Автор:
Monica Porter
Дата На Създаване:
13 Март 2021
Дата На Актуализиране:
1 Юли 2024
Съдържание
Бизнес отчетността е едно от най-ефективните средства за комуникация на бизнес операциите днес. Въпреки широките си цели, те обикновено се използват, когато бизнес или отделен човек трябва да вземе важни решения. За да напишете ефективни бизнес отчети, първо трябва да разберете какви са те и как могат да се използват.
Стъпки
Част 1 от 2: Определете вида на доклада, който да напишете
Представете идеи. Това е типът обяснителни доклади / предложения. Тези отчети могат да се използват за отправяне на препоръки към ключови ръководители или лица, вземащи решения в дадена компания, обикновено съставени от две части: резюме и съдържание. Обобщение подчертава вашето предложение. Разделът за съдържание (тяло) допълнително анализира ползите, разходите, рисковете и т.н. ела с него.
- Да предположим, че искате да предложите 3D принтер за вашия отдел. За да убедите вашия мениджър да одобри покупката на това устройство, трябва да напишете обяснение / доклад за препоръка, за да подадете официално петиция към ръководството.
Опишете рисковете, свързани с определена възможност.Доклад от разследването помага да се определи степента на риск, свързан с определен начин на действие. Този тип отчети са изключително полезни за подпомагане на компанията при прогнозиране на възможни последствия. Той включва въведение, разследващо съдържание и заключения. Въведението подчертава разглеждания въпрос. Съдържанието на проучването се използва за обсъждане на факти и резултати от разследването. Заключението се използва за обобщаване на проблема.- Да предположим, че фармацевтична компания X иска да работи с фармацевтична компания Y, но все още има притеснения. Компания X не желае да си сътрудничи с компания с настоящи или минали финансови проблеми. Тази компания ще проведе разследване и ще използва доклада от разследването, за да обсъди задълбочено финансовата информация на компанията Y и нейните директори.
Представя информация за спазването на определена регулаторна агенция. Това е доклад за съответствие, се използва, за да помогне на компанията да демонстрира своята отговорност. Той демонстрира спазване на закони / наредби и разумни фирмени разходи пред ръководни органи (град, провинция, правителство и др.). Този доклад включва въведението, съдържанието на доклада и заключението. Въведението обикновено съдържа преглед на основното съдържание в доклада. Разделът за съдържание представя данни, събития и др. Изпълнителните агенции трябва да знаят. Заключенията се използват за обобщение.- Например, Nestle трябва да покаже на управителния съвет, че следват политиката и законодателството на страната домакин през годините. В резултат на това те са използвали годишните си доклади за съответствие, за да бъдат прозрачни относно дейностите си за годината.
Опишете осъществимостта на предложената идея или проект. Извикват се доклади за проучване, използвани за определяне дали една идея е практична или не възможен доклад. Този доклад трябва да бъде структуриран в две части: резюмето и съдържанието на доклада. Съдържанието показва предимствата, възможните проблеми, свързаните разходи и т.н. от предложената идея. Една компания може да използва доклад за осъществимост, за да проучи въпроси, подобни на следните:- Може ли този проект да бъде завършен в рамките на бюджета?
- Ще бъде ли този проект печеливш?
- Може ли този проект да бъде завършен в определения срок?
Представяне на резултатите от разследващите изследвания.Доклад за разследващите изследвания представяне на изследвания по проблем или проблем. Обикновено това е задълбочен поглед върху даден предмет и трябва да включва раздели: резюме, въведение, методология на изследването, получени резултати, заключения и препоръки. Съответните изследвания също трябва да бъдат включени в този доклад.- Например, една компания може да проведе общофирмено проучване дали да забрани пушенето във фоайето на служителите или не. Операторът ще изготви доклад за разследване.
Помогнете на вашата компания да подобри своята политика, продукт или бизнес процес чрез непрекъснато наблюдение. Формулиран на фиксирани интервали, като седмици, месеци, тримесечия и т.н., Периодични отчети изпълнение, печалба и загуба или други критерии могат да бъдат прегледани подробно за даден период от време.- Например всеки месец фармацевтичен търговски представител вероятно ще създаде таблица, обобщаваща броя на техните обаждания за продажба.
