Автор:
Lewis Jackson
Дата На Създаване:
5 Може 2021
Дата На Актуализиране:
1 Юли 2024
Съдържание
Организирането на събития изглежда много трудна задача и нещата стават още по-сложни, ако нямате план и план предварително. Затова се опитайте да избегнете това - като се подготвите месеци предварително и запазите спокойствие по време на събитието.
Стъпки
Метод 1 от 4: Планирайте месеци преди събитието
Определете целта на събитието. Определянето на целта на вашата организация ще ви помогне да поддържате събитието си на път. Планирате ли събитие за обучение на общността? Убедете потенциалните спонсори? Похвалите определен индивид или група? Детайлирайте тази цел, доколкото е възможно. Без значение какво правите (възпитавайте, убеждавайте, хвалете и т.н.), защо правиш ли това отново
- Мислете за това като за изявление на мисията си или за предпоставка за вашия успех. След като разберете какво искате със сигурност, ще ви стане много по-лесно!
Поставяне на цели.Точно Какво искате да постигнете? Не броят на хората, които се появяват на събитието, не фактът, че се е случило - как искате да бъде събитието? 5 нови членове във вашата организация? Събрани 20 милиона донг? Да промените мисленето на другите? Накарайте всички да се вълнуват?- Помислете за 3-те резултата, които искате най-много от събитието, и се съсредоточете върху тяхното реализиране. Можете да претеглите една финансова цел, една социална цел и една лична цел - зависи от вас!
Съберете доброволци. Имате нужда от добри и добри членове в много различни области на организационния комитет. Те могат да ви помогнат с всичко, от планиране, бюджетиране до изпращане на покани, проектиране на плакати, посрещане на гости и почистване след събитието. С други думи, те ще ви помогнат да свършите работата. Ако е възможно, намерете доброволци, на които можете да се доверите!- Уверете се, че организаторите, както и мениджърите на събитията работят в съответствие с графика, който сте посочили в плана. Сътрудничеството между страните ще улесни работата ви. Когато молите някого за помощ, от самото начало бъдете ясни за вашите очаквания от него и степента на участието им в събитието.
- Ако не можете да намерите доброволец, наемете екип за събитие! Това зависи изцяло от вида на събитието, което сте домакин. Можете да наемете мястото с екипа на събитието или да наемете от трета страна.
Прогнозен бюджет. Всички разходи, приходи, субсидии и други извънредни разходи трябва да бъдат включени в бюджета. Ако не финансирате, ще завършите събитието с дебели сметки и празен портфейл, без да разберете какво току-що сте похарчили. Бъдете реалисти от първия ден, за да не бъдете изненадани по-късно!- Намерете начини да поддържате разходите ниски. Можете ли да наемете доброволци, които да работят безплатно? Помислете за места, които са по-евтини за наемане (например нечия къща)? Не забравяйте, че една малка, проста, но успешна среща е много по-добра от луксозно парти, което се проваля.
Определете часа и мястото на събитието. Това е факторът най-важно на събитието. Какво трябва да бъде времето и мястото на вашето събитие, за да могат хората да кажат: „Да, ще бъда там!“? Искате да бъдете домакин на събитието в момент, когато всички са свободни и на едно удобно място, където имате достатъчно наем!
- Вижте графика на общността, в която живеете, и помислете кой участва в събитието. Ако насочвате към домакини, организирането на дневни и квартални събития е най-добрият вариант (можете да предоставите допълнителни услуги за гледане на деца). В случай на студент-участник, проведете събитието в центъра на града една вечер през седмицата. Ако е възможно, трябва да отидете при тях Сглобяване.
- Разбира се, ще има много места за събития, които трябва да резервирате предварително. Свържете се, за да наемете тези места възможно най-скоро. Те може да са по-скъпи, отколкото си мислите!
Помислете за логистика. Трябва да мислите за логистика във всяко отношение. Как ще бъде паркирането? Способността на хората с увреждания да участват? Какво можете да направите с пространството за събития? Какво оборудване имате нужда? Ще ви трябва ли нещо допълнително срещу заплащане (напр. Напитки за оратори, значки, публикации)? Колко души ще са необходими, за да премине събитието безпроблемно?
