Съдържание

• Стъпки
• Съвети
• Внимание

Понякога трябва да поискаме удължаване поради много причини в живота. Може би сте в колеж и ви е нужно повече време, за да завършите есето си, може би се мъчите да завършите проект по време на работа.Ефикасното и правилно писмо за подновяване винаги е важно. Трябва да отделите малко време, за да помислите точно за вашите нужди: колко време трябва да кандидатствате за удължаване и защо? След това напишете официално писмо, изпратете го и продължете за спокойствие.

Стъпки

Метод 1 от 3: Следвайте конвенцията за писане на официално писмо

1. 

   Представя заглавката на страницата. Датата на подаване се намира в горния десен ъгъл на страницата. Оставете ред по-долу празен и напишете адреса си, също подравнен вдясно. След това изпразнете ред и напишете пълния адрес на получателя в лявата част на страницата.
   • Ако изпращате имейл съобщение, можете да пропуснете датата и адреса, като започнете с поздрави. Трябва обаче да се уверите, че заглавието ви е ясно и ефективно. Например, ако изпратите писмо до професора си, можете да напишете темата, "Удължително писмо - Нгуен Хоанг Мин - B2 клас K34".

2. 

   
   
   Напишете пълни и официални поздрави. Започнете с думата „Уважаеми“, последвана от заглавието и пълното име на получателя. Например „Уважаеми г-н Нгуен Хай Триу“ или „Уважаема госпожо Буй Пхуонг Май“. Някои заглавия може да са по-сложни, като „Уважаеми професоре Нгуен Дук Куонг“ или „Уважаеми председател Нгуен Ван Ан“.
   • Това е официална препоръка, така че поддържайте официално стила и съдържанието си, дори ако опознаете тези хора отблизо. Не пишете "Hello Hanh".
   • Опитайте се да намерите конкретно лице, на което да изпратите писмото. В противен случай писмото ви ще изглежда като примерно писмо. Например „Уважаеми председател Нгуен Ван Ан“ би било по-добре от „Уважаеми власти“.

3. 

   
   
   Използвайте кратко оформление. Основният текст на писмото трябва да съдържа 1-3 абзаца. В много случаи можете да започнете с 2-3 реда. Ако трябва да разширите с пълните 3 абзаца, просто трябва да ги разделите на отвора, тялото и края.
   • За да започнете писмото си, можете да напишете: „Аз съм Нгуен Хоанг Мин, студент в клас B2 K34“. Това ще напомни на професора да помни и да не губи време да разбере кой си.

4. 

   
   
   Забележете края. Не подценявайте важността на солидния край. Използвайте последното изречение, за да повторите случая си (в един ред) и благодарете на получателя, че отдели време да прочете съобщението. Можете да напишете: „Оценявам вашето внимание към моето предложение“.
   • Най-добре е да затворите писмото с поздрав, преди да го подпишете. Някои добри опции са: „Искрено“, „С най-добри пожелания“, „Здравей“.
   • Ако се нуждаете от отговор, трябва да заявите това накрая. Обикновено можете да комбинирате с благодарност. Например „Благодаря за вашето внимание, очаквам с нетърпение да чуем от вас следващата седмица“. Внимавайте обаче да не бъдете твърде натрапчиви.

5. 

   Въведете пълното си име и подпис. Под поздрава "Искрено", моля, дръжте 3-4 реда далеч. След това напишете пълното си име и подравнете вляво. Използвайте пространството по-горе, за да подпишете с мастило. Ако планирате да изпратите имейл, можете да изчистите пространството и да въведете името си в него. реклама

Метод 2 от 3: Обсъдете тялото на съобщението

1. 

   Пишете възможно най-скоро. Подгответе се да напишете писмо веднага щом разберете, че е необходимо да кандидатствате за удължаване. Трябва да дадете на получателя достатъчно време, за да реши вашия случай. Също така трябва да покажете, че сте подготвени, въпреки че искате да коригирате графика си.

2. 

   Определете колко време трябва да добавите. Вземете под внимание всички фактори и направете реалистични препоръки. Ако гратисният период е твърде кратък, може да се наложи да кандидатствате отново. Трябва да направите всичко възможно, за да избегнете спазването на срокове, така че е най-добре да прецените размера на допълнителното време.
   • В зависимост от ситуацията може да се наложи да напишете писмото като част от процеса на преговори. В този случай трябва да кандидатствате за краен срок, който е по-дълъг от очакваното време, за да можете да направите компромиси и да се съгласите в средата.
   • Очаквано време въз основа на текущия ви напредък и незавършени части на проекта. Например, ако работите по консултантски проект в продължение на три месеца, вероятно ще получите приблизителна оценка на оставащата работа.
   • Също така трябва да сте наясно с ограниченията във времето, пред които е изправен получателят на съобщението. Може би и те са под натиск поради срокове. Например университетските преподаватели често трябва да представят междинни оценки и те трябва да се основават на този срок за студентите.

3. 

   Внимание към приложимите закони. Трябва да проверите текущите срокове, преди да кандидатствате за удължаване. Не оставяйте впечатлението, че сте липса на организация, когато поискате удължаване, без да разбирате настоящата ситуация. Например, някои държавни агенции изискват от вас да подадете петиция в рамките на 24 часа след първото свързване. Ако това не работи за вас, можете да се оплачете, че времето е твърде ограничено.

