опции на клиентите

         ii. Получете обратна връзка

       Б. Реинвестиране в мобилни технологии

     ...и така нататък.

8. Проверете календара за грешки, преди да ги раздадете. Тъй като някои от присъстващите могат да разчитат в голяма степен на дневния ред на събранието, е много добра идея да го проверите за грешки, преди да го раздадете. Това не е просто услуга на присъстващите - това също се отразява положително на вниманието ви към детайлите и стойността, която имате за вашата позиция.
   • Освен това проверката дали в дневника ви няма грешки може да ви помогне време и да ви спаси лице Прекарването на време в обяснение на програма, пълна с грешки, може да обърка срещата ви и да ви досади, особено когато присъстват важни хора.

Използване на шаблон за календар

1. Използвайте шаблон, включен във вашия текстов редактор. Много текстообработващи програми, като Microsoft Office, Pages for Mac и т.н., имат стандартни шаблони за всички видове лични и професионални документи, включително дневен ред на срещите. С тези шаблони можете да създадете професионално изглеждащ документ изненадващо бързо и лесно. Обикновено тези типове шаблони са организирани в логически раздели с естетически приятно оформление - просто въведете съответните данни в съответните интервали и сте готови!
   • Докато всеки текстов процесор е малко по-различен, повечето с опцията за шаблон ще ви позволят да навигирате до шаблоните от лентата с менюта в горната част на прозореца на програмата.
   • Ако вашият текстов процесор може да използва шаблони, но няма подходящи шаблони за дневен ред на срещата, можете да изтеглите такъв от уебсайта на производителя на програмата. Шаблоните за Microsoft Word, например, са налични на office.microsoft.com, докато шаблоните за Pages for Mac могат да бъдат намерени в магазина на Apple App.
2. Можете също да изтеглите шаблон от външен източник. Ако вашият текстов процесор не се предлага с шаблони за календари по подразбиране и не можете да ги получите на официалния сайт, не се притеснявайте - има много безплатни шаблони онлайн. Едно просто търсене в предпочитаната от вас търсачка за, да речем, „шаблон за дневен ред на срещата“ ще ви даде десетки подходящи резултати. Тъй като обаче не всички тези резултати идват от официални, надеждни източници, важно е да направите разлика, когато избирате кои шаблони да използвате. По-долу има няколко външни сайта, които може да искате да посетите:
   • Save Word Templates - Този професионален сайт предлага много качествени шаблони за Microsoft Word.
   • Word Templates Online - Друг чудесен ресурс за Word шаблони. Тази страница обаче предлага само няколко възможности за избор.
   • iWorkCommunity - добър шаблон за календар за Pages. Този шаблон обаче е за по-стари версии на Pages (преди 2009 г.).
   • App Store също разполага с множество шаблони за Pages. За съжаление не всички от тях са достъпни безплатно.
3. Попълнете полетата във вашия шаблон. След като намерите подходящ шаблон във вашия текстов редактор или изтеглите такъв, който ви харесва, всичко, което трябва да направите, е да попълните шаблона с необходимата информация. Повечето шаблони ще имат ясно маркирани области, в които можете да въвеждате имена, часове, теми на разговор, заглавия на раздели и т.н. Попълнете всички съответни полета, за да попълните дневния си ред, и след това проверете работата си за грешки. Колкото и полезни да са шаблоните на календара, те не ви предпазват от правописни, граматични и фактически грешки.
   • Не оставяйте полета празни. Нищо не изглежда по-аматьорско от, да речем, ред в график, който казва само „Напишете тук“. Ако по някаква причина има части от шаблона, които не искате да попълните, изтрийте ги, вместо да ги оставите празни.
4. Направете малки промени, за да адаптирате календара си към вашите нужди. Шаблоните за дневен ред на срещите могат да бъдат много полезни, но няма причина да се придържате точно към стила и оформлението на календара по подразбиране. Чувствайте се свободни да правите промени в съдържанието и стила на шаблона, както сметнете за подходящо, за да сте сигурни, че календарът ви отговаря на стандартите, които вашата компания е задала за вас и които сте задали за срещата.
   • Например, ако смятате, че даден шаблон изглежда много добре, но заглавката му е толкова дълга, че разсейва, не се колебайте да изтриете всички ненужни раздели на заглавката, както сметнете за добре, стига да го правите по такъв начин, че оформлението на документа не е разрушено или дневният ред изглежда грозен.