- Много е важно да обмислите и обсъдите с членовете на организаторите, за да разгледате всички аспекти на събитието. Има ли някакви пречки, които можете да предвидите и избегнете? Гостите имат ли нужда от квартира? Какви изключения се изискват?
Помислете за маркетинг и реклама. Докато се подготвяте за събитието, изградете чернова на плаката. Този плакат трябва да включва информация за датата, часа, местоположението, основните гости, името на събитието и темата или слогана на събитието. Тъй като времето за подготовка е твърде рано, можете да отделите много време, за да обмислите внимателно тези неща - но трябва да съставите първоначална чернова, за да видите какви са разделите заедно!
- Помислете за други начини за популяризиране на събитието. Изпращане на имейли? Поща по пощата? Предоставяне на информация във Facebook, Twitter или поредица от онлайн сайтове за събития (повече за тях по-късно)? Какво ти е необходимо преди събития за ангажиране на хората и това, от което имате нужда в събития, които да ги задържат?
Пренаредете работата. Може би в момента се чувствате много объркани. Поемете дълбоко въздух и отворете софтуера на Excel. Подгответе проект на график на дейностите на събитието. Използвайте няколко електронни таблици на Excel, за да организирате мислите си. В този момент може да изглежда като излишна документация, но в рамките на следващите два месеца ще сте благодарни на себе си, че сте се погрижили за себе си.
- Разработете график на работа (със срокове) за всяка дейност. Запишете всички членове на организаторите, кога и къде имате нужда от тях. По този начин можете да планирате работата си и да избягвате въпроси по-късно.
Метод 2 от 4: Планирайте работата за 2 седмици преди събитието
Уверете се, че всичко е готово. Идентифицирайте час, местоположение, ключови гости, организатор на събитие, име на събитие и слоган. Ще има ли нищо Можем ли да заблудим? Могат ли да се случат промени в последния момент? В този момент всичко трябва да е толкова ясно, колкото е на черно-бяла хартия.
Среща с членове на организаторите. Искайте одобрение на бюджет, график и т.н. от организаторите, както и от мениджърите на събития. Сега е подходящият момент да се занимаете с въпроси. Всички ли са разбрали задълженията си още? Удобни ли са с всичко?
- Още веднъж се срещнете с организаторите, както и с доброволците, за да помислите за потенциални проблеми. Това е и идеалният момент да планирате действието си.
- Уверете се, че организаторите нямат вътрешни проблеми. Поддържайте връзка с всички ръководители на отдели, организатори, както и доброволци.
Разделете работата между различни хора и оставете човек с опит да координира всички дейности. Ако това е особено мащабно събитие, назначете няколко души да координират различни дейности под наблюдението на един човек. Членовете на организаторите трябва да имат доверие на този лидер.
- Трябва да назначите един до двама членове, които да отделят време за посрещане на гости и чат преди събитието.По принцип те са рецепционистите, отговорни за издигането на всички гости и позволяването на тези гости да видят, че за тях се грижат.
Не забравяйте да актуализирате всички онлайн страници, свързани със събитието. Вероятно вече познавате Facebook и Twitter, но има много други онлайн сайтове, които можете да използвате за популяризиране, като Eventbrite, Evite и Meetup. Ако никога не сте чували за тези страници, потърсете сега! В случай че вашето събитие е в чужбина и искате да продавате билети онлайн, Ticketbud е доста полезен.
- И разбира се, актуализирайте онлайн страницата на събитието, блога или страницата във Facebook, ако има такива. Можете да изпращате напомняния за събития, да публикувате снимки и да управлявате отговорите на събития. Колкото по-активни сте онлайн, толкова по-широко разпространено става събитието. Ако сте домакин на събитие, свързано с градинарство, декорация на дома или други творчески полета, можете също да използвате Pinterest.
Съберете спонсорство и други източници на пари от гостите. Има много видове разходи, които ще възникнат през следващите седмици и не искате сами да плащате за всичко това! Кажете се малко за началните разходи - било то наем на място за събитие, оборудване или банкетно парти? Може да се наложи да платите и някои от горепосочените суми, преди да започнете да се подготвяте за събитието.
