Съдържание

• Стъпвам
• Част 1 от 3: Общувайте ясно
• Част 2 от 3: Бъдете добър слушател
• Част 3 от 3: Комуникация по електронен път
• Съвети

Неправилното общуване може да бъде както забавно, така и разочароващо. Ако искате да намалите недоразуменията, говорете ясно и не приемайте нищо. Обърнете се към човека, за да сте сигурни, че сте разбрани. Когато общувате по електронен път, бъдете ясни, кратки и информативни. Да бъдеш добър слушател също може да помогне за избягване на недоразумения. Ако държите вниманието си върху разговорите си, можете да намалите вероятността от неправилна комуникация.

Стъпвам

Част 1 от 3: Общувайте ясно

1. Мисли преди да говориш. Мисленето за това какво да кажете първо може да ви помогне да организирате мислите си и да се подготвите да кажете нещо смислено. Особено ако ви предстои важен разговор, уверете се, че думите ви са подредени така, че да можете да кажете какво имате предвид.
   • Не забравяйте, че вашето отношение и тон могат да предадат много. Ограничете вниманието си към обекта и се опитайте да не се отклонявате от него.
   • Ако имате проблеми с изричането на това, което искате да кажете, запишете няколко точки, за да сте сигурни, че няма да забравите нищо, което искате да кажете.
   • Направете съзнателна почивка, преди да говорите. Често имаме склонност да се впускаме с главата в разговор, но умишлено правим пауза и отделяме малко време, за да организираме мислите си, преди да говорим, увеличава вероятността комуникацията ни да бъде ясна и страничните наблюдатели са готови да слушат.
2. Привлече вниманието. Да имаш внимание на човек означава да се увериш, че той или тя слуша и разбира какво казваш. Направете контакт с очите и се уверете, че човекът слуша. Ако другият човек е разсеян или зает с нещо друго, помолете за вниманието му или опитайте друг път. Ако другият човек изглежда разсеян от нещо друго, помолете за внимание, като кажете: „Искам да съм сигурен, че разбирате“ или „Ще оценя пълното ви внимание“.
   • Ако човекът изглежда разсеян, кажете му, че ще говорите по-късно, когато той или тя е по-достъпен.
   • Например, ако трябва да говорите с някого, но той прави нещо друго, уведомете го, че трябва да говорите и че искате вниманието му.
   • Не крещите и не викайте на някого, за да привлечете внимание - отидете при този човек и се обърнете към него лично, когато е възможно.
3. Проверете вашите предположения. Можете да предположите, че всеки разбира какво казвате или какво го молите да направи, но само за да бъдете сигурни, изяснете всичко, за което човекът може да не е сигурен. Например, ако давате указания, обяснете какво още трябва да направи човекът, за да се подготви. Можете да надцените или подцените нечии знания или умения, така че по-добре попитайте.
   • Това е особено вярно, когато говорите с някой от друга култура, различна от вашата. Може да предположите, че разбират жаргон или друг език, но не боли да попитате. Ако някой изглежда объркан, опитайте се да го обясните по-добре.
4. Бъдете учтиви. Да бъдеш вежлив в общуването означава да бъдеш отворен, честен и мил. Не казвате нищо, което би могло да бъде пасивно-агресивно, саркастично или нараняващо за или за човека, с когото говорите. Съсредоточете се върху това да бъдете любезни и да кажете какво имате предвид по начин, лесен за разбиране. Ако прекъсвате, бъдете груби или неуважителни към други хора, няма да общувате ефективно.
   • Сарказмът може лесно да бъде разбран погрешно. Макар и да е смешно, все пак може да доведе до недоразумения, ако кажете обратното на това, което наистина имате предвид. Хората могат да се объркат какво всъщност имате предвид. Сарказмът също може да бъде неволен.
5. Проверете за разбиране. Уверете се, че човекът ви е разбрал. Правите това, като просто попитате: „Ясно ли е?“ Или: „Имате ли някакви въпроси?“ Това дава възможност на човека да изрази всякакви съмнения или притеснения, които може да има.
   • Това може да помогне на хората да се чувстват комфортно да задават въпроси или да искат разяснения.
   • Когато давате указания, помолете човека да ги повтори, за да знаете, че той или тя разбира.
   • В някои случаи е подходящо да се предостави кратко резюме.
     • Например: „И така, за да бъдем ясни, първо ще се заемем с акаунта в Ramaker, а след това ще имаме бърза среща за отстраняване на проблемите с комуникацията. Разбрах?'
6. Проследяване. Обърнете се към човека, с когото общувате, за да сте сигурни, че сте общували ясно. Например, ако сте изпратили имейл, изпратете друго запитване: „Как си?“ Имате ли въпроси? "Ако сте говорили с някого, попитайте го няколко дни по-късно," Моля, проверете. Всичко хубаво?'
   • Ако смятате, че може да сте комуникирали неправилно, използвайте този момент, за да предадете всичко ясно и да изясните какво може да обърка.

