Съдържание

• Стъпки
• Част 1 от 3: Избор на стил и език на меморандума
• Част 2 от 3: Подготовка за писане на бележка
• Част 3 от 3: Писане на бележка

Бележката е световно приет начин за предаване на информация в рамките на една компания. Служебните бележки могат да се използват и при кореспонденция между две компании. Бележката трябва да е професионална и да предава информация ясно. Не се притеснявайте, ако никога не сте писали бележки - тази статия ще ви научи как.

Стъпки

Част 1 от 3: Избор на стил и език на меморандума

1. 1 Не използвайте неформален език. Езикът на бележката трябва да бъде прост, но формален.
   • Не пишете бележка като „Здравей! Най -после е петък! Искам да ви разкажа за един важен въпрос. "
   • Вместо това напишете следното: „Тази бележка ще ви държи в течение за напредъка на проект 319.“
2. 2 В бележката си се придържайте към неутрален тон - не бъдете прекалено емоционални и субективни. Правете всичко възможно да разчитате на факти и доказателства, когато предявявате иск.
   • Например, не трябва да пишете така: „Мисля, че всички ще бъдем много по -щастливи, ако идваме на работа в петък в каквото си поискаме“.
   • Вместо това проучете дали всички служители искат да се обличат в ежедневни дрехи в петък и как това се отразява на корпоративната етика.
3. 3 Използвайте сигнални фрази. Когато ще предоставяте доказателства или цитирате източник, не забравяйте да използвате подходящи фрази.
   • Например: „Според нашите данни, ...“ или „Проведените проучвания показват, че ...“.
4. 4 Изберете подходящ шрифт и размер. Бележката трябва да бъде лесна за четене, така че избягвайте използването на прекалено дребен шрифт; 11 или 12 е стандартният размер на шрифта.
   • Трябва също да изберете прост стил на шрифта като Times New Roman. Не пишете бележката си със забавен или фантастичен шрифт като Comic Sans (те ще ви се присмеят, ако го направите!).
5. 5 Използвайте стандартни полета. Полетата от 2,5 см са стандарт за бележки, въпреки че някои текстови редактори могат да включват шаблони за бележки с големи полета (например 3 см).
6. 6 Служебните бележки се изписват с един ред. Оставете празен ред между параграфите и разделите.
   • Не отстъпвайте абзаци.

Част 2 от 3: Подготовка за писане на бележка

1. 1 Ако трябва да информирате няколко души за нещо важно (на работа), изпратете им бележка. Можете дори да го изпратите на един човек, ако фактът, че сте предали информация, трябва да бъде документиран.
   • В някои случаи обаче е по -добре просто да говорите с хората, които искате.
   • Освен това част от информацията не може да бъде предадена в писмен вид.
2. 2 В зависимост от предадената информация, съдържанието и форматът на бележката могат да варират. Повечето бележки съдържат следната информация:
   • Нова идея или решение на проблем.Например, ако знаете как да решите проблем с планирането на разходите за извънреден труд, напишете за това в бележка и го изпратете на шефа си.
   • Поръчки. Например изпращането на бележка е ефективен начин за разпределяне на отговорностите на предстояща конференция, която се организира от вашия отдел.
   • Доклад. Можете също да изпратите бележка, за да информирате колегите за скорошно събитие, или да ги информирате за нова информация за проекта, или да изпратите доклад за резултатите от проучване.
3. 3 Може би работите по много проекти и искате да ги споделите в бележка. Не бива да се прави така. Служебните бележки съдържат информация по един конкретен въпрос (тема, проект и т.н.).
   • Бележката трябва да бъде кратка, информативна и лесна за четене. По този начин, като се фокусирате само върху една тема, вие гарантирате, че информацията се чете и взема предвид.
4. 4 Съдържанието и стилът на бележката ви зависи от целевата аудитория, затова помислете кой ще прочете бележката ви.
   • Например стилът на бележката за вашите колеги относно планирането на важна дата и стилът на бележката за вашия шеф с доклада за напредъка ще бъдат много различни.