- Уверете се, че сте изградили система за работа с документи, сертификати, фактури и други документи. Трябва да запазите всички документи за справка в бъдеще, така че колкото по-скоро се организирате, толкова по-удобно ще бъде бъдещето, особено когато вашият партньор работи непрофесионално.
Промоция на събитие. Подгответе публикации, публикувайте реклами, публикувайте в пресата, изпращайте покани, телефонни обаждания, имейл групи за контакт, срещайте потенциални участници или дарители. Как хората ще знаят и ще участват във вашето събитие? Уверете се, че информацията, която давате, е пълна, с изключение на някои въпросителни фактори - любопитството на госта също трябва да бъде стимулирано!
- Помислете за вашата целева аудитория. Ако искате да поканите старейшините, няма да губите време в изпращане на съобщения чрез софтуера Snapchat. Отидете на местата, които посещават, или използвайте инструментите, които вашата аудитория използва.
Съберете необходимите предмети за събитието. Тези елементи могат да включват медал, игра, сувенир, награда или сертификат. Има много малки и тривиални неща, на които неопитните хора не могат да обърнат внимание, но трябва да знаете всички най-малки фактори. Не забравяйте мебели, озвучителна техника, маси, покривки и други големи, важни предмети!
- Това е друго нещо, върху което трябва да отделите време, за да помислите. Не спирайте, докато не намерите 5 елемента, които сте забравили да приготвите - всичко - от химикалки и комплекти за първа помощ до батерии, кубчета лед и удължителни кабели. Вие ще искате да сте готови за всяка ситуация.
Вид всичко. Подредете за видеозапис. Организирайте транспорт за гостите. Подредете храна за почистващия екип. Списъкът може да продължи вечно, но без сортиране няма да можете да организирате събитието!
- Пригответе храна и напитки. Това е и подходящ момент за организиране на специални места за настаняване, като настаняване за хора с увреждания. Проверете дали гостите са вегетарианци или имат други специфични нужди за хранене. Много сайтове за онлайн продажба на билети ще имат раздел „самостоятелно задаване на въпроси“, който ще ви помогне да оцените специалните искания на вашите гости.
- Подгответе бюра и столове, фонове, микрофони, високоговорители, компютри, проектори, подиуми - всичко необходимо на мястото на събитието.
Подгответе списъка си с контакти. Трябва да имате телефонни номера, адреси и имейл адреси на организаторите. Направете подобен списък с VIP лица (особено важни гости) и доставчици на стоки или услуги. Когато някой не се появи или закъснее, това е списък, който можете да използвате.
- Да приемем, че банкетният екип закъснява. Какво ще правиш? Незабавно извадете списъка им с контакти и им се обадете. О, те мислят, че ще го направиш до мястото, за да го получите 90 килограма настъргано свинско месо? Както и да е. Давате списъка на г-н А, той взима камиона и отива на адреса за събиране на месо на хартията. Предотвратили сте бедствие. Сега знаете, че не бива да наемате този екип за обслужване или да давате по-ясни насоки!
Отидете до мястото на събитието с организаторите. Наблюдавайте наоколо и оценявайте паркинга, тоалетните, стаите и вратите. Потърсете места наблизо, където можете да правите фотокопия, да провеждате телефонни разговори и да купувате най-необходимото. Като цяло, дръжте мястото на събитието под ръка.
- Говорете с човека, с когото сте се свързали, за да наемете мястото. Те трябва да имат по-добро разбиране за мястото от всеки друг. Има ли проблем, за който трябва да знаете? Ограничено време? Заключена ли е вратата в определени часове? Надяваме се, че това няма да се случи - но трябва да научите и за графиците за проверка на пожарната аларма.
Метод 3 от 4: Подгответе се за 24 часа преди събитието
Бъди спокоен. Можеш да го направиш. Особено важно е да запазите спокойствие и да не се обърквате или тревожите. Подготвяте се с месеци! Всичко ще бъде наред. Колкото по-спокойни сте, толкова по-спокойни ще бъдат съотборниците ви, толкова по-добро ще бъде събитието. Освен това всичко ще приключи скоро!
