Как да напиша отчет за събитие

Видео: Как создать отчеты в Microsoft Access за 10 минут

Съдържание

Стъпки
Част 1 от 3: Структурирайте своя отчет за събитието
Част 2 от 3: Намерете подходящия материал за вашия доклад
Част 3 от 3: Последни щрихи за писане на доклад за събитие
Съвети
Какво ти е необходимо

Може би трябва да напишете доклад за събитието и да определите колко успешно е било и да сравните резултатите с целите. Това е важно, за да могат хората или компаниите домакини на събитието да разберат дали трябва да променят нещо. Има начини, по които можете да направите своя отчет за събитието по -успешен. Това е важно, ако ще проведете друго събитие!

Стъпки

Част 1 от 3: Структурирайте своя отчет за събитието

1 Определете стила и формата на вашата презентация за конкретна аудитория. Отчетите за събития могат да бъдат зашити, телбодени, изпратени по имейл в PDF формат, изпълнени с помощта на PowerPoint презентация и др.
- Не забравяйте да структурирате доклада си за събитие по секции. Трябва да сравните резултатите от събитието с целите, които сте си поставили. Обобщете основните резултати от събитието.
- Съобразете доклада за събитието с нуждите и интересите на всеки спонсор и публика. Помислете за целите на спонсорите. До известна степен спонсорите са ключовата аудитория за вашия отчет за събитието. Те искат да знаят дали си струва да спонсорирате вашето събитие. Така че не забравяйте да помислите какво искат да знаят и кои аспекти са наистина важни за тях.
- Също така подгответе доклада за събитието, за да отговорите на специфичните изисквания на събитието и уникалността на спонсора. Не трябва да пишете стандартен, типичен отчет.Струва си да се има предвид, че вашият доклад ще бъде представен и на вниманието на ръководството на компанията и финансовите мениджъри.
2 Организирайте процеса така, че да записвате необходимата информация по време на събитието. Не разчитайте само на паметта си.
- Записването на информация преди, по време и след събитието ще ви позволи да създадете по -подробен и следователно по -ефективен отчет. Той също така ще ви помогне да представите информация в хронологичен ред.
- Осигурете непрекъснато събиране на данни, наемете повече хора, ако е необходимо (включително потенциални стажанти) за тази цел. Най -важното е, че не е нужно да чакате до края на събитието, за да създадете отчет.
3 Намалете доклада до ключови точки. Проблемът с някои отчети за събития е, че те просто изброяват реда на събитието или се фокусират върху промоционални оферти. Не прави това. Вместо това подчертайте ключовите моменти ясно и аналитично.
- Изберете някои от събитията на събитието за подробна разбивка. Помислете кои три събития бяха най -добри и кои три бяха най -неочаквани.
- Не претоварвайте доклада си с ненужни подробности като меню за обяд или подробно представяне на основния лектор. Трябва да подчертаете това, което наистина има значение.

