Съдържание

• Стъпки
• Метод 1 от 3: Как да останете фокусирани върху работата
• Метод 2 от 3: Разработване на ефективни работни стратегии
• Метод 3 от 3: Промени в начина на живот
• Съвети

Всеки, който работи по цял ден, знае, че много често няма достатъчно работно време, за да свърши цялата работа. Можете обаче да подобрите значително производителността си, като възприемете навици, които са предназначени да ви направят по -ефективни на работното място. Продуктивният работник използва всяка минута от работното си време, като отделя най -вече вниманието си преди всичко на най -важните задачи. Ефективността на работното място не само ще подобри вашата производителност и ще спечели шефа ви, но и ще ви накара да се почувствате така, сякаш сте изпълнили задачата си за днес и сте имали продуктивен работен ден.

Стъпки

Метод 1 от 3: Как да останете фокусирани върху работата

1. 1 Поддържайте чисто и подредено работно място. Понякога, за да работите по -ефективно, е достатъчно просто да премахнете ненужните неща от работното място. Безредието пречи на продуктивната работа. Ако непрекъснато ровите из купчина боклук, за да намерите необходимите инструменти или документи, губите прилична част от работното си време. Оставете със себе си само онези неща, от които имате нужда всеки ден. Съхранявайте останалите на друго място, но така че ако е необходимо, можете бързо да ги получите.
   • Ако работите в офис, подредете офиса и бюрото си, за да намерите бързо и лесно всичко необходимо за работа. Дори и да не работите в офис, все пак се придържайте към тези принципи. Например, ако работното ви място е сервиз за ремонт на велосипеди, поддържайте инструментите си чисти и подредени, за да имате бърз достъп до тях, когато е необходимо. Почти всяко работно място обича чистотата и реда.
   • Служителите в офиса и други хора, които работят с голям брой документи, трябва да създадат логична и подредена система за подаване и подаване на документи. Дръжте често използваните хартии под ръка. Подредете останалите документи в азбучен (или друг логически) ред.
2. 2 Уверете се, че работното ви място е оборудвано с всичко необходимо. Уверете се, че имате всички необходими материали и инструменти, за да свършите работата. В офиса например трябва да са готови такива неща като пробиване на дупки, телбод, калкулатори и др. Ако дейността ви не се извършва в офиса и използвате други инструменти, основният принцип остава същият - преди да започнете през работния ден трябва да подготвите всичко необходимо. Учените, които използват сложно оборудване и механика, които работят с гаечни ключове, ще бъдат по -добре, ако техните инструменти и приспособления са подготвени предварително.
   • Това също означава, че трябва да сте сигурни, че имате необходимите материали. Например скоби за телбод, пирони (ако сте дърводелец), креда (ако сте учител) и т.н.
   • Уверете се, че вашите инструменти са в добро състояние. Един счупен ключ инструмент може да попречи на всяка друга работа. Спестете бъдещо време чрез периодично почистване и, ако е необходимо, ремонт на вашите тела.
3. 3 Направете общ график. Ако имате много задачи, планирането може да увеличи производителността ви. За да направите графика си наистина ефективен, ограничете се до един генерален план (можете да добавите календар към него, за да планирате дългосрочни цели).Не е нужно да усложнявате работата си с няколко графика или планини напомняния, които несъмнено ще загубите. Трябва да се ръководите от един -единствен план.
   • Организирайте всеки ден, като съставите списък със задачи. Започнете със задачите, които първо трябва да бъдат изпълнени. Поставете по -малко важните точки в края. В началото на деня започнете в горната част на списъка си. Преместете незавършените задачи в списъка на следващия ден.
   • Задайте времеви рамки и крайни срокове за най -важните проекти, а също така реалистично оценете ситуацията, изчислявайки времето за тези задачи. Не е нужно да се предвиждате, че ще се провалите. По -добре е да поискате повече време в началото на проекта, отколкото в последните дни преди крайния срок.
4. 4 Ограничете се от нещата, които отвличат вниманието. Всяка работна среда има свои собствени неща, които могат да разсейват вниманието. Това може да бъде например много приказлив и натрапчив колега или твърде тиха атмосфера, в която и най -малкото шумолене може да отвлече вниманието. Правете всичко възможно да бъдете максимално фокусирани върху работата. Ако вашата дейност ви позволява да слушате музика, вземете вашия MP3 плейър със себе си. Можете дори да поставите знак или да публикувате известия, така че колегите да не ви притесняват. Това може да ви звучи грубо, но всъщност е разумен и ефективен начин да избегнете разсейване, докато работите. Не забравяйте, че можете да говорите с колегите си по време на почивката си.
   • Едно от много честите разсейвания са сайтовете, които не работят. Едно проучване установи, че около две трети от работниците прекарват поне малко време всеки ден, посещавайки такива ресурси. За щастие повечето браузъри ви позволяват да изтегляте безплатни програми, които блокират проблемни уебсайтове. Потърсете програма за производителност или блокиране на сайтове от компанията, която е направила вашия браузър. Вероятно ще намерите поне няколко от тези безплатни и ефективни програми.
   • Друг начин да не се разсейвате по време на работа е да се ограничите от обажданията (за да избегнете ненужни разговори) и да помолите колегите си да не идват да разговарят за минута или две.
5. 5 Използвайте почивките, за да подредите личните си дела. По ирония на съдбата почивките могат да увеличат, а не да намалят производителността ви на работното място. Първо, така получавате необходимата ви почивка. Без него можете да се уморите много и да работите по -бавно и по -малко продуктивно. Второ, по време на почивката можете да правите всичко, което обикновено ви отвлича от работата. Случвало ли ви се е да си мислите, че трябва да се обадите на определен човек в работно време? Правете това по време на почивката си, за да не се разсейвате, докато работите.

