Автор:
Louise Ward
Дата На Създаване:
7 Февруари 2021
Дата На Актуализиране:
1 Юли 2024
Съдържание
По същество електронната поща не е официална като писането на хартиено писмо. Има обаче моменти, когато трябва да бъдете по-официални в писането на имейли. Помислете кой е получателят и след това изберете подходящия поздрав за ситуацията. След като разберете тази информация, можете да продължите с формата на поздрав и стила на началното изречение.
Стъпки
Част 1 от 3: Помислете за получателя
Определете колко формално трябва да бъдете. Независимо дали пишете „официален“ имейл, степента на официалност на имейла ще зависи от получателя му. Например, не бихте използвали същата степен на формализъм, когато пишете на професор, отколкото когато пишете мотивационно писмо.
- Когато за първи път се свържете с някого, по-добре е да пишете по-официално от обичайното за безопасност.
Намерете името на получателя. Трябва да направите някои изследвания, за да намерите името на човека, ако все още не го знаете. Познаването на името на получателя прави поздрава по-личен, дори ако използвате професионални методи за писане на имейли.
Следвайте пътя на приемника. Ако човекът ви е изпратил имейл, е добре да копирате поздрава му. Например, ако те напишат „Здравей“ и вашето име, можете да отговорите в подобен стил, като използвате „Здравей“ и името на човека, когато изпращате имейла. реклама
Част 2 от 3: Изберете поздрав
Използвайте "Уважаеми". „Уважаеми“ (последвано от името на получателя) е класическият поздрав. Това е неформално, без да е натрапчиво и тъй като се използва толкова често, този поздрав често се превръща по подразбиране, което е добре. Не бихте искали поздравът ви да е странен, защото не съвпада.
Опитайте „Здравей“, ако не знаете името на получателя. „Здравейте“ е официален поздрав, който можете да използвате в бизнес имейли, особено ако не знаете името на получателя. Винаги обаче е по-добре да разберете името на получателя, ако е възможно.
- Можете също да използвате „Изпращане до заинтересовани хора“, ако имейлът е особено официален и не знаете името на получателя. Този поздрав обаче може да не представлява интерес за някои.
Помислете за „Здравей („ Здравей “или„ Здравей “) в по-неформални имейли. Имейлът е по-малко официален от кореспонденцията като цяло, така че можете да пишете „Здравейте“ в имейл, без да сте твърде официални. Например, ако изпращате имейл на професор, особено на някого, с когото често се свързвате, поздрав „Здравей“ или „Здравей“ ще работи.
Не използвайте думата "Хей". Въпреки че думата „Здравей“ е приемлива в официален имейл, не би било подходящо да се поздравите. Това е много произволен начин за поздрав, дори на говорим език, така че трябва да избягвате използването му в какъвто и да е официален имейл. Например, дори ако сте близо до шефа си, най-добре избягвайте да използвате думата „Хей“, когато пишете имейл до тях.
Използвайте промяна на заглавието, когато е необходимо. Понякога пишете на някой, с когото познавате само заглавието му в компания или организация. В този случай можете да използвате заглавието на лицето вместо името, като „Уважаеми ръководител на човешките ресурси“, „Уважаеми човешки ресурси“ или „Уважаеми професоре“.
Добавете почитанията на човека, за да направите имейла по-официален. Когато е възможно, добавете „Дядо“, „Баба“, „Доктор“ или „Професор“ пред името на получателя за повече формалност. Освен това можете да използвате собственото или пълното име на получателя, за да бъдете по-професионални, вместо просто да използвате собственото име. реклама
Част 3 от 3: Форматиране и стартиране на имейл
Напишете поздрава на първия ред. Напишете поздрава, който сте избрали, в горния ред, последвано от името на получателя. Можете да използвате почитанията на човека, ако е възможно, като дядо, баба или доктор, последвани от пълното име.
Използвайте запетаи. По принцип ще използвате запетая след поздрава. В официалната поща можете да използвате двоеточие, но това често е твърде официално за имейл, дори професионален имейл. Запетая работи във всички ситуации, въпреки че можете да използвате двоеточие, ако пишете мотивационно писмо по имейл.
Преминете към следващия ред. Поздравът е в горния ред, така че когато сте готови, натиснете бутона за нов ред, за да преминете към следващия ред. Ако използвате прекъсвания на редове вместо отстъп за създаване на абзаци, ще трябва да оставите празен ред между поздрава и първия абзац.
Представете се във вашето начално изречение, ако е необходимо. Ако пишете на някого за първи път, трябва да предоставите въведение, независимо колко го познавате в живота. Даването на намек на получателя за това кой сте ще го насърчи да продължи да чете.
- Например можете да напишете „Аз съм Нгуен Ван Нам и съм маркетинг директор на компания XYZ“. Трябва също да посочите причината, поради която познавате получателя: „Аз съм Нгуен Манх Хунг и съм в клас по маркетинг (отдел„ Маркетинг 101 “отнема вторник и четвъртък на обяд)“.
- Ако познавате получателя и сте ги писали преди това, можете да използвате първото изречение като поздрав. Например можете да кажете „Благодаря за ранния отговор“ или „Надявам се, че сте добре“.
Отидете направо към темата. Повечето официални имейли трябва да се фокусират бързо. Това означава, че първото или второто изречение трябва да казват защо сте го написали за тях. Не забравяйте да бъдете възможно най-кратки, когато описвате целта си.
- Например можете да напишете „Пиша, за да ви помоля за помощ при маркетингов проблем“ или „Пиша ви, защото изпитвам затруднения в класа и се надявам, че можете да се измъкнете полезна допълнителна документация, за да прочета повече ".
