Съдържание

• Стъпвам
• Съвети

Писането на писма е изкуство само по себе си, което може да определи дали думите ви ще бъдат взети на сериозно или пренебрегнати. Независимо дали пишете мотивационно писмо, писмо до приятел или просто имейл до колега, то винаги трябва да започва с добре написано въведение, което грабва вниманието на читателя и принуждава по-нататъшно четене.Научаването как да се обърнете към получателя, как да напишете привличаща вниманието начална линия и как да напишете интересно въведение, всичко това ще ви помогне да напишете писмо, което си заслужава да прочетете.

Стъпвам

1. Разберете точно на кого трябва да се изпрати писмото. Личният поздрав ще привлече вниманието на човек много по-бързо от общия поздрав. Освен това показва, че можете да намерите важна основна информация, като името на човека, на когото пишете.
   • Ако пишете мотивационно писмо или друг вид служебно писмо, отделете няколко минути, за да разберете името на получателя. Обикновено с малко проучване ще намерите името на мениджъра на човешките ресурси, координатора на човешките ресурси или мениджъра, с когото ще проведете интервюто. Ако не можете да намерите информацията в интернет, учтиво телефонно обаждане често може да изясни на кого да адресирате писмото си.
   • Като цяло е най-добре да избягвате поздрав като „Уважаеми господине / госпожо“. Подобен поздрав съвсем не е личен, така че читателят няма да бъде впечатлен, което означава, че писмото ви може да не бъде запомнено, ако изобщо бъде прочетено.
     • Например, представете си, че вие ​​сте наемащите хора и получавате две писма - едното с поздрав „Уважаеми господине / госпожо“, а другото с вашето конкретно име. Кой кандидат очаквате, който ще си свърши работата по-добре и затова си струва да се наеме?
2. Ако не можете да намерите точното име на човека, на когото пишете, не се дразнете! Понякога тази информация се укрива умишлено. В тези случаи е приемливо „Уважаеми господине / госпожо“.
   • Например, ако изпращате препоръчително писмо или официално писмо до някой в ​​рамките на компания, чието име не знаете, е добре да използвате общ поздрав като „На кого може да се отнася“.
3. Започнете писмото си с правилен поздрав. Ако знаете на кого пишете, това е просто "Уважаемо * име на човека *". С малки изключения, винаги се обръща към конкретно лице.
   • Ако пишете на някой важен, като държавен служител, професор или религиозен деятел, използвайте конкретната форма на адрес за тази позиция.
     • Например, ако пишете Упълномощен равин, поздравът ви трябва да бъде „Уважаеми равин * Фамилия *“ или „Уважаеми равин“; ако напишете президента на Съединените щати, вашият поздрав е „Уважаеми господин президент“.
     • Повечето фирмени заглавия не изискват специална форма на адрес; "Уважаеми главен изпълнителен директор Бил Гейтс" е пример за доста лоша и непоколебима звучаща форма на обръщение. Адвокатите и юридическите служители са важни изключения.
4. Проверете отново правописа на името на вашия получател. Грешно написаното име е много обидно и преди всичко много небрежно.
   • Не само бъдете внимателни с чужди звучащи имена и длъжности, но също така бъдете запознати с тези, които лесно можете да изписвате погрешно, ако сте небрежни. Дори и да не знаете разликата между, да речем, Джон Смит и Джон Смит, и двете семейства вероятно ще приемат подобна грешка съвсем сериозно.
   • Внимавайте да използвате длъжностите като форма на адрес. Използването на грешна длъжност може да се счита за много обидно. Например, подобно звучащо заглавие на длъжността като „Помощник на регионален мениджър“ и „Помощник на регионален мениджър“ може да бъде объркващо.
5. Започнете с привличаща вниманието линия за отваряне. Началният ред на писмото привлича вниманието и задава тон за останалата част от писмото. Сравнете писането на писмо с риболова и помислете за риболовната стръв в началното изречение. Искате да примамите читателя да го хване след това с помощта на тази отваряща се линия.
   • Когато пишете мотивационно писмо, искате писмото ви да се откроява от всички безброй други мотивационни писма, с които се състезавате. Например, като подчертаете най-уникалните и интересни постижения в началото на писмото си, ще се уверите, че със сигурност ще бъдете забелязани и че се надявате да сте убедили читателя, така че той или тя да иска да научи повече за вас.
   • Избягвайте да използвате изтъркани или неудобни фрази в бизнес писма. Част от изкуството на писането на писма е използването на правилните думи. Не забравяйте, че получателят вероятно вече е прочел много писма като вашето. Опитайте се да се откроите!
   • Избягвайте фрази като „Здравей. Казвам се ... "," Пиша това писмо, защото ... ", или" Мислех да пиша ... ". Те са често срещани, но ненужни - името ви вече е споменато в писмото, причината да пишете трябва да е ясна и никой не чете мислите ви - те четат това, което пишете.
6. Докажете се в първия абзац. Първият параграф е продължение на вашата забележителна начална линия. Понякога е необходимо само едно изречение, за да попълните първия абзац.
   • Опитайте се да генерирате интерес чрез първия абзац. Първият ви абзац е нещо като пробна версия на останалата част от вашето писмо - ако читателят не харесва първия ви абзац, той или тя може да не чете останалата част от вашето писмо. Започнете мощно! Например, ако пишете мотивационно писмо и искате да изброите постиженията си в работата, не започвайте с най-малко важните си постижения - читателят може да е спрял да чете, преди да прочете най-важните ви постижения!
   • В бизнес писма и мотивационни писма, бъдете много ясни в първия си абзац за това какво можете да направите за получателя си и защо пишете.
     • Когато напишете водещо изречение, като „Аз съм много опитен чиновник в компютърния магазин и знам много за компютрите“, то ще изглежда на читателя като безсмислено, което не интересува читателя. Парче като „С дългогодишния си опит мога да допринеса за успеха на вашия компютърен магазин. Мога да използвам моя опит, за да дам съвети по поръчка на всеки тип клиент "вече е много по-специфичен и звучи като нещо, от което се нуждае читателят и което го кара да очарова и да чете нататък.
7. Установете връзката си в първия абзац. Това е особено важно за бизнес писма, където читателят има ограничено време, така че писмото ви може дори да не бъде прочетено. Първият ви параграф трябва да посочи кой сте и целта на вашето писмо. Ако е приложимо, можете да споменете предишен разговор или контакт, за да освежите паметта на читателя, за да стане ясно кой сте отново. Можете да посочите кой ви е препоръчал. Очевидно трябва да изясните колко сте страхотни, но внимавайте да не се тълкува като самохвалство.
   • Например изявление като „Пиша в отговор на нашия разговор на 20 юни относно сделката отвъд моста“ посочва много конкретно темата на писмото. Изявления като тези са много полезни за читателите - Те включват подробности за предишен контакт и любезно запомнят за какво е бил контактът, превръщайки писмото ви в продължение на предишен разговор, а не внезапно и евентуално без значение прекъсване.
   • Нарежете на преследването. Никой не иска да чете прекалено дълги текстове - и защо да затруднявате четенето, когато пишете писмо до някой, от когото имате нужда от нещо?
   • Опитайте се да направите първия си абзац кратък и лесен за четене, както и интересен. Ако това ви звучи трудно, добре ... сега знаете защо писането на писма е изкуство само по себе си!

