Как да пиша бюлетин (със снимка) - Съвети

Видео: Говорящий Том - Мисс «да» ( 23+24+25 серии 3 сезон)

Съдържание

Стъпки
Съвети

Целта на бюлетините е да информират група хора за определен проблем като събитие, политика или ресурс и да ги насърчат да го направят. По-долу са дадени насоки как да пишете ефективни и лесни за четене бюлетини.

Стъпки

Част 1 от 4: Писане на тема на бюлетина

Въведете думата „ЗАБЕЛЕЖКА“ точно в горната част на страницата. Непосредствено извън текста беше бюлетинът. Напишете думата „ЗАБЕЛЕЖКА“ на около 4 см от горната част на страницата, получер, центриран или подравнен вляво. Можете също да изберете по-голям размер на шрифта за тази дума.
- Двойно разстояние между редовете в заглавието.
Назначаване по подходящ начин. Бюлетинът е формална форма на бизнес комуникация, така че трябва да се обърнете към тях по подходящ начин. Напишете пълното име и заглавие на лицето, пред което ще докладвате.
- Ако изпращате писмо до всички служители, можете да напишете: „ПОЛУЧАТЕЛ: Всички служители“.
Добавете получатели от серията CC. Редът „CC“ се отнася до тези, които получават бюлетина под формата на „Dear Co“. Това не е целевият обект на бюлетина. Това е човекът, който се нуждае от информация за политиката или проблема, към който се обръщате в писмото.
Напишете името си в реда "Подател". Темата на писмото трябва да включва името на автора и подателя. Пълното ви име и заглавие са на този ред.
Добавете дати. Напишете пълната дата, включително ден, месец и година. Например напишете: „ДАТА: 5 януари 2015 г.“ или „ДАТА: 01.05. 2015 г. "
Изберете конкретен параграф за вашата тема. Темата трябва да казва на читателя за какво става въпрос в бюлетина. Бъдете конкретни и кратки.
- Например, вместо да пишете темата като: „Мастило“, напишете по-конкретно като: „Проблем с използването на мастило в офиса“.
Настройте съответно формата на заглавието. Заглавието трябва да е в горната част на страницата, подравнено вляво. Изписвайте с главни букви думите „ПОЛУЧАТЕЛ:“, „ИЗПРАЩАТЕЛ:“, „ДАТА:“ и „ЗА РАБОТА:“.
- Примерно заглавие ще изглежда така:
  Получател: Име и заглавие на получателя
  ИЗПРАЩАТЕЛ: Вашето име и заглавие
  ДАТА: Дата, месец, година, когато е написано известието
  ЗА: (или СВЪРЗАНО С :) Проблем, споменат от бюлетина (подчертаване по някакъв начин).
- Когато съставяте заглавия, не забравяйте да поставите на два реда елементите и да подравните текста.
- Можете да добавите ред под заглавката, който минава по ширината на страницата, за да отделите заглавието и тялото на бюлетина.
реклама

