Съдържание

• Стъпвам
• Метод 1 от 4: Регулирайте стила си на комуникация
• Метод 2 от 4: Справяне със служители и колеги
• Метод 3 от 4: Справяне с емоционално натоварени ситуации
• Метод 4 от 4: Общувайте с големи групи

За да се научите да общувате ефективно, трябва да адаптирате нещата, които казвате и пишете, в различен контекст. Това означава, че трябва да адаптирате стила си на комуникация към аудиторията си. На работното място това означава да направите всичко възможно, за да бъдете ясни, уважителни и професионални. Когато се справяте с емоционално натоварена ситуация, съсредоточете се върху валидирането на чувствата на другия, а не върху собственото си мнение. Когато общувате с голяма група хора или правите презентация, можете да се адаптирате, като се придържате към ясна структура, подчертавате важни моменти и взаимодействате с публиката, за да запазите енергията и вниманието си.

Стъпвам

Метод 1 от 4: Регулирайте стила си на комуникация

1. Адаптирайте речника си към аудиторията. Важно е да можете да говорите в различни регистри, някои от които са официални, а други неформални. Във вашата работа или в професионалния ви живот вероятно е важно да изглеждате добре образовани, информирани и излъскани. Приятелите ви обаче може да очакват да видят по-небрежна страна на вашата личност. Като адаптирате речника си към ситуацията, можете по-добре да се свържете с други хора.
   • Уверете се, че използвате думи, които другите разбират.
   • Например жаргонът и жаргонът може да са подходящи за разговори с приятели, но може да попречат на кариерата ви, ако ги използвате на работното място. По същия начин големите думи и професионалният език на работното място могат да ви накарат да изглеждате по-интелигентни, но могат да бъдат дразнещи и отчуждаващи, ако използвате такъв език сред приятели.
2. Огледално отразявайте езика и жестовете на човека, с когото говорите. Отразяването на отношението на другия човек може да го накара да се чувства комфортно. Освен това ви прави по-убедителни. Можете да копирате жестове, поза и / или избор на дума.
   • Имитирайте само няколко от техните жестове и избор на думи. Правейки това твърде много, може да започне да ги дразни.
   • Огледайте някого само когато се счита за подходящо. Например, ако сте мъж, който говори с жена, която държи чанта, не е добра идея да държите ръката си до себе си, сякаш държите и чанта.
3. Варирайте тона си според ситуацията. Toon може да разкаже на другия много за ситуацията. Можете да използвате сериозен тон, когато обсъждате бизнес на работното място, насърчителен тон при оценяване на служител или непринуден тон, когато се разхождате с приятели.
   • Когато настройвате тона си, уверете се, че невербалната и вербалната ви комуникация съвпадат, което ще покаже искреност. Например, твърд, сериозен тон би бил подкопан, ако трябва да се смеете и да бъдете дрезгав. Сериозен тон би подхождал на изправено лице и леки жестове, докато насърчителен тон би се комбинирал с кимане и някои други жестове.

