Съдържание

• Стъпки
• Съвети
• Предупреждения

В бизнеса има две основни области, които счетоводителят трябва да поддържа - вземания и задължения. Това са две посоки, чиито имена говорят сами за себе си. Ако първият е отговорен за получаване на средства от продажбата на стоки и услуги, тогава вторият е отговорен за плащането на стоки и услуги, необходими за бизнеса. Тази статия ще ви научи как да следите вземанията, като приемете, че клиентът вече е получил стоките или услугите и фактурата също е изпратена за плащане.

Стъпки

1. 1 Създайте отделен акаунт за всеки клиент във вашата счетоводна система. Можете да използвате Excel (Microsoft Excel) за водене на малки записи. Ако обаче имате голям обем транзакции, е по -добре да използвате специални счетоводни програми като 1С, QuickBooks.
   • Трябва да имате информация за компанията: име, лице за контакт, адрес, телефонен номер и факс.
   • Въведете информацията в електронната система, като им присвоите номер на сметка или идентификационен код.
   • Когато продавате стоки или услуги на този клиент, въведете информацията във фактурата му.
   • Водете записи по електронен път и съхранявайте хартиени копия, ако това се изисква от счетоводната политика.
2. 2 Създайте отчет за лица с просрочени дългове повече от 30 дни в счетоводната програма за месечно счетоводство. Уверете се, че фактурите ви са подготвени професионално и включват логото и името на вашата компания, както и адрес, телефони и факс номера.
   • Използвайте вземания само за тези клиенти, които ви дължат. Изпратете на тези клиенти списък с транзакции. Този документ трябва също да посочва датата на покупката, дължимата сума, разходите, свързани с доставката и допълнителните услуги.
   • Всяка фактура за плащане трябва да посочва неустойката, наложена в случай на забавено плащане. Такива условия трябва да бъдат договорени с клиента.
   • Фактурите, платени след уговорената дата на падежа, също трябва да бъдат включени в доклада. Направете списък, който включва датата на покупка и датата на забавено плащане (например 30, 60, 90 и 120 дни или повече).
3. 3 Въведете информация за плащане, тъй като средствата са получени от клиента, затваряйки дълга му към вашата компания.
4. 4 Свържете се с агенция за събиране, ако имате дългосрочен просрочен дълг. Така ще намалите лошите дългове и ще увеличите активите си в обращение.

Съвети

• Много счетоводни програми имат формуляри за генериране на необходимите отчети. Можете обаче да намерите формуляри и в интернет. SampleWords.com има различни форми на английски език, които могат да се изтеглят безплатно.

Предупреждения

• Във вашите интереси е да съхранявате сканирания на поръчки, документи за доставка, както и други документи в отделни електронни папки, ако не считате за необходимо да ги съхранявате на хартиен носител. По -добре е да имате много документи, отколкото не достатъчно, ако трябва да докажете дълга на клиента.