Как да напишете бизнес писмо до клиентите си

Видео: Create a Journal to Sell on Amazon KDP for FREE

Съдържание

Стъпки
Част 1 от 2: Формат на бизнес писмо
Част 2 от 2: Как да напиша бизнес писмо
Съвети

Ако имате собствен бизнес, вероятно ще трябва да пишете бизнес писма до клиентите си. Целите могат да бъдат различни: уведомяване за нови събития или условия, реагиране на жалби на клиенти от името на компанията. Независимо от причината за писане, важно е да поддържате професионален тон и бизнес стил по всяко време.

Стъпки

Част 1 от 2: Формат на бизнес писмо

1 Използвайте професионална бланка. Деловото писмо представлява вашата компания. В тази връзка писмото трябва да има подходяща форма. Също така, не забравяйте да използвате логото или марката на вашата компания.
- Можете да създадете заглавна буква с готови цветни шаблони за Microsoft Word. Използвайте истинско лого или марка на компанията.
2 Отворете текстов редактор. Всички фирмени бизнес писма винаги трябва да се въвеждат на компютър.
- Създайте нов документ и задайте полетата на 2,54 сантиметра.
- Използвайте шрифт с засечки като Times New Roman, Georgia или Arial. Така че размерът на шрифта трябва да бъде не повече от 12, но не по -малък от 10. Типът или размерът на шрифта не трябва да влияе отрицателно върху четимостта на буквата.
- Използвайте едноредово разстояние.
3 Персонализирайте формата на блока. Блоковата форма е най -често срещаният формат за бизнес писма. Той е и най -лесният за настройка и следване. Всеки елемент е оставен вляво и разделен с едно интервал. В ред от началото на страницата до долу, бизнес писмото трябва да включва следните елементи:
- Днешната дата или датата на изпращане на писмото. Не забравяйте да включите датата, защото тя се използва за счетоводство от изпращача и получателя, както и за правни цели. Дайте точна дата.
- Адрес на изпращача. Това е вашият адрес в стандартен формат. Ако вашият адрес вече е посочен в заглавката на писмото, можете да пропуснете тази стъпка.
- Изходящ адрес. Въведете името и адреса на получателя на писмото. Можете да използвате адреса „Господар“ или „Господарка“. Така че, ако получателят е Нина Серова, тогава можете да напишете както „г -жа Нина Серова“, така и „Нина Серова“.
- Поздравления. Можете да напишете „Уважаема г -жо Серова“ или „Скъпа Нина Серова“. Ако не сте сигурни кой ще прочете писмото, напишете „Уважаеми господа“. Има и опция „За информация на всички заинтересовани страни“, но тя трябва да бъде оставена в краен случай, ако адресатът е неизвестен.
- Основният текст на писмото. Тази част ще бъде обсъдена по -подробно в следващия раздел.
- Последна част и подпис. Напишете: „С уважение“ - или: „Най -добри пожелания“.