Метод 2 от 3: Разработване на ефективни работни стратегии

1. 1 Разделете големите задачи на по -малки парчета. Големите проекти могат да ви плашат: ако са много големи, е лесно да ги отложите и да загубите време за по -малко важна работа, докато не се наложи да започнете да ги изпълнявате преди изтичането на крайния срок. За да работите ефективно, първо трябва да свършите най -важната работа, дори ако това ще бъде малка част от голям проект. Разбира се, това няма да ви създаде усещането, че сте изпълнили цялата задача (както при малък проект), но това е по -интелигентен начин да използвате времето си. Занапред ще завършвате най -важните си задачи по -бързо, ако работите малко по тях всеки ден.
   • Например, ако трябва да направите голяма презентация за един месец, задавайте всеки ден колко от този проект ще правите днес. Няма да отнема много време или да отвлича вниманието от останалата част от работата ви, но ще бъде важна първа стъпка, за да направите останалата част от процеса по-бърза и по-лесна.
2. 2 Улеснете работата си, като възлагате задачи. Ако не сте на най -ниската позиция, може да успеете да разпределите подобни задачи между подчинените си, за да спестите време. Не позволявайте на някой друг да върши работа, която само вие знаете как да вършите правилно. Вместо това давайте на подчинените повтарящи се задачи, които отнемат много време. Така че можете да използвате способностите си в по -важни задачи. Ако възложите на някого част от работата, наблюдавайте напредъка и задайте краен срок. Винаги благодарете на служителите за помощта им; ако смятат, че ги оценявате, те ще работят усилено за вас в бъдеще.
   • Ако сте стажант, нов служител или някой друг на ниско място в компанията, можете също да се опитате да разпределите особено същия вид работа между служители на същото ниво като вас (разбира се, с тяхно съгласие и съгласието на вашия мениджър). Ако вашите колеги ви помагат, не забравяйте да отговорите в натура.
   • Ако имате добри отношения с шефа си, той или тя може да успее да възложи част от работата ви на друг.
3. 3 Организирайте вашите срещи ефективно. Има причина никой да не ги харесва: според проучване от 2012 г., почти половината от всички респонденти смятат, че срещите са най -голямата загуба на време на работното място; повече от дори посещение на ненужни сайтове. Може да са необходими срещи за обсъждане и поставяне на цели. Въпреки това, ако срещите са лошо обмислени, те често могат да бъдат обременителна загуба на часове (а понякога и дни), без да се вземе важно решение. Ето няколко съвета, за да направите вашите срещи възможно най -ефективни:
   • Определете дневен ред преди всяка среща, за да се възползвате максимално от отделеното време. Разпределете колко време е отделено за обсъждане на конкретни въпроси. Опитайте се да се придържате към графика възможно най -отблизо: ако имате други въпроси, съветвайте да ги обсъдите по -късно лично.
   • Поканете възможно най -малко хора на срещи. Намаляването на броя на хората, присъстващи на среща, ще намали възможността за отклонения от темата. Членовете на персонала, които не трябва да присъстват на срещата, ще продължат да работят на тяхно място през това време.
   • Дръжте слайд презентациите си възможно най -кратки. Ефективността на слайд презентациите (PowerPoint и др.) По време на среща е силно противоречива. Безопасно е да се каже, че ако използвате слайдове по време на презентацията си, дръжте ги възможно най -кратки и информативни. Поставете изображения и информация на слайдовете си, които не могат да бъдат предадени устно, а не цялото съдържание на вашата презентация.
   • И накрая, основният принцип: заявете какъв въпрос искате да разрешите. Направете това преди срещата и вземете решение възможно най -скоро.
4. 4 Избягвайте конфликти. За съжаление, много стресови ситуации могат да възникнат на работното място. Ако чувствате, че ще се срутите, незабавно потиснете враждебността. Може би вие, човекът, с когото се биете, или и двете, трябва искрено да се извините. По -добре го направете по -рано, отколкото по -късно. Ако позволите няколко битки да прераснат във вражда, бъдещото ви представяне ще пострада, тъй като ще губите време, опитвайки се да не се натъкнете на този човек на работното място. Но по -важното е, че това само ще ви накара да се почувствате по -зле, така че не позволявайте трудовите конфликти да окажат влияние върху вашата производителност и настроение!
   • Не се страхувайте да се свържете със специалист по разрешаване на спорове и конфликтни ситуации. Предприемачите знаят, че конфликтите и неприятните ситуации могат да попречат на нормалната работа, поради което много наемат специалисти, които отговарят за разрешаването на трудови конфликти. Проверете с екипа си по човешки ресурси дали сте ядосани, нервни или се страхувате от колега.
   • Когато конфликтът ви бъде разрешен, не е нужно да сте приятели със служителя, с когото сте се скарали - просто трябва да продължите да работите спокойно с него. Бъдете учтиви и внимателни на работното си място, дори с хора, които не харесвате.

