Съдържание

• Стъпвам
• Метод 1 от 3: Използване на списък
• Метод 2 от 3: Използване на график
• Метод 3 от 3: Премахване на разсейването

Може би сте студент с пълен график за натоварване и се опитвате да управлявате времето си по-добре или сте работодател, който иска да се увери, че служителите му спират да губят време. Независимо каква е вашата роля, вероятно ще искате да се съсредоточите върху това как да създадете ежедневие, което да гарантира, че няма да губите време и да извлечете максимума от деня си, който можете. Организационните стратегии като списъци и графици могат да бъдат полезни, както и предприемането на стъпки за премахване на всички разсейващи фактори, които отнемат вашето ценно време.

Стъпвам

Метод 1 от 3: Използване на списък

1. Създайте списък със задачите си за деня. Започнете с лист хартия и химикал. Помислете за задачите, които искате да планирате за деня, или за задълженията, които имате, и ги запишете всички. Това може да е списък като „хранителни стоки, пране, почистване, домашна работа“ или „отчети за състоянието на клиентите, имейли, срещи, документи“.
   • Добавете колкото се може повече задачи към списъка, от по-малките към по-големите. Опитайте се да помислите за всяко задължение или задача за деня, за да сте сигурни, че влиза в списъка ви с приоритети.
2. Организирайте задачи от най-висок до най-нисък приоритет. Един от начините да работите по-умно е първо да се съсредоточите върху най-високия приоритет и след това да преминете през списъка до точките с най-нисък приоритет. Това се нарича правило 80/20, според което дейностите, които ще ви предложат най-голяма полза, трябва да отнемат 80% от времето ви. Дейностите, които ви дават най-малко, трябва да отнемат около 20% от времето ви.
   • Прегледайте списъка си и дайте на всяка задача номер от най-високия до най-ниския приоритет. След това трябва да ги подредите, така че да бъдат подредени от най-високата към най-ниската, като им се даде приоритет и какво ви носи всяка задача.
3. Създайте групи от свързани задачи. След като имате номериран и подреден списък с приоритети, създайте по-малки групи от задачи, които съставляват определен процес. Например създайте група от задачи като отговор на имейли и обаждане на клиенти, които съставляват едночасов процес и го наречете „контакт с клиенти“. След това можете гладко и лесно да завършите всяка задача в рамките на определения период от време.
   • Опитайте се да направите това за всичките си задачи, за да не се налага да превключвате между различни процеси или да губите време, за да разберете коя задача да завършите следващата. Групирането на свързани задачи ще ви помогне да подобрите управлението на времето си и да намалите стреса си, докато работите през списъка с приоритети.
4. Дайте си по-малко време за всяка задача. Според закона на Паркинсон, ако имате по-малко време за изпълнение на задача, ще намалите времето, необходимо за изпълнението на тази задача. Вместо да преразпределяте времето, ограничете времето, което освобождавате за всяка задача, така че да сте принудени да я изпълните по-бързо. Можете да започнете да правите това внимателно, като постепенно отделяте по-малко време за всяка задача, докато стигнете идеалната точка, в която нямате чувството, че трябва да бързате, но също така нямате време да се бавите или губите.
   • С течение на времето ще развиете добро чувство за управление на времето, особено ако сте принудени да отделите не повече от ограничен период от време за всяка задача. Това е полезно, ако сте склонни да се придържате към една и съща рутина или ако се занимавате с подобен списък със задачи всеки ден.
5. Наградете се, когато списъкът е завършен. След като маркирате всички задачи от вашия списък, обикновено в края на работния си ден, трябва да си дадете малка награда. Това може да е приятна вечеря, чаша вино или време за забавление и релакс. Награждаването на себе си ще гарантира, че имате мотивация да изпълнявате всичките си задачи всеки ден.
   • Можете също така да определите каква ще бъде вашата награда, преди да започнете деня, за да можете да използвате наградата като мотивация за изпълнение на задачите си. Например, кажете, че трябва да учите за тест и имате планове да излезете на вечеря с приятели. След това използвайте тези планове за тази вечеря като причина да продължите да учите и да изпълните тази задача днес, за да не пропуснете вечерята.

