Съдържание

• Стъпки
• Съвети
• Внимание

Трябва да напишете професионално и учтиво работно писмо? Повечето работни съобщения идват в предварително форматиран и лесен за копиране, просто трябва да промените съдържанието на съобщението. Служебната поща винаги трябва да включва датата, информацията за подателя, получателя и някои параграфи в тялото на съобщението. Искате да напишете снимка, моля, следвайте стъпките по-долу и коригирайте необходимите точки, за да отговарят на стандартите на вашата компания.

Стъпки

Част 1 от 4: Откриващо съобщение

1. 

   Разберете формата. Без значение за какво става дума във вашето писмо, има някои стандарти за външния вид на писмото, които трябва да следвате. Бизнес писмата трябва да се набират и пишат с популярен шрифт като Arial или Times New Roman. Трябва да маркирате абзаците в съобщенията ръчно. Това означава, че започвате нов параграф, като въведете два пъти клавиша "return". Не използвайте командата за отстъп, за да маркирате абзаци.
   • Оставете полето около 2 см по всички ръбове.
   • Имейлът също трябва да бъде написан с популярни шрифтове. Не използвайте шрифтове, които имитират почерк или са цветни, с изключение на черно и бяло в служебната поща.

2. 

   
   
   Изберете правилния тип хартия. Работното писмо трябва да бъде отпечатано върху размер хартия 22cm x 28cm („размер на писмото“). Ако не сте в САЩ, можете да използвате хартия с размер A4. Някои дълги договори могат да бъдат отпечатани на хартия 22cm x 36cm ("легален размер").
   • Ако разпечатвате за поща, трябва да го отпечатате на фирмена бланка. Това придава на писмото по-професионален вид, а също така предоставя логото и информацията за контакт на вашата компания.

3. 

   
   
   Предоставете информация за вашата компания. Посочете името и адреса на компанията, в които всяка част от адреса е написана на различен ред. Ако сте собственик или работите на свободна практика, заменете името на компанията със собственото си име или напишете името си над него.
   • Ако вашата компания има предварително разработена бланка, можете да я използвате, вместо да въвеждате името и адреса на компанията.
   • Ако въвеждате адреса сами, трябва или да подравните надясно или наляво в горната част на страницата, в зависимост от вас и предпочитанията на вашата компания.
   • Ако изпращате поща в международен план, въведете името на държавата с главни букви.

4. 

   
   
   Добавете датата. Писането на пълна дата е най-професионалният избор. Например можете да напишете „1 април 2012 г.“ или „1 април 2012 г.“. Датата трябва да бъде оставена подравнена, няколко реда под адреса на подателя.
   • Ако писмото ви е написано в рамките на няколко дни, оставете датата, на която сте завършили писмото.

5. 

   Предоставете информация за получателя. Напишете пълното име, заглавието (ако има такова), името на компанията и пощенския адрес на получателя и разделете тази информация на отделни редове. Ако е необходимо, добавете референтен номер. Информацията за получателя трябва да бъде подравнена с няколко реда под датата.
   • Най-добре е да изпратите писмо до идентифицирано лице. По този начин лицето, на което изпращате съобщението, може да отговори на вашето съобщение. Ако не знаете името на човека, на когото трябва да изпратите по пощата, направете малка проверка. Можете да се обадите на компанията им, за да поискате точното име и титла на човека.

6. 

   Изберете поздрав. Поздравът е уважение към получателя на писмото и кой поздрав се използва зависи от това дали познавате човека, на когото изпращате съобщението, доколко го познавате и колко тържествено е писмото. . Можете да разгледате следните опции:
   • „За кого може да се отнася“ (За тези, които участват) само когато Не знаете на кого, особено на кого искате да изпратите съобщението.
   • Ако не познавате получателя на вашата поща, започвайки с "Уважаеми господине / госпожо" (Safe Dear / Madam ") е безопасна опция.
   • Можете също да използвате заглавието и името на получателя, например „Уважаеми д-р Смит“ (Уважаеми професоре Смит).
   • Ако познавате добре получателя на пощата и имате близки отношения с тях, можете да ги извикате по име, като „Скъпа Сюзън“.
   • Ако не сте сигурни в пола на получателя на съобщението, просто въведете пълното име, например „Уважаеми Крис Смит“ (Hello Kris Smith).
   • Не забравяйте да напишете запетая след поздрава или двоеточие след „За кого може да се отнася“.
   реклама

Част 2 от 4: Съставяне на съдържание на съобщението

1. 

   Направо към проблема. Времето е пари, както казва максимата, повечето предприемачи мразят да губят време. Следователно съдържанието на писмото трябва да бъде представено кратко и професионално. Напишете писмо, където получателят може бързо да го прочете, като преминете направо към въпроса и обобщите вашето мнение в първия абзац. Например, винаги можете да започнете с „Пиша ви относно ...“ (пиша му за ...) и да започнете от там.
   • Не използвайте текстуриран език, големи удари или дълги, кръгли изречения - трябва да съобщавате това, което трябва да кажете възможно най-кратко и ясно.
   • Изразете го убедително. Изглежда, че по-голямата част от целта на писането на писмо е да убеди читателя да направи нещо: да промени мнението си, да поправи грешка, да изпрати пари или да предприеме някакви действия. Опитайте се да убедите получателя на съобщението да направи това, което искате.

