Съдържание

• Стъпвам
• Част 1 от 4: Промяна на вашия подход
• Част 2 от 4: Съкращаване на масовия имейл
• Част 3 от 4: Задайте свои собствени филтри
• Част 4 от 4: Промяна на навиците си
• Съвети
• Предупреждения

Ако разчитате на имейла като основна форма на комуникация, може да имате стотици непрочетени съобщения във входящата си поща. Преминаването през това блато, опитвайки се да разберете кои имейли си заслужава да се прочетат, може да бъде изключително разочароващо. За да не се налага да се справяте с планина от имейли всеки ден, опитайте се да намалите броя на имейлите, които получавате. Затова е важно да ограничите броя на имейлите, които получавате, до тези, които представляват интерес за вас.

Стъпвам

Част 1 от 4: Промяна на вашия подход

1. Научете вашата имейл програма да разпознава спама. Маркирайте съобщенията, които считате за спам, така че те да спират автоматично във входящата ви поща в бъдеще. Когато получите спам, изберете съобщението и го маркирайте като спам. Това ще маркира подателя като нежелана поща и всички следващи съобщения ще попаднат в папката за нежелана поща.
   • Повечето клиенти за уеб поща (като Gmail и Hotmail) вече имат вграден филтър за нежелана поща, който автоматично премества спама от входящата ви поща в папката за спам. Филтрите за нежелана поща могат да разпознават спама по техния текст и голям брой получатели.
   • Спам съобщенията са произволни, масово изпратени имейли, често с маркетингова цел или измама.
   • Тъй като спам съобщенията могат да съдържат вируси, е добре да не отваряте съобщението, за да го маркирате като спам. По-добре е просто да изтриете пощата, вместо да получавате вирус, защото искате да маркирате съобщението като спам като спам.
2. Опитайте друга услуга за електронна поща. Други имейл клиенти понякога могат да имат по-мощни филтри за нежелана поща и други функции. Ако не сте впечатлени от вашата имейл услуга, опитайте друга.
   • Gmail обикновено се счита за един от най-ефективните, когато става въпрос за филтриране на нежелана поща, и разполага с много инструменти, които да ви помогнат да управлявате имейлите си.
   • Ако вашият имейл адрес изисква да използвате конкретен клиент, но все пак искате да опитате друг, препратете имейла си, за да можете да получавате имейли на другия адрес чрез друг клиент.
3. Избягвайте уебсайтове и услуги, които искат имейл адрес. Препращайте имейлите си само до уебсайтове, на които имате доверие и са добре известни. Никога не издавайте имейл адреса си, освен ако не е наистина важен. Имейл адресът е една от личните ви форми за контакт, като например мобилния или стационарния ви телефонен номер. Отговорността при регистрацията за уебсайтове често помага за намаляване на имейлите.
   • Въпреки че уебсайт, на който оставяте имейл адрес, може да не ви изпрати имейл, може да се случи, че те продават на друга компания, която след това ще ви изпрати спам.
   • Компаниите, в които оставяте имейл адреса си извън интернет, също могат да го направят. Внимавайте особено с прословути организации като туристически агенти и томболи. Тъй като те знаят какво точно търсите, те бързо ще препродадат вашите данни на свързани компании или услуги.
4. Не публикувайте имейл адреса си в уебсайтове. Понякога може да се изкушите да публикувате имейл адреса си в уебсайт. Това може да бъде вашият собствен уебсайт или в отговор на друг уебсайт (например новинарски уебсайтове или блогове). Друга често срещана грешка е публикуването на вашия имейл адрес във форуми. Има тролове, които търсят в мрежата имейл адреси и след това ги продават на компании, които изпращат спам. Като вземете няколко мерки, можете да се уверите, че това не се случва.
   • Често използвано решение е да се отпишете напълно от имейла, вместо като имейл адрес. Така например, "[email protected]" става "jackjohn на имейл точка com".
   • Ако искате да публикувате своя имейл адрес на собствения си уебсайт, създайте връзка, която автоматично ще генерира имейл за вас, вместо да посочвате имейл адреса. Това се нарича връзка "mailto:".

Част 2 от 4: Съкращаване на масовия имейл

1. Отпишете се от бюлетини. Освен спама, бюлетинът е един от основните фактори, допринасящи за голям приток на електронна поща. Когато създавате акаунти в различни сайтове (като вестници и онлайн магазини, където някога сте купували нещо), където се изисква да предоставите имейл адрес, тези сайтове автоматично ви абонират за техните бюлетини.
   • За да спрете да получавате бюлетини, трябва само да отворите и превъртите съобщението надолу. Задължително е да поставите връзка в долната част на бюлетина, която дава възможност на получателя да се отпише от бюлетина. Кликнете върху връзката за отписване или отписване и вашият имейл адрес ще бъде премахнат от пощенския списък, така че повече няма да получавате бюлетини от този уебсайт.
   • Вашият филтър за нежелана поща няма да филтрира тези съобщения, защото те идват от легитимни уебсайтове.
2. Променете настройките на социалните медии. Акаунтите в социалните медии като Facebook и Twitter често се създават, за да ви изпращат имейли всеки път, когато получавате съобщение, споменавате, харесвате, предпочитате или коментирате. Ако ви е писнало да си губите времето да проверявате мобилния си телефон всеки път, когато той показва, че е пристигнал харесване, променете настройките на акаунта си, така че да получавате известия само когато се случи нещо важно или изобщо да не получавате известия за събития.
   • Вместо да получавате тези постоянни известия, по-добре е ръчно да проверите акаунта си за дейности в края на деня. Това е по-добре от разхождането през море от имейли.
3. Настройте отделен имейл адрес за спам. Друга възможност, ако използвате много сайтове, където трябва да предоставите имейл адрес или искате да получавате стандартните групови съобщения, е да поискате отделен имейл адрес, за да получите тези конкретни съобщения. Предайте това на уебсайтове и компании и използвайте личния или служебния си имейл, както е предназначен.
   • Можете също да обърнете това и да поискате нов имейл адрес за лична и бизнес употреба.