Част 2 от 3: Бъдете добър слушател

1. Разберете езика на тялото. Голяма част от комуникацията е невербална. Обърнете внимание на това; може да е много важно. Поддържайте зрителен контакт и наблюдавайте каквито и да било промени в собствения ви зрителен контакт или в зрителния контакт на другия човек. Обърнете внимание на стойката на лицето и изражението на лицето и вижте дали има несъответствия. Ако забележите някакви разлики, попитайте отново или поискайте разяснения.
2. Слушайте внимателно. Обърнете цялото си внимание, когато някой говори. Много хора се опитват да мислят какво да кажат по-нататък, но остават ангажирани с човека, който говори. Хората оценяват, когато се чувстват чути и разбрани, а един от най-добрите начини да го направите е чрез активно слушане. Обърнете тялото си към тях и се наведете към тях. Не се разсейвайте (например от мобилни телефони) и останете в присъствието на човека.
   • Не просто слушайте думите, които човекът казва, но и информацията и начина, по който той или тя комуникира. Например гласът на човека може да се промени, когато той или тя говори за нещо емоционално или се чувства неудобно.
3. Не прекъсвайте другия. Ако някой друг говори, направете всичко възможно да не го прекъсвате. Оставете човека да завърши мислите си, преди да добави или каже нещо друго. По този начин показвате, че слушате и цените това, което човекът казва. Ако сте склонни да прекъсвате хората често, те могат да се чувстват разочаровани и да не казват всичко, което искат да кажат.
   • Да оставите някой да завърши мислите си означава, че слушате напълно и не се занимавате със собствените си думи. По този начин човекът ще се чувства по-удобно да споделя всичко и да не забравя нещо, което е искал да каже, тъй като разговорът е отклонен.
4. Задавайте въпроси. Ако нещо е неясно или ако не разбирате нещо, не забравяйте да зададете въпрос за това. Опитайте да кажете нещо като: „Искате ли да изясните какво имате предвид под ___?“ Или „Не съм сигурен, че разбирам ___. Можете ли да обясните това?
   • Ако човекът все още говори и не искате да го прекъснете, запишете въпроса, за да не забравите да зададете.

Част 3 от 3: Комуникация по електронен път

1. Организирайте информацията. Ако се опитвате да предадете информация, трябва да се уверите, че информацията достига до човека ефективно. Например, ако планирате събитие, трябва да предоставите важни подробности: място, време и какво трябва да донесат хората. Осигурете ясни указания или стъпки, които хората да предприемат, и се уверете, че информацията е ясна.
   • Преди да изпратите информацията или поканата, уверете се, че тя съдържа цялата необходима информация.
2. Използвайте по-малко думи. Когато общувате чрез текстови съобщения или имейл, преминете към въпроса. Дългият имейл може да обърка това, което искате да предадете. Например, ако направите заявка, преминете направо към въпроса и направете своята заявка. Можете да кажете защо искането трябва да бъде направено, но не продължавайте безкрайно. Просто кажете какво ви трябва и завършете имейла малко след това.
   • Ако сте склонни да пишете дълги имейли или текстове, хората вероятно ще ги прелистват, вместо да ги четат обстойно. Ако не можете да се измъкнете от дългите си писма, помислете дали да поставите най-важните неща на върха.
   • Имайте предвид, че имейлите не изпращат социални сигнали като изражения на лицето и тон на гласа. Затова използвайте ясен език и избягвайте сарказма.
     • Емоджитата са полезни в социалните имейли, но не и в повечето бизнес имейли.
3. Съсредоточете се върху една тема. Поддържайте съобщението възможно най-просто. Не дрънкайте и не навлизайте в много допълнителни подробности и не се занимавайте с множество теми в един имейл. По-добре е да се съсредоточите върху един елемент или тема наведнъж, отколкото много неща в един имейл. Ако имате няколко неща за обсъждане, обсъдете едно по едно по имейл. По този начин човекът може да изтрие всеки имейл, когато приключи с всяка тема, и да не забравя да направи нещо или да се обърне към нещо.
   • Ако абсолютно искате да покриете няколко теми едновременно, дайте ясно разграничение. Използвайте точки или ги пренаредете, за да изясните съдържанието.
4. Преминете направо към въпроса. Въпреки че е добре да започнете имейлите си с „Как сте?“ Или някакъв друг вид забавление, не прекарвайте твърде много време в разговори за нещо, което няма нищо общо с това, което искате да предадете. Съсредоточете се върху вашата молба или информацията, която искате да споделите с човека. Не бийте около храста и не давайте дълго представяне. Вместо това стигнете до същността на това, което искате или трябва да кажете.

Съвети

• Избягвайте да използвате сарказъм в чатове, незабавни съобщения или имейли без емотикони. Сарказмът често не се предава правилно чрез текст, така че е по-добре да го направите лично.