Част 2 от 3: Намерете подходящия материал за вашия доклад

1 Напишете резюме на проекта. Докладът за дейността трябва да съдържа резюме на проекта, което е съкратена версия на по -подробния пълен доклад. Приемете това резюме като въведение.
- Можете да създадете два доклада - резюме на проекта, предназначен за хора, които се интересуват от резултатите от събитие, и по -подробен пълен отчет за тези, които искат да спонсорират или организират събитие.
- В обобщението на проекта трябва да се съсредоточите върху ключовите моменти и резултатите. Резюмето на проекта трябва да бъде кратко - една или две страници. Той трябва да обобщи основните детайли на събитието и да включва кратка интерпретация на данните.
2 Включете илюстративни материали във вашия доклад за събитието. Много по -ефективно е да представите на аудиторията диаграма, която отразява статистическа информация, вместо да отегчите аудиторията с безброй числа и дати.
- Ако събитието включва нов продукт, можете да прикачите негова снимка. Снимките на самото събитие ще ви помогнат да илюстрирате отчета за събитието. Опитайте се да публикувате спонсорски реклами на вашия сайт, за да подкрепите доклада си. Отново нищо от това не може да чака до края на събитието.
- Ще бъде добре да включите мостри, репродукции и други примери за сайта. Отчетете броя на хората, получили купони от спонсори и т.н. Предложете отразяване на събитието както на място, така и извън него в пресата, за публиката, за спонсори.
3 Документирайте всякакво отпечатване в медиите или публичност. Трябва да оцените какво е отразено в пресата спрямо целите, които сте си поставили.
- Фокусирайте се върху печатни реклами и статии, които включват имена и реклами на спонсори, в допълнение към събирането на номера и класирането на рекламите.
- Документирайте телевизионни реклами, публични съобщения, рейтинги и новини.
- Не забравяйте да обърнете внимание на информация по радиото, обявяване на ценови листи, стойността на рекламата и промоцията, одитни доклади и др.
4 Не забравяйте да включите в доклада си споменаване на целта на събитието. Много е важно да се съпоставят целите на събитието с резултата, така че не забравяйте да споменете какви бяха мисията и целите на проекта.
- Можете също да включите програмата на събитието. Трябва да споменете и ключовите участници в събитието. Не забравяйте за краткостта.
- Прекарайте по -голямата част от времето си в изброяване и обсъждане на основните резултати от събитието и сравняването им с изброените цели.Бъдете реалисти и избягвайте да пренебрегвате аспекти, които не са били много успешни.
5 Включете информация за финансирането във вашия доклад за събитието. Важно е да се предостави подробно обсъждане на бюджета за събитието и колко действително са били изразходвани (или потенциално инвестирани). Не забравяйте да сравните потенциалните разходи с реалните и да покажете какво е минало добре и какво се нуждае от допълнителна работа.
- Трябва да покриете всички разходи, включително маркетингови и промоционални дейности, компенсации на служители и разходи за спонсорство. Важно е да се разработи подробен бюджет. Финансовите мениджъри и висшето ръководство ще искат да видят фактите, които подкрепят резултатите.
- Включете изчисленията на нетния доход като комисионни, спонсорства и мостри. Но не забравяйте, че сравнявате приходите с прогнозните. В сравнение с какво? Добър въпрос.
6 Включете статистика, която е значима за читателя. Не създавайте отчет, който изброява само информация, която ви кара да се чувствате добре. Броят на посетителите също трябва да бъде посочен. Добра идея е да предоставите измерими данни.
- Други подходящи статистически данни са общите продажби и посетителите. Този вид данни добавят доверие към вашия отчет за събитието. Въведете информацията за посетителите си. Включете демографски данни, брой посещения и публични изследвания (като навици за пазаруване).
- Отчетете броя на хората, които са се отзовали на спонсорски кампании и дарения за благотворителни организации. Документирайте икономическото въздействие и участието на служителите.
7 Подкрепете данните с качествен елемент. Докладът ви трябва да включва статистическа информация, но също така се нуждаете от принос на хората, за да предоставите качествена обратна връзка.
- Събирайте обратна връзка от участниците и членовете на екипа, така че данните за успеха и неуспеха на събитието да не идват единствено от автора на доклада. По този начин докладът ви ще изглежда по -достоверен.
- Помислете за включване на независими изследвания. Оценката на отразяването на пресата е един пример за това къде могат да се правят независими изследвания.
- Оценете мястото и обстановката. Трябва да отделите известно време, за да оцените мястото и обстановката от гледната точка на другите. Обсъдете колко добре е използвано пространството на конференцията, събитието и т.н.

Част 3 от 3: Последни щрихи за писане на доклад за събитие

1 Подгответе доклада си навреме. Опитайте се да направите и публикувате доклад веднага след събитието. Не забравяйте да отбележите това събитие в календара си. Някои хора смятат, че докладът трябва да бъде публикуван в рамките на един месец след събитието, но други твърдят, че е по -добре да го направите след няколко дни.
- Когато има краен срок, трябва да направите своя доклад навреме. Може би пишете доклад за някоя агенция, която клиент е поръчал. Обърнете внимание на всички изисквания.
- Важното е, че вашата аудитория ще очаква дълбок и навременен доклад. Така че отделете време, за да го оправите, но не отлагайте процеса.
2 Коригирайте доклада си. Уверете се, че вашият отчет за събитието е добре написан и без правописни или пунктуационни грешки.
- Уверете се, че докладът ви е достатъчно дълбок. Обърнете внимание на едно добро правило - „покажете, а не говорете“. Това означава, че е чудесна идея да се предоставят конкретни примери в подкрепа на по -общите моменти, очертани в доклада.
- Не забравяйте аудиторията си и се уверете, че това, което пишете, звучи официално и професионално. Отчетът за събитие не е рутинен документ; той е важен документ за определяне дали дейността си заслужава ресурсите, изразходвани за нея, така че докладът трябва да звучи убедително.

Съвети

Направете повече снимки, отколкото смятате, че ще е необходимо.Докато пишете доклада си, ще оцените полезността на този съвет.
Когато събирате обратна връзка от домакини и хора, които са планирали събитието, не трябва да го правите веднага. Те ще останат на място дори след края на събитието, първо трябва да попитате хората от тълпата; те ще напуснат първото събитие. Също така, не притеснявайте водещия, ако е зает с нещо друго, по -късно ще го намерите и можете да попитате за всичко.
Когато събирате обратна връзка, проведете разговор и задайте въпроси естествено, тогава вашият събеседник искрено ще каже какво мисли за събитието.
Съберете повече отзиви, отколкото смятате, че имате нужда. Ще се радвате на това по -късно.
Добрите снимки показват какво се случва на събитието, както и реакциите на хората.
Опитайте се да направите снимки на цялата картина, включително хората и водещия в една снимка, за да предадете на читателя колко голямо е било събитието.