Автор:
John Stephens
Дата На Създаване:
28 Януари 2021
Дата На Актуализиране:
1 Юли 2024
Съдържание
Обратната връзка е от съществено значение за подпомагане на персонала или студентите да се подобрят по-добре. Обратната връзка е не само важна, тя се изисква и в повечето компании и класни стаи. Това е особено вярно, ако ръководите служители или отговаряте за насочването на другите. С все повече и повече служители, които общуват и работят отдалечено, става все по-важно да пишете отговори по имейл. Ако наблюдавате други членове на персонала, можете да напишете обратна връзка в оценката на изпълнението. Ако сте учител, често ще трябва да давате коментари на учениците си.
Стъпки
Метод 1 от 3: Напишете отговора на служител по имейл
Потвърдете причината да изпратите имейла. Можете да напишете причината в темата или в тялото на имейла. Обикновено е най-добре да уведомите получателя какво да очаква по имейл от субекта.
- Напишете тема като „Отзиви за проектни предложения - Страхотно начало!“
Започнете с приятелски коментар. Това ще уведоми вашата публика, че правите коментара в приятелски тон, вместо да критикувате. Това ще увеличи вероятността получателят да прочете отзива ви в положителна посока.- Напишете нещо като: "Надявам се да имате добра седмица!"
Потвърдете работата, която са завършили. Шансовете са, че респондентът е положил много усилия в работата, която оценявате. Споменете това първо, уведомете ги, че разпознавате усилията им.
- Бихте могли да кажете „Благодаря ви, че се опитахте да приложите предложения план. Положих много усилия ”.
Дайте първо положителна обратна връзка. Казването на получателя какво прави прави първо омекотява критиката по-късно. Бъдете честни, обаче, опитайте се да намерите нещо положително. Можете да се съсредоточите върху текущата задача или върху минали трудови усилия.- Кажете: „Ето още едно убедително предложение. Събрахте много прекрасни цели и виждам голям напредък във вашия метод ”.
Напишете отрицателна обратна връзка като съвет. Дори ако е по-ефективно да се изброят необходимите промени, за получателя може да е трудно да ги прочете и да ги осуети. Вместо това направете изречението така, сякаш това са промените, които ще направите.- Можете да напишете „Ще премахна части 1 и 2 и ще разширя част 3, за да включа проектобюджета“ или „Ще намаля втория параграф, но ще добавя оценка на текущите проекти. в края на тази част ”.
Обяснете отрицателната обратна връзка. Кажете на получателя къде е проблемът, ясно обяснете причината за проблема, ако е необходимо. Ако критиката се дължи на промяна от очакване или посока, кажете им това, като уточнявате защо е направена промяната.
- Да кажем, „Правим преход в цялата компания към по-подробни предложения, така че ще трябва да разширим информацията в няколко раздела. Изброих места, които се нуждаят от повече информация ”.
- Ако коментирате поведението на получателя, винаги включвайте примери за това, което искате да предадете. Например, ако говорите за непрофесионално обличане на клиентска среща, дайте примери за това какво са направили погрешно. Бихте могли да кажете: „Последния път, когато се срещнахме с клиента, носехте джапанки, а преди това носехте тениска. Този вид ежедневни облекла не носи професионалния имидж, който искаме да представим за компанията. ty ".
Определете как да разрешите проблема. Вашата обратна връзка няма да бъде полезна без решение на проблема. В зависимост от темата за отговора, това може да е списък с конкретни решения и общ списък с цели, върху които да работите.
- Можете да дадете примери за начини, по които те могат да решат проблема. Това е чудесен вариант, когато имате предвид конкретно решение. Бихте могли да кажете: „За следващата си презентация използвайте неутрални цветове и избягвайте преходите. Тъй като нашите клиенти за срещи, вие също трябва да избягвате да говорите. в компанията".
- Друг начин е да задавате въпроси, които ще им помогнат да измислят начини за подобрение. Това ще бъде полезно за идентифициране на проблема, за който има много възможни решения. Например „Има ли начини да подобрите материала оттук нататък?“ Или „Какви промени планирате да приложите към следващата си презентация?“
Напомнете им за всички възможни последици. Някои проблеми в работата могат да навредят на организацията и служителите трябва да са наясно с това. В много случаи ще има някои последици и понякога ще загубите клиенти или ще предоставите неефективно обслужване на клиентите поради неуспехи на служителите. В зависимост от ситуацията ще има и последствия за служителя, ако той не се промени. Ако има проблем, уведомете персонала.
- Например, кажете им за опасения, че компанията може да загуби клиенти поради хартиени грешки.
- Друг начин е да ги уведомите, че могат да бъдат уволнени от проекта, ако не се опитат да подобрят документацията си.