Метод 2 от 4: Справяне със служители и колеги

1. Планирайте срещи лице в лице за нови или сложни теми. Изберете личен контакт, дори ако смятате, че можете да повдигнете темата в имейл или бюлетин. По този начин давате възможност на хората да задават въпроси и възможност да предоставят разяснения, когато е необходимо.
   • Например може да си помислите, че можете да обясните нови правила за почивки на служители по имейл или като закачите правилата в столовата.
   • Ако обаче проведете среща със служителите си, можете да бъдете сигурни, че всички разбират правилата и могат да носят отговорност.
2. Обсъждайте въпроси насаме с подчинените. Никога не дръжте колега на отчет пред други служители, тъй като това може да предизвика недоволство. Имейлите могат да бъдат тълкувани погрешно, така че е по-добре да не искате да решавате проблемите на служителите по този начин. Вместо това планирайте частна среща, за да говорите.
   • Използвайте думи, които могат да бъдат разбрани от другия.
   • Отворете разговора с нещо като „Франк, исках да поговоря с вас за някои от нещата, които забелязах в работата ви напоследък, и как можем да направим нещо по въпроса“. Това създава силен, но ориентиран към бъдещето тон, вместо прекалено критичен тон.
   • След това напишете резюме на всяка среща и го изпратете по имейл на всички участници. Това прави комуникацията още по-ясна.
3. Използвайте професионално социалните медии. Не изпращайте лични оплаквания или поверителна информация за работата чрез социалните медии. Накратко, поддържайте бизнеса си професионален. Ако обикновено използвате само социални медии за връзка с приятели, това може да означава промяна както на тона, така и на съдържанието на вашите публикации.
   • Дръжте публикациите си в социалните медии положителни и кратки: „Хей, Гронинген, елате днес в Totaalsport за 20% отстъпка от цялото оборудване!“
   • Когато общувате с колеги, служители или клиенти чрез социални медии, пазете се от лични атаки, обезвъздушаване, оплаквания и неподходящи изображения.
   • Знайте, че всичко, което публикувате онлайн, може да бъде видяно от всеки.
   • Много хора обичат да поддържат отделен акаунт в социалните медии - един за лична употреба и един за бизнес.
4. Чудите се какво искате да предадете, ако не общувате лично. Прочетете имейл или текст, преди да натиснете „изпрати“. Ако трябва да говорите или да използвате телефона с някого, направете няколко бележки за това, което искате да кажете, преди да започнете разговора. Комуникацията чрез текст може да бъде трудна за тълкуване, защото нямате контекстуални реплики като тон и мимики. Уверете се, че сте напълно ясни:
   • Ако пишете на работното място, поставете основната точка на имейла си в темата или, ако е в текстово съобщение, в горната част. Получателят ще оцени, че спестявате време, като сте директни.
   • Използвайте внимателно реда за тема на имейла. Избягвайте неясни или очевидни теми, като „Известие за работа“. Вместо това използвайте конкретни заглавия като „Среща с Berend Wijmans на 16 ноември!“
   • Когато говорите по телефона, използвайте ясни словесни реплики като „И така, Наташа, причината, поради която се обаждам, е да говоря за намаляващите продажби“ и „Андре, искам да се уверя, че разбирам. Можете ли да повторите лозунга отново?
5. Отделете време за малки разговори, ако сте интроверт. Направете всичко възможно да говорите и неофициално, така че когато говорят с вас, хората да се чувстват комфортно и комфортно, независимо от контекста. Дори да сте интроверт и разговорите не идват естествено, лесно е да намерите начини да водите неутрални разговори с хората.
   • Придържайте се към неутрални, противоречиви теми. Например можете да говорите за популярни телевизионни предавания, храна или такава, която винаги можете да използвате: времето.
     • Например опитайте нещо като „Хей, какво си помислихте за последния епизод на„ Игра на тронове “?
   • Ако сте на ръководна или мениджърска позиция, разговорите или ежедневните дела ще накарат служителите ви да почувстват, че се изкачвате на тяхното ниво и че сте достъпни. Говоренето за неща с мениджър или шеф помага да се създаде връзка, което улеснява по-късното обсъждане на по-сложни или сериозни въпроси.

Метод 3 от 4: Справяне с емоционално натоварени ситуации

1. Използвайте „аз“ вместо „вие“. Преформулирайте нещата, които искате да кажете, така че да предадете как се чувствате или мислите, вместо да се фокусирате върху това, което някой друг е направил. Това ще направи другия човек по-малко вероятно да се почувства нападнат. Например:
   • По време на работа можете да кажете нещо като: „Спомням си, че научих това като нов служител“, вместо „Не разбирате как става това“.
   • По същия начин е по-добре да не казвате на приятел нещо като: „Прекалено лесно се разстройвате. Вместо това кажете нещо като: „Чувствам, че това е нещо, което наистина ви интересува“.
2. Търсете връзка с онзи, който е разстроен. Дори когато някой ви разстройва или когато се опитвате да посредничите между две страни, трябва да направите всичко възможно, за да намерите общ език в емоционални ситуации. Когато ситуацията е емоционално заредена, изковаването на връзки помага да се предотврати чувството на хората да бъдат нападнати. Това също може да попречи на някой да е в защита.
   • Наблегнете на партньорството в начина, по който формулирате нещата.Например използвайте изречения като „Можем да го направим“ или „Ние сме в това заедно“.
3. Показвайте съпричастност към другия човек, а не критика. Понякога, когато хората са разстроени, те трябва да говорят и да имат нужда някой просто да слуша. Покажете, че приемате сериозно притесненията им и сте готови да се опитате да разберете какво става. Това означава да коригирате начина, по който общувате, за да се съсредоточите повече върху отговора на това, което другият казва.
   • Кажете нещо като „Напълно разбирам защо сте разстроени“ или „Бяхте прав, това би било досадно за всеки.“
   • Избягвайте коментари като „Не е нужно наистина да се разстройвате от това“ или „Не разбирам защо това ви притеснява“, дори и да се чувствате така.
4. Направете всичко възможно, за да покажете уважение. Деактивирането на емоционално натоварена ситуация изисква признаване на приноса и стойността на другите хора, така че те да не се чувстват безсилни или неразпознати. Ясно посочете какво е направил другият добре или какви права и правомощия има другият, като например:
   • Наистина сте работили усилено по това, нали?
   • Мисля, че се справяте с много търпение.

