Автор:
Tamara Smith
Дата На Създаване:
26 Януари 2021
Дата На Актуализиране:
2 Юли 2024
Съдържание
Подготовката на предложение за управление е полезна, ако виждате възможности за подобряване на процесите, увеличаване на оборота или реализиране на спестявания. Можете също да напишете предложение, ако видите нещо, което трябва или може да бъде променено в очите ви. Ако искате да подготвите предложение за управлението на вашата компания, отделете време, за да съберете необходимата информация. Обсъдете предложението с колегите, за да видите дали са съгласни. Подходете правилно към управлението.
Стъпвам
Част 1 от 2: Писане на вашето предложение
Идентифицирайте проблема. Независимо дали искате да направите предложение за рационализиране на процесите или за намаляване на разходите, трябва да имате ясна представа за проблема. Често сами имате представа за това, но ако искате да посочите нещо и да разрешите нещо, уверете се, че можете да опишете проблема кратко. 
Направете вашето проучване. Преди да започнете да пишете предложението си, важно е да проверите всички факти. Говорете със заинтересованите страни. Това могат да бъдат колеги, надзорници или клиенти. Прочетете за сравними компании и какво биха могли да направят по различен начин. - Например, ако смятате, че вашата компания трябва да замени доставчиците на храна, говорете със служителите в кухнята, които работят за настоящия доставчик на храна. Какво мислят те? Може би са работили с други заведения за обществено хранене другаде? Какви разлики виждат те? Какво мислят колегите ви за ресторантьора? Ако не сте доволни от храната, това може просто да бъде вашият личен вкус, вместо качеството да е под номинала.
Напишете описание на проблема. За да представите вашето предложение, опишете каква е текущата ситуация. Моля, посочете всички релевантни факти. Например кой участва, дати и местоположения. Все още не правете ценностна преценка в този раздел; ограничете се до обективна скица на текущата ситуация. - В примера на кетъринга можете да напишете например: „Фирма X работи с кетъринг Y от 7 години. През този период броят на храненията, от които може да се избере, е намалял от пет на две. Броят на вегетарианските ястия е намалял и в някои дни изобщо не се предлагат вегетариански ястия. "
Обяснете какво е вашето решение. След като идентифицирате проблема, опишете решението, което предлагате. Ако вашето предложение се състои от няколко елемента, започнете с най-важния елемент в неговото предложение. Покажете, че вашите констатации се основават на изследвания. - Например можете да напишете: „Съветвам компания X да премине към друг доставчик на храна. Компанията X има няколко опции тук. Caterer W и Caterer Z предлагат по-голям избор при хранене и имат сравнимо ниво на разходи като текущия доставчик. Освен това Cateraar Z може по-добре да отговори на нуждите на нашите служители, тъй като те разполагат с богата гама от вегетариански, вегански и безглутенови ястия. Въпреки че Cateraar W предлага по-малко вегански ястия, те също биха били добър вариант. Изследванията по-рано тази година показват, че 40% от нашите служители са вегетарианци, 10% са вегани и 2% от нашите служители спазват диета без глутен. "
Правя план. Опишете всяка стъпка, която трябва да се предприеме за изпълнение на предложението. Посочете за всяка стъпка какви разходи са свързани с тази стъпка и какво е времето за изпълнение. Бъдете прозрачни, при които разходите са определени и които зависят от определени фактори. Ако желаете, можете да номерирате стъпките. След това предоставете по-подробна информация. Не надценявайте възвръщаемостта на предложението си. Посочете възможно най-обективно какви са очакваните доходи. - ”За да смените кетъринга, е необходимо да: 1. Анулирате текущия договор с Кетъринг Y; 2. Поканете кетъринг W и кетъринг Z за пробна сесия; 3. Направете избор за един от двамата ресторантьори; 4. Сключете договор с избрания доставчик. Очаква се разходите по новия договор да бъдат съпоставими с разходите по текущия договор с Caterer Y. Ако се придържаме към срока за предизвестие, договорен в настоящия договор с Caterer Y, няма разходи, свързани с анулирането. Следователно преминаването към различен доставчик може да бъде неутрално по отношение на разходите, с възможни положителни ефекти в удовлетворението на служителите, тъй като предлагането в столовата е увеличено. "
Посочете какви възражения може да има. Покажете, че осъзнавате, че има възможни възражения срещу предложението. Например, може ли да се очаква съпротива от служителите? Може би някои колеги са огромни фенове на настоящия ресторантьор. Посочете какво може да се направи за отстраняване на всякакви възражения и минимизиране на рисковете. 
Посочете какво е необходимо за изпълнение на предложението. Ако вашето предложение означава, че трябва да бъдат закупени артикули или да бъдат разположени допълнителни служители за изпълнението, моля, посочете това. Посочете също какво време се изисква. Можете да направите това под формата на контролен списък. Например: - „Задължително: работна група, която оценява различните заведения за обществено хранене (4 служители от различни части на организацията), 2 часа за пробната сесия, 3 часа за изготвяне на доклада за оценка.“
Завършете с основните предимства. Каквато и промяна да предложите, повторете я в края. Обобщете трите си най-важни точки и завършете с едно обобщено изречение. Помислете за това като обобщение. Например: - Както показва това предложение, Caterer Y е намалил асортимента от ястия през последните 7 години. Caterer W и Caterer Z предлагат по-голям асортимент на същата цена. Препоръчвам да се организира пробна сесия с тези двама доставчици с цел да се избере нов доставчик за нашата компания. Очаква се това да увеличи удовлетвореността и задържането на служителите. "
- Идентифицирайте финансови и количествени ползи. Например, вашата иновация води ли до икономия на разходи? След това посочете това.
- Идентифицирайте качествените ползи. Понякога предимствата на дадено предложение не могат да бъдат посочени с твърди цифри. Например, ако вашето предложение повишава удовлетвореността на служителите, моля, посочете това. Качествените ползи могат да бъдат също толкова ценни, колкото и количествените.
Част 2 от 2: Подаване на вашето предложение
Нека предложението бъде прочетено на колега. Помолете колега да ви даде обратна връзка за вашето предложение. Може би вашият колега е напълно съгласен с вашето предложение. Ако вашият колега не е напълно съгласен с вашето предложение, помислете за неговите възражения. Ако смятате, че възраженията са основателни, коригирайте предложението си. Ако смятате, че възраженията са оправдани сами по себе си, но не водят до различно заключение, моля, посочете възраженията в раздела, в който обяснявате възможните възражения по предложението. 
Остържете. След като вашето предложение е готово и сте го прегледали от някой друг, преминете го отново внимателно. Работят ли добре всички изречения, няма ли правописни грешки, достатъчно ли е кратко. Не искате вашето предложение да е твърде дълго, защото тогава ръководството може да не го прочете. Максимално две страници е приятна дължина. 
Изпратете предложението на ръководството. След като вашето предложение приключи, определете на кого да го изпратите. В някои организации е ясно кой има думата по дадена тема. Това е по-малко ясно в други организации. Попитайте с кого да се свържете. Често секретарите са наясно с това. - След като намерите правилния човек, опитайте се да планирате физическа среща с него, за да обсъдите предложението. По този начин получавате повече внимание за предложението, отколкото когато го изпратите на хартия или по имейл.