Част 2 от 4: Писане на съдържание на бюлетин

Помислете кой е получателят. За всички, които четат и отговарят на бюлетина, е важно да съчетаят формулировката, дължината и тържествеността на съобщението с това кой ще го прочете. За да работи добре, трябва да имате добра представа кой получава съобщението.
- Помислете за предпочитанията и притесненията на вашите читатели.
- Опитайте се да предусетите въпросите, които може да зададе вашият читател. Помислете за част от съдържанието на бюлетина, като примери, доказателства или друга информация, за да ги убедите.
- Вижте дали вашите читатели приемат споменаването ви на неподходяща информация или емоции.
Пропуснете ритуалните поздрави. Бюлетинът не започна с поздрав като „Уважаеми господин Едуардс“. Вместо това влезте направо в въпроса, който ще бъде обсъден в съобщението от самото начало.
Споменете проблема в първия абзац. Запишете защо искате читателят да предприеме действие. Това е малко като въведението към есето, т.е. въвеждането на проблема и причината за проблема.Можете също да мислите за въведението като обобщение на цялото тяло на бюлетина.
- Обикновено въведението отнема около един абзац.
Например, можете да напишете: „На 1 юли 2015 г. XYZ Company ще приложи нова полица за здравно осигуряване. Служителите ще получават здравна застраховка и ще получават минимална заплата от 6 милиона на месец ”.
Предоставете информация по дискутираните въпроси. Читателят може да се нуждае от някаква обща информация за проблема, който разглеждате. Дайте малко информация, но тя е кратка и просто посочете какво е необходимо.
- Ако е уместно, продължете с бюлетина, като посочите причината, поради която политиката е приложена. Например можете да напишете: „Местната власт гласува да изисква всички служители в района да получават минимална заплата от 6 милиона VND на месец“.
Подкрепете аргументите в дискусията. Обобщете действията, които трябва да се извършат. Доказателства и аргументи относно решението, което предлагате. Започнете с най-важната информация, след това покрийте конкретните или подкрепящи факти. Покажете на читателите си, че е полезно да правите това, което предлагате, или че е вредно да не го приемате.
- Чувствайте се свободни да добавяте графики, списъци или диаграми, особено при по-дълги съобщения. Просто се уверете, че те са наистина уместни и убедителни.
- За по-дълги съобщения помислете за писане на по-кратко заглавие, за да направите всеки раздел ясен. Например, вместо да пишете „Политика“, напишете „Нова сезонна политика за служителите“. Бъдете конкретни и кратки във всяко заглавие, така че читателят ясно да види основите на бюлетина.
Предложете действие, което читателят трябва да предприеме. Бюлетинът е призив за действие по определен въпрос, независимо дали става въпрос за ново съобщение за продукт от компанията, нова политика за отчитане на разходите или представяне на начина, по който компанията работи по него. предмет. Спомнете си действието, което читателят трябва да извърши в края или изречението.
- Например можете да напишете: „Всички служители трябва да използват новата счетоводна система от 1 юни 2015 г.“.
- Можете да добавите някои доказателства в подкрепа на вашите предложения.
Завършете писмото с положително и обнадеждаващо резюме. Последният параграф на бюлетина трябва да повтаря следващите стъпки за разрешаване на проблема. Това включва напомняне за организационна солидарност.
- Можете да напишете: „Ще се радвам да ги обсъдя по-късно и ще продължа да обсъждам вашите решения“.
- Можете да затворите, като кажете: „Ние сме развълнувани от разширяването на тази категория. Вярваме, че това ще помогне на бизнеса да расте и компанията ще работи по-устойчиво ”.
- Този параграф обикновено е с дължина около 1-2 изречения.
реклама

Част 3 от 4: Пълен бюлетин

Форматирайте бюлетини правилно. Използвайте стандартен формат, за да направите съобщенията лесни за четене. Използвайте шрифт Times New Roman или Arial с размер 12. Лявото, дясното и долното поле са 2,5 см.
- Подравнете абзаците. Разделяне на абзаци, двойно разстояние и полета или не.
Преглед на бюлетина. Прегледайте и редактирайте съобщението, за да стане ясно, кратко, убедително и без печатни грешки. Проверете за последователност в формулировките. Видове академични думи или професионални думи.
- Проверете за правопис, граматика и грешки в съдържанието. Обърнете специално внимание на имена, дати или числа.
- Проверете дали съобщението е твърде дълго и изрежете ненужното съдържание.
Подписи. Бюлетинът няма ред за подпис. Трябва обаче да добавите заглавката и до името си. Това доказва, че сте потвърдили бюлетина.
Използвайте бланка. Можете да създадете специална бланка специално за бюлетини или да използвате обикновена фирмена бланка.
- Ако изготвяте електронни документи (например за изпращане по имейл), трябва да създадете отделна бланка в Word, съдържаща логото на вашата компания и основна информация за контакт. Използвайте това заглавие като шаблон за бюлетини, които изпращате.
Изберете как да изпращате пощата си. Решете най-добрия начин за изпращане на бюлетини. Можете да го разпечатате и разпространите на всички. Можете също да изпратите по имейл.
- Ако изпратите съобщението по имейл, можете да форматирате HTML за имейла. Ако не, можете да запазите съобщението като PDF и да го прикачите като имейл.
реклама