Докладвайте за конкретна ситуация. За разлика от фиксираните периоди от време са необходими специфични ситуации докладвайте ситуацията. Ситуацията тук може да бъде толкова проста, колкото информацията, получена от семинар, или толкова сложна, колкото докладването за реакция на природно бедствие. Този доклад включва раздели: увод, съдържание и заключения. Използвайте въведението, за да идентифицирате събитието и да преминете през това, което ще бъде включено в съдържанието на доклада. Заключението се използва, за да се посочи ангажиментът или действието, необходимо в тази ситуация.- Например след голяма буря управителният орган ще се нуждае от доклад за ситуацията.
Представете решението на проблема или ситуацията.Доклад за сравнение Помислете за няколко възможни решения на дадена ситуация. Въз основа на резултатите писателят ще предложи конкретен начин на действие. Обикновено се състои от три части: въведение, съдържание и заключение. Въведението очертава целта на доклада. Средният раздел описва ситуацията или проблема и възможните решения / опции. Заключението разкрива най-доброто решение или алтернатива.
- Помислете, че производителят на автомобили ABC иска да отвори завод в Азия. Въз основа на това, от което се нуждае компанията, докладът може да ограничи избора до три държави. След това ще заключи кой е най-добрият заводски обект от трите държави.
Част 2 от 2: Писане на бизнес отчет
Определете целите и формата на отчета си. Задайте си въпроса какво искате да постигнете чрез доклада. Въз основа на желаната цел изберете подходящия тип отчет от списъка по-горе.
- Какъвто и да е отговорът, трябва да осигурите краткостта на целта си. Ако целта не е ясна, докладът само ще обърка читателите и евентуално ще компрометира достоверността му.
- Например, ако искате да получите по-голям рекламен бюджет за вашия отдел. След това докладът трябва да се съсредоточи върху текущия ви бюджет и как можете ефективно да използвате по-големия си бюджет.
Идентифицирайте аудиторията. Читателите могат да включват външни лица (хора, които не работят във вашата компания) или вътрешни служители. Помислете за съществуващите им познания или познаване на целевата им тема и помислете как ще използват информацията, представена в доклада.
- Не забравяйте, че без значение коя е вашата аудитория, няма по-убедително заключение от сумата пари, която можете да донесете на вашата компания или клиенти.
- Да предположим, че искате да стартирате програма за споделяне на работа във вашия отдел и да определите, че аудиторията тук е главният директор по човешки ресурси, главният изпълнителен директор и генералният мениджър. Помислете за съществуващото ниво на интерес към тази програма. Отговорът ще формира тона на доклада. Ако компанията никога не е обмисляла такава програма, този доклад ще бъде както стратегически, така и информативен. В обратния случай докладът трябва да бъде по-малко информативен и по-убедителен.
Определете какво да научите. Най-трудното не е в частта за писане, а в изготвянето на заключението и събирането на данните, необходими в подкрепа на това. Необходими са много умения, включително събиране на данни и анализ на пазара. Какво трябва да знаете вие и след това ръководството, за да вземете информирано решение по каква тема се дава?
Вземете правилните данни за отчета. Важно е вашите данни да бъдат добре проучени. В противен случай в доклада може да липсва достоверност. Самото събиране на данни зависи от вида на отчета, който пишете. Уверете се, че избраните параметри на данните са кратки и съответстват на точката на отчета.
- Данните могат да бъдат вътрешна информация - което означава, че можете бързо да ги съберете. Например можете да получите данни за продажбите от отдела за продажби само с едно обаждане. С други думи, можете да получите данните и да ги включите бързо в отчета.
- Външните данни могат да се съхраняват и вътрешно. Ако някои отдели са събрали данни за анализ на клиенти, моля попитайте ги. Не е нужно да правите това разследване сами. Въпреки че може да не е разнороден в различните видове бизнес, обикновено не е необходимо бизнес репортер да провежда пряко разследване.
- Да предположим, че пишете обяснение / доклад за предложението. След това трябва да проучите всички предимства, произтичащи от вашите предложения, и да включите тези изследвания във вашия доклад.
Организирайте и пишете отчети. Как да изберете оформление и да напишете отчет, зависи от вашите цели. Например оформлението на доклада за съответствие ще се различава от оформлението на доклада за осъществимост. След като имате представа как трябва да бъде организиран отчета, можете да започнете със съдържанието си.
- Разбийте свързаните данни на отделни части. Бизнес отчетите не могат да бъдат объркани с много данни и информация. Организирането на данни в отделни части е ключът към добрия бизнес отчет. Например можете да отделите данните за продажбите от данните за анализ на клиенти и да зададете отделни заглавия за тях.