Част 2 от 2: Как да напиша бизнес писмо

1 Определете вашата целева аудитория. Тонът на писмото винаги трябва да остане професионален, независимо от аудиторията, но изборът на думи и езикови средства зависи от адресата на писмото. Ако писмото е за HR отдел на друга компания, тогава трябва да се използва по -официален език. Когато се обръщате към конкретен клиент, можете да прибягвате до неформален и прост език.
- Това също ще ви помогне да избегнете недоразумения. Не използвайте термини, които са неразбираеми за читателя. Например клиентите може да не знаят съкращенията, използвани за космическата програма във вашата компания, така че не ги използвайте в писмото си.
- Най -важното правило за бизнес писането е текстът да бъде ясен, кратък и учтив.
2 Посочете целта на писмото на първия ред. Помислете за целта на писмото. Искате ли да предоставите нов адрес на офиса? Напомнете на клиента за дълга? Отговор на жалбата? Имайте това предвид, когато трябва да напишете първото изречение на писмото. Не използвайте неясни формулировки и преминете директно към въпроса.
- Пишете от първо лице, ако изразите мнението си като собственик на фирма. Пишете на второ лице, ако се обръщате от името на компания или организация.
- Използвайте недвусмислено изявление като: „Ние Ви информираме с това“ - или: „Искаме да знаем следното.“ Напишете от първо лице, ако се обръщате като собственик на компанията като: „Искам да се свържа с вас“, - или: „Наскоро научих ..., така че бих искал да ...“.
- Например вие (собственикът на компанията) искате да информирате Нина Серова за едномесечния дълг. Започнете писмото си така: „Бих искал да ви информирам, че към март 2015 г. има дълг във вашата сметка.“
- Ако сте служител на компания и отговаряте на жалба на клиента относно космическата програма на вашата компания, започнете така: „Получихме вашите коментари относно нашата програма за колонизация на Марс“.
- Понякога трябва да кажете на читателя, че е спечелил конкурс или е получил място в образователна институция. Започнете така: „Радвам се да информирам ...“, - или: „Радваме се да информираме ...“.
- Ако трябва да съобщите лоши новини, започнете с тази фраза: „Със съжаление ви информираме ...“, - или: „След внимателно обмисляне беше решено ...“.
3 Използвайте валиден глас. В официалната реч често се използва пасивният глас, но той може да направи текста на писмото монотонен или неразбираем. Валидният глас позволява информацията да се предава с решителен тон.
- Пример за пасивен глас: "Какви стъпки могат да бъдат предприети?" В този случай субектът „стъпки“ не е изпълнителят на действието, а изпитва действието върху себе си.
- Пример за валиден глас: „Какви стъпки можем да предприемем?“ В тази версия се използва активен глас, който ви позволява ясно и ясно да предадете идеята.
- Понякога пасивният глас ви позволява да предадете съобщението си и да не привличате твърде много внимание към грешка или грозен факт. Използвайте го само в този случай. Обикновено се предпочита валиден глас.
4 Връзка към предишни събития или комуникация с читателя. Възможно е преди това да сте информирали Нина Серова за дълга. Читателят може да изрази недоволството си от вашата космическа програма на последната конференция. Ако вече сте общували, напомнете за този факт. Читателят ще може да си припомни важни подробности, а писмото ви ще бъде много по -важно и спешно.
- Използвайте фрази като: „Съгласно предишното писмо от ...“, „Благодарим ви за навременното плащане миналия месец“ - или: „За нас беше удоволствие да чуем вашите конструктивни коментари на конференцията през май.“
5 Направете молба или предлагайте помощ. Задайте положителен тон с любезна молба или предложите сътрудничество под формата на помощ.
- Да предположим, че притежавате компания и искате да убедите клиент да плати дълг. Използвайте израза: „Ще съм благодарен за вашата помощ и незабавното плащане.“
- Ако пишете от името на компания, използвайте израза: „Бихме искали да организираме за вас лична среща с нашия HR мениджър.“
- Предложете също да отговорите на всички възможни въпроси и да разсеете съмненията на читателя. Пример: „Ще се радваме да отговорим на всеки ваш въпрос или да изясним всички съмнения относно плащането“, или: „Искате ли да знаете повече подробности за нашата програма?“
6 Попълнете писмото. Използвайте призив за действие от ваша страна или от страна на клиента. Това може да бъде искане за изплащане на дълга в рамките на определен срок или предложение за организиране на среща с клиент.
- Напишете предложение с надеждата да комуникирате в бъдеще: „Очакваме с нетърпение да се срещнем на заседанието по бюджета следващата седмица“, или: „Ще се радваме да обсъдим всички тези аспекти с вас по -подробно, когато се срещнем в нашия офис . ”
- Посочете дали към писмото са приложени документи. Добавете фраза като: „Изпращаме ви фактура за последния месец“ - или: „Копие от космическата програма е приложено към писмото.“
- Използвайте заключителна фраза в края. Най -добре е клиентите да напишат: „С уважение“, - или: „Най -добри пожелания“.
- Използвайте формулировката „С уважение“ в официални писма до непознати.
- Напишете: „Всичко най -добро“, ако познавате или си сътрудничите с човек.
7 Поправи грешките. Правилното форматиране и формулиране няма да играят никаква роля, ако в писмото има граматически грешки!
- Опитайте се да намерите всички случаи на пасивен глас и направете съответните корекции.
- Обърнете внимание на дългите и объркващи изречения. В бизнес писмото важи правилото „По -добре по -малко е по -добре“, така че дългите изречения трябва да се изхвърлят.