Част 2 от 2: Най-добри практики за използване на календар

1. Първо изберете най-важните теми. Когато планирате срещи, обикновено е добра политика да поставите най-важната тема в предната част на графика. С това постигате две неща. Първо, позволява на всички да обсъждат тези важни теми, когато са на ръба си и все още не са уморени в началото на срещата. Второ, в случай че срещата приключи преждевременно или определени участници трябва да напуснат преди края, това гарантира, че важните теми вече са били обсъдени.
   • Срещите не винаги протичат по план. Ако в края на срещата отпаднат малки, маловажни теми, може да успеете да ги разрешите сами или да насрочите друга среща по-късно. Ако обаче не можете да обхванете основните теми на разговора, срещата ви не успя да постигне част от целта, която може да бъде едновременно разочароваща и смущаваща за вас. Поставянето на най-важните теми в горната част на графика ви предотвратява най-вече този проблем.
2. Придържайте се към календара си, но бъдете гъвкави. Когато планирате и провеждате среща, една от най-големите опасности е, че тя отнема повече време от планираното. Служителите обикновено имат такъв неприязън срещи, които са твърде дълги и с право, тъй като те могат да бъдат изключително скучни и да попречат на хората да вършат реална работа вместо това. За да поддържате срещата си по график, следете часовника и ако имате шанс, учтиво продължете, като кажете нещо като: „Наистина трябва да преминем към следващата тема, ако искаме да излезем оттук навреме. "
   • Срещите обаче често не протичат по план, така че трябва да сте подготвени да компенсирате, ако някоя част от срещата ви отнеме повече време, отколкото искате. Бъдете гъвкави в обсъждането, доколкото е възможно, в ограниченото време, което имате за вашата среща. Например, ако част от срещата ви е закъсняла, можете да отрежете дискусията за други части на срещата или да пропуснете изобщо относително маловажни части от срещата, за да сте сигурни, че тя ще приключи навреме.
3. Започнете да пишете дневния си ред преди срещата. Въпреки че календарите не са задължително толкова важни, колкото другите видове бизнес документи (като отчети, електронни таблици с данни, слайдове за презентации и т.н.), все пак искате календарът ви да изглежда професионален и гладък, особено ако го споделяте с колегите си по време на среща. За да сте сигурни, че имате достатъчно време за изготвяне на качествен документ, започнете да пишете дневника си възможно най-рано.
   • Започването по-рано също ви дава предимството да получавате обратна връзка за дневния ред на вашата среща. Споделянето на предварителна версия на календара ви с колеги или ръководители и искането за тяхното мнение може да ви помогне да поправите недостатъци и да добавите липсващи подробности, които не са били там преди. Ако изчакате до последната секунда, за да напишете календара си, може да нямате време да поискате тази обратна връзка.
   • Въпреки че можете да се разминете с писането на дневен ред за редовна ежедневна среща в деня преди срещата, подготовката за важна среща може да отнеме седмици.
4. Споделете дневния ред с присъстващите на събранието. За да сте сигурни, че всички ще дойдат на срещата с пълни познания по темата, която ще бъде обсъдена, ще искате предварително да споделите дневния ред с всички. В зависимост от корпоративната култура, в която работите, това може да означава отпечатване на няколко копия и тяхното лично раздаване или просто изпращане на имейл към календара като прикачен файл. Въпреки това разпространявате календара си, уверете се, че в него няма технически грешки, преди да го изпратите.
   • В зависимост от важността на срещата вероятно ще искате да дадете на присъстващите дневния ред поне час или два преди срещата. За големи, важни срещи може да се наложи изпращането на дневния ред ден или повече предварително.
   • Тъй като хората често са заети или забравят, е умна идея да донесете някои допълнителни копия от дневния ред на срещата, в случай че някой забрави техния.

Съвети

• Ако някой не може да присъства на срещата, помислете за създаването на раздел „Обявен отсъстващ“ в горната част на дневния ред или оставете място за това и просто го обявете по време на срещата.
• Отличен ресурс за един продуктивен срещата използва "DARV": Цели, дневен ред, роли и отговорности. На първо място, срещата ви трябва да има такава обективен имам. Ако просто провеждате събрание, за да предоставите информация, не губете времето на хората със среща. Изпратете им бюлетин. Целта трябва да има активен компонент и по възможност продукт, който да се показва: „Задайте тримесечните цели за екипа“. Дневният ред е списък с теми, с които ще се заемете, за да постигнете тази цел, с ограничение във времето, което да ви държи на път. Например, "1. Проверете състоянието на целите от последното тримесечие (15 минути), 2. Всички други бизнес предложения за цели (20 минути), 3. Изберете топ 5 гола (10 минути) и т.н." За роли и отговорности вие определяте кой да води срещата, кой да си води бележки и кой да задава елементи на действие, които са резултат от срещата.
• Ако вашата компания има специален формуляр за календари, използвайте този формуляр като шаблон. На някои места придържането към формулата е от съществено значение.
• В зависимост от това какво предпочитат вашите колеги, може да е полезно да имате краен срок хората да предлагат идеи за дневния ред. Посочете крайна дата и час и се придържайте към него. Направете място за допълнения, където те подобряват календара или когато събитията заменят оригиналния ви календар.