Съдържание

• Стъпвам
• Метод 1 от 3: Отговорете на текстови съобщения
• Метод 2 от 3: Говорете лично с някого
• Метод 3 от 3: Отговорете с имейл

Начинът, по който отговаряте на някого, може да повлияе на начина, по който той или тя и други хора ви гледат. За щастие можете да научите как и кога да реагирате, за да се подобрите. Когато разговаряте с някого лично, важно е да му обърнете внимание и да му позволите да изрази мислите си, преди да даде информиран отговор. В разговор с текстови съобщения има някои неизказани правила, които трябва да следвате, за да общувате успешно. Имейлът е по-официален начин за комуникация с професионален етикет, който трябва да следвате, за да предавате информация ефективно и да реагирате по подходящ начин.

Стъпвам

Метод 1 от 3: Отговорете на текстови съобщения

1. Използвайте прост език, когато изпращате съобщения. Имейлите, писмата и дори разговорите лице в лице могат да бъдат структурирани много по-формално. Поради краткия, ограничен характер на текстовите съобщения, по-спокойният език често е по-подходящ и придава на разговора по-личен щрих.
   • Например можете да използвате „t“ вместо „it“, за да спестите място, да въведете съобщение по-бързо и да предадете спокоен тон.
   • Пунктуационните правила често са много по-снизходителни в текстовите съобщения. Например стриктното спазване на използването на запетая може да направи разговора да изглежда изкуствен и официален.
   • Не винаги предполагайте, че разговорът с текстови съобщения може да бъде толкова непринуден, но ако другият човек използва непринуден език, можете да отговорите по същия начин, за да се почувствате комфортно.
2. Задавайте отворени въпроси, за да поддържате разговора. Ако искате да продължите текстовия разговор, задаването на отворени въпроси може да помогне на другия да каже повече и да получи мнението му за нещо. Задаването на въпроси, които се нуждаят само от кратко да или не, може да притъпи разговора.
   • Например, ако разговаряте с някого по бизнес въпрос, можете да го попитате нещо като: „Какво мислите за новия проект?“
   • Ако искате да разберете какво мисли някой по дадена тема, опитайте да напишете нещо като „Съгласен съм, но защо мислите, че е така?“
3. Избягвайте да изпращате кратки или еднословни отговори. Текстовете трябва да са относително кратки, но кратките или резки отговори могат да ви накарат да се ядосате на другия. Ако отговаряте на съобщение от друг човек, дайте му реален отговор с дължина поне едно или две изречения.
   • Понякога е напълно приемливо да се отговори с „добре“, ако има смисъл в контекста. Но избягвайте единично „k“ в отговор, тъй като това може да изглежда пресечено и грубо.

   Бакшиш: Ако обикновено давате кратки отговори, може да има смисъл да продължите да правите това.

   
   
4. Използвайте пунктуация и емотикони, за да предадете тон. Безличният характер на текстовите съобщения позволява на хората да интерпретират тон или емоция чрез съкращения. Можете ясно да предадете значението си, като включите пунктуация и емотикони, ако съобщението ви изглежда двусмислено.
   • Например можете да отговорите с „Разбрах, благодаря. :) ", така че съобщението да не ви кара да се чувствате ядосани или откровени.
   • Понякога период в края на дума или фраза може да изглежда като разочарован. Например, може да звучи много по-спокойно да кажеш „Не, не става“, отколкото да кажеш „Не“. Не става. "
5. Прочетете съобщението отново, преди да го изпратите. Преди да натиснете изпрати, отделете малко време, за да прегледате съобщението. Проверете за печатни грешки и се уверете, че предавате информацията правилно и използвате правилния тон.
   • След като изпратите съобщение, не можете да го вземете обратно! Затова е по-добре да проверите вашия SMS предварително.
6. Не изпращайте няколко съобщения подред. Множество известия и поредица от текстови съобщения могат да досаждат и разочароват получателя. Вместо да изпращате множество кратки съобщения, изпратете коментар, който включва всичко, което сте искали да кажете.
   • Добре е да добавите още едно съобщение, ако сте пропуснали да споменете нещо или ако искате да изясните нещо.
   • Ако някой не отговори на две последователни съобщения, той може да не иска да говори с вас или да е далеч от телефона. Така или иначе, дайте на другото време и място за отговор.
7. Поискайте да се обадите, ако разговорът стане твърде сложен за текстово съобщение. Текстовите съобщения са предназначени да бъдат кратки и точни. Ако текстовото съобщение е твърде ограничено, за да изразите адекватно мислите си, помолете човека да ви се обади, за да можете да обсъдите въпроса или да го обсъдите изцяло.
   • Опитайте да напишете нещо като „Това би било по-лесно да се обясни по телефона. Обадете ми се, ако имате време, благодаря! "

