Съдържание

• Стъпки
• Метод 1 от 2: Как да напиша план за управление на организационните промени
• Метод 2 от 2: Как да проследявате промените във всеки проект
• Препоръки

Има два вида планове за управление на промените. Един от тях отчита въздействието на промяната върху организацията и има за цел да подпомогне преходния период. Друг вид план ви позволява да проследявате напредъка на един проект, да улавяте отклонения или промени в хода и мащаба на проекта. Целта на двата плана е ясно и ясно да се формулира какво точно трябва да се направи.

Стъпки

Метод 1 от 2: Как да напиша план за управление на организационните промени

1. 1 Посочете причините за промяната. Избройте тези фактори, които са повлияли на решението за прилагане на промяната, като ниска производителност, нова технология или промяна в мисията на организацията.
   • Един от подходите е да се опише настоящото положение в организацията и до какво състояние ще доведе в бъдеще очертаният план.
2. 2 Посочете вида и мащаба на промените. Накратко опишете естеството на очакваните промени в рамките на проекта. Посочете точно какво ще повлияе промяната: отговорности, процеси, политика и / или организационна структура. Избройте отделите, екипите, системите и другите компоненти на организацията, които ще бъдат засегнати от предстоящите промени.
3. 3 Посочете коя заинтересована страна подкрепя този проект. Избройте всички заинтересовани страни, които ще бъдат засегнати от изпълнението на този план, като висшето ръководство, ръководителя на проекта, спонсора на проекта, крайните потребители и / или служителите на компанията. За всяка категория посочете дали тези заинтересовани страни подкрепят проекта за промяна.
   • Опитайте се да отразите тази информация в таблицата за по -голяма яснота и яснота. Например, показатели като осведоменост, подкрепа и влияние могат да се приемат като полезен шаблон и да се класират като високи / средни / ниски за всяка група заинтересовани страни.
   • Ако е възможно, провеждайте интервюта лице в лице, за да изградите подкрепа на заинтересованите страни.
4. 4 Създайте екип за управление на промените. Този екип е отговорен за предаването на информация на всички заинтересовани страни, изслушването на техните притеснения и гарантирането, че промените се изпълняват възможно най -гладко. Изберете хора, на които организацията има доверие и уважение и които имат добри комуникативни умения.
   • Това важи и за висшето ръководство. Подчертайте вниманието на лидерите, че от тях ще се изисква не само да постигнат съгласие по плана, но и активно да насърчават промяната.
5. 5 Разработете концептуален подход за управление на организацията. Пълната подкрепа на влиятелните лица в организацията е от решаващо значение за успешното внедряване на промяната. Нека всеки лидер да каже своето мнение за промяната и да насърчава всеки да играе активна роля за постигането на успешна промяна.
6. 6 Направете план за всяка група заинтересовани страни. Оценете рисковете и опасенията на всяка група заинтересовани страни, включително тези, които подкрепят промяната. Разпределете задачите между членовете на екипа за управление на промените, за да разрешите тези проблеми.
7. 7 Направете комуникационен план. Комуникацията е най -важният компонент на управлението на промените. Комуникирайте възможно най -често с всички, участващи в процеса на промяна. Неумолимо подчертавайте причините за промяната и ползите, които тя ще донесе.
   • Заинтересованите страни трябва да могат да комуникират лично, за да осигурят двустранна комуникация. Срещите лице в лице са от съществено значение.
   • Източникът на информация трябва да бъде спонсор на висшето ръководство, редовен мениджър на всеки служител и всеки допълнителен представител на компанията, на който се доверяват заинтересованите страни. Цялата информация трябва да се предоставя по единен начин.
8. 8 Съпротивление на следите. Промените винаги се приемат враждебно. Това се случва на индивидуално ниво, затова поговорете лично със заинтересованите страни, за да установите основната причина за съпротивата. Проследявайте оплаквания и оплаквания, така че екипът за управление на промените да може да решава проблемите своевременно. Най -често срещаните проблеми от този характер включват:
   • Липса на мотивация за промяна или липса на чувство за неотложност.
   • Липса на разбиране за цялостната картина или причините, поради които са необходими промени.
   • Липса на информация за процеса.
   • Несигурност относно бъдещето, бъдещи отговорности или изисквания за бъдещи отговорности.
   • Неуспех на ръководството да отговори на очакванията относно въвеждането на промени или комуникация.
9. 9 Премахнете препятствията. Отговорът на повечето оплаквания трябва да бъде допълнителна информация или промени в комуникационната стратегия по конкретни въпроси. В други случаи може да са необходими допълнителни стъпки, които трябва да бъдат включени в плана ви или да бъдат оставени на екипа за управление на промените, който да ги приложи при необходимост. Помислете кое от следните може да е от значение за вашата организация:
   • В случай на промени в служебните отговорности или работните процеси е необходимо да се съсредоточи върху обучението на персонала.
   • Ако очаквате спад в морала на екипа или прекалено стресиращ преход към нова среда, разсейте атмосферата с корпоративно събитие или възнаграждение на служителите.
   • Ако заинтересованите страни не са мотивирани да се променят, разработете система за стимулиране.
   • Ако заинтересованите страни се чувстват зад борда, проведете среща, за да получите обратна връзка и да коригирате съответно плана си.

