Съдържание

• Стъпвам
• Част 1 от 3: Идентифициране на себе си
• Част 2 от 3: Кажете си думата
• Част 3 от 3: Увийте
• Съвети
• Предупреждения

Ако често се налага да се обаждате на клиенти за вашата работа, има голяма вероятност често да се налага да оставяте гласова поща. Но какво точно трябва да кажете след звуковия сигнал? Може да бъде нервно да запомните цялата подходяща информация за комуникация, което може да попречи на важните подробности да бъдат казани. Използвайки система за гласова поща, никога повече няма да се налага да записвате объркани и импровизирани гласови съобщения. Чрез бързо преминаване през контролен списък в главата си, можете да се уверите, че сте предоставили цялата необходима информация и че имате по-голям шанс да ви се обадят.

Стъпвам

Част 1 от 3: Идентифициране на себе си

1. Използвайте правилната интонация. След като започне записът на вашето съобщение, трябва да говорите ясно и разбираемо. Не се опитвайте да мърморите или да говорите твърде бързо. Направете всичко възможно да звучите интересно и весело, така че да привлечете вниманието на слушателя. Въпреки че приемникът не може да ви види, вашата обща интонация ще бъде приета от телефона, така че се уверете, че предавате правилната.
   • Артикулирайте всичко, което казвате. Лошото приемане може да изкриви гласа ви и да доведе до отпадане. Дори нормален говорещ глас може да звучи като мърморене през телефона.
   • Гласът ви трябва да е в унисон с типа обаждане, което осъществявате. Например, добре е да звучите весело, когато оставите гласова поща, за да поздравите племенника си за завършване на гимназия. Ако обаче искате да изкажете съболезнованията си на опечален приятел, трябва да сте сигурни, че гласът ви е тържествен и уважителен.
2. Моля, включете вашето име. Първото нещо, което трябва да направите, е да посочите името си. По този начин човекът, на когото се обаждате, веднага ще разбере с кого си има работа. За повечето ситуации е достатъчно просто „това е (вашето име)“. Ако все още не сте срещнали някого, можете да изберете „името ми е (вашето пълно име)“. Приятели и роднини ще ви разпознаят, без да се налага да се идентифицирате. Ако става дума за служебно обаждане, другият човек веднага има име, което да свърже с гласа и съобщението, може би позволява по-персонализирана форма на комуникация.
   • Тази стъпка изглежда очевидна, но често се забравя от обаждащите се.
   • Ако имате конкретно заглавие на длъжност или описание на себе си, което може да бъде полезно на получателя за последващи действия, моля, включете го след вашето име. Например „Казвам се д-р. Верслуис, рентгенолог от Университетската болница в Амстердам "или„ Това е Ариана Янсенс, майката на Клои, която е в клас с дъщеря ви ".
3. Оставете телефонния си номер. Моля, включете телефонния си номер веднага след като посочите името си. Повечето повикващи изчакват до края на гласовата поща, за да предоставят своите данни за контакт, но ако получателят не може да я запише правилно за първи път, те са длъжни да прослушат пълното съобщение отново. Не забравяйте да говорите бавно и да формулирате всичко, когато съобщавате телефонния си номер, така че да е разбираемо.
   • Един лесен начин да включите телефонния си номер в началото на съобщението е да кажете нещо като „Това е (вашето име), моят номер е (вашият телефонен номер)“ или „името ми е (име) и аз ще се обадя (номер ) '.
   • Въпреки факта, че функциите за идентификация на повикващия са повсеместни, винаги се препоръчва да оставите телефонния си номер, в случай че лицето, което ви се обажда, не е запазило номера ви или в случай, че поискате обратно повикване на друг номер.
4. Осигурете точка за връзка. Когато слушат бизнес гласови съобщения или съобщения от неизвестни податели, хората бързо ще станат подозрителни или ще загубят интерес, ако не знаят кой сте и защо се обаждате. Успокойте ги, като споменете общ приятел или препоръка, който ви е дал техния номер. Това отново гарантира, че телефонното обаждане се среща по-професионално. Гласовата поща ще звучи по-малко натрапчиво и по-вероятно ще получите обратно обаждане.
   • Опитайте се да включите кратко въведение, което предизвиква интереса на слушателя, като например „Получих номера ви от Патрик, който ми каза, че обмисляте да продадете лодката си“.
   • Дори ако не правите бизнес разговор, намирането на контактна точка е важно, за да успокоите получателя. „Това е Боб, вашият съсед точно срещу вас“ е по-лично от „Това е Боб Вермеерш“.

