Съдържание

• Стъпвам
• Метод 1 от 2: Създайте план за управление на организационните промени
• Метод 2 от 2: Проследяване на промените в проект
• Съвети

Има два вида планове за управление на промените. Единият е загрижен за въздействието на промяната върху организацията и смекчаване на прехода. Другият прави промени в един проект и създава ясен запис на корекциите или промените, направени в продукта на ниво проект. И двата плана имат за цел да комуникират ясно какво трябва да се направи правилно и точно.

Стъпвам

Метод 1 от 2: Създайте план за управление на организационните промени

1. Покажете причините за промяната. Избройте фактори, довели до решението за промяна, като пропуски в производителността, нова технология или промяна в мисията на организацията.
   • Един възможен подход е да се опише настоящата ситуация на организацията и бъдещата ситуация, която този план иска да доведе.
2. Определете каква промяна да направите и нейната величина. Опишете накратко очаквания характер на плана за управление на промените. Посочете дали това ще засегне длъжностните характеристики, процедурите, политиката и / или структурната организация. Избройте отделите, работните групи, системите или други области, които ще претърпят промени.
3. Избройте подкрепата на заинтересованите страни. Избройте всички заинтересовани страни, засегнати от плана, като например висше ръководство, ръководители на проекти, спонсори на проекти, крайни потребители и / или служители. Пишете на всяка група, ако заинтересованата страна подкрепя промяната.
   • Можете да покажете графика, за да предадете тези данни кратко и ясно. Можете да разделите графиките на „Информираност“, „Ниво на подкрепа“ и „Влияние“ за всеки участник, въз основа на висок / среден / нисък рейтинг.
   • Ако е възможно, можете да проведете индивидуални разговори, за да привлечете поддръжка.
4. Съберете екип за управление на промените. Този екип е отговорен за добра комуникация с всички заинтересовани страни, изброяване на опасенията и гарантиране, че процесът на промяна е възможно най-гладък. Изберете хора, които се радват на голямо доверие в компанията и които имат добри комуникативни умения.
   • Този екип включва инициатор на процеса на промяна от най-високо ниво на управление. Подчертайте, че това включва наистина активна работа за стимулиране на промените и че не става въпрос само за одобряване на плана.
5. Разработете подход, за да привлечете изпълнителния персонал на организацията. Изключително важно е да се получи подкрепа от лидерите на организацията, за да се постигне успех на промяната. Нека всеки изпълнителен член на персонала предостави обратна връзка за промяната и да работи с всеки човек, за да вземе активна роля в насърчаването на промяната.
6. Изгответе план за всеки участник. За всяка заинтересована страна, включително тези, които подкрепят промяната, оценете рисковете и опасенията. Задайте на екипа за управление на промените да разреши тези опасения.
7. Съставете план за комуникация. Комуникацията е най-важната част от плана за управление на промените. Общувайте редовно с всеки, чиято работа е засегната от промените. Наблегнете на причините за извършване на промените и ползите, които идват с тях.
   • Заинтересованите страни трябва да получат възможност за двупосочна комуникация лице в лице. Частните срещи са много важни.
   • Комуникацията трябва да идва от водещия инициатор на промяната, от непосредствения ръководител на всеки служител и от всеки допълнителен говорител, доверен от заинтересованата страна. Цялата комуникация трябва да предава последователно послание.
8. Разберете откъде идва опозицията. Промените винаги водят до противопоставяне. Това се случва на индивидуално ниво, така че говорете лично със заинтересованите страни, за да разберете защо. Проследявайте жалбите, така че екипът за управление на промените да може да ги разреши. Те включват по-специално:
   • хората нямат мотивация за промяна или чувство за спешност
   • хората не разбират по-общата картина или защо промените са необходими
   • липсва участие в процеса
   • хората не са сигурни относно работата си, бъдещата си позиция или изискванията и уменията си
   • ръководството не успява да отговори на очакванията по отношение на изпълнението или комуникацията на промените
9. Справете се с блокажи. Много оплаквания могат да бъдат адресирани чрез по-интензивна комуникация или чрез промяна на комуникационната стратегия, така че да се обсъждат конкретни проблеми. Други жалби изискват различни подходи, които могат да бъдат интегрирани във вашия план или да бъдат възложени на екипа за управление на промените, за да ги приложи. Помислете кой от тези подходи отговаря на ситуацията във вашата организация:
   • За промени в длъжностните характеристики или процедури, направете обучението на служителите приоритет.
   • Ако очаквате стресиращ преход или такъв с малко мотивация, организирайте събитие или осигурете предимства за служителите.
   • Ако заинтересованите страни не са мотивирани да се променят, осигурете стимули.
   • Ако заинтересованите страни се чувстват изключени, организирайте среща, за да съберете обратна връзка и да обмислите какви промени можете да направите в плана.