2. 

   Използвайте местоимението лице. В идеалния случай трябва да използвате местоименията на лицата "I" (I), "we" (ние) и "you" (вие) в писмото си. Опишете го като „аз“ (аз) и наречете читателя „вие“ (приятел / дядо / баба / брат / сестра).
   • Обърнете внимание, ако пишете от името на организация. Ако предоставяте перспективи за растеж на вашата компания, трябва да използвате „ние“ (нас), за да уведомите читателите си, че говорите за компанията. Ако пишете за вашето лично мнение, използвайте „аз“ (аз).

3. 

   
   
   Пишете ясно, кратко и сбито. Уведомете читателите си какво точно искате да кажете. Читателите бързо ще отговорят на вашето съобщение, само ако съдържанието му е ясно. По-специално, ако искате читателите да приключат или да предприемат действия в отговор на вашето писмо, кажете им. Обяснете тезата си по най-кратък начин.

4. 

   
   
   Използвайте активни изречения. Когато описвате ситуация или отправяте заявка, използвайте активна, а не пасивна. Пасивните изречения могат да направят писмото ви неясно или да не посочи засегнатото лице. Освен това активното изречение е рационализирано и по-просто. Например:
   • Пасивно изречение: Слънчевите очила не са проектирани или произведени по отношение на тяхната издръжливост.
   • Проактивно изявление: Вашата компания проектира и произвежда слънчеви очила, независимо от тяхната издръжливост.

5. 

   
   
   Бъдете подходящо отворени. Писмата са написани от хора и са адресирани до хората, така че избягвайте строги букви, ако е възможно. Не можете да изградите нова връзка с нелично писмо и липса на откритост. Избягвайте обаче разговорния език или жаргон като фразите „знаеш“ (знаеш), „имам предвид“ (имам предвид) или „искам“ (искаш да направиш - съкрати на „искам“). голям '). Поддържайте тона си сериозен, но приятелски настроен и ентусиазиран.
   • Ако познавате добре получателя, трябва да получите неформални пожелания към него неофициално.
   • Използвайте собствената си преценка, когато решавате до каква степен да изразите себе си. Понякога малко хумор може да ви помогне да постигнете успешна сделка, но бъдете внимателни, когато се дразните, това може да е грешка.

6. 

   Вежливи и учтиви. Дори да напишете писмо, за да се оплачете или да изразите притеснения, пак можете да бъдете учтиви. Поставете се на мястото на приемника и измислете каквито и идеи да измислите, по разумен начин, за да могат читателите да видят, че винаги сте ентусиазирани и готови да помогнете.
   • Например, можете да направите груба жалба като тази: „Мисля, че слънчевите ви очила са лоши и никога няма да ги купя отново.“ Можете обаче да напишете по-учтиво: „ Разочарован съм от продукта за слънчеви очила на вашата компания и в бъдеще планирам да купувам очила другаде.

7. 

   Използвайте шаблона на заглавката „втора страница“ за допълнителни страници. Повечето служебни писма трябва да са кратки на една страница. Но ако проблемът, за който говорите, е по-дълъг, като договор или юридически проблем, може да ви трябват още няколко страници. Използвайте шаблона за бланки „втора страница“, който обикновено има съкратен адрес и същия тип хартия като бланката на първата страница.
   • Номериране на страниците в горната част на страницата с втората и следващите страници. Можете също да добавите имена и дати на получатели.

8. 

   Обобщение на съдържанието. В последния параграф обобщете основните точки и ясно посочете стъпките в плана си за действие или какво да очаквате от получателя на съобщението. Имайте предвид, че получателят може да се свърже с вас, за да попита или да говори, да им благодари за интереса към писмото и проблема ви. реклама

Част 3 от 4: Край на писма

1. 

   Изберете завършващото изречение. Заключителното изречение, като поздрав, показва уважение към получателя на писмото и степента на тържественост на писмото. „С уважение“ или „Искрено“ обикновено е безопасен избор; бихте могли да обмислите други опции като „Сърдечно“, „С уважение“ (С най-добри пожелания), „Поздрави“ и „С уважение“ (Искрено). Можете също така да изберете малко по-малко официален, но професионален завършек като „Всичко най-добро“, „Най-добри пожелания“. , "Топло поздрави" и "Благодаря" и "Благодаря". Използвайте запетаи след изречението.

2. 

   Знак. Оставете около четири реда празни, след което го подпишете. Подпишете подписа си след отпечатване на писмото или ако го изпратите по имейл, сканирайте изображението си с подпис и го поставете в тази част на съобщението. За подпис трябва да изберете синьо или черно мастило.
   • Ако подписвате писмо от нечие име, напишете „pp:“ пред подписа си. "Pp" означава "per procurationem" (като "от агенция" или "от името на").

3. 

