Автор:
Laura McKinney
Дата На Създаване:
2 Април 2021
Дата На Актуализиране:
1 Юли 2024
Съдържание
Имате ли проблеми с банка, застрахователна компания, държавна агенция, работодател или училище? Трябва ли да им изпратите писмо, в което да ги убедите да направят нещо или да ги убедите да ви помогнат да разрешите проблем, но не сте сигурни откъде да започнете да го правите? Следващата статия ще ви помогне да напишете ефективно убедително писмо.
Стъпки
Част 1 от 4: Подгответе се
Нагоре идеи. Преди да започнете да пишете писмо, помислете какво искате да предадете чрез писмото, защо пишете това писмо, както и възраженията, които получателят може да предложи след вас. прочетено писмо. Като имате предвид първо идея, ще ви помогне да дефинирате ясно основното съдържание на писмото, както и да разберете темата, към която се цели писмото.
- Отваряне на писмото с модел на изречение: Искам да убедя „читателя“ в „целта“. Заменете „четеца“ с човека, на когото изпращате писмото, и „целта“ с това, което се опитвате да убедите.
- След като изпълните горната стъпка, запитайте се: Защо? Подчертайте причините, поради които искате читателят да се съгласи с вашите желания.
- След като изброите причините, организирайте ги по важност. Поставете всички важни причини в една колона и причините, които са по-малко важни, отколкото в друга колона. Тази стъпка помага да се обобщи информацията, за да се подчертае важна и подходяща информация.
Знайте целта си. Уверете се, че знаете точно какви са вашите цели. Какви са нещата, които трябва да постигнете и какво искате да направят вашите читатели.- В същото време помислете сами за решения за решаване на проблемите, за които мислите.
Разберете целевата буква. Анализът и разбирането на темата ви ще ви помогнат да оформите композицията на писмото си. Ако е възможно, определете дали вашите читатели вероятно ще се съгласят или не с вас или ще застанат на неутралната страна, тази стъпка ще ви помогне да разберете къде да поставите повече от ума си.- Опитайте се да идентифицирате истинската самоличност на човека, на когото изпращате писмото. Кои са те и какво те кара да вярваш, че наистина трябва да ти помогне? Ще бъде ли просто игнорирано вашето писмо или ще бъде обработено? Получателят ли е на висока позиция или този с функцията за решаване на този проблем? В зависимост от позицията на получателя ще има различни формулировки.
- Опитайте се да разберете какви са мненията на читателя и начините на мислене по дискутираната тема. Може ли да възникнат противоречиви възгледи между вас и вашите читатели? Как можете да представите такива възгледи по формален начин?
- Разберете какви интереси може да има вашият читател към вашата тема. Имат ли способността да се разправят? Дали те са пряко повлияни от тази тема? Колко време им е необходимо, за да ги прегледат?
- Помислете за видовете доказателства, които трябва да представите в есето си, за да убедите читателя.
Проучете темата. Силно убедителен език трябва да включва фактически доказателства и свързана информация. Уверете се, че виждате от различна гледна точка. Не просто изучавайте проблема от ваша гледна точка, но споменавайте противоположните възгледи и техните факти.- Използвайте фактически факти, логически аргументи, статистически данни и релевантни доказателства в подкрепа на твърдението си.
- Вместо просто да настоявате, че позицията на противниковата страна е грешна, обяснете защо вашата позиция е правилна и заслужава да бъде разгледана.
Част 2 от 4: Форматиране на писмо
Използвайте блок формат. Бизнес писмата имат уникален формат. Когато четете писмо, написано в правилния формат, читателят няма да се разсейва по един или друг начин. И обратно, ако не се подредите правилно, писмото ще остави лошо впечатление за вас в очите на читателите и те могат да хвърлят писмото ви настрана.
- Започнете с използване на прекъсвания на редове и отделни параграфи.
- Нека подравним всеки абзац. С други думи, не отстъпвайте абзаца, както при проза или писане на есе.
- Един ред между параграфите.
- Използвайте стандартен шрифт, обикновено Times New Roman или Arial с размер на шрифта 12.
Адресът се поставя отделно в началото на писмото. Започнете, като въведете адреса си в горния ляв ъгъл на писмото. Не включвайте името си, а само адреса на улицата, града, провинцията (използвайте „щат“ за държави с щати като САЩ ...) и телефонния код. Можете също да въведете телефонния си номер и имейл на отделните редове по-долу. Ако живеете във Великобритания, адресът трябва да е от дясната страна. След това на една линия.
- Въведете датата. Месеците се изписват под формата на писма, последвани съответно от дата и година. Забележка: Този метод се използва в англоговорящите страни. Във Виетнам, използвайки заповедта "Ден ... месец ... година ..."). Една линия.
