Съдържание

• Стъпвам
• Метод 1 от 2: Автоматичен преглед
• Метод 2 от 2: Ръчно групиране на данни
• Съвети
• Предупреждения

Excel има някои наистина полезни функции, ако знаете къде да ги намерите. Най-лесните за усвояване употреби са групирането и прегледът, които могат да сведат до минимум големи количества данни и да улеснят работата със сложни електронни таблици. Предприемете следните стъпки, за да се възползвате от групирането на данни както в по-новите, така и в старите версии на Excel.

Стъпвам

1. Отворете файла, с който искате да работите. Групирането е много полезно, за да се направят големите таблици по-управляеми по отношение на размера и презентацията, но за простота използваме малка електронна таблица за тази демонстрация.
2. Отидете на данни. В по-новите версии на Excel това е част от лентата. Ако имате по-стара версия, кликнете върху нея Данни падащо меню.

Метод 1 от 2: Автоматичен преглед

1. Отидете на данни > Групиране > Автоматичен преглед. В по-старите версии на Excel отидете на Данни> Общ преглед> Автоматичен преглед.
   • Excel търси данни, които са в логически единици при групиране (напр. заглавия в началото и общите формули в края), избира ги и ви дава възможност да ги минимизирате. Когато Excel посочи, че не може да се създаде автоматичен преглед, това е така, защото в електронната таблица няма формули. В този случай трябва да групирате данните ръчно (вижте Ръчно групиране на данни).
2. Вижте автоматичния преглед на вашата електронна таблица. В зависимост от сложността и оформлението на вашата електронна таблица ще откриете, че отделните части от вашите данни са разделени на групи, обозначени с квадратни скоби в горната и лявата част на вашия диапазон от клетки. Примерният работен лист е много прост и е групиран само на едно място.
   • В примерния преглед данните между първия ред (заглавката) и последните два реда (които съдържат и двете формули) се групират автоматично. Клетка B7 например съдържа формула SUM.
     
     
     
     
   • Щракнете върху бутона [-], за да минимизирате група данни .
     
     
     
     
   • Вижте данните, които остават. Това обикновено е важна информация, която дава на потребителя на електронната таблица възможността да влезе по-задълбочено в детайлите, което прави електронната таблица по-лесна за надзор.
     
     
     
     
3. Премахнете автоматичния преглед, ако искате. Ако Excel е интерпретирал погрешно определени данни и не сте доволни от резултатите, можете да изтриете общия преглед отново, като отидете на данни > Разгрупиране (или Общ преглед) и тогава Ясен преглед да изберете; от този момент можете ръчно да групирате и разгрупирате данни (вижте метода по-долу). Ако автоматичният преглед се нуждае само от няколко промени, тогава можете да си спестите време, като направите малки корекции.

Метод 2 от 2: Ръчно групиране на данни

1. Изберете клетките, които искате да минимизирате. В този случай искаме да покажем заглавките и общия сбор само след минимизиране на данните, така че избираме всичко между тях.
2. Отидете на данни > Групиране > Групиране . За по-стари версии на Excel отидете на Данни > Общ преглед > Групиране.
3. Когато бъдете подканени, изберете Редове или Колони. В този пример искаме да свием данните вертикално, за да изберем Редове.
4. Вижте частта от данните, която е групирана. Сега е маркирана с квадратна скоба по лявата страна или горната част на клетките.
5. Щракнете върху бутона [-], за да намалите.
6. Изберете и групирайте други секции по желание. Разширете текущата селекция, ако е необходимо (чрез натискане на [+]), след това повторете стъпки от 1 до 4, за да създадете нови групи. В този пример ще създадем нова подгрупа в рамките на първата група, без междинните суми, така че избираме всички клетки между заглавията и междинните суми.
   • Погледнете частта от данните, която е групирана.
     
     
     
     
   • Минимизирайте новата група и забележете разликата във външния вид.
     
     
7. За да разгрупирате раздел: изберете този раздел с клавиша Shift и отидете на данни > Разгрупиране > Разгрупиране. В по-старите версии на Excel отидете на Данни > Общ преглед > Разгрупиране
8. За да разгрупирате всичко, отидете на данни > Разгрупиране (или Общ преглед) > Разгрупиране.

Съвети

• Често функцията AutoOverview не работи точно както искате. Ръчният преглед - тоест създаването на поредица от групи - понякога е по-опростен и по-фокусиран върху данните във вашата електронна таблица.
• Не можете да използвате тази функция, ако работният лист е споделен.

Предупреждения

• Използвайте групиране не ако искате да запазите файла на Excel като html страница.
• Използвайте групиране не ако искате да защитите работния лист; потребителят няма да може да разширява или свива редовете!