- Сериозно, можете да го направите. Направихте всичко, което можете, мислейки за всички възможни проблеми - ако нещо се обърка, знаете как да разрешите проблема. И помнете: никой не може да ви обвини. Шумен гост, храната не е добра - хората ще разберат, че не можете да контролирате всичко това. Отпуснете се. Ще се оправиш.
Последна проверка с членове на организаторите. Не забравяйте да говорите с всички за начините да стигнете до мястото на събитието и кога да пристигнете. Това, което не искате най-много, е когато всички организатори ви се обадят в деня на събитието, защото не знаете къде е задният вход.
- Дори ако никой не казва нищо или не ви задава въпрос, направете всичко възможно, за да прецените нагласите на другите. Доволни ли са от работата си? Разбират ли се помежду си? Ако не, говорете с всички и се опитайте да премахнете възела. Може би някой ще се побере в друг отдел или ще работи с други.
Проверете всички покани и отговори. Избройте гостите в електронна таблица на Excel и съберете броя на хората. За повечето събития броят на потвърдените участници ще бъде не са показва броя на хората, които действително участват в събитието. Можете да имате 50 валидатора, но в крайна сметка има само 5 или участват до 500 души. Въпреки че трябва да знаете броя на валидаторите, бъдете готови да се справите със ситуацията, когато има твърде малко или твърде много присъстващи!
- Напомнете на VIP гостите за събитието. Ще бъдете изненадани от броя на хората, които казват: "О, нали. Утре, нали?" С обикновено обаждане или текст можете да избегнете това.
Отидете до мястото на събитието и проверете дали всички са готови. Стаята чиста и готова ли е? Инсталирани ли са и работят ли електронни устройства? Можете ли да инсталирате предварително всяко устройство, ако е необходимо? Подготвил ли се е персоналът напълно за събитието?
- Проверете дали събитието има достатъчно поддръжници. Естествено, най-добре е да имате повече поддръжници, отколкото са ви необходими. Може да се наложи да помолите някого за спешен случай, да имате нужда някой да забележи госта или да разрешите проблем, който не можете да предвидите. Или, знаете ли, може да се наложи някой да ви налее повече кафе.
Подгответе комплекти за участниците в събитието. Този комплект може да включва бутилка с вода, бонбон, лепенка, химикалка, брошура и всякаква друга информация, от която се нуждаят. Също така добра идея, ако искате да добавите малки сувенири.Това е страхотен акцент, показващ, че събитието е било добре организирано и в същото време кара гостите да се чувстват оценени.
- Този комплект може да бъде за гости или организатори, или и за двамата! Кой не харесва гранола и химикалка?
Планирайте информацията за събитието (текущ лист или работен лист). Ето списък на цялата необходима информация, разделена по време и / или отдел. Подгответе програма за задачи за минути с важни дейности. Шаблонът на текущия лист зависи изцяло от вас. Просто се опитайте да сведете информацията до минимум за лесно четене.
- Ако наистина ви е трудно, изградете ги видове различен работещ лист може да бъде полезен. Ораторите са по-склонни да знаят списъка с други гости, които ще бъдат къде и кога. Организаторите ще искат списък с оборудване, срокове и планове за почистване. Когато имате достатъчно време да съберете текущия лист, ще намерите това за полезно.
Направете списък с предмети, които да донесете на мястото на събитието. Колко лошо ще бъде, когато стигнете до събитието, всичко е готово, всички има ли и разбираш ли, че си забравил 12 000 чаши у дома? Това е лошо. Вие сте съсипали всичко. Затова направете списък, проверете го още веднъж и донесете всички съставки за приготвяне!
- Ако предметите са разпръснати на различни места, възложете конкретна задача на всеки човек. По този начин не е нужно да прекарвате 8 часа в бягане и събиране на тези предмети в паника. "Едно дърво не прави млади, три дървета се събират заедно, така че планината е висока" - казаха древните хора.
Метод 4 от 4: Контролирайте датата на събитието
Пристигнете рано на мястото на събитието с организатори и доброволци. Уверете се, че всички присъстват и електрониката работи правилно. Някакви въпроси в последния момент? Ако има време, нека пием безалкохолни напитки, споделяме, насърчаваме всички и си почиваме! Можеш да го направиш. Ти си готов.