- 4 юни 2013 г.
- Въведете името и адреса на получателя. Опитайте се да посочите самоличността на получателя. Една линия.
Отворете писмото с поздрав. „Уважаеми“ с името на получателя е приета позната форма за предговор. Уверете се, че името на получателя е написано правилно, така че името в поздрава да съвпада с името на получателя в заглавката на съобщението.
- Използвайте заглавия като г-н (г-н), г-жа (г-жа), професор (д-р) във връзка с собственото име на получателя, когато се позовавате на фамилното име. Ако не сте сигурни какво име да наричате жена, използвайте „Г-жа (Г-жа)“
- Винаги използвайте двоеточие след заглавие.
- Оставете ред между поздрава и първия абзац
- Уважаеми професор Браун:
Затворете писмото със заключение. Преди да напишете заключителното си изречение, помислете за тона на писмото. „Благодаря“ е един от основните типове заключителни изречения, докато изречения като „С най-добри пожелания“ са по-приятелски. Помислете дали вашето писмо съвпада с уважителен или приятелски край. Без значение какъв вид заключение ще изберете, трябва да следвате правилото, че първата дума трябва да се пише с главни букви, а следващата дума е с малки букви. След крайното изречение е запетая.- Изберете „С най-добри пожелания, (с уважение)“ за официалния формат на пощата. „Искрено“, „С уважение“, „Благодаря, (Благодаря,)“ или „С уважение“, затварят формулярите. стандарт за бизнес имейл. „Най-добър поглед, (Най-добър,)“, „Най-добър поглед“ или „Приятен ден“ са интимни изрази. и по-малко далечно усещане.
- Направете място за четири реда за вашия подпис, преди да въведете името си.
- Благодаря ти,
Част 3 от 4: Писане на писма
Кратко и кратко. Убедителните писма трябва да бъдат кратки и учтиви. Предприемачите рядко четат писмо, което е повече от страница или писмо с досаден тон. Не блъскайте, разпространявайте. Опитайте се да използвате ясни, последователни изречения. Избягвайте извън темата и дайте ненужна, маргинална или прекомерна информация.- Избягвайте да използвате прекалено многословни изречения. Трябва да се използват силно убедителни обяснителни изречения. Изреченията трябва да са кратки, лесни за разбиране и лесни за четене.
- Не пишете твърде дълги параграфи. Не включвайте твърде много информация във всеки абзац, тъй като това ще накара читателя да се почувства депресиран, когато чете писмото, не излизайте от темата или се опитвайте да направите въпроса по-объркващ. Придържайте се към информацията, която е тясно свързана във всеки параграф и преминете към друга, когато започнете да развивате нова идея.
Заявете основната идея в първите две изречения. Започнете с леко и просто начално изречение. Заявете своите желания (т.е. основната идея) в първите две изречения.- Първият параграф трябва да се състои само от две до четири изречения.
Вторият параграф трябва да подчертае целта на писмото. В този параграф очертайте вашите мисли, изисквания или цели. Вместо да посочвате конкретни причини, информация или съдържание, обяснете напълно своята позиция, своите точки, интереси или искания и обяснете важността на проблема. колко е въздействащо върху вас, което ви принуждава да предприемете действия.
- Не забравяйте да подредите съдържанието си по разумен, учтив начин с реалистични изречения. Избягвайте да използвате прекалено емоционален език, не използвайте принудителни думи, не използвайте вежливи изречения с читатели (тук читатели могат да бъдат отделни лица или организации), както и не проявява грубост към противниковата страна.
Направете опорни точки в следващите параграфи. Следващите няколко абзаца ще обосноват Вашата гледна точка, като предоставят придружаваща информация и допълнителни подробности. Не забравяйте да предоставите логически, фактически, разумни, практически и правни подробности. Не предлагайте само мнения, които са емоционални, убеждения или просто лични желания. Не карайте читателя да прочете дълга история; точките трябва да се правят бързо и точно. Ето няколко малки тактики, които да ви помогнат да постигнете това:
- Позоваване на действителни статистически данни и събития за ангажиране на читателите. Уверете се, че представените статистически данни и факти са от надеждни, легитимни източници и че статистическите данни и фактите се прилагат честно от вас, в техния първоначален контекст. .
- Посочете експертите от изследванията, за да покажат, че те имат подобно виждане по този въпрос и се противопоставят на възгледите на противоположната страна. Тези експерти трябва да имат надеждна позиция в областта, която изследват, и да могат да изтъкнат точка по въпроса.