Част 2 от 3: Кажете си думата

1. Помислете какво ще кажете предварително. Преди да оставите гласова поща, уверете се, че имате ясна представа какво ще кажете. Това не би трябвало да е проблем, ако се обаждате по специална причина, но ако чуете бипкането от другата страна и осъзнаете, че ви отговарят, можете да загубите начина си да знаете какво да кажете. Разделете информацията на отделни точки и ги покрийте всички, преди да затворите.
   • За много спешни или важни гласови съобщения помислете да напишете предварително груба версия на скрипта.
   • Ако откриете, че често губите кабела, просто се съсредоточете върху включването на вашето име, номер за обратно повикване и причината, поради която се обаждате, с няколко думи.
   • Представете си, че изпращате гласова поща, за да проследите вчерашната романтична вечер. Мисловното съставяне на вашето съобщение, преди да го запишете, може да направи голяма разлика в това да изглеждате хладно, спокойно и събрано или заекващо и нервно.
2. Поддържайте съобщението си кратко. Ограничете гласовите си съобщения до 20-30 секунди. Не са много ситуациите, при които гласовата поща трябва да бъде по-дълга. Не трябва да отегчавате получателя с много дълго въведение или история. Поддържайте я кратко. Между другото, кратко съобщение може да събуди повече любопитство и да убеди някого да се върне, когато може и да не е по друг начин.
   • От друга страна, твърде краткото съобщение на гласова поща може да накара получателя да се почувства маловажен, което му позволява да го изтрие, без дори да го слуша. Това е особено вярно, когато се обаждате с личен номер.
   • Целта на оставянето на гласова поща е да накарате някой да ви се обади. Целта не е да се предоставя цялата информация, тъй като това беше целта на телефонния разговор.
3. Започнете с най-важната информация. Отидете направо напред и ясно посочете причината за обаждането. Ако проверявате само, например, когато имате предложение да закупите нещо или ако проследявате транзакция или искате да потвърдите среща, трябва да изясните това на получателя. Вашият слушател бързо ще загуби интерес, ако в началото не му кажете защо се свързвате с него.
   • Нямате много време, за да разберете своята точка. Ако не сте направо напред, вашият слушател ще изтрие съобщението, преди да е чул ключовата информация.
   • По-добре направо да получавате лоши новини като „Татко е в болница“. Използвайте останалата част от съобщението за утеха и предоставяне на обяснения. Във всеки случай това е по-добре от заобикаляне на темата и оставяне на слушателя да се притеснява.
4. Бъдете лични и истински. Устояйте на изкушението да приемете измислен, често звучащ „телефонен глас“. Просто бъдете мили, бъдете себе си и говорете естествено. Хората знаят кога се опитват да продадат нещо по определен начин и е по-вероятно да ви дадат шанс, ако смятат, че се обръщате към тях като към равен.
   • Когато ви звучи така, сякаш четете скрипт, слушателят ви ще почувства, че просто правите поредно телефонно обаждане, защото трябва.

Част 3 от 3: Увийте

1. Задайте конкретен въпрос или искане за нещо. Докато попълвате съобщението, трябва конкретно да посочите защо искате получателят да ви се обади. Задайте точен въпрос или поискайте нещо, което да ги подтикне да отговорят на телефона. Ако след прослушването на гласовата поща се почувстват объркани или не са сигурни какво точно искате, то гласовата поща е пропуснала знака си.
   • Опитайте с фрази като „Уведомете ме, ако харесате рецептата, която ви изпратих“ или „Ще се радвам да чуя вашите мисли за това предложение“.
   • Хората са по-мотивирани да се свържат, когато имате конкретна заявка, вместо просто да кажете „обадете се обратно“.
2. Обикновено включвайте вашето име и информация за контакт. Попълнете съобщението си, като отново споменете вашето име и информация за контакт. Повторете песента си два пъти, за да може слушателят да я запише правилно и да не разбере неправилно число. Не забравяйте да включите всички подробности, които могат да бъдат полезни за вашия слушател да се обади обратно, като например кога сте налични и недостъпни, както и най-доброто време на деня за обаждане.
   • Споменаването на телефонния ви номер повече от два пъти в края на разговора е преувеличено и дори може да се тълкува като грубо.
   • Ако това е ежедневно съобщение до приятел или член на семейството, не се притеснявайте за тази стъпка.
3. Избягвайте дълъг край. Когато дойде време да затворите, не разтягайте излишно съобщението. Освен ако не е лично телефонно обаждане с любим човек, няма нужда да пожелавате на някой друг хубав ден. Вниманието на получателя ще изчезне, докато съобщението продължава, затова се опитайте да не губите фокус в края. Благодарете им за отделеното време и оставете следващата стъпка за комуникация на тях.
   • Моля, закръглете с нещо като „Очаквам с нетърпение да чуем от вас“ е по-топло и следователно по-ефективно от общи търговски фрази като „Пожелавам ви добър ден“.
   • Не можете да рекапитулирате или обобщавате публикацията си в края. Ако получателят трябва да чуе конкретна подробност отново, той може да повтори съобщението по-късно.

Съвети

• Помислете за момент за гласовите съобщения, които сте получили и които ви накараха да се замислите „какво иска този човек от мен?“. Оставете гласова поща, която искате да получите сами.
• Ако е от значение за получателя, можете също да посочите своя имейл адрес или друг метод за контакт в допълнение към вашия телефонен номер.
• Не забравяйте да включите датата, ако споделяте чувствителна към времето информация.
• Усмивка! Това може да се усети дори през телефона.
• Ако се обаждате по чувствителна тема, трябва да ограничите информацията, която предоставяте в гласовата поща, в случай че тя бъде чута от други хора.
• При спешни случаи или природни бедствия можете да използвате изходящо съобщение на гласова поща, за да уведомите хората, че сте добре.

Предупреждения

• Ако се опитвате да накарате някой да ви се обади, не говорете за предишни неуспешни обаждания. Това може да изглежда раздразнено, което прави слушателя по-малко удобен да говори с вас.
• При бизнес обстоятелства винаги трябва да оставяте гласова поща, ако човекът, на когото се обаждате, не отговаря. Виждането на множество пропуснати обаждания без гласови съобщения ще подкопае важността на вашия бизнес.