- Уверете се, че организаторът носи специална значка или носи някои разпознаваеми предмети под ръка, така че участниците в събитието да могат да поискат помощ при нужда. Понякога костюмите каки не са достатъчни.
Всякакви неща, вътре и отвън. Имате ли нужда от балони на пощенската кутия? Плакати в ъгъла на стаята? Ами вратата и покрай коридора? Ако вашите гости трябва да преминат през хаотичен лабиринт, за да стигнат до мястото на събитието, трябва да поставите много знаци, които да ви водят.
- Банери за добре дошли и други информационни табла пред сградата ще бъдат особено полезни. Искате хората да могат да разпознаят мястото на събитието точно от улицата. Няма какво да се чудим за това!
- На събитието има рецепция и регистрирани гости. Когато гостите влязат на вратата, те трябва да видят какво точно трябва да направят. В противен случай те ще се навъртат в състояние на несигурност и дискомфорт. Помните ли секцията за прием, спомената по-горе? Моля, назначете някой да застане до вратата, за да посрещне и отговори на всички въпроси на госта.
- Плаваща музика! Музиката ще изтрие срамежливата атмосфера на събитието.
Уверете се, че участниците в събитието знаят какво се случва. Ако говорител закъснее, ще трябва да уведомите за забавяне на събитие. Ако храненето отнема повече време от очакваното, гостите на събитието трябва да са наясно с всички промени в графика. Много рядко се случва събитията да протичат по план - така че, когато графиците не се следват внимателно, уверете се, че страните продължават да говорят.
Направи снимка! Може да искате да отбележите това. В същото време хората ще бъдат развълнувани да видят някой, който държи камера, за да заснеме моментите на събитието. Направете снимка на банера на вашия спонсор, банера ви, портала за добре дошли, рецепцията и т.н. Можете да използвате тези снимки и за следващата година!
- Ако е възможно, оставете приятел или професионален фотограф да свърши работата. Имате достатъчно работа! Трябва да разговаряте и да ядете с гостите, така че някой друг трябва да се погрижи за фотосесията.
Поставяне на документи след събитието. Трябва да сте внесли някаква идея във възприятието на гостите и искате те да напуснат събитието с конкретни мисли, размисъл или решителност да действат. Затова подгответе брошура или какъвто и да е предмет, който те могат да носят със себе си след събитие.
- Може да помислите за анкетиране за скорошното събитие за този раздел. Осигурете им средства да изразят мнението си, какво да подобрят и какво искат на следващото събитие. И разбира се, как могат да се включат!
Почистете местата за събития! Проверете брояча на захранването, премахнете банерите, почистете мебелите и много други. Ще искате сайта да се върне в първоначалното си състояние - особено когато плащате наема и искате да се върнете. Можете също така да избегнете допълнителните такси, наложени от вашия доставчик на място. Разделете работата равномерно, така че процесът на почистване да е възможно най-бърз и нежен.
- Проверете отново, за да сте сигурни, че няма оставени ценности. Ако е така, подгответе формуляр за иск за изгубен елемент.
- Ако повредите нещо, моля, уведомете човека, с когото сте се свързали, за да наеме мястото. Честността и откровеността винаги е най-доброто отношение.
- Премахнете колкото е възможно повече боклук. След това отделът за поддръжка ще поеме.
Погрижете се за всички мисии след събитието. В зависимост от вида на събитието, което организирате, може да нямате какво да правите след събитието или ще има дълъг списък с хора, на които да благодарите, както и чакащи разписки. Ето няколко идеи, за да започнете:
- Благодаря на всички членове на организационния комитет, особено на спонсорите и доброволците. Не можете да организирате събитие без тях!
- Завършете и се справете с паричните въпроси. Това трябва да се направи възможно най-бързо, колкото по-малко недостатъци, толкова по-добре.
- Организирайте парти на благодарност на онези, които са ви помогнали. Искате вашите съотборници да се чувстват благодарни и в същото време искате вашите спонсори да видят, че са донесли промяна и добра кауза.
