Напишете доклад за работата

Видео: Как легко и правильно написать ДОКЛАД (РЕЧЬ) к Дипломной работе?

Съдържание

Стъпвам
Част 1 от 3: Планиране на работен доклад
Част 2 от 3: Изготвяне на работен доклад
Част 3 от 3: Постигане на ефективност на доклада
Съвети
Предупреждения

Писането на работен отчет може да бъде впечатляващо, въпреки че може да е по-лесно, отколкото си мислите. Докладите за работа обикновено се използват за обяснение на напредъка на даден работен проект или за предоставяне на заключения и препоръки по въпроси на работното място. За да напишете лесно ефективен работен доклад, започнете, като вземете предвид целта, аудиторията, изследването и посланието. След това подгответе своя отчет, като използвате стандартен формат за бизнес отчет. И накрая, можете да промените отчета, за да го направите ефективен.

Стъпвам

Част 1 от 3: Планиране на работен доклад

Определете целта и предмета на доклада. Може би някой ви е поискал доклад. Целта или темата е вероятно да бъдат включени в искането. Ако не сте сигурни каква е целта или темата, помислете какво предавате на аудиторията си. Можете също така да поискате разяснения от шефа или ръководителя си.
- Например целта може да бъде да се анализира бизнес проблем, да се обяснят резултатите от проект, по който сте работили, или да се даде на вашия ръководител преглед на напредъка ви в работата.
Определете тона и езика, които са подходящи за целевата аудитория. Помислете какво вече знае целевата аудитория, както и жаргона, който ще разберат. Когато пишете работен отчет, често можете да използвате по-професионален език и жаргон, отколкото когато пишете за широката публика.
- Кой ще прочете доклада? Включете всеки във вашата аудитория, който би могъл разумно да използва отчета.
- Ако пишете за различни типове четци, включете цялата необходима информация, така че и най-слабо информираният читател да може лесно да я разбере. Използвайте заглавия за всеки раздел, така че информираните читатели да пропуснат информация, която не е необходима за тях. Можете също така да включите раздели за всяка аудитория, за да отговорят на индивидуалните им нужди.
Съберете вашите изследователски и помощни материали, ако е приложимо. Включете материалите, които сте използвали, за да направите изводи или да разработите препоръки. Ще се позовавате на това, докато подготвяте доклада, и може да се наложи да го включите в приложенията към доклада. Това са нещата, които трябва да се включат при изготвянето на доклада:
- Финансови подробности
- Маси
- Графики
- Статистика
- Проучвания
- Въпросници
- Разговори с експерти, колеги, клиенти и др.
Вижте напредъка си, когато пишете отчет за напредъка. Добрият отчет за напредъка дава бърз преглед на свършената от вас работа, какво ще правите и дали проектът е на път. Най-добре е да го мислите като отговор на въпросите, които хората имат за вашия проект. Ето какво да включите във вашия отчет:
- Сменен ли е срокът на проекта?
- Какви задачи сте изпълнявали от последния доклад за напредъка?
- Какви задачи ще направите след това?
- На път ли сте да завършите проекта навреме? Ако не, защо?
- С какви тесни места сте се сблъсквали и как ще ги решите?
- Научихте ли нещо този месец?
Направете контур с информацията, която да включите във вашия отчет. Запишете идеите си в контур и ги използвайте като помощно средство за писане. Докато правите това, разработете заглавията на доклада си, за да ви помогне да организирате какво да кажете. Прегледът не трябва да бъде изряден или добре разработен, защото е само за ваша собствена употреба.
- В повечето случаи трябва да започнете отчета, като обясните резултатите и заключенията или препоръките. След това обяснете как стигнахте до този момент и мотивите си, ако е приложимо.
- Ако ви предстои да направите противоречиво заключение или препоръка, първо обяснете процеса и разсъжденията, така че вашата целева аудитория да може да разбере защо сте измислили тази идея.

