Съдържание

• Стъпвам
• Метод 1 от 2: Част 1: Имайте подходящите умения
• Метод 2 от 2: Част 2: Бъдете представителни
• Съвети
• Предупреждения

Всяка компания, която приема посетители, се нуждае от рецепционист. Рецепционист е някой, който приема посетители на гишето на компанията или институцията. Обикновено това е първият човек, който посетителят трябва да срещне, и както знаете, първите впечатления винаги са много важни. Рецепционистът трябва да приеме посетителя учтиво и да отговори правилно, също по телефона или по имейл. Това е сякаш визитната картичка на компанията.

Стъпвам

Метод 1 от 2: Част 1: Имайте подходящите умения

1. Имате отлични организаторски умения. Като рецепционист вие сте визитната картичка на компанията - вие сте човекът, с когото клиентът говори първо и при когото служителите идват за информация и планиране. В допълнение към приемането на обаждания и насочването на посетителите, често се налага да се справяте с клиенти, да организирате всякакви събития, да уреждате срещи и т.н. Тъй като това предполага много отговорности, важно е вие ​​като рецепционист да сте добре организирани, така че направи няколко неща едновременно. може да направи. Ако не можете да поемете няколко задачи едновременно и да ги изпълните в правилния ред, няма да издържите дълго като рецепционист.
   • Един добър начин да се организирате е да инвестирате в система за архивиране, с която можете да работите. Важно е да знаете какви документи и информация може да са необходими на вашия шеф, колеги и клиенти. Съхранявайте цялата тази информация в различни папки - на работния плот на компютъра или на хартия. Организирайте системата си по начина, който работи най-добре за вас - ако имате нужда от неонови лепенки за това, това също е добре.
   • Това, че сте организирани, означава също, че можете да се мотивирате - не е нужно някой да ви казва как да направите нещо или да ви държи на правия път. Ако сте добре организирани, знаете точно кои задачи трябва да изпълните за един ден и кои неща имат приоритет.
   • Уверете се, че имате под ръка (много) телефонни номера, например тези на колеги, изпълнители, продавачи, спешни служби и др. Всички те ще ви трябват в определено време. Съхранявайте телефонните номера в специална компютърна програма или в Rolodex.
2. Уверете се, че имате малко технически познания. Най-важната технология, с която рецепционист трябва да се справи, е телефонът - и всички онези бутони и линии, свързани с него. Компютърните умения също са незаменими - повечето рецепционисти трябва да знаят как да изпращат имейли и да са добри в използването на текстов процесор. Също така е полезно, ако знаете как да създавате електронни таблици и да използвате програми, специфични за компанията, в която работите.
   • Имайте предвид, че най-вероятно ще трябва да имате възможност да боравите с копирната машина, скенера и принтера (и да отстранявате проблеми, които вашите колеги изпитват при работа с тези устройства). Ако знаете какъв вид оборудване използвате, задълбайте в ръководствата, за да можете да решите най-често срещаните проблеми.
3. Бъдете надеждни. Очаква се рецепционистът да е на бюрото си по всяко време - компанията получава лошо име, ако никой не отговаря на телефона, или ако времето за чакане е много дълго. Поставете доверието като свой приоритет - ако шефът ви знае, че може да разчита на вас и че винаги сте там, за да помогнете, вие се правите незаменим.
4. Бъдете добър слушател. Важна част от това да сте рецепционист е да слушате други хора - по телефона, когато клиент задава въпрос на бюрото или когато информацията ви се предава. Ако сте добър слушател, можете да работите по-ефективно - ще можете да решавате проблеми по-лесно, ако веднага разберете какво някой иска от вас и можете по-добре да насочите клиентите към отдела, където могат да им помогнат.
5. Правете си бележки за всичко. Когато шефът ви помоли да направите нещо, направете си бележки за подробностите. Когато клиент се обади, не забравяйте да запишете своята информация (име, данни за контакт, какво иска и т.н.). Бележките ви помагат да останете организирани и ви напомнят за всички малки неща, които идват в един ден. Запишете си бележките в тетрадка или тефтер и ги държете винаги със себе си. Ще бъдете изненадани колко полезно е това, особено ако искате да знаете какво е искал този човек, който се е обадил преди пет часа.
   • Уверете се, че сте изписвали подробно съобщенията и четете написаното от вас. Повторете съобщението и / или данните за контакт, докато го записвате, за да сте сигурни, че разполагате с правилната информация.
6. Отговорете учтиво на телефона със стандартен поздрав, като например „Добро утро, говорите с ____ (вашето име), от ____ (име на фирма), как мога да ви помогна?Не забравяйте да отговорите на телефона след едно или две позвънявания. Не е добре хората да бъдат задържани за повече от минута (това е по-дълго, отколкото си мислите).
   • Вслушайте се внимателно в името на човека, когото обаждащият се моли. Повторете, ако искате да се уверите. Попитайте дали повикващият може да напише името, ако е трудно да се разбере.
   • Прехвърлете разговора спретнато със стандартна фраза, като например „Чакай малко, ще те изпратя до господин Смит“. Или ако лицето е в разговор: "Мистър Смит в момента е в разговор. Искате ли да изчакате или да предам съобщението?". Учтиво благодарете на обаждащия се и прехвърлете обаждането.
7. Поздравете доставчиците на колети със същия професионализъм и любезност като всеки друг посетител. Може да се наложи да подпишете за доставка. Уверете се, че подписът ви е четлив. Доставчикът може да се нуждае от указания къде да постави пакета. Уверете се, че се свързвате с подходящите служители по такива въпроси.
8. Приемайте клиенти, които идват в бизнеса ефективно и учтиво. След като посетителят ви каже кои са те и кого търси, вие се свързвате с този човек и му кажете кой е там. Стандартно изречение, което можете да използвате за това, е: „Г-н Смит, г-жа Янсен от XYZ b.v. е тук за срещата в 2 часа“. Винаги се опитвайте да посочите собствено и фамилно име и компанията, която представляват. Полезно е да попитате дали той / тя има уговорена среща. След това г-н Смит ще даде допълнителни инструкции къде да накара клиента да чака и колко време ще отнеме. След това можете да кажете на посетителя: „Мистър Смит ще дойде след минута“. Или: "Г-н Смит казва, че приключва среща и че ще бъде там след 5 минути. Моля, седнете".

