Как да изпратите факс

Видео: Факс от компютър през интернет или ISDN модем с PC-Телефон софтуер - видео

Съдържание

Стъпки
Метод 1 от 2: Преди изпращане на факс
Метод 2 от 2: Изпращане на факс
Съвети
Предупреждения
Какво ти е необходимо

Ако сте един от онези невежи хора, които никога не са чували за факс преди, или веднъж са знаели, но са забравили, тогава е време да освежите паметта си и да научите повече за новите технологии. Моля, обърнете внимание, че има огромен брой разновидности на факс машини, така че първо трябва да проучите ръководството с инструкции за това устройство, което се доставя с комплекта. Повечето факс машини изискват първо да изпратите мотивационно писмо, след това да наберете номера и да изпратите факса директно.

Стъпки

Метод 1 от 2: Преди изпращане на факс

1 Създайте мотивационно писмо. Факс апаратите често се използват от всеки в офис или определена група хора. Тъй като всеки в околността може да прочете факса, изпращането на мотивационно писмо може да е добра идея. Това ще гарантира, че подходящият човек ще получи вашия факс.
- Мотивационното писмо включва името на получателя, съдържанието на факса и броя на страниците. Той също така трябва да съдържа информация за подателя, като име и номер на факс, така че получателят да може да изпрати отговор, ако е необходимо.
2 Наберете номера на факса. След това трябва да наберете номера на факса, както обикновено набирате телефонен номер. Повечето нови факс машини не трябва да въвеждат код за изпращане на документ в рамките на град, но все пак е необходимо за изпращане на дълги разстояния. Някои факс апарати изискват да въведете код на района, независимо от местоположението ви. Разберете сами или попитайте някой за вашата машина.
- Кодът на държавата (например Русия съответства на номера „7“ в началото на телефонните и факс номера) също понякога е приложим за местни разговори, но само в комбинация с регионалния код. Използването на кода на страната е почти винаги необходимо при използване на международни разговори.
- Също така, за комуникации на дълги разстояния в дадена държава, често ще трябва да наберете „8“. Прочетете инструкциите или попитайте някого за функциите на конкретната факс машина.
- Уверете се, че използвате номера на факса, а не телефонния номер на лицето, с което искате да се свържете. Често тези номера се отпечатват един до друг на визитка и е много лесно да ги объркате, като погледнете грешния ред.
3 Определете метода за подаване на хартия. Трябва да се уверите, че сте поставили листа с материалите за изпращане от правилната страна на факса. Възможно е само да сканирате съдържанието на документ, когато хартията е позиционирана по определен начин, и ще изпратите празен факс, ако поставите листа с главата надолу. Уверете се, че хартията е в правилната позиция, преди да изпратите факс.
- Методът за подаване на хартия се различава от факс машина до факс машина. За щастие, всички факсове имат маркировки, показващи правилната позиция на хартията. Потърсете символа на сгънатия лист хартия близо до зоната за подаване на хартия. Ще видите, че едната страна на този лист е чиста, а от другата има линии.
  - Ако линиите са на сгънатата страна, поставете хартията с празната страна към вас.
  - Ако сгънатият ъгъл е празен, листът трябва да бъде поставен във факс устройството с лицевата страна към вас.
4 Факс в правилния формат. Факс машините са проектирани да работят с листове със стандартен размер. Ако се опитате да изпратите документ с нестандартни размери, няма да можете да го направите. Освен това това може да причини засядане на хартия или дори повреда на факс устройството.Ако все пак има нужда да изпратите документ с нестандартен размер, трябва да направите копие с подходящ размер с помощта на фотокопирна машина и да го изпратите вече, а не оригинала.
- Най -често срещаните размери хартия за факсове и принтери са А4 и бланки.

Метод 2 от 2: Изпращане на факс

1 Използвайте вашия факс апарат, за да изпратите документа. След като изпълните всички горепосочени стъпки, можете да започнете да изпращате факса. Сега поставете хартията с правилната страна, наберете необходимия номер и след това щракнете върху бутона „изпрати“. Обикновено това е голям и видим бутон. Честито! Изпратили сте факс!
- Ще забележите как след натискане на бутона за изпращане устройството издава звуков сигнал няколко пъти и звъни леко. Това е добре. По този начин факсовете комуникират помежду си. След няколко минути след успешно изпращане на факса ще чуете ясен сигнал за потвърждение на това. Ако по време на изпращането има проблеми и факсът не е преминал, ще чуете характерен неприятен звук. Сега ще трябва да проверите факс устройството си, за да определите проблема, който срещате.
2 Използвайте интернет, за да изпратите факс. Материалите за факс до факс могат да се изпращат и чрез интернет. Има редица компании, предоставящи помощ от този вид, чиито услуги в повечето случаи струват пари. Това може да бъде разумна инвестиция, но само ако рядко изпращате факсове и следователно не искате да купувате факс машина или да използвате куриерски услуги за тази цел.
- PamFax е отлична услуга за факс на Skype. В този случай обаче ще трябва да платите малко.
- HelloFax е услуга, която се интегрира много добре с Google Диск и улеснява изпращането по факс на документи от Google Документи. Ще имате възможност да изпращате няколко факса безплатно като тестова услуга, но таксите ще се прилагат по -късно.
3 Използвайте имейл, за да изпратите факс. В зависимост от номера на факса на получателя, може да успеете да изпратите документа безплатно. Но тук си струва да се има предвид, че тази функция се отнася за ограничен брой факс номера и ви позволява да изпращате информация в ограничени количества.
- Можете да проверите наличността на тази опция за конкретен номер на факс в Интернет.
- Използвайте този шаблон, за да създадете адреса, на който ще изпращате имейл: „[email protected]“
- Премахнете кавичките и променете номера на факса (включително кодовете на страната и региона) и името и фамилията („първо“ и „фамилно“) на лицето, на което изпращате факса.
- Имайте предвид, че по този начин може да се предава само текст. Не можете да прикачите PDF файл или други материали към писмото.

Съвети

Винаги въвеждайте пълния номер, включително кода на държавата и регионалния код.
Повечето факс апарати се предлагат с ръководство за употреба. Проучете го добре, преди да предприемете действия.

Предупреждения

Когато изпращате поверителна информация, трябва да вземете предвид факта, че НЯКОЙ ще може да прочете факса, отпечатан на приемащата страна. Преди да изпратите, проверете отново номера, за да се уверите, че получателят е близо до факса.