Част 3 от 4: Задайте свои собствени филтри

1. Създайте свой собствен филтър. Повечето клиенти за уеб поща имат опция за филтриране за филтриране на съобщения. Филтрите за съобщения работят по същия начин като филтрите за нежелана поща, с изключение на това, че първите се задават ръчно от потребителя. Можете да създадете филтър за конкретни имейл адреси по такъв начин, че всеки път, когато получите съобщение от този акаунт, то автоматично да попада в кошчето.
   • За да създадете филтри, отворете настройките на акаунта си и изберете опцията „Филтър“. Сега можете да посочите имейл адреса, който трябва да бъде филтриран и къде трябва да бъде пренасочен (например към кошчето или конкретна папка във вашия акаунт).
2. Филтриране по подател. Ако постоянно получавате нежелани имейли от определени имейл адреси (като онези досадни ежедневни шеги, които получавате от весел колега или съученик), помислете за филтрирането им от входящата ви поща. В този случай вероятно ще искате да филтрирате по имейл адреса на подателя, а не по уебсайт. След това можете да се уверите, че съобщенията от тези имейл адреси попадат в отделна папка или са преместени в нежелана поща.
3. Филтрирайте по тема. Ако спамът успее да премине през мрежата на стандартните филтри, можете да изберете да настроите свои собствени филтри, като проверите за често срещани фрази за спам. Тук филтрирате съдържанието на темата на имейл съобщението.
   • Примерите могат да включват следните думи "Cialis", "Viagra" или "пенис".
   • Уверете се, че не използвате думи, които понякога са правилни, а понякога грешни. Може да ви е писнало от имейли за оферти, но използването на думата „оферта“ като причина за изпращане на съобщение до кошчето не е добра идея. Може да се случи, че се интересувате от определена оферта.
4. Филтрирайте по съдържание. Друга възможност е да настроите филтри, които проверяват съдържанието на имейл за ключови думи или изрази и след това да пренасочат този имейл, ако е необходимо. Това е полезно, ако сте уморени да получавате имейли за определена тема, която е в новините много, или ако знаете, че ще има много съобщения за нещо, което се случва.
   • Да предположим например, че управлявате модна компания и току-що пуснахте нова риза за хитовия сериал „Боен отряд на дъгата на еднорога“. Можете да настроите филтър, така че съобщенията за тази риза да се препращат в специална папка, така че да можете да обработвате тези имейли, без да губите следа от другите важни имейли, в които влизате.

Част 4 от 4: Промяна на навиците си

1. Проверете имейла си в точно определено време. Твърде лесно е да отделите много време за проверка на всичките си имейли през целия ден. Това е често срещан проблем, особено в офис среда. Ето защо е добра идея да се опитате да промените навиците си и да отделите по-малко време за обработка на имейла си. Задайте ограничения и си дайте само 2 или 3 кратки момента през деня, позволявайки си да проверите имейла си.
   • Например проверете имейла си в 9 ч., 13:30 ч. И 17:00 ч. И не отделяйте повече от 10 минути наведнъж.
   • Ако сте собственик на бизнес или мениджър, можете също да наложите тези правила на персонала, за да увеличите производителността.
2. Избягвайте да изпращате имейли, за да бъдете учтиви. Лоша практика е да отговаряте на имейл като учтивост. Те се отнасят към него като към разговор, но просто кара всички да получават още повече имейли. Не се чувствайте принудени да отговорите на имейл с нещо като „Приятен ден“ или „Благодаря“.
   • Отговорете само, за да посочите, че сте получили съобщението, само ако това е важно. Например, ако някой ви е изпратил някакви документи, трябва да отговорите само като върнете завършената или проверена работа или им изпратите имейл, когато могат да го очакват.
3. Опитайте се да общувате по други канали колкото е възможно повече. Имейлите са полезни за бързи, кратки съобщения. Видът, при който за завършване на разговор са необходими не повече от два или три обмена на съобщения. Ако е необходимо да изпратите много повече съобщения, по-удобно е да се справите с това по телефона или да уговорите среща с въпросното лице, така че да си спестите взаимно всички имейли и много време.
4. Ограничете броя на съобщенията, които можете да изпращате на ден. Ако искате да помогнете за намаляване на времето, което отделяте за имейли, и за количеството имейли, които другите трябва да прочетат, опитайте да ограничите броя на имейлите, които можете да изпращате на ден. Това ви кара да мислите по-добре кои съобщения са или не са достатъчно важни за изпращане.
   • Например, ако скоро трябва да изпратите съобщение до шефа си, е по-малко вероятно да уведомите всички, че дъщеря ви е започнала нов бизнес.
   • Ако искате да изпратите едно и също съобщение до всички, има по-добри методи. Опитайте да вземете пост след това на кутията за обяд на всички в хладилника, например.

Съвети

• Има случаи, в които все още получавате бюлетини дори след отписване. Когато това се случи, влезте директно в уебсайта, от който идва бюлетинът, и отворете настройките на акаунта си, за да спрете да получавате имейли.
• Тъй като повечето уеб клиенти за електронна поща са безплатни, на техните сървъри има само ограничено място за съхранение на вашите имейли. Ето защо има смисъл да поддържате чиста пощенска кутия.

Предупреждения

• От време на време проверявайте папката си със спам, за да сте сигурни, че не сте пропуснали нищо важно.