- Подредете доклада със съответните заглавия, които могат бързо да се появят като независимо проучване, но в същото време да подкрепят основната цел на доклада.
- Тъй като някои раздели могат да зависят от анализа или приноса на други, често е възможно да се работи по всяка част поотделно, докато се очакват резултатите от анализа.
Направете заключения с конкретни предложения. Направеното заключение трябва да бъде ясно и да бъде разумен резултат от внимателно проучване на данните, представени в доклада. Ако е уместно, ясно предложете най-добрия начин на действие въз основа на тези заключения.
- Всяка цел трябва да съдържа конкретни и измерими действия. Запишете всички промени в длъжностната характеристика, график или разходи, необходими за завършване на новия план. Всяка претенция трябва да представя преки нови подходи - тези, които ще помогнат за постигане на целта / решението, посочени в доклада.
Напишете резюме на проекта. Резюмето на проекта трябва да бъде първата страница на вашия отчет, но трябва да бъде и последното нещо, което пишете. Това резюме представя резултатите от изследването и заключенията, както и много кратък преглед на това, което ще бъде представено, ако читателят реши да продължи да чете пълния доклад. Това е като трейлър на филм или абстракция от научна статия.
- Резюмето е посочено по-горе, защото е почти единственото нещо, което зает член на борда ще прочете. Представете всичко важно за вашия шеф тук, максимум 200-300 думи. Останалата част може да бъде разгледана по-внимателно, ако искат да знаят повече.
Използвайте инфографика за данните, които ще се използват, ако е необходимо. В някои случаи може да бъде полезно да се представят количествени данни чрез диаграма или графика. Използвайте цветове във вашата презентация, тъй като те ще привлекат повече внимание и ще ви помогнат да разграничите информацията. Винаги когато е възможно, използвайте точки, използвайте цифри или данни за рамки, за да ги улесните за четене. По този начин ще отделите данните от останалата част на отчета и ще покажете какво означават те.
- Като цяло визуалните ефекти са чудесен фактор, който прави бизнес отчетността по-интересна, тъй като самият текст и фигури могат да бъдат относително сухи. Но не прекалявайте, използвайте само когато е подходящо и необходимо.
- Страница, която е пълна с текст и не съдържа таблици или фигури, може да бъде уморителна. Моля, рамкирайте съдържанието там. Информационното поле също може ефективно да обобщи вашата презентация.
При необходимост цитирайте източници. В зависимост от типа на изследването, което се провежда, може да се наложи да обясните източника на информация. Целта на страницата на документа или източника на справка в бизнес отчета е да предостави източник на информация, така че другите да могат да научат повече или да намерят данни при желание.
- Използвайте правилния формат за отчитане на цитати, в зависимост от вашата индустрия.
Прочетете го отново два пъти. Правописните или граматическите грешки могат да накарат читателите да почувстват, че не полагате достатъчно усилия в доклада и да поставят под въпрос надеждността на резултатите от изследването. Освен това не забравяйте да представите информацията по ясен, кратък начин.
- Например не прекалявайте с красивите думи или използвайте твърде дълги изречения.
- Избягвайте да използвате жаргон.
- Ако и докладът, и читателят са тясно свързани с определена индустрия, можете да използвате технически жаргон или терминология. Но внимавайте, не прекалявайте с тях.
- Като цяло бизнес отчетите се изписват в пасивна форма и са един от малкото случаи, в които по-пасивният е по-добър.
- Често можете да пропуснете грешки, когато препрочитате работата си, като се чувствате познати от момента, в който пишете. Помислете дали някой друг в стаята, който също иска да докладва за успеха, да бъде прочетен. Бъдете отворени за получената обратна връзка. По-добре е, когато грешката е посочена от колеги, вместо от началници. Прегледайте всеки коментар и пренапишете отчета.
Създайте съдържание. Форматирайте бизнес отчетите възможно най-официално, създавайки съдържание за лесно проследяване и бързо четене. Включете всички важни раздели, особено резюмето и заключението за управлението.
Направете корицата на вашия бизнес отчет. Най-добрият начин да попълните добър, добре проучен доклад е да го покриете по подходящ начин. Можете да използвате свързващо вещество, маншети или добра хартия. Изводът тук е, че бизнес отчетът трябва да бъде привлекателен, лесен за очите, достатъчно, за да предизвика интереса на читателите.
- Това се отнася и за всички таблици и графики, включени в отчета.