Част 4 от 4: Използване на шаблона за бюлетин

Намерете наличните шаблони за писма. Помислете дали първо не искате да използвате примерни букви, вместо да пишете. Ако е така, първата стъпка е да намерите добри шаблони за поща онлайн. Microsoft Word също има шаблони за писма. Шаблоните често използват един и същ основен формат, но различни шрифтове, размери на шрифта и оформление.
- Изтеглете подходящия шаблон за вашите нужди.
- Не забравяйте да прочетете условията за използване, преди да използвате какъвто и да е шаблон онлайн.
Отворете шаблона за съобщение, който е изтеглен на вашия компютър. След натискане на клавиша за изтегляне шаблонът на писмото автоматично се изтегля на вашия компютър или могат да се предприемат няколко стъпки, преди изтеглянето да започне. Шаблонът за писмо се изтегля като zip файл, трябва да разархивирате и отворите в Microsoft Word.
- Препоръчително е да използвате най-новата версия на Microsoft Word, за да сте сигурни, че не изпитвате непредвидени софтуерни проблеми и че шаблонът на съобщението не работи по предназначение. Ако имате по-ранна версия на Microsoft Word, актуализирайте софтуера, преди да изтеглите шаблоните за писма.
Създайте хедър (хедър). Не забравяйте, че тялото на примерното съобщение подлежи на промяна. Можете да персонализирате части от примерното съобщение, както искате. Например можете да добавите лого и символи за авторски права в заглавката на шаблоните за писма. Кликнете върху заглавката и въведете информацията за вашата компания.
Попълнете секциите в заглавката на формуляра за писма. Не забравяйте да попълните полетата "ДО" и "ОТ", както и "CC" и "SUBJECT". Бъдете внимателни, когато попълвате тези полета, за да не ги пропускате, оставяйки ги празни, често правят грешки, докато пишете.
Въведете текста на съобщението. Напишете въведението, причината, дискусията и резюмето в основната част на бюлетина. Ако искате, можете да използвате маркери или да създадете списъци, за да организирате информацията си.
- Запазете формата на шаблона за писма. Това гарантира, че параграфите са подравнени, с правилни полета и размер на шрифта.
- Ако е необходимо, можете дори да персонализирате бюлетина, за да използвате таблицата. Понякога е добра идея, особено ако използването на маркирани или подобни списъци прави съобщенията объркващи или трудни за четене.
- Не забравяйте да изтриете всеки текст от шаблона. В същото време проверете внимателно пощата си, преди да я изпратите.
Не забравяйте да проверите долния колонтитул. Долният колонтитул е празното поле в долната част на страницата за допълнителна информация. Можете да добавите корпоративна или лична информация за контакт към този сайт. Отделянето на време за проверка на точността на информацията е много важно. Последното нещо, което не искате да се случи, е когато съобщението е написано перфектно, но има грешна информация за контакт или липсваща информация.
Регулирайте външния вид на съобщението. Едно от най-атрактивните неща при примерните съобщения е, че можете да промените цвета на текста. Това ви помага да покажете известна индивидуалност и прави текста да се откроява повече. Можете също така да изберете правилния цвят за ситуацията, която се случва, за да сте сигурни, че вашият бюлетин изглежда страхотен, а не само професионален.
Запазете бюлетини като последователен текст. Не забравяйте да запазите копие. Ще имате резервни електронни документи, за да улесните обмена на информация.
Запазете шаблона за по-късна употреба. Винаги, когато трябва да използвате примерно съобщение с предмет на промяна, просто трябва да персонализирате елементите така, че да съответстват на конкретния предмет на съобщението. Това ще спести време, ще ви помогне да създадете единна, професионална бюлетина, която привлича вниманието на всички, така че ще бъде прочетена незабавно. реклама