   Въведете вашето име и информация за контакт. Под подписа си въведете пълното си име, заглавие, телефонен номер, имейл адрес и всички възможни методи за контакт. Всяка информация се записва на отделен ред.

4. 

   Добавете съкращението на машинописката. Ако някой, който не е написал писмото, трябва да включите инициалите на този човек под подписа. Понякога се включват инициалите на човека, който е написал писмото. Ето защо е важно да се прави разлика между човека, който е написал писмото и който е написал писмото.
   • Например, ако току-що сте добавили инициалите на машинописката, напишете ги с малки букви: mj
   • Ако добавите съкращенията на пишещия, напишете ги с главни букви, а съкращението на машинописката с малки букви: RW: mj. Можете също да използвате наклонена черта между двете съкращения: RW / mj.

5. 

   Забележете приложените документи. Ако прикачвате документ, за да може получателят да го види, коментирайте го на няколко реда под информацията за контакт, като отбележите номера и типа на документа. Например можете да напишете: "Приложения (2): резюме, брошура" ("Приложение (2): резюме, брошура").
   • Можете също да съкратите „Заграждения“ като „Заграждения“. или "Enc.".

6. 

   Добавете получатели. Ако изпратите копие от писмото на друго лице, трябва да добавите името на този човек към писмото. Можете да анотирате, като напишете „cc:“ под реда „Enclosures“, „cc“ означава „копие на учтивост“, с името и заглавието на човека („cc“ за "Карбоново копие" (копие на въглерод), когато писмото се пише на хартиена хартия).
   • Например напишете: "cc: Мери Смит, вицепрезидент по маркетинг" ("Уважаеми: Мери Смит, заместник-маркетинг мениджър").
   • Ако искате да добавите друг получател, въведете име на второ лице точно под името на първото лице и не се нуждаете от "cc:".
   реклама

Част 4 от 4: Готово

1. 

   Редактирайте съобщението си. Външният вид е ключовият елемент за професионалния писмопис. Със сигурност читателят лесно ще разбере, че сте компетентни и отговорни, като коригирате най-малките недостатъци в писмото. Можете да изпълните командата за правопис, за да проверите правописа на думата, но можете също да проверите, като прочетете внимателно писмото преди изпращане.
   • Чудите се дали писмото е ясно и кратко. Има ли абзац с повече от три или четири изречения? Ако е така, можете ли да изтриете ненужни параграфи?
   • Ако писмото е наистина важно, можете да помолите приятел или колега да го провери бързо. Понякога само отделянето на няколко секунди за четене може да ви помогне да забележите грешки или неумела употреба на думи, които може да не сте виждали.

2. 

   Не слагайте телбод по пощата. Ако съобщението има много страници, избягвайте телбодът. Ако искате да сте сигурни, че страниците са подредени правилно, използвайте кламера в горния ляв ъгъл.

3. 

   Поща. Ако изпращате по пощата, използвайте бизнес плик. Ако има плик с логото на вашата компания, използвайте го. Ясно отпечатайте адреса за връщане и адреса на получателя. Сгънете писмото на три части, така че когато получателят отвори съобщението, първата част на съобщението се сгъва отгоре и след това се отваря до долната гънка. Уверете се, че имате достатъчно печати, след което го изпратете.
   • Ако смятате, че ръкописният адрес е размазан и не отговаря на вашия професионален стил, въведете адреса с дума, поставете плика в принтера и отпечатайте адреса върху плика.
   • Ако писмото е изключително важно и / или спешно, трябва да го изпратите чрез куриер.
   • Ако искате да изпратите съобщението по имейл, конвертирайте го в HTML формат или запишете съобщението като PDF, за да запазите формата. Изпращането на хартия обаче е по-добро.
   реклама

Съвети

• Използвайте добра писалка, за да подписвате букви.
• Бърз. Ако не можете да отговорите на искането на подателя в рамките на една седмица, кажете му за това и ги уведомете, когато могат да получат отговор от вас.
• Съсредоточете се върху положителните страни. Говорете за нещата, които можете да правите, а не за нещата, които не можете. Например, ако нямате артикул на склад, не казвайте на клиента, че не можете да изпълните поръчката им, вместо това кажете, че продуктът е популярен, така че вашата страна е на склад. . След това им кажете кога можете да им предложите продукта.
• Ако пишете писмо с много съдържание, първо трябва да изброите тези неща.
  • Избройте всички неща, които искате да покриете. Не се притеснявайте за поръчката.
  • За всяко съдържание посочете ключовите думи, примери, аргументи и факти.
  • Прегледайте съдържанието във вашия контур, така че да е подходящо за вашата цел и вашата аудитория.
  • Изрежете всички несвързани проблеми.
  • Подредете информацията в реда, който е най-подходящ за читателя.

Внимание

• Не пишете букви с ласкателни изречения. Приемлив е истински комплимент, но ако го направите в излишък, читателят ще почувства, че работите с ласкателства, а не с вашите способности.
• Не използвайте твърде суров и внушителен тон. Не забравяйте, че се опитвате да укрепите или инициирате професионални отношения с бизнес писмо.