Автор:
John Pratt
Дата На Създаване:
16 Февруари 2021
Дата На Актуализиране:
1 Юли 2024
Съдържание
Независимо дали сте управител на магазин, имате лидерска позиция в голяма компания или се грижите за децата си у дома, за да извлечете най-доброто от себе си и да се представите възможно най-ефективно, много е важно да можете да споделяте някои от вашите отговорности. да делегирате.Делегирането обаче може да бъде доста сложно - от една страна, трябва да сте твърдо с този, на когото делегирате отговорностите си, от друга страна, също трябва да покажете, че му се доверявате. В тази статия ще намерите отговорите на много често задавани въпроси относно делегирането и ще ви преведем стъпка по стъпка през самия процес на делегиране, за да можете и вие да се научите да делегирате по тактичен и уважителен начин .
Стъпвам
Част 1 от 2: Получаване на правилната стойка
Оставете егото настрана за момент. Основен психически удар по пътя към делегирането е мисълта, че ако искате да направите нещо правилно, по-добре го направете сами. Не сте единственият човек на планетата, който може да го направи по правилния начин. Ти си може би единственият, който може да го направи добре в този точно момент, но ако отделите време да обучите някого, той в крайна сметка ще може да го направи доста добре. Може би другият може дори да го направи по-бързо или по-добре от вас и това е не само нещо, което трябва да приемете, но и нещо, което трябва да приветствате. - Мислете логично и реалистично - можете ли сами да направите тази работа? Ще трябва ли да работите до смърт, за да можете да съчетаете тази работа с нормалните си задължения? Ако е така, по-добре не забравяйте да делегирате част от работата си. Не е нужно да се срамувате от това или да се чувствате като недостатъчно добри - всъщност вършите работата си по-ефективно, когато търсите помощ, когато е необходима.
Не чакайте хората да се включат доброволно. Ако ви е трудно да делегирате задачи, може да страдате от лека форма на така наречения синдром на мъченика - всичко това може да ви стане твърде много и често се чудите защо хората никога не предлагат да ви помогнат. Бъдете честни със себе си - когато го направят, не отказвате ли помощта им, повече или по-малко автоматично или от учтивост, през повечето време? Чудите ли се защо не са натиснали малко повече? Чувствате ли, че ако ролите ви бъдат обърнати, вероятно бихте помогнали на другите без колебание? Ако сте отговорили с „да“ на тези въпроси, ще трябва да работите върху способността си да контролирате ситуацията. Погрижете се сами че получавате и помощта, от която се нуждаете - и не чакайте помощта да дойде при вас, защото може изобщо да не дойде. - Много хора не са наясно какво преживява друг и няма какво много да направите, за да ги промените. За момент забравете за разочарованието, което изпитвате към хората, които не си помагат, и не забравяйте, че в крайна сметка от вас зависи да ги уведомите от какво имате нужда.
Спрете да виждате молбата за помощ като негативно нещо. Много хора се чувстват неудобно да искат помощ. Може да се чувствате виновни или да се чувствате като тежест за другите, или да се срамувате от това, защото (по някаква причина) смятате, че трябва да можете да разрешите всичко сами. 
Научете се да се доверявате на другите. Ако се страхувате да делегирате, защото смятате, че никой не може да свърши работата толкова добре, колкото вас, запомнете две неща: Първо, факт е, че с достатъчно практика почти всеки може да се справи добре в нещо, и второ, може би не сте като глобален талант, както може би си мислите. Когато делегирате работа, не просто освобождавате време за себе си - вие също давате шанс на човека, който ви помага, да практикувате ново умение или да вършите нов вид работа. Бъдете търпеливи - ако му отделите достатъчно време, вашият асистент вероятно ще свърши работата, за която сте делегирали, толкова добре, колкото и вие. Освен ако работата, която делегирате, е много важна, вероятно няма да е проблем, ако асистентът ви се научи да я прави добре с течение на времето. Ако работата е много важна, по-добре помислете добре, преди да я делегирате! - И дори ако наистина сте най-добри в работата, която планирате да делегирате, осъзнайте, че като делегирате работа, можете да правите други неща с времето си. Ако във вашия офис най-добре инсталирате твърди дискове или изпълнявате някаква монотонна задача, но имате важна презентация, която да подготвите, тогава изобщо няма проблем да изпълните задачата от стажант. По-добре приоритизирайте трудните, сложни задачи - не се чувствайте виновни за делегирането на относително прости, монотонни задачи, когато имате по-важни неща за вършене.