Завършете с искане за разяснение и обяснение на вашите отзиви. Това е приятелски начин да прекратите имейлите, които помагат на хората да разберат, че ги подкрепяте. Освен това ще ги накара да се чувстват комфортно да искат обяснения, ако не разбират написаното от вас.
- Напишете, „Моля, уведомете ме, ако имате някакви въпроси или се нуждаете от обяснение относно проблема“.
Метод 2 от 3: Писане на обратна връзка при оценка на компетентността
Поставете цели за оценка на компетентностите. Ето защо правите прегледа. Познаването на целите ви може да ви помогне да напишете по-добри отзиви и ще помогне на служителите ви да знаят какво да очакват.
- Например, фокусирате ли се върху подобряването на служителите? Правите ли оценка на цялата компания, за да решите кой тип кариерно развитие ще бъде от най-голяма полза за вашата компания? Правите ли тримесечен преглед?
- Говорете с персонала за целите си, когато давате обратна връзка. Бихте могли да кажете: „Компанията има план за подпомагане на програма за кариерно развитие въз основа на нуждите на служителите, така че провеждам оценка на представянето за всеки човек“.
Прегледайте предишните отзиви за тях. Това може да включва отговор от предишен преглед, както и неформална информация, публикувана по време на прегледа. Трябва също да оцените какво са направили спрямо тази обратна връзка. Използвали ли са го за подобряване? Дали не му обръщаха внимание?
- Ако те са действали по обратната връзка в миналото, това може да се разглежда като положителна оценка този път.
- Ако те не са обръщали внимание на обратната връзка преди, можете да обсъдите както предишния брой, така и липсата на самосъзнание да не обърнете внимание на обратната връзка.
Обяснете положителните отзиви, дайте конкретни примери. Най-добре винаги да започвате с положителни коментари. Кажете на персонала какво прави добре и посочете всички постижения, които са постигнали. Бъдете честни, но се опитайте да включите колкото се може повече позитиви и негативи.
- Дайте примери като „Вие проявихте самодисциплина, когато се включихте като доброволец да ръководите проект, и демонстрирахте добро лидерство, като работехте добре с екипа, включвайки предложения. от други членове и възлагане на задачи ”.
- Хвалете това, което искате да направят.
Дайте конструктивна критика, дайте конкретни примери. Фокусирайте критиката си върху това, което е най-полезно за компанията или целите на работата на служителя. Кажете им с какво откривате, че имат проблеми и защо е проблемът.
- Дайте конкретни примери. Например „В последните 3 презентации сте забравили проектобюджета, забавили сте проекта“ или „Средният брой сметки, постигнати през последното тримесечие, е 6, но вие просто сте гарантирани. 2. Това се счита за некомпетентно ”.
Поставете работни цели за следващия етап на оценка. Това ще помогне на служителите да разберат върху какво трябва да се съсредоточат в бъдеще, като ви позволява да съобщавате от вашите служители това, от което се нуждае компанията. Това също ще направи обратната връзка по-полезна, защото персоналът знае какво искате да разбере от сесията за преглед.
- Целите трябва да са кратки и конкретни. Например „Средно служителят ще продава по 4 продукта на ден“, „Персоналът ще увеличи комуникацията с клиентите“ или „Персоналът ще завърши обучение за лидерство“.
- Уверете се, че следващият одит, който правите за вашите служители, ще се фокусира върху тези работни цели, тъй като това е, което те ще очакват.
Предложете възможности за кариерно развитие. Предложете конструктивни предложения за коментари, които сте предоставили по-рано. В зависимост от ресурса това може да бъде обмен на знания, обучение, вътрешнофирмено обучение или сесия за споделяне на житейски опит. Можете дори да търсите курсове онлайн, ако ви липсват ресурси.
- Бъдете отворени за промяна на тези препоръки, след като обсъдите оценката със служителя. Например служителят може да поиска кариерно развитие, за което никога не сте се сещали.
- Трябва да вземете предвид кариерните цели на служителя. Например, ако служителят иска да се премести на ръководна позиция, можете да препоръчате сесия за лидерство като опция за кариерно развитие. Друг вариант е, ако служителят се интересува от графичен дизайн, можете да му позволите да посещава курсове за обучение, за да може да използва тези умения за компанията.
Завършете с насърчителни думи. Колкото и положителна да е оценката на представянето, никой не обича да му се напомня за недостатъци или какво трябва да подобри. Заключването с насърчителни думи може да помогне за мотивиране на служител, вместо да бъде притиснат или обезсърчен.