Метод 4 от 4: Общувайте с големи групи

1. Адаптирайте презентацията си към аудиторията си. Важно е да познавате аудиторията си, за да можете да приспособите посланието си към аудиторията си. Трябва да знаете кой присъства в аудиторията, да разберете донякъде техния произход и защо присъстват на вашата презентация. Колкото повече информация имате, толкова по-добре можете да проектирате презентацията си.
   • Например, ако изнасяте презентация пред група от ръководители над вас в корпоративната йерархия, вашият език трябва да бъде професионален и излъскан и да не обръща внимание на шегите или жаргона. Можете обаче да използвате шеги, жаргон и ясен език, когато говорите с група подчинени, тъй като това може да помогне за облекчаване на напрежението в стаята.
   • Бъдете наясно с произхода на хората от публиката, за да сте сигурни, че не използвате език или примери, които са обидни.
2. Картирайте това, което искате да кажете. За да общувате ясно с голяма група, имате нужда от план за това, което искате да кажете, вместо да говорите неформално с няколко души. В противен случай рискувате да загубите вниманието на аудиторията си. Планирайте следното:
   • Основните моменти, които искате да подчертаете. Например, ако въвеждате новата стратегия за продажби на вашата компания в три точки, планирайте да говорите малко по-силно, когато за първи път споменете всяка точка.
   • Моменти, когато може да искате да намалите скоростта (като въвеждане на нова или сложна информация).
   • Естествени места във вашата презентация, когато можете да направите пауза, например след въвеждане на всяка точка от стратегия за продажби от три точки. Това дава на участниците време да оставят информацията да потъне.
3. Посочете основните моменти във вашата презентация. Използвайте ключови фрази, за да очертаете основните моменти във вашия разговор. Може да е трудно да се следват устни презентации, но тези „указатели“ помагат на аудиторията ви да бъде в крак с текста. Добри фрази за подчертаване са:
   • „Продължи ...“ (за въвеждане на нова точка).
   • „Както казах и преди ...“ (за да напомня на публиката за основната ви точка).
   • „За да приключи нещата ...“ (за да знаят, че краят на текста ви наближава).
   • Кажете на хората кога ще отговаряте на въпроси. Бихте могли да кажете: „Запазете вашите въпроси до след презентацията, тогава аз ще отговоря на тях.
4. Създайте визуални помагала, за да подчертаете най-важните моменти. Съставете просто слайдшоу. Използвайте слайдшоуто като начин да подчертаете важни моменти, а не да ги обяснявате подробно. В противен случай вашата публика ще гледа слайдовете, вместо да обръща внимание на това, което казвате.
   • Използвайте само малко количество текст или изображения на слайд. Например, ако очертавате три цели за вашата организация за следващата година, създайте слайд, който гласи „Цел 1: Увеличете членството с 10%“.
   • Това е достатъчно информация, за да напомни на аудиторията за въпроса, който искате да направите, но не толкова, че да намали вниманието им.
5. Взаимодействайте с аудиторията си. Включете паузи във вашата презентация, задавайте въпроси и насърчавайте хората да задават въпроси, ако се нуждаят от разяснения относно някоя от презентациите. Можете също така да се обръщате директно към хората от публиката, или по име, или като ги гледате в очите. Това помага да направите презентацията по-ангажираща, да ангажирате аудиторията и да увеличите количеството информация, която те могат да извлекат от вашия разговор.