Част 2 от 2: Делегирайте по подходящ начин
Вземете топката да се търкаля. Първата стъпка е най-трудната, но в същото време най-важната. Трябва да се впуснете и да помолите някой да ви помогне (или, ако сте ръководителят, кажете на някого, че той или тя трябва да Не се чувствайте виновни за това - стига да сте вежливи, мили и елегантни, няма нищо грубо в това да помолите (или да насочите) някой да ви помогне. Опитайте се да бъдете любезни и разбиращи, като същевременно не изпускате от поглед сериозността на молбата си. - Ако не знаете как конкретно да помолите някого да направи част от работата ви вместо вас, опитайте се да бъде кратка и сладка. Например, кажете нещо като: "Хей, бих ли могъл да поговоря с теб за минута? Чудех се дали можеш да ми помогнеш да инсталирам онзи голям стек твърди дискове, в които току-що влязохме. Не мога, защото съм извън офис днес. Можете ли да ми помогнете? " Не натискайте помощника, просто се уверете, че той / тя знае, че е необходима неговата помощ.
- Помолете за помощ и вие (вероятно) също ще я получите. Не се страхувайте да делегирате, защото смятате, че ще се натъкнете на грубост или заповед. Погледнете го така: Как се чувствате, когато другите ви молят да направите нещо за тях? Чувствате ли се обидени или несправедливо третирани? Или вие (обикновено) сте твърде щастливи да помогнете? Вероятно е последното!
Не приемайте отказ лично. Понякога хората наистина наистина не могат да ви помогнат, дори и да искат - това е жалко, но вярно. Това може да е по различни причини - най-често срещаната е, че човекът, когото молите за помощ, вече е много зает със собствената си работа. Не го приемайте прекалено лично - само защото някой не може (или няма) да ви помогне в този момент, не означава, че ви мрази. През повечето време това просто означава, че другият човек е или зает, или прекалено мързелив за това - нищо повече, нищо по-малко. - Ако молбата ви за помощ бъде отхвърлена, помислете за възможностите си - обикновено можете да кажете учтиво, но спешно отново, че наистина се нуждаете от помощта на човека (и това обикновено работи особено добре, ако сте ръководителят или някой друг с власт), можете да помолите някого иначе или можете сами да си свършите работата. Ако наистина се нуждаете от помощ, не се страхувайте да изпробвате опции една и / или две!
Делегирайте крайната цел, а не процедурата. Това е ключът към избягването на превръщането в кошмар на това, което е известно като микроуправление. Поставете ясни насоки за вида на резултата, който очаквате, и покажете на другия как да го направи, но кажете, че те могат да го направят по свой собствен начин, стига да е направено правилно и навреме. - Това е и умно, защото не само ви спестява време, но и нервите ви. Това, което искате, е да използвате времето, което сте отделили, за да направите нещо по-важно, вместо да се тревожите за напредъка на вашия асистент през цялото време.
Бъдете готови да трябва да обучавате своя асистент. В почти всички случаи ще трябва да отделите малко от времето си, за да научите човека, който ще ви помогне, как да изпълнявате задачата, която сте му делегирали, дори ако това е относително проста работа. Имайте предвид, че процесите, които ви се струват доста ясни и ясни, може да не са толкова прости за някой, който никога не се е занимавал с тях. Бъдете готови не само да обяснявате на своя асистент стъпка по стъпка работата, която сте му делегирали, но и търпеливо да отговаряте на всички въпроси, които той или тя вероятно ще иска да ви зададе. - Помислете за времето, което отделяте за обучение на вашия асистент, като разумна, дългосрочна инвестиция. Като жертвате малко от времето си и помагате на човека да ви помогне да се научите как да изпълнявате задачата правилно, ще спестите време в бъдеще, което иначе бихте похарчили, за да коригирате грешките му.