Метод 2 от 3: Използване на график

1. Направете си график за всеки час от деня си. Напишете това на лист хартия или използвайте календар на компютъра си, за да създадете полета за всеки час от работния си ден или часовете от деня, в който сте будни. Това може да бъде от девет до пет или от десет до седем. Въпреки че не е нужно да попълвате всеки период от време точно до минута, може да е полезно да се уверите, че всеки час от деня ви е включен в графика ви.
   • Започнете с попълване на всеки час от деня с необходимата задача за този ден. Можете да започнете с най-важните задачи и след това да продължите да работите, докато стигнете до най-малко важните задачи. Ако се смятате за сутрешен човек, можете да решите да планирате по-трудните задачи по-рано през деня, но ако знаете, че обикновено започвате едва след обяд, можете да решите да направите по-сложните задачи малко по-късно през деня ... ден. Опитайте се да адаптирате графика си към вашите собствени нужди и работни навици, тъй като по този начин, ако започнете да го използвате, шансовете за успех на графика ще бъдат по-големи.
   • Можете да създадете шаблон за вашия график на бяла дъска или календар (на вашето мобилно устройство), така че да можете да го актуализирате всеки ден, в зависимост от вашия график за този ден.
2. Давайте си 10-минутна почивка на всеки един до два часа. Може да е трудно да се съсредоточите върху задача или група задачи за повече от 1-2 часа. Уверете се, че правите 10-минутна почивка на всеки час или на всеки два часа, за да не се чувствате претоварени или претоварени. По време на тази мини-почивка трябва да станете и да се разходите из офиса или да говорите с колега в кафенето. Можете да вземете чаша кафе или да направите кратка разходка навън. Опитайте се да правите почивките не по-дълги от 10 минути или по-малко, за да не се нарушава графикът ви.
   • Можете също така да правите 10 дълбоки вдишвания на всеки час, за да изчистите ума си и да си направите почивка. Това може да ви помогне да придобиете различна гледна точка за задачата, която правите или ще вършите, и да ви фокусира за известно време, въпреки натоварения работен ден.
3. Опитайте се да изпълните всяка задача правилно от първия път. По-добре е да отделите време и веднага да свършите всяка задача правилно, отколкото да бързате в календара си и да пропускате поглед върху всяка задача. Преглеждането на имейлите ви бързо може да доведе до постоянен обмен на имейли, особено ако изпращате загадъчни или объркващи имейли до клиентите. Настъпете спирачките и отделете време, за да напишете ясни имейли или да прочетете бележките си от училище. Получаването на задача правилно от първия път може да ви спести много загубено време в дългосрочен план.
4. Помолете приятел или колега да ви държи фокусирани от време на време. Понякога се нуждаем от подкрепата на другите, за да останем съсредоточени върху задачите, които трябва да бъдат изпълнени. Помолете близък приятел, родител, брат или сестра или колега да проверява от време на време вашия график.
   • След това те могат да ви донесат чаша кафе или да кажат нещо хубаво, за да можете да отделите момент за усмивка или смях и след това да се върнете към ежедневните си задачи. Въпреки че можете да сте заети, просто общуването с приятел може да подобри настроението ви и да доведе до по-добро управление на времето.

Метод 3 от 3: Премахване на разсейването

1. Избягвайте случайно да проверявате имейлите си. Случайната проверка на имейла ви може да създаде модел „старт-стоп-старт“ в работния ви ден и да доведе до загуба на време. Избягвайте постоянно да отваряте програмата си за електронна поща през целия ден, особено ако трябва да се съсредоточите върху съвсем друга задача. Планирайте 3 пъти през деня, за да проверите имейла си: рано сутрин, след обяд и в средата на следобеда. Това гарантира, че няма да се разсейвате от непрекъснат поток от имейли през целия ден и че сте отделили време, което да отделите за обработка на имейлите си.
   • Същият принцип може да се приложи и към други форми на комуникация, като вашата гласова поща, текстови съобщения или телефонни разговори. Не се опитвайте да бъдете достъпни през цялото време, освен ако не очаквате важно съобщение или телефонно обаждане. Това ограничава всякакви прекъсвания в работния процес и ви помага да се придържате към графика си.
2. Изключете телефона и връзката си с интернет. Ако е възможно, изберете поне един час от работния си ден, когато телефонът и интернет връзката ви са изключени. По този начин можете напълно да се концентрирате върху работата си, където е необходимо, без да отвличате вниманието от телефона или интернет.
   • Запазването на това разсейване може също да ви помогне да напишете дипломна работа или изчерпателен доклад. Заглушавайки телефона си, се уверете, че нямате оправдание да проверявате телефона си на всеки пет минути или да се всмуквате да превъртате през социалните медии.
3. Нека другите около вас знаят, че не искате да ви безпокоят. Опитайте се да не насърчавате другите да ви разсейват или да разсейвате другите, като уведомявате всички около вас, че работите.Това може да означава затваряне на вратата ви или поставяне на табела, че не искате да ви безпокоят. Можете също така да изпратите имейл до офиса, за да напомните на всички, че определени часове са тихи работни часове.
4. Опитайте се да не се разсейвате от рутината си. След като съставите списък със задачи (или работен график), включително мерки за безопасност, за да не се разсейвате, използвайте волята и концентрацията си, за да се придържате към рутината си. Повечето хора знаят разликата между добре използваното време и загубеното време, така че внимавайте да не попаднете в капан, губещ време. Използвайте графика си като опора и в края на деня ще се насладите на чувството за постижение и добре прекарано време.