Съдържание

• Стъпвам
• Част 1 от 2: Настройване на вашия отчет
• Част 2 от 2: Събиране на всичко

Докладът за състоянието може да изглежда като скучна работа, но писането му всъщност може да бъде добра възможност за комуникация с ръководството. Независимо от проекта, по който работите, трябва да се съсредоточите върху предоставянето на конкретни подробности, които описват бюджета и напредъка на проекта. Поставете най-важната информация в резюме в началото. След това продължете с основните подробности, описващи проекта по отношение на резултати и предизвикателства. Нека нещата са кратки, но информативни и ръководството е възхитено.

Стъпвам

Част 1 от 2: Настройване на вашия отчет

1. Фокусирайте се върху разходите и графика. Независимо от проекта, по който работите, мениджърите искат да знаят как вървят нещата по отношение на бюджета и напредъка. Създайте своя отчет, събиращ информация за финансовия напредък на проекта. В допълнение, направете няколко коментара относно това дали проектът е на път или не навреме.
2. Бъдете честни за проблемите. Ако знаете, че има проблеми с разходите и напредъка на проекта, не ги крийте. Това само ще доведе до по-големи проблеми по-късно. Вместо това помислете как тези проблеми са свързани с нещата, които вървят добре.
   • Например, ако вашият проект включва производство и доставка на 1000 тениски за 1000 долара, може да се притеснявате, ако сте направили само 300, но вече сте похарчили 500 долара.
   • Можете също така да се озовете два дни преди графика и да коментирате това.
3. Предложете решения на проблемите. Част от целта на отчета за състоянието е да помогне на мениджъра да реши следващите стъпки. Можете да помогнете, като предложите решения на определени проблеми, които забелязвате. Докато настройвате отчета, си правете бележки за това как вашите решения са свързани с разходите и напредъка.
   • Например, ако вашият бизнес с тениски изпреварва графика и изостава от бюджета, може да видите това като причина да увеличите производството и да балансирате нещата.

Част 2 от 2: Събиране на всичко

1. Дайте заглавие на доклада. Започнете писмения си доклад с кратко резюме, заглавие и дата. Тъй като отчетите за състоянието трябва да са кратки, не е задължително те да са на отделна заглавна страница. Ако изпращате отчета по имейл, достатъчно е да имате ясна тема, така че вашият мениджър да знае за какво става въпрос в имейла.
   • Нещо като „Доклад на Parker Transport за август 2017 г.“ е добре.
   • Винаги предоставяйте данни, така че да е ясно за кой период отчитате.
   • Ако вашата компания използва специфични формати за отчитане, уверете се, че използвате и тях.
2. Започнете с обобщение. Мениджърите са заети и трябва да видят най-важната информация веднага. Няколко реда в началото на доклада отиват в основата на въпроса, като накратко обясняват как протича проектът по отношение на бюджета и напредъка.
   • Опитайте се да гарантирате, че вашият мениджър вижда цялата информация в първите минути на четене на отчета.
   • Например, можете да започнете отчета си веднага с нещо директно като: „Транспортът на Паркър в момента изпреварва графика. Похарчихме 50% от бюджета и произведохме 30% от продукта. Можем да намалим разходите, като ускорим производството. “
   • Ако мениджърите са доволни от това, което виждат в началото, те може би вече знаят достатъчно. Ако в резюмето има нещо, което показва проблем, те могат бързо да преминат оттам към съответната информация по-надолу в отчета.
3. Моля, предоставете най-подходящите подробности. Избройте най-важните резултати до момента, като се фокусирате върху етапи и ключови данни. Информирайте мениджъра си по отношение на резултати, а не на дейности.
   • Например, не пишете нещо като „Нашите лидери в производството, Франк и Сандра, са си свършили добре работата. Франк винаги е там много рано, а този на Сандра винаги е последният, който си тръгва, за да сме сигурни, че имаме всичко произведено навреме. "
   • Вместо това подчертайте ключовите данни: „Изпреварваме 20% от графика, тъй като производствените лидери (Франк и Сандра) са увеличили времето за производство с два часа на ден“.
4. Организирайте фактите. Тук можете да приспособите отчета според стила на вашия мениджър. Ако знаете начина на работа на вашия мениджър, можете да адаптирате съответно отчета. Ако не сте сигурни, съсредоточете се върху кратко, директно резюме в стил, който добре познавате.
   • Ако вашият мениджър иска да види голямата история, можете да наречете една глава „Резултати“, друга „Предизвикателства“ и трета „Решения“.
   • За мениджър, който обича да вижда нещата хронологично, опитайте глава „Напредък тази седмица“, последвана от „Следващи стъпки“.
5. Използвайте куршуми. Мениджърите трябва да получават необходимата им информация бързо и по лесен за четене начин. Абзаците са твърде дълги, за да се четат и прикриват ключова информация. Но със списъците е лесно да сканирате през отчета.
   • Ако вашият мениджър или компания изрично поиска изцяло писмен отчет, разбира се, трябва да изпълните това желание.
6. При необходимост добавете визуални елементи. Някои мениджъри намират за полезно да добавят визуални реплики, за да обяснят как върви даден проект. Например, можете да поставите зелена светлина до куршум за разходите, ако това върви добре, но оранжева светлина до такава за напредъка, ако е вероятно да изостанете малко.
7. Прегледайте и изменете доклада си, ако е необходимо, преди да го изпратите на вашия мениджър. Правописни грешки и недействащи изречения никога не са валидни, дори в кратък, относително неформален доклад за състоянието. Не разчитайте само на електронни проверки на правописа и граматиката. За да бъде докладът кратък и директен, помислете какво може да бъде премахнато (като ненужни наречия и прилагателни).
   • Например избягвайте фрази като „Продажбите през август вървят добре, най-добрият месец досега, благодарение на наистина отличните усилия на Мари и Сам“.
   • Можете да кажете същото много по-лаконично: „Продажбите през август са най-добрите досега, благодарение на упоритата работа на Мари и Сам.“
8. Докладвайте поне веднъж месечно, освен ако нямате други инструкции. Вашата компания може да поиска да предоставите отчети за състоянието в рамките на определен период от време, например седмично или двуседмично. Отчитането поне веднъж месечно обикновено е добро за информиране на вашия мениджър. Свържете се с него, ако не сте сигурни кога трябва да са отчетите за състоянието.
   • Ако вашият мениджър иска да получава отчети по-рядко, разбира се, ще направите това, което бъдете помолени.