Метод 2 от 2: Проследяване на промените в проект

1. Дефинирайте функциите за управление на промените. Избройте функциите, които ще бъдат възложени за този проект. Опишете отговорностите и уменията за всяка позиция. Трябва да осигурите поне един мениджър на проекта, който да приложи промяната на ежедневно ниво, и спонсор на проекта, който да наблюдава цялостния напредък и да взема решения за управление на промените на високо ниво.
   • За големи проекти в голяма организация можете да разделите ролята на ръководител на проекти между различни хора, всеки със специфични умения.
2. Помислете за създаване на комитет за контрол на промените. Софтуерните проекти обикновено имат комитет за контрол на промените, съставен от представители на всяка група от заинтересовани страни. Този комитет одобрява исканията за промяна вместо ръководителя на проекта и съобщава решенията на заинтересованите страни. Този подход работи добре за проекти, включващи различни заинтересовани страни и проекти, чийто обхват и цели трябва да бъдат преоценени.
3. Установете процедура за издаване на искания за промяна. След като някой от екипа на проекта намери начин да продължи напред, как да превърнете тази идея в реалност? В този план опишете процедурата, одобрена от екипа. Ето пример:
   • Член на екипа попълва формуляр за заявка за промяна и го изпраща на ръководителя на проекта.
   • Мениджърът на проекта въвежда формуляра в дневника на заявките за промяна и го актуализира, когато заявките се изпълняват или отхвърлят.
   • Мениджърът възлага на членовете на екипа да разработят по-подробен план и да преценят необходимите усилия.
   • Ръководителят на проекта изпраща плана на спонсора на проекта за приемане или отхвърляне.
   • Промяната е приложена. Заинтересованите страни редовно се информират за напредъка.
4. Създайте формуляр, за да заявите промяна. Следната информация трябва да бъде включена към всяка заявка и добавена към дневника:
   • дата на промяна на заявлението
   • номер на заявката за промяна, която се дава от ръководителя на проекта
   • заглавие и описание
   • име, имейл и телефонен номер на подателя
   • приоритет (висок, среден или нисък). Плановете за управление на спешни промени имат различни срокове.
   • номер на продукта и версия (за софтуерни проекти)
5. Добавете допълнителна информация към дневника за промени. Този дневник също трябва да записва решенията и тяхното изпълнение. В допълнение към информацията, предоставена във формуляра за заявка за промяна, трябва да предоставите място за следната информация:
   • одобрение или отказ
   • подпис на лицето, одобряващо или отхвърлящо заявлението
   • краен срок за прилагане на промяната
   • дата на прекратяване на промяната
6. Следете големите решения. В допълнение към дневника на промените, който следи ежедневните промени, можете също така да записвате всички важни решения, които са взети. Благодарение на този доклад е по-лесно да се намерят дългосрочни проекти или проекти, подложени на промени в тяхното управление. Този доклад може да служи и като основа за комуникация с клиенти или висш мениджърски персонал. За всяка промяна в срока, размера на проекта или изискванията на проекта, нивата на приоритет или стратегията, следете следната информация:
   • кой е взел решението
   • когато беше взето решението
   • обобщение на причините за решението и процедурата за изпълнението му. Добавете документи, свързани с тази процедура.

Съвети

• Изградете доверие и лоялност както с персонала си, така и с клиентите си. Хората често се чувстват неудобно от промяната. Предавайки посланието, че поставяте на първо място интересите на служителите си, печелите тяхната подкрепа.