Съдържание

• Стъпки

Точността на счетоводното отчитане засяга различни аспекти от дейността на предприятието. Отделът за покупки разчита на данни от инвентара, за да започне редовни покупки на материали. Отделите за производство и планиране се нуждаят от точни инвентарни данни, за да планират производствения процес. Неточните данни за инвентара могат да доведат до недостиг на определени материали, което ще доведе до забавяне на доставката на продукти до клиенти и потенциално може да доведе до смущения в бизнеса. Компаниите могат да подобрят точността на своите инвентарни бази данни, като разработят специфични счетоводни процедури и следят за спазването на изискванията на служителите.

Стъпки

1. 1 Разработване на процедури за работа с материали в организацията. Те трябва да включват подробно описание на стъпките, които работниците трябва да следват, когато материалите пристигнат в предприятието и те бъдат пуснати в производство.
   • Процедурите трябва също така да описват действията на служителите в случай, че открият повредени запаси, дефекти и недостиг.
2. 2 Обучете персонала да работи в съответствие с процедурите. Персоналът на компанията трябва задълбочено да познава всички процедури.
   • Всеки служител трябва да разбере важността на точния контрол на запасите и неговото въздействие върху компанията като цяло.
   • За отделни групи от персонал могат да се организират отделни обучителни сесии, съсредоточени специално върху тяхната област на работа. Например производственият персонал ще има свои собствени процедури за боравене с материали, различни от тези в отдела за покупки.
3. 3 Наблюдавайте работата на персонала и провеждайте одити. Процедурите за инвентаризация са ценни само ако се следват от работници. Уверете се, че служителите спазват установените процедури.
   • Одит на първични записи и фактури може да провери дали служителите спазват процедурите за управление на запасите.
4. 4 Създайте цикъл от междинни проверки на инвентара. Тяхната честота ще зависи от оборота или стойността на съответните групи запаси.
   • За да се разработи график за запасите, запасите могат да бъдат разделени на групи с различна честота на преизчисляване. Например, една компания може да реши да инвентаризира наличността на части с висок оборот всеки месец, но инвентаризира части с нисък оборот два пъти годишно.
   • Компанията трябва да обучава служителите да поддържат непрекъснат опис на запасите. В този случай счетоводителите на инвентара ще бъдат добре запознати със списъка на инвентара, извършените операции с тях и действията в случай на недостиг.
   • Непрекъснатото счетоводно отчитане също така включва идентифициране на причините за недостиг, когато те бъдат открити. Това може да хвърли лъч светлина върху съществуващите проблеми в процедурите за счетоводно отчитане на запасите.
5. 5 Разработете процедура за справяне с недостига. В някои организации фактът на отписване на недостига трябва да бъде удостоверен от ръководството. Ако се установи недостиг, счетоводителят на запасите трябва да приведе счетоводните данни в съответствие с действителната наличност на запасите.
6. 6 График на общите годишни запаси. Годишните инвентаризации могат да се извършват 1-2 пъти годишно, за да се преброят всички запаси и да се приведат счетоводните данни в съответствие с действителното състояние на нещата.
   • Несъответствията между действителното количество материални запаси и счетоводните данни, открити по време на инвентаризацията, също дават възможност да се оцени ефективността на организацията на счетоводното отчитане и на самите счетоводни процедури.