Част 2 от 3: Изготвяне на работен доклад

Използвайте заглавна страница или заглавна страница. Заглавната страница трябва да включва името на отчета, последвано от датата - на отделен ред - когато сте го изпратили. На трети ред посочвате имената на всички автори. След това напишете името на вашата организация на четвъртия ред.
- В някои случаи можете да включите и мотивационно писмо, обясняващо защо сте написали доклада, какво включва и какво смятате, че трябва да направите след това. Това е по-често при докладите, които са отнели много време за подготовка или изискват допълнителни обяснения, преди читателят да разгледа самия отчет.
- С отчета за напредъка посочвате името си, името на проекта, датата и периода на отчитане на заглавната страница. Поставете всеки елемент на отделен ред. Можете да маркирате всеки ред с „име“, „име на проект“, „дата“ и „период на отчитане“, или просто да изброите информацията.
- Попитайте шефа си дали има някакви конкретни препоръки за форматиране на вашия работен отчет. Той или тя е най-добрият източник за изготвяне на вашия доклад.
Предоставете обобщение на най-важната информация. Включете вашите заключения, обосновки и препоръки. Това позволява на човек да разбере основните точки на вашия отчет, без да се налага да го прочетете изцяло. Не е нужно да пишете подробни обяснения, но читателят трябва да може да разбере за какво става въпрос в доклада. Резюмето трябва да бъде от една до пет страници.
- Не е необходимо да обобщавате пълния отчет. Фокусирайте се само върху основните идеи в доклада, като например основните препоръки или заключения, които представяте.
- Ако пишете отчет за напредъка, можете да пропуснете този раздел.
Включете съдържание със съдържанието в отчета. Посочете заглавията на разделите в съдържанието и номерата на страниците, откъдето започва този раздел. Това позволява на читателите лесно да навигират в отчета, за да намерят необходимата информация.
- Използвайте заглавия и заглавия за всеки раздел, така че отчетът да се чете лесно.
- Когато пишете отчет за напредъка, обикновено не е необходимо да включвате съдържание, освен ако шефът ви не предпочита. Въпреки това, добавете заглавия и заглавки за всеки раздел, за да улесните навигацията в отчета.
Напишете въведение да се направи преглед на доклада. Кажете на читателя защо сте написали този работен отчет. Обобщете контекста около доклада и обяснете целта си. Посочете въпросите, на които ще отговорите, или проблема, който ще разрешите. Посочете срока на доклада и план за действие със съдържанието му.
- Въвеждането не трябва да бъде дълго. Бъдете директни и конкретни, така че читателят да разбере контекста и целта без продължително обяснение.
- Напишете два до четири абзаца за въведението.
- В отчета за напредъка уводът може да съдържа не повече от един или два параграфа. То трябва да обобщи проекта и това, което се надявате да постигнете. Можете също така да посочите какво вече сте завършили и какво ще правите след това.
Обяснете резултатите или изводите, които представяте. Предоставете основен преглед на изследванията или оценките, които сте извършили във връзка с този проект. След това обсъдете и интерпретирайте вашите наблюдения и как те са свързани с предмета на доклада.
- В повечето случаи този раздел съдържа уводен параграф и списък на заключенията, до които сте стигнали.
- Ето как изглежда един извод: „1. Населението ни застарява, което води до повече рискове за здравето на нашите клиенти. "
- Когато пишете отчет за напредъка, нямате представени резултати или заключения. Вместо това посочете постиженията или изпълнените си задачи в раздела след въвеждането. Можете също да напишете кратък абзац с 2 до 4 изречения в този раздел. Обаче списъкът обикновено е достатъчен. Можете да изброите: „200 евро, събрани за плащане на фестивалната палатка“, „Договорено с партийния план за управление на фестивалното планиране“ и „анкетирани 1500 жители, за да се събере публичен принос“.
Да ви дам препоръки за в бъдеще. Вашите препоръки трябва да обясняват какво ще се случи в бъдеще. Обяснете какво ще произведат решенията и как те са свързани с вашите заключения. След като напишете своето обяснение, дайте препоръките си под формата на точки за действие в номериран списък. Избройте препоръките си от най-важните до най-малко важните.
- Например можете да напишете: „1. Обучете всички служители да извършват CPR. "
- Ако пишете доклад за напредъка, вместо това посочете задачите или целите, които искате да постигнете през следващия работен период. Например можете да изброите „Намерете доставчици за фестивала“, „Одобрете дизайни на фестивала“ и „Поръчайте рекламни плакати“.
Обсъдете процеса и мотивите, довели до вашите заключения. Обяснете как се обърнахте към темата, проблема или проблема. Прегледайте наблюденията си и след това обяснете как водят до вашите препоръки. Разделете дискусията на различни раздели с заглавия, които казват на читателя какво има в този раздел.
- Това включва по-продължително обсъждане на изследванията и оценките.
- Този раздел трябва да бъде най-дългият в записа.
- Ако пишете отчет за напредъка, можете да пропуснете този раздел. Вместо това включете раздел за препятствията, които сте срещнали по време на работата по проекта и как сте се справили с тях. Бихте могли да напишете: „Много жители не върнаха анкетата, защото не беше пощенска. В бъдеще ще включим предплатена поща в нашите анкети или ще позволим на жителите да попълнят анкетата си цифрово. "
Избройте всички препратки, които сте използвали при изготвянето на отчета. Референциите могат да включват статии от списания, новинарски статии, интервюта, анкети, въпросници, статистика и друга свързана информация. Цитирайте тези препратки в края на отчета и обозначете страницата като „Препратки“.
- Освен ако не е посочено друго, използвайте APA формата за бизнес отчети.
- Можете да пропуснете този раздел, ако подготвяте отчет за напредъка.
Предоставете приложения към материали като анкети, въпросници или имейли. Не всеки работен отчет се нуждае от прикачени файлове. Можете обаче да ги включите, ако искате да предоставите на читателите материал, който сте посочили, или ако искате да предоставите допълнителна информация, която може да им помогне да разберат по-добре темата или вашите наблюдения. Обозначете всеки прикачен файл с отделна буква.
- Например: „Приложение А“, „Приложение Б“ и „Приложение В.“
- Ако пишете отчет за напредъка, не е необходимо да включвате този раздел.
Затворете кратко заключение заедно с обобщение на вашите наблюдения или напредък. Може да не е нужно да правите заключение, но написването му може да бъде хубаво обобщение на вашите усилия. Запазете заключението си в три до четири изречения, обобщавайки информацията, която сте представили в доклада си.
- Можете да напишете: „Проектът за планиране на фестивала на изкуствата е в ход и ще бъде завършен по график. Завършихме 90% от нашите дейности по предварително планиране и сега пренасочваме фокуса към закупуване на необходимото оборудване. Проектът няма открити препятствия, но постепенно ще се справим с всички бъдещи пречки. "