Определете какви инструменти са необходими за изпълнение на задачата. Може да имате на разположение определени инструменти, необходими за изпълнението на задачата, докато лицето, на което сте поверили задачата, няма достъп до тях. Неща като защитени с парола данни, специализирани устройства и някои други инструменти може да са необходими за изпълнение на задачата, така че уверете се, че вашият асистент може да използва каквото му е необходимо, за да изпълни задачата успешно. 
Разберете, че вашият помощник не може да прави повече от едно нещо наведнъж. Докато вашият асистент ви помага, този човек не е зает с обичайните си задължения. Не забравяйте, че като вас и вашият асистент вероятно е натоварен. Задайте си следния въпрос: Каква работа ще му липсва, за да ви свърши работа? Когато делегирате задача на някого, уверете се, че знаете отговора на този въпрос. 
Бъди търпелив. Така или иначе, който и да делегирате, ще прави грешки, докато се учи да изпълнява новата задача. Това е част от учебния процес, така че го включвайте в планирането си. Не делегирайте задача, предполагайки, че вашият асистент ще свърши работата перфектно, освен ако той или тя вече не разполага с доказани знания и опит във въпросната област. Ако резултатът от даден проект не е точно такъв, какъвто сте искали да бъде, тъй като вашият партньор не е бил в състояние да изпълни съвсем нова задача, която вие напълно сте му делегирали, тогава вината е ваша, а не негова. Уверете се, че човекът, който ви помага, може да разчита на вас, така че делегираната работа да се превърне в интересно учебно преживяване за него, а не в нещо, от което да се страхувате. - Ако обучавате някого в нещо, вие инвестирате. Отначало ще ви забави, но в дългосрочен план ще повиши производителността скокообразно, защото сте подходили към цялата работа с положително и реалистично отношение.
Подгответе се за предсказуеми проблеми. Създайте резервни планове и бъдете готови да помогнете, ако нещо се обърка. Знайте какво ще се случи, ако се пропусне важен момент или краен срок. Постоянно възникват пречки и неочаквани предизвикателства, независимо дали сте на работа или у дома - дори технологиите понякога се провалят. Уверете се, че вашият асистент може да се довери, че ако се появи нещо неочаквано, вие ще разберете и ще му помогнете да спази този срок - не хвърляйте цялата вина върху асистента си при първия проблем. - Плюс това, това е умно по егоистичен начин - ако вашият асистент се страхува да не бъде обвинен за нещо, той или тя ще отдели много повече време, за да защити собствената си репутация, отколкото всъщност да върши работата.
Признайте помощта на вашия асистент, когато той или тя го заслужава. Делегирането на задачи на някой друг е необходимо, ако трябва да поемате все по-голяма отговорност. Но е контрапродуктивно, ако делегирате задача, оставите асистента си да работи усилено върху нея и след това вземете цялата заслуга за себе си. Признайте и похвалите усилията, които другите са положили от ваше име. - Никога не забравяйте да споменете името на вашия асистент, когато получите комплимент за задача, за която сте получили помощ.
Казвам: "Благодаря ти." Когато някой направи нещо за вас, важно е да му благодарите, да признаете важността на помощта му и да уведомите човека, който ви е помогнал, че е оценен. Ако не го направите, ще изглеждате неблагодарни, въпреки че може и да не сте. Не забравяйте, че хората не могат да четат мислите ви. Шансът някой да ви помогне отново е много по-голям, ако той или тя се чувства оценен. - Бъди мил. С прост знак на признание, който идва директно от сърцето ви, като например „Не бих могъл да го направя без теб!“ можете да постигнете много. Ако работата, която другият човек е направил за вас, е била много обемна или важна, може дори да помислите да ги почерпите с вечеря или напитки или да им купите благодарствена картичка или малък подарък.