Част 3 от 3: Писане на бележка

1. 1 Заглави бележката. Често срещана практика в бизнес кореспонденцията е документите за собственост.
   • Например в горната част на страницата напишете „Бележка“ или „Бележка“.
   • Можете да поставите заглавието в центъра или да го натиснете отляво на страницата. Най -добре е да разгледате бележките, които сте получили по -рано, и да копирате техния формат.
2. 2 Напишете заглавие на бележката си. Тя трябва да включва следната информация:
   • ДО: Напишете имената и титлите на хората, на които изпращате бележката.
   • OT: напишете вашето име и заглавие.
   • ДАТА: Напишете точната дата, включително годината.
   • ТЕМА: Дайте кратко, но точно описание за какво ще бъде бележката.
   • Моля, обърнете внимание, че вместо "Тема" можете да напишете "Реф."
3. 3 В списъка с получателите на бележката не забравяйте да включите всички хора, на които ще я изпратите. Ограничете получателите на бележката до хората, които са засегнати от информацията в нея.
   • Не изпращайте бележка до всички във вашия отдел или компания, ако проблемът в нея засяга само няколко души.
   • Ако изпратите бележки до всички служители на компанията наведнъж, те ще бъдат бомбардирани с бележки и или няма да ги прочетат внимателно, или изобщо няма да ги прочетат.
4. 4 В списъка на получателите на бележката включете пълни имена и заглавия. Дори и да сте на кратък крак с шефа си, по -добре е да се придържате към официален тон в бизнес кореспонденцията. Например, можете да го наречете „Владимир“, когато отидете в кабинета му, но в бележката си го наричайте „г -н Дмитриев“ или „Владимир Николаевич“.
   • Имайте това предвид, когато изброявате получателите на бележката - включете пълното име и заглавието.
5. 5 Ако изпращате бележка на някой от друга компания, много е важно да определите правилната форма на връзка с тях. Отделете време, за да намерите информация за този човек; най -вероятно това може да стане на уебсайта на неговата компания.
   • Например, ако лицето има докторска степен, не забравяйте да го включите.
   • Също така не забравяйте да намерите позицията, която този човек заема, и да я включите в бележката си.
6. 6 Помислете за темата на бележката си. Тя трябва да бъде кратка и ясна.
   • Например „Нови клиенти“ е доста неясна тема и ако някой иска да намери бележката ви след няколко дни или седмици, тогава той или тя ще се затрудни.
   • Най -добрата тема е: „Доклад за разширяване на клиентите“.
7. 7 По правило поздравите не се пишат в служебните бележки. Но, ако искате, можете да започнете текста на бележката с „Уважаеми г -н Дмитриев“ или „Уважаеми колеги“.
   • Бележката трябва да бъде кратка и информативна, така че поздравът може да бъде пропуснат.
8. 8 Напишете уводната част на бележката. В него ясно посочете целта на писане и изпращане на бележката.
   • Например „пиша на ...“. Уводната част на бележката трябва да съдържа кратък преглед на информацията, представена в нея.
9. 9 Уводният раздел трябва да е кратък. Няма нужда да предоставяте подробности и други подробности в него.
   • Направете уводната част от няколко кратки изречения (кратък параграф).
10. 10 Решете стила на представяне на основната информация. Тя трябва да бъде включена в 2-4 параграфа. Стилът на представяне ще зависи от самата информация.
    • Например, можете да представите информация по важност или според процесите, на които вашият проект е разбит.
11. 11 Служебната бележка трябва да бъде разделена на раздели (параграфи), така че нейните читатели да могат лесно да усвоят информацията; освен това разделите ще им помогнат да идентифицират важни моменти в бележката.
12. 12 Озаглавете всеки раздел; заглавието на параграфа трябва ясно да посочва информацията, която съдържа.
    • Например, можете да разделите предстоящата бележка за преместване на офис в следните раздели: Ново местоположение на офиса, Инструкции за опаковане на оборудване и документи и График за преместване.
13. 13 Първото изречение на всеки раздел трябва да каже на читателите за какво е този параграф.
    • Отделни параграфи или раздели от бележката ви трябва да се фокусират върху конкретна точка по разглежданата тема.
14. 14 За да подчертаете важни точки, създайте списък или списък. Това ще помогне на читателите да се съсредоточат върху ключови моменти и да четат и усвояват информацията по -бързо.
15. 15 Размерът на бележката не трябва да надвишава 1-2 страници.
    • Това е стандартен размер на бележките с единичен интервал и празен ред между абзаците.
16. 16 Помислете за включване на параграф, обобщаващ представената информация. В повечето случаи това не е необходимо, особено ако сте написали кратка бележка.
    • Но ако представената информация е много сложна или ако размерът на бележката е повече от стандартен, тогава е по -добре да включите малък параграф, обобщаващ представената информация (а именно ключовите моменти).
17. 17 Не забравяйте да включите заключителен параграф, дори ако не смятате, че имате нужда от него. Помислете за следното:
    • Какви са целите на бележката? Насърчаване на читателите да направят нещо? Трябва ли служителите да докладват навреме? Ако е така, ясно посочете това в последния параграф.
    • Ако не се изискват допълнителни действия, напишете следния извод: „Ще се радвам да обсъдим този въпрос“ или „Ако имате въпроси или коментари по тази тема, ще се радвам да им отговоря“.
18. 18 Ако искате, поставете вашето име или подпис в края на бележката (но това не е задължително). Ако случаят е такъв, погледнете бележките, които сте получили от други служители.
    • Ако подписват бележки (например „С уважение, Иванов А.А.), направете същото.
    • Ако не искате да подписвате бележката, можете да поставите инициалите си в края на документа.
19. 19 Напомнете за всички прикачени файлове, ако към бележката са приложени таблици, графики или отчети. За да направите това, в края на документа напишете например „Приложение: Таблица 1“.
    • Прикачените файлове трябва да бъдат споменати в основния текст на бележката.
    • Например, ако пишете за предстоящо преместване в нов офис, може да напишете нещо от рода на: „Възнамеряваме да завършим преместването до края на тримесечието. Вижте приложената таблица 1 за подробен график за преместване. "
20. 20 Не забравяйте да го проверите, преди да изпратите бележката си. Уверете се, че изреченията са граматически верни, че в бележката няма правописни или синтаксични грешки и информацията е смислена.
    • Не изпращайте бележката след първата проверка (освен ако, разбира се, не е спешна бележка). Оставете документа настрана и го проверете отново след час. Може би ще откриете нови грешки и неточности, които сте пропуснали по -рано.
    • Ако бележката съдържа поверителна информация, проверете политиката за поверителност на вашата компания и разберете името на лицето, което ще прегледа бележката ви и ще даде своето мнение за нейното съответствие с установените правила.