- Посочете причините, поради които молбата ви трябва да бъде одобрена. Методът за убеждаване чрез обяснение на някого защо вярвате, че трябва да се направи нещо, за да може той да промени мнението си по-ефективно, отколкото просто да го помолите да направи нещо. . Обяснете сегашната ситуация и защо тя трябва да бъде променена.
- Дайте вашите подробности, спецификации и разбиране на проблема, който говори за изискването. Споменете минали начинания за решаване на проблеми или липсата на каквито и да било действия.
- Доказателствата, свързани с въпросния въпрос, трябва да бъдат придружени с пример. Представете доказателства, които биха накарали читателя да види значението на проблема.
- Не забравяйте да ограничите това, което трябва да споменете във вашия параграф. Моля, посочете вашия случай и ситуация по прост начин. Не твърде дълбоко в детайлите, но е необходимо да се даде достатъчно ключово съдържание. Изберете само най-подходящите статистически данни, експерти и препоръки.
Опровергайте мнението на противната страна. Ключът към успеха да убедиш някого е да оспориш противоположните мнения. Ако искате да предскажете нежелани аргументи или въпроси от читателите, можете да споменете тези в писмото. Намерете общ език с противоположната страна или изложете убедителни гледни точки, за да подкрепите мнението си.
- Уверете се, че открито признавате разликата между вашата гледна точка и другата страна. Опитът да ги скриете само ще отслаби аргумента ви. Вместо това наблегнете на ценностите, преживяванията и проблемите, които имате общо с противоположната страна.
- Избягвайте да използвате осъдителен език. Влагането на твърде много емоции в думите намалява справедливостта на вашите аргументи. Писмо с твърде много негативизъм и преценка може да попречи на съгласието на вашите читатели за вашите мнения.
Искайте, като повторите заявката си отново. Повторете молбата или мнението си в края на съобщението. В този параграф можете да предложите решение или да предприемете действия за решаване на проблема. Споменете в писмото, че ще проследите това писмо по телефона, имейл или чрез самопроверка.
- Завършването с добре установено изречение ще помогне да убедите читателя да се наведе към вас или поне да му помогне да види проблема по-ясно от ваша гледна точка.
- Донесете свои собствени решения или методи. Съгласете се на компромис или двете страни ще направят крачка назад. Покажете на читателя какво сте направили и какво подготвяте за справяне със ситуацията.
Част 4 от 4: Последни стъпки
Проверете за грешки. Правописни грешки и лоши граматически структури са първото нещо, което създава у читателите лошо впечатление за вас. Само когато статията няма грешки, читателят може да се съсредоточи върху съдържанието и идеята, която статията иска да предаде. Прочетете писмото няколко пъти, преди да натиснете бутона за изпращане. Прочетете писмото на глас, за да чуете дали върви добре.
- В случай на нужда, накарайте някой да провери правописни грешки във вашето писмо (или можете да използвате софтуер за проверка на правописа).
Подпишете се с вашия истински подпис. Подпишете писмото директно, ако го изпратите вместо имейл. Това помага да персонализирате писмото и да проверите дали писмото е написано от вас.
Копирайте други важни хора. Ако други хора в компанията или в друга организация трябва да прочетат писмото ви, изпратете им копие. Това означава отпечатване на еквивалентния брой хора за изпращане, реално подписване на копията и изпращане.
Подателите трябва да запазят копие. Винаги си водете бележка от записа си с информация кога е изпратен и информацията за получателя. Запишете какво трябва да направите след това, за да разрешите проблема, докато проблемът не бъде разрешен. реклама
Съвети
- Трябва да пише в официална форма. Получателят на писмото няма да ви вярва, ако използвате непринуден или неформален разговорен език.Използването на официален език също помага да направите писмото по-учтиво от използването на безсмислен жаргон!
- Използвайте нежен език. Хората са склонни да помагат на онези, които са добри към тях.
- Не е извън темата. Внимавайте да не добавяте допълнителна информация, която не е свързана с темата, за която говорите. Вместо това се придържайте към съответното съдържание и не усложнявайте нещата. Използвайте реални факти, за да ги откроите.
- Използвайте само букви в средния абзац, ако някои от стъпките, действията или предложенията трябва да бъдат ясно показани.
- Използвайте стандартен английски, за да пишете писма (за англоговорящите страни). Това не е текст или социални медии; Това е официално писмо. Съкращения, жаргон и емотикони могат да предадат посланието ви.
- Регулирайте фокусните точки според възприятията на компаниите или агентите. Една организация с нестопанска цел и голяма корпорация може да мисли по различен начин.
- Не се отнасяйте към читателите си така, сякаш ви дължат нещо и искат нещо от вас. Вместо това ги убедете на приятелски и професионален език.
