Съдържание

• Стъпвам
• Част 1 от 3: Определяне на най-добрия начин за планиране
• Част 2 от 3: Съставете графика си
• Част 3 от 3: Придържайте се към графика си
• Съвети

Ако се страхувате от огромната купчина неща, които трябва да правите всеки ден, планирането може да бъде чудесен начин да ви помогне. Планирането ви помага да бъдете по-продуктивни и да правите всичко по-ефективно. Направете си дневен график, с който да бюджетирате времето си. С график ще бъдете по-малко стресирани и можете да извлечете най-доброто от себе си. Доброто планиране включва осъществимо количество задачи и много свободно време. Изпробвайте различни методи, за да намерите този, който работи за вас.

Стъпвам

Част 1 от 3: Определяне на най-добрия начин за планиране

1. Вземете бележник или отворете приложение за планиране на телефона, таблета или компютъра си. Първата стъпка в планирането е да намерите метод, който работи за вас и да се придържате към него.
   • Опитайте различни методи за първата седмица. Бележник или хартиен календар и различни приложения. Определете с какво най-много ви харесва да работите.
   • Налични са много приложения, които могат да ви помогнат да планирате. Някои приложения са само списък със задачи; други са пълни инструменти за управление на производителността. Може да е изкушаващо да използвате няколко приложения едновременно. Бързо обаче губите общия преглед. Вместо това изберете едно приложение, което работи добре за вас.
   • Някои хора обичат да работят с писалка и хартия, други с офлайн приложение, а някои с приложение, което можете да използвате на множество устройства. Няма значение кой ще изберете, стига да изберете и да се придържате към него.
2. Запишете датата. Независимо дали работите на хартия или в приложение, започнете с записване на датата.
   • Ако използвате календар, датата вече е там. След това преминете към правилния ден.
   • Записването на датата и евентуално деня от седмицата ще ви помогне да съсредоточите вниманието си. Ежедневният график е за тук и сега, а не за това, което може да се наложи да направите в бъдеще.
3. Запишете всичко, което трябва да направите. Не всеки прави същото за един ден. Но независимо дали сте на работа, ходите на училище или вършите домакинска работа, важно е да запишете всички задачи за деня. Запишете всяка информация, която е важна за изпълнение на задачите навреме.
   • Ако имате среща в 10:30 ч., Също напишете къде е тази среща, с кого и колко дълго ще продължи срещата. Запишете и какво да донесете на срещата.
   • Може да е малко пъзел, за да разберете каква информация има смисъл да включите. Използвайте първата седмица като тестова седмица. Опитайте различни неща и вижте кое работи най-добре за вас.
   • Целта на добавянето на информация е да ви помогне да бъдете по-добре подготвени. Опитайте се да включите повече информация, отколкото само времето. Ако смятате, че включвате твърде много информация, не се колебайте да оставите малко. Ограничете се до информацията, която ви кара да се чувствате подготвени.
4. Придържайте се към този метод на планиране. След като сте избрали метод, задръжте го.
   • Ако сте намерили приложение, което ви позволява да правите каквото е необходимо за вашия график, използвайте само това приложение и не използвайте второ до него. Освен ако работата ви изисква да използвате множество методи, важи „колкото по-малко, толкова по-добре“.
   • Може би обичате да записвате планирането си на хартия. По време на работа може да се използва цифров календар. Това означава, че използвате два метода един до друг за вашето планиране. Можете, но се опитайте да ги държите на разстояние.