Съвети

• Пропуснете поздрав („Скъпи така и така“) за рутинна и неформална кореспонденция. Примерите включват писма, изпратени в рамките на компанията, или лични имейли, меморандуми и официално докладване.
  • Писмото се различава от меморандума, съобщението или отвореното писмо, защото е адресирано до един човек. Например, ако пишете заявка, адресирана до много различни хора, които искате да направят, или съобщение, че нещо се е случило или предстои да се случи, помислете за промяна на формата на съобщението.
• Ако изпратите важно писмо, направете копие. По каквато и причина да искате да имате копие за себе си, веднага след като писмото ви е изпратено, то ще бъде изчезнало, така че може би е умно да направите копие.
• Неформалността има две страни - може да подобри или съсипе вашето писмо. Неформалният тон може да накара писмото ви да изпъкне и да ви помогне да разберете вашите точки, но може да се окаже и непрофесионален и несериозен. Това зависи само от вашия получател. Ако не сте запознати с получателя си, знайте, че неформалността може да бъде рискована.
• Много е полезно, ако можете да изразите важни неща с няколко думи, особено в бизнес контекст. За кандидатите способността да общуват добре и кратко в мотивационното писмо е първият ви тест. За тези писма отделете допълнително време, за да сте сигурни, че сте овладели напълно основите, като например използването на правилен поздрав.