Част 3 от 3: Постигане на ефективност на доклада

Използвайте ясни заглавия, за да помогнете на вашата аудитория да се ориентира в отчета. Създайте заглавия, които са директни и преминете направо към въпроса. Читателят трябва да знае точно какво съдържа докладът.
- Заглавията могат да включват въведение, изпълнени задачи, цели за следващото тримесечие, препятствия и решения и заключение.
- Съпоставете заглавията с информацията в отчета.
- В отчета за напредъка читателите вероятно ще бъдат вашият ръководител, екипът или клиентите.
Използвайте прост и директен език, за да предадете идеите си. Отчетът за работата не трябва да съдържа трудни думи и творчески изречения. Просто трябва да предадете вашата гледна точка на читателя. Изразявайте идеите си с възможно най-простите думи и по същество.
- Можете да напишете „Приходите са се увеличили с 50% за четвъртото тримесечие“, вместо „Приходите са се увеличили с 50%, за да генерират големи приходи за четвъртото тримесечие“.
Пишете накратко, за да бъде докладът възможно най-кратък. Излишното писане губи както вашето време, така и това на читателите. Не бъдете повърхностни и преминете направо към бизнеса.
- Имайте предвид, че някои отчети за работата могат да бъдат доста дълги, тъй като могат да съдържат много информация. Писането ви обаче винаги трябва да е кратко.
- Добре е да напишем: „Продажбите се увеличиха през последното тримесечие, след като търговската сила приложи студено обаждане“, вместо „Видяхме експоненциално нарастване на приходите през последното тримесечие, тъй като нашите талантливи и отдадени продавачи бяха потенциални клиенти обажда се да ги помоли да си купят още продукти. “
Изразявайте идеите си на обективен и неемоционален език. Придържайте се към фактите и оставете читателя да направи свои собствени заключения въз основа на обективен поглед върху субекта. Въпреки че може да правите препоръки за даден проблем, не се опитвайте да предизвиквате емоциите на читателите, за да ги убедите. Нека читателят формира свои собствени идеи и преценка въз основа на обективен поглед върху фактите.
- Вместо да пишете „Служителите, които не са ангажирани, имат нисък морал, превръщайки офиса в бездушна машина“, можете да напишете „Служители, чиито рейтинги на производителността са по-ниски от останалите, съобщават, че се чувстват неангажирани“.
Избягвайте да използвате жаргон, както и думата „I“ в повечето доклади. Може да е подходящо да използвате „аз“ в отчета за напредъка, когато пишете за проект, по който работите сами. Ако не, не използвайте думата „Аз“ или друг жаргон в отчета си за работа. Въпреки това е добре да използвате „вие“, когато насочвате изречение към желания читател.
- Поддържайте езика си професионален през целия отчет.
Прегледайте отчета си, за да се уверите, че в него няма грешки. Граматическите и правописни грешки подкопават професионализма на вашия работен отчет. От съществено значение е да прегледате доклада, за да се уверите, че не сте използвали правописни грешки, неправилни формулировки или неправилно използвани думи. Най-добре е да проверите доклада поне два пъти.
- Ако е възможно, накарайте някой друг да провери доклада вместо вас, тъй като е трудно да откриете собствените си грешки.
- Времето позволява, трябва да оставите отчета настрана за поне 24 часа, преди да го проверите.

Съвети

След като напишете първия си работен отчет, можете да го използвате като шаблон за бъдещи отчети.
Вероятно вече имате шаблон за работни отчети на работното си място. Свържете се с вашия ръководител, за да видите дали можете да използвате шаблон за вашия отчет.
Ако е възможно, основавайте формата на вашия отчет на съществуващ работен отчет от вашата компания или организация. Проверете файловете в офиса си или попитайте колега или ръководител за копие на съществуващ отчет.