Метод 3 от 3: Промени в начина на живот

1. 1 Отделете достатъчно време за почивка. Умората никога не е подобрявала качеството на нечия работа; може да забави темпото на вашата работа, да намали работоспособността ви и ако не спите достатъчно, това може да ви повлияе по време на важни срещи. Освен това редовната липса на сън води до много здравословни проблеми. Избягвайте да заспите на бюрото си и след това да пропускате работа, защото се чувствате зле. 7-8 часа здравословен сън ще бъде най-доброто лекарство за вас.
   • В най -добрия случай летаргията на работното място е незначителен проблем. В най -лошия случай може да бъде много опасно. Ако безопасността на хората е заложена във вашата работа (например работите като ръководител на полети или шофьор на камион), здравословният и адекватен сън е изключително важен за вас.
2. 2 Занимавайте се със спорт. Учените са доказали, че упражненията подобряват настроението и производителността на работното място. Това важи особено за офис служителите. Ако прекарвате по -голямата част от деня си седнал пред компютъра си, опитайте се да отделяте малко внимание на физическата активност всеки ден. Това не само ще ви улесни да седнете на работа, но и ще се почувствате по -добре, по -енергични и ще имате повече мотивация за работа.
   • Ако за първи път започвате да тренирате, опитайте да комбинирате умерено кардио със силови тренировки.
3. 3 Бъдете в добро настроение. Ако се опитвате да подобрите ефективността си на работното място, може да искате да вземете сериозно трудовия си живот. В много случаи това е лоша мисъл: може да успеете да подобрите ефективността за кратко време, но ако винаги се ограничавате от удоволствието на работното място, лесно ще се изморите, което ще доведе до летаргия, стрес и липса на мотивация. Опитайте се да бъдете в добро настроение: ако се чувствате добре на работа, е по -вероятно да имате мотивация и стремеж. Правете малките неща, които ще повишат настроението ви и ще останете продуктивни: слушайте музика на слушалките си, загрявайте или занесете лаптопа си в стаята за почивка за тишина и спокойствие.
   • Възползвайте се максимално от почивката си: насладете се на възможността да се храните добре, да разговаряте и да се смеете с приятелите си от работата.
   • Не прекалявайте с кафето. Това може да бъде фантастично лекарство в дните, когато се чувствате изключително изтощени, но ако го пиете всеки ден, ще се пристрастите към него и няма да ви помогне.
4. 4 Създайте стимули за себе си. По -лесно е да работите ефективно, когато имате основателна причина. Ако един ден ви е трудно да се принудите да работите, помислете за основните причини, които ви доведоха до тази работа: вашите житейски цели, мечти или самореализация. Опитайте се да мислите за работата си като за средство за вашата крайна цел - идеалния ви начин на живот. Ако обичате работата си, помислете какво чувство ви носи работата: изпитвате ли чувство на удовлетворение от резултата, постижението, когато сте изпълнили задачата?
   • Помислете за хубавите неща, които имате от работата си. Може би имате къща, апартамент или кола, които сте закупили със спечелените пари, или може би работата ви позволява да плащате за обучението на децата, или имате други привилегии.
   • Помислете за последствията, ако не работите. От какви неща ще трябва да се откажете, ако загубите източника на доход? Как това ще се отрази на вашето семейство или на други близки?
5. 5 Наградете себе си. Ако успешно сте подобрили производителността си, празнувайте: заслужавате го. Не е лесно да се отървете от лошите навици и да развиете добри, затова се възнаградете за упоритата работа.Вземете си питие след работа в петък, отидете в клуба с приятели или просто легнете в леглото с книга. Правете всичко, което ви прави щастливи след работната седмица. Като се възнаграждавате, увеличавате чувството си за постижения, което е важна част от поддържането на мотивация.
   • Наградата не трябва да бъде голяма или голяма. Също така не е необходимо да е скъпо. Скромните до умерени награди са най -добрите. Запазете вашия Rolex за специален повод.

Съвети

• Правете по -сложни проекти веднага, вместо да ги оставяте за по -късно. По този начин няма да се опитвате да ги избягвате и да чакате в напрежение техния ред. Правейки първо такъв проект, най -вероятно ще бъдете щастливи и ще можете да завършите деня си положително, като направите по -приятни или по -малко стресиращи проекти.