Метод 2 от 2: Част 2: Бъдете представителни

1. Имайте положително отношение. Както бе споменато по-горе, рецепционистът е визитната картичка на компанията - клиентите ви виждат първо и отговарят на въпроси на хора, които не могат да дойдат в офиса. Никой не иска да бъде посрещнат от кисело или нацупено лице. Винаги имайте усмивка на лицето и весела личност. Бъдете търпеливи към трудни клиенти, дори да ви изнервят.
   • Дори да имате много труден клиент, продължавайте да си напомняте, че имате силна, щастлива личност. Кажете си, че те изкарват своите разочарования върху вас, но знайте, че докато правите всичко възможно, за да ги приспособите, вие не сте този, който прави нещо нередно. По-добре да запазите хладнокръвие, отколкото да избухнете.
2. Пригответе поздрав. Винаги е важно да поздравите клиентите приятелски. Дори ако трябва да довършите нещо, преди да можете да помогнете на клиента, важно е да го поздравите, за да знаят, че са видени и че ще им бъде помогнато.
   • Например, можете да поздравите с: "Добро утро! Ако седнете, ще бъда до вас!".
3. Бъдете учтиви. Бъди уважителен. Отнасяйте се към всички така, сякаш те са най-важният човек, който влиза в офиса днес. Това е вашата работа - никой не се интересува, че сте прекарали часове в задръстване тази сутрин, или че току-що сте изляли кафе върху новите си кожени обувки. Оставете личните грижи у дома. Накарайте клиента да се чувства комфортно и да му е приятно да разговаряте с вас.
4. Представител на роклята. Вие представлявате компания, така че трябва да изглеждате спретнато. Инвестирайте в дрехи, които отговарят на корпоративната култура. Ако сте рецепционист в определен вид бизнес (например марка дрехи), може да е добре да носите дрехи от тази марка. Склонете се към консервативната страна, освен ако не работите на място, където модата или други фактори са важни.
   • Проверете дали вашата компания има специфични разпоредби относно облеклото. Възможно е вашата компания да е добре с официално работно облекло, но никога не ви помнете да се облечете се официално (спортните панталони може да не се оценят).
5. Винаги изглеждайте спретнато.

Съвети

• Дръжте личните неща отделно от работата. Това също означава, че не работите с лични разговори и имейли по време на работа. ИТ отделът може да наблюдава вашите компютърни дейности.
• Бъдете мили с мениджърите, вижте дали можете да им помогнете, когато няма какво да правите.
• Не забравяйте кой ви плаща заплатата и винаги бъдете уважителни към тях.
• Намерете някой, който може да държи под око бюрото или телефона, когато трябва да отидете до тоалетната, когато излизате за обяд, на почивка и т.н. По този начин няма да ви очакват гневни хора, когато се върнете.
• Попитайте колегите дали можете да помогнете с нещо. Можете да създадете приятели по-добре, като помагате, отколкото враговете, като се оплаквате.
• Работата с поща често също е част от вашата работа. На първия си ден веднага разберете къде трябва да отиде, кой и кога ще го достави.
• Винаги бъдете готови да научите нова задача. Многофункционалността може да ви донесе много.
• Напишете съобщения в два екземпляра и дайте копие на лицето, за което е предназначено съобщението. Или използвайте дневник, той улеснява намирането, особено ако търсите име или телефонен номер.

Предупреждения

• Никога не казвайте „няма да.“ Тогава бързо ще загубите работата си.
• Не се преструвай, че си мил. Хората виждат точно през него. Бъдете искрено заинтересовани, учтиви и уважителни. Ако не можете да направите това, не трябва да ставате рецепционист. Вие сваляте репутацията на компанията. Тогава по-скоро потърсете офис работа, където не е нужно да излизате публично.
• Не спорете с клиент или повикващ. Насочете го към по-висшестоящ.