Съдържание

• Стъпки
• Метод 1 от 1: Определяне на дневния ред
• Съвети
• Предупреждения

Дневният ред е подробен списък с теми, които ще бъдат разгледани на среща или среща. Той е неразделна част от планирането и провеждането на срещи, тъй като описва целта на срещата и въпросите, които трябва да бъдат разгледани, изброява ораторите и определя времето за разглеждане на всеки въпрос. Ако трябва да насрочите среща, съберете цялата необходима информация и я организирайте по структуриран начин в дневния ред. Следните съвети ще ви помогнат да го направите правилно.

Стъпки

Метод 1 от 1: Определяне на дневния ред

1. 1 Уведомете предварително всички участници за срещата.
   • Можете да им изпращате имейли или да разпространявате служебни съобщения в печатна форма.
   • Включете датата, часа, мястото и целта на срещата.
   • Помолете получателите за отговор. Кажете им, че всеки, който приеме покани, трябва да се яви на срещата.
2. 2 Нека всеки участник предварително ви уведоми какъв въпрос планира да засегне на срещата.
   • Помолете всеки колега да опише същността и подробностите по въпроса, който иска да разгледа на срещата, за да можете правилно и точно да го поставите в дневния ред.
   • Посочете колко време ще отнеме на участника да разгледа въпроса си.
3. 3 Избройте всички точки от дневния ред.
   • Направете таблица с три колони със заглавията „Точка от дневния ред“, „Водещ“ и „Време за дискусия“.
   • Избройте разглежданите въпроси по реда на тяхната поява, уместност или значение.
   • Напишете кратко описание на всяка тема, предоставена от всеки водещ.
   • В заглавието включете подробностите за срещата - датата, часа и мястото, целта и продължителността.
4. 4 Проверете с всеки водещ дали са съгласни с тяхната реч и с времето, отделено за въпроса им.
5. 5 Коригирайте дневния ред, ако е необходимо.
6. 6 Изпратете копия от одобрения дневен ред на всички участници в срещата. Направете това предварително, за да могат те да прегледат съдържанието и да се подготвят за срещата. Два дни трябва да са достатъчни.

Съвети

• Ако получите искане да включите точка от дневния ред, която не е свързана с темата на срещата, поканете водещия да разгледа въпроса на следващата среща.

Предупреждения

• Отделете достатъчно време на всеки водещ да представи темата си. Внимавайте за перспективите си и не се опитвайте да включите твърде много информация в една среща. Имайте предвид, че участниците може да имат въпроси или да желаят да обсъдят допълнителни теми.