Метод 2 от 2: Как да проследявате промените във всеки проект

1. 1 Определете ролите в управлението на промените. Избройте всички роли, които са необходими за този проект. Опишете отговорностите и уменията, необходими за всяка роля. Като минимум, включете мениджър на проекта, който трябва да прилага промени ежедневно, и спонсор на проекта, който трябва да следи цялостния напредък и да взема решения относно управлението на промените на ниво управление.
   • За по -големи проекти в голяма организация ще трябва да разделите ролята на ръководител на проекти между няколко души с различен опит.
2. 2 Използвайте контролния панел за смяна. Проектите в софтуера обикновено имат табло за контрол на промените, до което могат да имат достъп членовете на всяка група заинтересовани страни. Такъв софтуер позволява автоматично съгласуване на исканията за промени, премахвайки тази отговорност на ръководителя на проекта, както и информиране на заинтересованите страни за решенията. Този подход работи добре в проекти с голям брой заинтересовани страни, както и в тези проекти, които изискват редовно преразглеждане на обхвата и целите на проекта.
3. 3 Разработете процес за прилагане на заявки за промяна. Помислете как идеята се превръща в реалност, когато някой от екипа идентифицира следващата необходима стъпка. Опишете този процес и го координирайте предварително с целия екип. Ето пример:
   • Член на екип попълва формуляр за заявка за промяна и препраща тази заявка на ръководителя на проекта.
   • Мениджърът на проекта регистрира това искане в общия списък с искания и отбелязва състоянието на заявката, когато се взема решение за реализиране на идея или отказ от нея.
   • Мениджърът издава задачата на член на екип да изготви по -конкретен план, като вземе предвид необходимите ресурси.
   • Ръководителят на проекта изпраща плана за одобрение на спонсора на проекта.
   • Промяната се изпълнява. Заинтересованите страни са редовно информирани за текущата ситуация.
4. 4 Създайте формуляр за заявка за промяна. Всяка заявка за промяна трябва да бъде регистрирана в общия списък с искания и да включва следното:
   • датата на искането за промяна;
   • Променете номера на заявката, присвоен от ръководителя на проекта
   • име и описание;
   • име на заявителя, имейл адрес и телефонен номер;
   • приоритет (висок, среден, нисък). Плановете за незабавно управление на промените изискват ясен график;
   • номер на продукта и версия (за проекти за разработка на софтуер).
5. 5 Запишете допълнителна информация в дневника на заявката. Дневникът на исканията трябва също така да отразява настоящото решение и мерките за изпълнение. В допълнение към информацията, посочена във формуляра за искане, тук трябва да се съдържат и следните данни:
   • знак за резултатите от одобрението (одобрен или отменен);
   • подпис на лицето, одобрило искането;
   • срокът на изпълнение на промяната;
   • датата на завършване на проекта за промяна.
6. 6 Проследявайте големи промени. В допълнение към ежедневното проследяване на състоянието на проекта, ще бъде полезно да се следят всички важни решения за даден проект. Записи като тези улесняват проследяването на дългосрочни проекти или проекти, в хода на които се извършват промени в ръководството. Тази информация се използва и за информиране на клиентите и висшето ръководство. За всякакви промени във времето, обхвата или изискванията на даден проект, приоритети или стратегия, моля, обърнете внимание на следната информация:
   • Който е взел решението.
   • Когато е взето решението.
   • Кратко описание на причините за решението и процеса на изпълнение. Прикачете всички документи, свързани с този процес.

Препоръки

• Изградете доверие и ангажираност както сред вашите служители, така и сред клиентите. Промените обикновено карат хората да се чувстват неудобно. Демонстрирането на хората, че сте ангажирани да действате в техен интерес, може да ви помогне да спечелите тяхната подкрепа.