Съдържание

• Стъпвам
• Част 1 от 3: Искане на отпуск от вашия работодател
• Част 2 от 3: Кандидатстване за отпуск във вашия университет или училище
• Част 3 от 3: Форматиране на вашето писмо

Отпускът е период, в който имате разрешение да се освободите от работа или училище. Отпускът може да се наложи по различни причини, например когато вие самите сте болни или когато някой от семейството е болен, или поради дълга ваканция. В някои случаи служителите имат право по закон на определени форми на отпуск, като майчинство или отпуск, когато осиновите дете, или когато трябва да се грижите за близък член на семейството. Определението за отпуск зависи от продължителността на отсъствието. В някои случаи, като кратко отсъствие от работа или училище по-малко от месец, това не се счита за отпуск, докато в други случаи дори отсъствието от седмица се счита за отпуск. Преди да кандидатствате за отпуск, важно е да определите какво работодателят или училището определя като отпуск, тъй като предложеното от вас отсъствие може да не е достатъчно дълго, за да го поискате официално.

Стъпвам

Част 1 от 3: Искане на отпуск от вашия работодател

1. Дайте ранно предупреждение на вашия ръководител. Когато поискате отпуск от работодателя си, важно е да дадете ранно предупреждение. Разбира се, ранното предупреждение не винаги е възможно при определени обстоятелства, като неочакваната смърт на любим човек. Ако обаче е възможно ранно предупреждение (например, ако свободното време, което искате, е само на няколко седмици или месеци), напишете писмото възможно най-рано, така че вашият работодател и членовете на екипа на работното място да го вземат предвид. Добър начин за ранно предупреждение е да обсъдите предложението за отпуск със своя шеф, преди да кандидатствате за отпуск. По този начин можете да се позовете на предишния си разговор в първото си изречение и писмото няма да бъде изненада за шефа ви.
2. Посочете конкретна дата. Включете конкретните дати, които възнамерявате да стоите далеч. Не бъдете неясни кога искате да отсъствате. В някои случаи може да не е възможно да предоставите конкретни данни, но конкретни данни ще помогнат на вашия работодател и вашите колеги да планират предварително как могат да управляват работата ви във ваше отсъствие. Затова, ако е възможно, посочете възможно най-конкретно в писмото си датите, в които планирате да стоите далеч от работа.
3. Бъдете прозрачни към вашия работодател. Бъдете възможно най-прозрачни защо искате почивки. Това не означава, че трябва да прегледате всяка малка подробност за това защо искате да стоите настрана. В много случаи вашият работодател дори няма право да знае някои подробности за личния ви живот. Въпреки това, ако бъдете възможно най-прозрачни и честни пред работодателя си относно това защо искате отпуск, минимизира възможността за конфликт с ръководството.
4. Обсъдете как вашата работа ще бъде прехвърлена във ваше отсъствие. В писмото си трябва да заявите, че сте наясно със своите отговорности и разбирате, че преди да си тръгнете, бихте искали да обсъдите как вашата работа ще бъде прехвърлена във ваше отсъствие. Можете да предоставите подробности в писмото си за това как смятате, че работата ви трябва да бъде предадена (например, като оставите подробни бележки за членовете на вашия екип за текущи проекти, които трябва да бъдат извършени във ваше отсъствие, или предоставяне на вашите данни за контакт, така че членовете на екипа да могат да се свържат с вас при спешни случаи).
5. Знайте на какви видове отпуск имате право. Знайте, че имате право на определени видове отпуск по закон. Важно е да правите разлика между отпуск, на който имате право, и отпуск, който може да бъде разрешен само от вашия работодател.
   • Например в Холандия имате право на поне 16 седмици неплатен отпуск по майчинство (но все пак можете да получавате обезщетения) след раждането на дете или не по-късно от 22 седмици след осиновяването на дете.
   • Ако напишете писмо, за да поискате отпуск, на който имате право съгласно закона, можете да основавате молбата си на това. Например можете да кажете: „Както и двамата знаем, имам право на отпуск. Надявам се да получим почивка между (въведете дати). Как можем да гарантираме, че производителността продължава? "В допълнение, питането на вашия работодател как да поддържа производителността показва, че се грижите за благополучието на работодателя си и това може да укрепи вашата позиция в работата.
   • Ако поискате отпуск, на който нямате автоматично право по вашия договор, коригирайте тона си, така че да покажете, че съжалявате за неудобството и да обещаете да компенсирате изгубеното време, доколкото можете.
   • Кажете на шефа си дали сте натрупали дни за отпуск или болнични.
   • Включването на тази информация в писмото също така прави нещата по-ясни за служителя по човешки ресурси, в случай че шефът ви реши да отхвърли молбата ви и трябва да обжалвате.
6. Дайте идеи как бихте искали да делегирате работата си във ваше отсъствие. Въпреки че шефът ви вероятно има последната дума по този въпрос, можете да дадете полезни предложения за това кой от вашите служители смята, че е най-добре да поеме различни аспекти на вашата работа при ваше отсъствие. Не давайте обаче всичко на един човек, тъй като това би било несправедливо спрямо конкретния колега.
7. Използвайте уважителен тон. Независимо от обстоятелствата, важно е да кандидатствате за отпуск вежливо. С други думи, трябва да поискате, вместо да изисквате искане, дори ако имате право на това по закон. Питането учтиво може да предотврати конфронтация с ръководството.

