Съдържание

• Стъпки
• Съвети
• Предупреждения

За правилната организация на работата в офиса е много важно да има ефективна система за счетоводство и съхранение на документи. Независимо от броя на хората, които имат достъп до документи, системата трябва да бъде организирана по такъв начин, че всеки да може да намери необходимия документ. Ако системата за запис и съхранение на документи е трудна за използване, тогава ще започнете да оставяте всички документи под ръка в страх да не ги загубите в картотеката, в резултат на което бюрото ви ще бъде осеяно с купчини хартии.

Стъпки

1. 1 Изберете система за подаване. Каквото и да е, първо трябва да е логично, за да знаете точното местоположение на всеки документ. Възможни решения:
   • По азбучен ред. Тази система работи най -добре, ако повечето от вашите документи съдържат имената на клиенти, пациенти или клиенти.
   • Тема или категории: Повечето системи са организирани по тема или категория, те работят чудесно, когато са организирани правилно, но много объркващи, когато не са организирани правилно.
   • Номериран / хронологичен. Тази система работи най -добре за номерирани или датирани документи, като поръчки за покупка или рецепти.
2. 2 Използвайте висящи папки в шкафовете за картотеки. Висящите папки не се свалят, те действат като държачи за пликове, които ще извадите от кутиите.
3. 3 Организирайте документите в купчини в категории. Ако стекът е висок повече от 5 см, разделете го на подкатегории. Ако стекът е твърде нисък, комбинирайте го с друг стек и го преименувайте. Имената на стековете трябва да ви позволят лесно да определите кои от тях искате да изпратите конкретен документ.
4. 4 Поставете всеки стек в хартиен плик и маркирайте ясно. Най -добре е да използвате центрирани папки с раздели, а не подредени, за да придадете на документите си по -чист вид.
5. 5 Поставете пликовете във висящи папки. За повечето документи обикновените висящи папки ще работят, но за дебели или подкатегоризирани документи използвайте папки с плоско дъно. Можете да подредите папките в произволен ред, но обикновено за това се използва азбучна система.
6. 6 Поставете етикет на висящите папки със същите имена като пликовете. Подредете всички пластмасови раздели от лявата страна на папката, ако не използвате вертикален шкаф за картотеки. Във втория случай, с папките отляво надясно в отворено чекмедже, а не отпред назад, поставете разделите отдясно.
7. 7 Резервните папки и пликове трябва да се сгъват близо до шкафа за архивиране, така че винаги да можете бързо да добавяте папка, когато имате в ръцете си документ, който не принадлежи към съществуващите папки. Не използвайте прекалено дебели или тънки папки. Не забравяйте да промените имената на папките, когато пренареждате документи.
8. 8 В края на годината премахнете всички папки, маркирайте новите хартиени папки със същите имена на категории и ги поставете в картотеките. Преминете през старите папки, за да прехвърлите част от необходимите ви документи в текущите папки, а останалите изпратете в архива.

Съвети

• Може да искате да оцветите папки с цвят, като отпечатате цветни тагове на компютъра си, за да направите вашия шкаф с файлове да изглежда по-впечатляващ. Но когато трябва да направите промени, например да добавите една папка, можете да се разочаровате, когато установите, че ви свършват папки с правилния цвят и трябва да подпишете папката ръчно. Простотата е най -безопасното нещо.

Предупреждения

• Никога не създавайте купчина, наречена „Разни“, в противен случай никога няма да категоризирате тези документи.
• След като организирате система за архивиране, поддържайте реда в шкафа за картотеки. Всеки ден отделяйте време за сортиране и премахване на документи от бюрото си. Устоявайте на изкушението да поставите дълбока кошница с документи върху шкафа си за документи, в противен случай ще я напълните и ще се окажете в разхвърлян склад.