Част 2 от 3: Съставете графика си

1. Установете нива на приоритет. Не всяка задача бърза еднакво. Освен това има големи и малки задачи. Разработете своя собствена система за това; правете това, което е най-смислено за вас.
   • Ако искате да планирате всичко от момента, в който станете, до момента, в който се върнете в леглото, може да е полезно да настроите дневния си график в хронологичен ред. Ако използвате приложение за календар, създайте отделен календар за дневния си график. Можете да използвате този календар "ежедневна рутина", докато не се нуждаете от различен календар за конкретна задача.
   • Често не планирате всичко, което трябва да направите, например станете и пригответе закуска. Ако предпочитате да планирате само задачите, които не се връщат всеки ден, може да е по-удобно да запишете задачите от най-големите до най-малките, а не в хронологичен ред.
   • Всеки начин на планиране е добър, стига да ви подхожда и можете да се придържате към графика. За някои задачи е важно да ги изпълнявате в точно определено време. Среща например, но също така и пазаруването, което трябва да се направи преди времето за затваряне. Можете да планирате други задачи по важност. Например, ако имате среща в 11:30 ч., Можете да планирате една или две задачи, които са важни за изпълнение на този ден. След това можете да правите по-малко важни задачи следобед. По това време, когато срещата ви изтече, сте направили най-важните неща.
2. Запишете първо важните задачи. Опитайте се да изградите графика си около най-важните задачи. В рамките на вашата собствена система е добре да се уверите, че имате време за важните задачи, преди да планирате по-малко важните.
   • Дори ако съставяте дневния си график в хронологичен ред, важно е да знаете кои задачи задължително трябва да изпълните този ден и кои могат да бъдат отложени, ако е необходимо. Първо планирайте важните и основните задачи и след това вижте колко малки или малки задачи можете също да планирате.
   • Започвайки с най-големите и най-важни задачи ще ви даде добра представа за това колко сте заети през този ден. По този начин избягвате да планирате твърде много задачи. Вашата цел е да изпълните всички планирани задачи; така че не планирайте толкова много, че да не можете да преминете вече.
3. Запишете времето за начало и край за всяка задача. Независимо дали правите това в приложение, в календар или в бележник, записването на началното и крайното време ще ви даде по-добра представа дали все още спазвате графика.
   • Стартирането на всяка задача навреме ще ви принуди да не се разсейвате по-малко.
   • Задаването на време за досадни дейности (като почистване) предотвратява отлагането. Планирайте начален час за досадни работи и ги правете по това време, вместо да правите "еднократно" миене на съдовете днес, които все още са там в 23:00 ...
   • Записването на началните и крайните часове ви дава добра представа за това как изглежда вашият ден. След това ще имате добро впечатление къде се намирате в определен момент и дали трябва да коригирате планирането си.
4. Оставете малко свобода. Изкушаващо е да планирате целия си ден, само за да свършите възможно най-много. Можете да направите това, ако имате много срокове, но е по-добре да вградите известна гъвкавост в планирането си.
   • Често можете лесно да планирате осем часа с ежедневни задачи. Винаги обаче се случват неочаквани неща. Обажда се вашият колега, майка или приятел, шефът ви идва с бърза работа или сте изчерпали кафето и трябва да бягате до супермаркета. Планирайте 5 до 10 минути между задачите, така че неочаквано събитие да не наруши веднага целия ви график.
   • Дори когато не се случват непланирани неща, е хубаво да има време между две задачи. След това можете да отделите малко време за себе си и да започнете следващата си задача спокойно.
   • Изграждането на гъвкавост също означава, че сте задали по-ранен краен час за задача от крайния краен час. Например, ако трябва да завършите конкретна бележка в 17:00 в петък, планирайте да я завършите до четвъртък. По този начин не е нужно да се стресирате, ако графикът ви изтече.
5. Изберете добър баланс между задачите и свободното време. Планирайте краен час за всеки ден. Например, че ястията се приготвят в 19 ч. И имате цяла вечер за себе си. Или ако използвате основно дневния график за работа, че сте свършили цялата работа за този ден до 18:00 ч. И можете да се приберете у дома. Отначало може да е трудно да прецените колко време ви е необходимо за определени задачи, но след няколко седмици ще откриете, че можете да планирате много реалистично и да сте готови в момента, който имате предвид.
   • Използвайте тези знания, за да планирате деня си с точно определен краен час. Вашата цел е да изпълните всички планирани задачи този ден. Но това не означава, че трябва да продължите на всяка цена и да жертвате свободното си време. Разбира се, може да се случи да работите извънредно по време на работа или все още да миете чиниите в 20:00, но се опитайте да ограничите тези дни до минимум. Планирайте време, което работи за вас и се насладете на свободното си време.
   • Придържайте се към предвиденото време за край.Ако планирате да си миете зъбите в 22:00 и да сте в леглото в 10:15, придържайте се към това. Ако планирате да приключите работата в 17:30, бъдете готови и се приберете до тогава.
   • Намерете време за забавни неща. Обядвайте с колеги, изпийте чаша чай навън на слънце или прочетете социалните си медии. Намерете баланс между задължителни неща и забавни неща, които работят за вас.
6. Планирайте забавни дейности. Можете да се придържате към ежедневния си график по-лесно, ако добавяте и забавни задачи. Това може да бъде и под формата на награда: ако сте изпълнили три досадни задачи, можете да ядете сорбет.
   • Ако имате работен ден, пълен с презентации, срещи и срокове, ще бъде по-лесно да преминете през това, ако имате какво да очаквате с нетърпение вечер.
   • Ако излизате на вечеря с приятел, излизате на среща или преглеждате новия сезон на любимото си шоу, поставете това в графика си, за да имате към какво да работите.
   • Вземете под внимание релаксиращите дейности при планирането си. Например планирайте час вечер за любимия си телевизионен сериал.