4. 

   Дайте разумно обяснение. Отделяте време за изготвяне на писмото за подновяване, а получателят също ще отдели време за четене; така че трябва да напишете писмото правилно. Внимателно преценете истинската причина, поради която имате нужда от повече време, и представете честно на получателя си. Не лъжете и не преувеличавайте, тъй като това само ще ви навреди.
   • Една добра причина за това е, че искате работата да бъде извършена внимателно и внимателно. Например, ако работите по проект, при който безопасността на другите може да бъде засегната, може да бъдете съпричастни да повдигнете това.
   • Ако имате повече от една причина да кандидатствате за удължаване, изберете тази, която е най-подходяща и се фокусирайте върху нея. Например, в случай че забавите приемането на предложената работа, кажете им, че искате да научите повече за разходите за доставка (ако това е вярно), вместо да ги уведомите, че чакате дума поканете друг.

5. 

   Посочете няколко внимателно подбрани подробности. Предоставените подробности ще ви помогнат да направите писмото ви легитимно и ловко. Това е особено важно, ако изпращате писмо до държавна агенция или друга организация, която никога не сте срещали.
   • Например, ако дядо ви е починал два дни преди да бъде изпратено неговото есе, най-добре е да представите факта като „спешна ситуация в семейството“, а не просто като „спешна“. Можете също да споменете смъртта му и малко информация за вашите планове.
   • Организирайте документите си, преди да изпратите писмото за подновяване. Може да се нуждаете от описание на работата и приложенията, които сте свършили, особено когато работите с държавни агенции или други официални организации. Във ваш интерес е да докажете, че сте следвали всяка стъпка от процеса до този момент.

6. 

   Поддържайте позитивен стил и съдържание. Никой не иска да прочете писмо, пълно с оплаквания. Вместо това просто направете кратко и кратко представяне на негативни факти и след това посочете положителни решения. Например, ако смятате, че началната заплата е твърде ниска, можете да напишете: „Имам нужда от повече време, за да разгледам офертата ви. Мисля обаче, че по-високата заплата може да ми помогне да работя по-ефективно.

7. 

   Прочетете съобщението отново, преди да го изпратите. Отделете поне няколко минути, за да препрочетете съобщението, преди да го изпратите. Проверете за грешки при редактиране и въвеждане. Стартирайте софтуер за проверка на граматика и правопис на вашия компютър. Изпратете го на доверен приятел, за да ги прочете отново. Не бързайте и не пропускайте тази стъпка; в противен случай получателят на съобщението ще създаде впечатлението, че сте небрежен и това ще повлияе на крайния резултат. реклама

Метод 3 от 3: Изпратете съобщение до получателя

1. 

   Направете копие или запазете писмото. Когато приключите с четенето на черновата на писмото и преди да го изпратите, направете снимка (конвертирайте я в pdf), запазете ръкописа онлайн или го копирайте по традиционния начин. Можете също да запишете датата на изпращането, ако тя не съвпада с датата, показана в горната част на съобщението. Запазете това копие на сигурно място за вашия личен рекорд.

2. 

   Поставете в обикновена пощенска кутия. Занесете го в пощата, дайте го на пощальона или го сложете в пощенската кутия. Ако искате да сте сигурни, че пощата достига до получателя, можете да поискате последваща услуга срещу допълнителна такса.
   • Ако искате да изпратите хартиена поща, трябва да я разпечатате с принтер и мастило с добро качество. Подновяванията, написани на ръка, не са общоприети.

3. 

   Изпратете имейл за подновяване. Това е може би най-добрият начин да изпратите подновявания с по-малко време и сигурност. Трябва да проверите имейл адреса на получателя, преди да го изпратите, и не забравяйте да включите своя идентификатор в темата, ако е уместно.
   • Получателят ще знае точно кога сте изпратили имейла. Обърнете внимание на това, ако искате да изпращате поща късно през нощта.
   • Вашият имейл трябва да е официален, включително имейл адреса, който използвате, за да го изпратите. Трябва да изпратите този имейл с професионален акаунт. Например писмото, изпратено от имейл акаунта [email protected], е подходящо.
   • Ако изпращате пощата по факс, не забравяйте да запазите страницата за потвърждение, за да докажете, че сте изпратили пощата успешно и че съобщението е получено.

4. 

   Правете телефонни обаждания, вместо да пишете писма. Ако трябва да кандидатствате за удължаване в последната минута, може би е по-добре да говорите с човека по телефона. В този случай също трябва да сте официални и да представите ясно своя случай. реклама

Съвети

• Опитайте се да пишете букви с дължина до една страница. По този начин писмото ви се чувства пълно и лесно за поглед.
• Забележете дали получателят на съобщението изпраща отговор, например съобщение за потвърждение.

Внимание

• Бъдете реалисти по отношение на обещанията. Не кандидатствайте за удължаване, само за да отделите допълнително време за изпълнение на други допълнителни мисии.
• Използвайте добре удълженото време. Вероятно няма да искате да опитате отново да кандидатствате за разширение.
• Проверете дали сте включили необходимите формуляри в съобщението. Освен това някои организации ще ви помолят да използвате формата им за писма.