- Раздайте сувенири или други публикации на заинтересованите страни.
- Прехвърляйте фактури на спонсори и други.
- Публикувайте снимки на онлайн страницата на събитието.
Проведете среща, за да се поучите от опита и да се справите по-добре следващия път. След като всичко свърши, какво искате да направите по различен начин? Какво работи и кое не? Искате ли да бъдете домакин на подобно събитие? Какво научи?
- Ако получите отговор от всички, прочетете всички. Дори и да не получите отговор от гости, попитайте организаторите на събитието! Как мислят те? Радваха ли се на това време? Вероятно само защото гранулата и писалката бяха свободни, нали?
Съвети
- Списък на документите за изготвяне:
- Временен бюджет
- График на събитията (час на всяка програма в събитието)
- Покана
- Списък с гости
- План за действие
- График на работа (график на завършване)
- Документация за прессъобщения
- Реч
- Списък на присъстващите
- Речи на страните (приложете автобиография на оратора)
- Работна програма
- Графикът е разделен на минути
- Списък с мрежи за контакти (телефонен номер на член на организатора)
- Списък с предмети, които да носите
- Списък на задачите, които трябва да бъдат изпълнени
- Доклади за събития (за преса и други)
- Преди събитието определете лица / отдели, които да отговарят за следните области:
- Дарители
- Присъстващите
- Важен гост, лектор
- Дизайн, печат, събиране на статии и оценка на тези продукти
- Награди, сувенири, подаръци, банери, сертификати
- Превозни средства, кетъринг, организация на събитието, декорация, фонове, паркинг
- Медии, PR (външни отношения), Маркетинг
- Фактори, които трябва да се вземат предвид при избора на място и договаряне на цени:
- Капацитет на сайта (брой участници, с изключение на тези, които не са официално посетени)
- Наличност на храна (в случай, че на това място се предлагат ястия)
- Час (начален и краен час на събитието)
- Осветление (в случай, че събитието се провежда през нощта)
- Има климатик или не
- Осигурено е необходимо оборудване (микрофон, високоговорители и др.)
- Мебели (мебели, кърпи за маса и др.)
- Могат ли да се провеждат музикални и развлекателни събития на мястото (с по-малко официални представления)
- Генератор
- Лесен достъп до мястото - независимо дали мястото е в центъра на града или не (дали делегатите могат да присъстват без затруднения)
- Специална стая за организаторите, съблекални и др.
- крайна цена
- В деня на събитието възложете лицето / отдела да отговаря за следното:
- Обща координация
- Тоалетна
- Храна
- Работи на терена
- Домакин (MC)
- Компютри, проектори
- Фотограф
- Рецепционист
- Контрол на тълпата и PR с тълпата
- Зона за паркиране
- Защитете
- Разпределете документи и консумативи (подаръци и сертификати на конкретни лица, както и на всички участници в събитието)
- Фактори, които трябва да се вземат предвид при вземане на решение за датата на събитието:
- Ще бъдат ли на разположение основният гост и други VIP гости за деня
- Кой ден е най-подходящ за вашата целева аудитория?
- По всяко време може да не предавате работата и отговорностите си на друг човек.
- Работата е отговорна.
- На време. Ако закъснеете, докладвайте изцяло и незабавно работата на човека, за когото трябва да докладвате.
- Когато възникнат проблеми, не обвинявайте другите, не мислете твърде много и причинявайте повече стрес, намерете начини да разрешите проблема.
- Уверете се, че разполагате с план за евакуация при спешни случаи. Ако вашето събитие е мащабно, уверете се, че полицията и лекарите са дежурни.
Внимание
- Не изпадайте в паника или стрес. Спокойната поза ще доведе до по-добри резултати.
- Бъдете подготвени за всяка ситуация. Понякога ще има неща извън вашия контрол. Ако сте член на организаторите, не се ядосвайте, когато някой ви крещи, този човек може просто да е напрегнат. Ако сте координатор, не се стресирайте и не се паникьосвайте. Моля, спокойно направете всичко. Опитайте се да обмислите възможните ситуации и какво бихте направили в тези ситуации.