Част 3 от 3: Придържайте се към графика си

1. Направете дневния си график по едно и също време всеки ден. Ако правите ежедневния си график по едно и също време всеки ден, това става рутина. След няколко седмици го правите автоматично и съставянето на график е парче торта.
   • Можете да планирате останалата част от деня си сутрин с първата си чаша кафе или вечер като последна задача за деня. Каквото и да работи за вас.
   • Съставянето на график е също толкова част от вашата рутина, колкото и спазването на графика ви. Така че също планирайте планирането.
2. Фокусирайте се върху една задача наведнъж и първо изпълнете големите задачи. Изпълнете задачите една по една в реда, в който сте ги планирали. Ако не се придържате към графика си, и той няма да работи.
   • През деня ставате по-малко продуктивни. Затова се уверете, че изпълнявате най-важните задачи, когато все още имате достатъчно енергия. Изпълнявайте задачите, които изискват по-малко мисли по-късно през деня, като например архивиране на вашата поща или сортиране на документи.
   • Ако се опитате да правите няколко неща едновременно или се разсейвате от дейности, които не са в графика ви, става много трудно да се придържате към графика си. Съсредоточете се върху задачата, която сте планирали за този момент. Колкото по-рано приключите с планираните задачи, толкова по-скоро можете да започнете да правите забавни неща.
   • Има, разбира се, моменти, когато не можете да се придържате към графика си. Забързана работа, която идва, или имейл от вашия шеф, на който трябва да се отговори веднага. За щастие имате вградена свобода на действие в календара си, така че да имате време за спешни допълнителни задачи. Ако не е спешно, планирайте обработката на допълнителната задача за по-късно време.
3. Проверете кои задачи сте изпълнили. Проверката на задачите дава добро усещане; правите видимо постигнатото. Това ще ви помогне да се придържате към графика си.
   • Веднага след като изпълните задача, поставете отметка в нея. Ако имате график на хартия, можете да зачеркнете задачата. В приложение често има опция да се маркира задача като „завършена“. Когато видите какво сте отметнали в края на деня, това създава чувство на удовлетворение.
   • Проверката на изпълнените задачи също ви помага лесно да видите какво вече сте направили и какво все още трябва да направите. Това показва добре дали все още сте по график.
   • Ако не можете да изпълните всичките си задачи, не е задължително да е проблем. Можете да преместите по-малко спешни задачи на следващия ден. Веднага след като имате повече опит с съставянето на дневен график, ще откриете, че можете по-добре да прецените колко време отнема дадена задача и колко време трябва да отделите за неочаквани неща.
4. Позволете си малко свободно време. Уверете се, че отделяте време за себе си, като вземете предвид при планирането си. Ако сте не само заети със задължителни неща, но и със забавни неща, е по-лесно да се придържате към графика си. Направете реалистичен график и вземете предвид достатъчно почивки.
   • Ако видите график в началото на деня, който е натъпкан със задължителни задачи и няма място за забавни неща, това не е мотивиращо. Опитайте се да разпространявате по-малко приятни неща през различни дни, за да имате време за забавни неща всеки ден.
   • Оценете графика си след една седмица. Реалистичен ли е вашият график? Има ли много задачи, които не сте успели да направите, или ви е останало повече време от очакваното? Използвайте това, когато планирате следващата седмица. По този начин вашето планиране се подобрява.
   • Оставете достатъчно време за забавни неща и в същото време направете реалистично планиране. Независимо дали ходите на училище или работите осем часа на ден, имайте предвид, че не можете да бъдете продуктивни през целия ден. Дори в осем часов работен ден от време на време трябва да отидете до тоалетната, да вземете кафе за колеги или просто да се взирате през прозореца от време на време. Така че имайте предвид, че няма да бъдете 100% продуктивни през тези цели осем часа.
   • Опитайте се първо да изпълните задачите, които ви се струват най-досадни. Ще забележите, че след това можете да изпълнявате останалите задачи с повече енергия.
   • Ако знаете, че имате спад след обяд, не планирайте задачи, които изискват много енергия веднага след обяда.
5. Дръжте планирането си под ръка. Било то бележник, календар или приложение, носете графика си със себе си, за да можете винаги да проверите какво сте планирали да направите и да отбележите изпълнените задачи.
   • По-лесно е да се придържате към графика си, ако редовно проверявате графика си.
   • Ако някой ви помоли да направите нещо, можете веднага да проверите графика си, за да видите дали (и кога) имате време за това.
   • Не се страхувайте да изместите графика си. Особено ако вече сте изпълнили най-важните задачи този ден, можете лесно да коригирате графика си за останалата част от деня или дори да преместите задачите на следващия ден. Графикът ви не е прав и не е проблем да отложите неспешни задачи. Уверете се, че не предавате всичко, за да се окажете в беда по-късно.

Съвети

• Позволете си достатъчно време, за да изпълните всяка задача.
• Дръжте планирането си под ръка.
• Проверете изпълнените задачи.
• Планирайте големи задачи в началото на деня.
• Позволете си малко свободно време.
• Направете си график за следващия ден по едно и също време всеки път.
• Оценете седмицата си и коригирайте графика за следващата седмица, за да улесните спазването на графика си.
• Не жертвайте нощния си сън, за да учите. Ако започнете да се уморявате на следващия ден, ще бъде по-трудно да спазите графика си. Поддържайте добър баланс между свободното време и работата.