Част 2 от 3: Кандидатстване за отпуск във вашия университет или училище

1. Намерете формуляр за искане за отпуск. Студентите, които искат да кандидатстват за отпуск в своя университет или училище, обикновено трябва да попълнят формуляр. Изтеглете формуляр за кандидатстване за отпуск от уебсайта на вашия университет. Тези формуляри трябва да бъдат налични и в отдела на вашата учебна програма.
2. Попълнете формуляра. Формулярът изисква информация като вашето име, студентски номер, вашия адрес и вашата учебна програма.
   • Във формуляра вероятно ще се иска и вашата националност или виза. Отпускът може да повлияе на визата на чуждестранни студенти. Това е така, защото ако сте международен студент, ви е издадена виза за обучение. Ако се оттегляте от образованието си за дълго време, може да бъдете помолени да се върнете в родината си и да кандидатствате отново за виза, ако искате да се върнете. Разберете какво въздействие може да има отпускът върху визата ви, ако сте международен студент, притежаващ студентска виза. Тази политика се различава за всяка държава и се определя от правителството.
   • В университетите в САЩ формулярът ще попита дали получавате финансова подкрепа от правителството. Ако сте студент в САЩ и получавате надбавка, обикновено имате изискване за присъствие, за да я получите. Отпускът може да повлияе на правото ви на тази помощ, така че е важно да се свържете с Службата за помощи и да говорите с финансов съветник за това как най-добре да кандидатствате за отпуск. В Холандия, като ученик в училище, вие също трябва да поискате отпуск поради присъствие или задължително образование.
3. Напишете писмо за вашата молба за отпуск като подкрепяща документация. Заявлението за отпуск обикновено трябва да бъде придружено от подкрепящи документи, които вашият университет ще трябва да одобри вашето искане. Ако кандидатствате за военен отпуск, трябва да добавите военния си орден. Ако кандидатствате за отпуск по медицински причини, трябва да включите писмо от Вашия лекар или доставчик на здравни услуги.Ако обаче кандидатствате за отпуск по лични причини, трябва да напишете писмо с искане за отпуск, в което да посочите обстоятелствата и причините за молбата си.
4. Бъдете прозрачни относно причините си. Ако молбата ви за отпуск е по лични причини, важно е да бъдете възможно най-прозрачни спрямо вашия отдел, така че вашият отдел да може да определи дали имате право да напуснете във вашата конкретна ситуация.
5. В писмото си споменете всяка работа, която искате да свършите, докато сте далеч. Например, може да сте студент изследовател, който кандидатства за отпуск, за да завършите изследователския си проект на отдалечено място. Докторантите обикновено имат право на този вид отпуск. Въпреки това, те трябва да обсъдят своите планове с преподавателите на факултета си преди да бъде отпуснат отпуск, така че съветникът да може да потвърди пред катедрата, че вие ​​(студентът) отговаряте на вашите изследователски цели. Във вашето искане за отпуск посочете всяка работа, която планирате да свършите по време на вашето отсъствие.

Част 3 от 3: Форматиране на вашето писмо

1. Включете адреса на подателя. Може да изглежда ненужно да включите собствения си адрес, ако работите в същата сграда като вашия работодател, но това ще гарантира, че писмото ще бъде върнато на правилния адрес, в случай че пощата направи грешка при доставката. Отдел „Човешки ресурси“ също намира за лесно да архивира писмото ви, ако на него е написан вашият адрес.
2. Използвайте датата, в която писмото е попълнено. Често хората датират писмото си, когато го започват, но ако ви отнеме няколко дни, за да завършите писмото, не забравяйте да промените датата на датата, на която писмото е попълнено и подписано.
3. Посочете адреса на адресата. Посочете името на адресата и личното му заглавие (напр. Д-р Смит, проф. Луйтен).
4. Използвайте името на получателя за поздрав. Дори и да познавате добре шефа си, обръщайте се официално към нея с професионалното или личното й заглавие, последвано от фамилното й име.
5. Решете кой стил на форматиране искате да използвате за абзаците. Популярният стил на форматиране следва тези обичаи:
   • Абзаците са с интервал.
   • Правилата са срещу лявото поле.
   • Вместо да отстъпва абзац, всички редове трябва да са срещу левия поле.
   • Между параграфите има интервал.
6. Завършете писмото си с учтиво затваряне, като „Искрено“ или „С най-добри пожелания“.
   • Поставете интервал между последния абзац и затварянето „Искрено“.
   • Оставете четири бели линии между „Искрено“ и вашия подпис.
7. Подпишете писмото. Когато отпечатате писмото, подпишете с химикал в интервала между четирите бели линии.