- Кажете това: „През последното тримесечие имате неочаквани проблеми, но свършихте добре работата си, когато коригирахте натоварването си. Харесваме представянето ви и се надяваме да видим повече добри резултати през това тримесечие. "
Насърчавайте обратната връзка от получателите. Това може да бъде устен отговор, след като сте обсъдили оценката с тях, или можете да им дадете формуляр за обратна връзка, който да попълнят. Ще получите по-ефективна обратна връзка, ако позволите на персонала да коментира оценката на резултатите и да синтезира информацията във ваше отсъствие.
- Помолете другите да коментират вашите отзиви. Например „Ако бихте могли да подобрите едно нещо в начина, по който давам обратна връзка, какво би било?“ И „Отзивите бяха ли ясни и полезни?“
Метод 3 от 3: Осигурете обратна връзка на учениците
Съсредоточете се върху ученето. Целта на обратната връзка е да помогне на учениците да учат, така че правете полезни коментари, които ги насочват към подобряване на работата им, вместо да критикуват грешките. Вземете го за насока, а не само за критика.
- Можете да предоставите писмена обратна връзка за типовете студентска работа, включително писмени задачи, презентации и проекти.
Осигурете обратна връзка за съдържанието и структурата. И двете части са важни и учениците трябва да знаят как да ги подобрят. Това е особено важно, ако един ученик се справя по-добре в една част от друга. Например, студентът може да има отлична идея за разработване на съдържание, като същевременно има грешки в печата, неправилни пунктуационни знаци, непълни параграфи и отстъп.
- Ако коментирате устни презентации или проекти, не забравяйте да предоставите обратна информация за всяка част от упражнението.
- Например, устната презентация ще включва коментари както за съдържанието, така и за уменията за публична реч, докато проектът може да получи обратна връзка за съдържание, творчество и умения. присъства.
Дайте конкретна положителна и отрицателна обратна връзка. Писането на коментари като „добра работа“, „голям напредък“ или „необходимост от работа“ не казва на учениците какво трябва да направят, за да се подобрят или какво правят правилно. За да бъде ефективна обратната връзка, учениците трябва да знаят какво са направили добре или не.
- Напишете така: „Вашата дисертация е ясна, добре написана и използва необходимия формат. От друга страна, тематичните изречения се нуждаят от повече усилия, защото не са свързани с тезата ”.
- Предложете така, „Моите идеи са добре развити, но искам да дойдете при мен за инструкции къде да използвам запетаи и непълни изречения“.
- Включва комбинация от положителни коментари и конструктивна критика.
Предложете начини за подобряване, вместо да коригирате грешки. Можете да подчертаете няколко грешки, но избягвайте да правите корекции на страницата. Идентифицирайте проблема, който сте открили в статията, като например използване на твърде много запетаи, и след това предложете умения, които учениците ви могат да подобрят.
- Например „Използвах твърде много запетаи в есето си. Учителят предложи да прегледате правилата за използване на запетаи и как да избегнете грешки със запетая. Ако отидете при инструктора, можем да прегледаме пасажа заедно.
Поставете приоритети за следващия проект или упражнение. Това ще даде на учениците конкретни точки, върху които да се съсредоточат оттук насетне. Можете да дадете приоритет на учебните цели или нужди на вашите ученици, в зависимост от вида на заданието.
- Кажете: „В момента искам да се съсредоточите върху използването на активни субекти и да избягвате непълни изречения“.
Ограничете обратната връзка до едно парче или едно умение, ако проблемът е във времето. Фокусирайте вниманието върху текущите учебни цели или нужди на учениците, които оценявате. Уверете се, че учениците знаят, че оценявате само определени части от тяхното писане, така че да не смятат, че другите раздели са идеални.
- Може да се наложи да оцветите или маркирате коментари.
- Преди да върнете заданието на учениците, уведомете ги, че давате отзиви само за част от заданието.
- Можете също така да позволите на учениците да изберат умението или раздела, за които биха искали да получат обратна връзка.
Избягвайте да оказвате натиск върху учениците. Ако има много грешки, не се опитвайте да ги коригирате в един коментар. Предоставянето на твърде много информация наведнъж може да накара учениците да се чувстват съкрушени. Вместо това започнете с основните ощипвания или най-лесното място.
- Например можете да започнете, като се фокусирате върху непълни изречения и търсите думи, които не знаете как се пишат.
- Можете също така просто да се съсредоточите върху учебната цел, към която се стреми упражнението.
Насърчавайте учениците да продължават да се опитват. Завършете с положителна нотка, която ги насърчава да продължат да опитват. Можете да се обърнете към други подобрения в техните упражнения, като им дадете мотивация да се стремят по-високо.
- Напишете: „След като разбрахте, че писането ви се е подобрило толкова много през учебната година, знам, че ще свършите отлична работа, следвайки тези предложения. Очаквам с нетърпение да прочета следващото ви есе! "