Метод 2 от 3: Говорете лично с някого

1. Слушайте внимателно, когато някой ви говори. Когато някой ви говори, установете зрителен контакт с него и обърнете внимание на това, което ви казват. Това показва, че слушате и разбирате какво се опитва да каже другият.
   • Фокусирайте вниманието си изцяло върху високоговорителя, така че той или тя да се чувства комфортно.
   • Наведете се напред или помолете човека да продължи да говори на по-тихо място, ако имате проблеми със слушането на казаното.
2. Обърнете внимание на невербалните реплики. Езикът на тялото може да каже толкова, колкото и думите. Когато някой говори с вас, обърнете внимание на езика на тялото му, за да получите по-добра представа за това как да реагирате.
   • Например, ако някой продължава да се оглежда или да се клати на крака, може да е нервен или уплашен. След това можете да попитате дали човекът е добре, вместо да отговаряте на това, което казват.
   • Слушайте и как се казва нещо. Ако някой говори високо или агресивно, тогава този човек може да реагира гневно или агресивно на разговора. Може да се наложи да предприемете различен подход, когато реагирате, за да предотвратите ескалацията на ситуацията допълнително.
3. Избягвайте да планирате отговора си, докато някой говори. Ако сте толкова развълнувани или нетърпеливи да отговорите, преди някой да е приключил да говори, той или тя ще забележи и може да се ядоса или раздразни. Изчакайте, докато другият завърши да говори и сте чули всичко, което човекът е искал да каже, преди да започнете да планирате отговора си.
   • Много е грубо да прекъсвате някого със собствените си мисли, докато той говори.

   Бакшиш: Докато някой говори, направете си мислена бележка за основните точки, на които възнамерявате да отговорите, но обърнете внимание на останалата част от историята му, за да можете да излезете с интелигентен или плавен отговор.

   
   
4. Изчакайте другият да приключи, преди да кажете нещо. Ако говорите с някого, накарайте го да завърши историята си, преди да отговори. По този начин имате всички факти и информация, които човекът е искал да предаде, за да можете да дадете информиран и обмислен отговор.
   • Понякога хората ще добавят допълнителна информация, след като приключат с мисълта си. Например, те биха могли да кажат нещо като: „О, почакай, забравих да кажа нещо“. След това ги оставете да завършат това, което искаха да кажат.
5. Помислете за отговора си, за да можете уверено да го предадете. Преди да отговорите, отделете малко време, за да помислите за цялата информация, която сте получили. Ако дадете отговор, който не е добре обмислен, той може да покаже на човека, че всъщност не слушате казаното от него.
   • Отделянето на момент за размисъл върху отговора ви също ще ви позволи да предоставите интелигентен отговор.
6. Задавайте въпроси, ако имате нужда от разяснение или повече информация. Ако не сте могли да чуете или разберете какво е казал някой, опитайте се да не отговорите с частично или неправилно тълкуване. По-скоро попитайте какво е казал или имал предвид другият, за да можете да дадете реален отговор.
   • Ако не сте сигурни с какво се занимава някой или искате да му позволите да обясни какво всъщност има предвид, преди да отговори, задайте отворен въпрос като: "Какво имате предвид под това?"
   • Никога не е погрешно да помолите някого да каже нещо отново, ако не сте разбрали напълно казаното.
7. Говорете директно и ясно, когато отговорите. След като помислите за казаното ви и помислите как искате да отговорите, говорете ясно и уверено. Не използвайте неясен или противоречив език, за да се опитате да звучите по-умно или по-умно. Хората ценят искреността, затова им дайте истински отговор, който им показва, че се интересувате и разбирате човека.
   • Уверете се, че те обръщат внимание, за да не се налага да се повтаряте.
   • Забележете дали някой друг иска да каже нещо и му даде пространство за това.
   • Също така накарайте човека да отговори на казаното от вас. Не просто се отдалечавайте или прекратявайте разговора веднага след като имате възможност да говорите.
8. Имайте предвид, че някой не е съгласен с вас. Дори и да сте обмисляли какво сте искали да кажете, винаги има вероятност някой да не се съгласи с вас. Това е добре! Просто бъдете готови някой да оспори или принизи вашите думи.
   • Бъдете спокойни и не изпускайте нервите си, когато някой се опита да ви провокира.
   • Нека някой да изрази своите убеждения и мнения. Не се опитвайте да принуждавате никого да приеме вашето мнение.

Метод 3 от 3: Отговорете с имейл

1. Отговорете на имейл в рамките на 48 часа. Важно е да отговорите своевременно на имейл от учтивост и професионализъм. Не трябва да отговаряте веднага, но в рамките на два дни.
   • Дори ако имейлът няма нищо общо с вас или е изпратен неправилно, най-добре е да отговорите на подателя (изключен период), за да разберат, че не сте правилният човек.
2. Използвайте професионален поздрав в отговор по имейл. Имейлите често са по-официални от текстово съобщение или телефонно обаждане. Започнете имейла си с „Здравей“ или „Здравей“ пред името на човека, за да отворите имейла правилно.
   • Ако човекът, на когото отговаряте, предпочита определен поздрав или иска да бъде извикан по име, направете го. Например, ако човекът предпочита да използвате съкратената версия на неговото или тяхното име, като „Роб“ вместо „Робърт“, направете го.
3. Използвайте удивителни знаци пестеливо. Вашият отговор на вашия имейл трябва да бъде правилен в граматика, правопис и пунктуация. Прекалената употреба на удивителен знак обаче може да ви накара да изглеждате неискрени или прекалено ентусиазирани. Избягвайте да го използвате, освен ако не е подходящо.
   • Удивителен знак е чудесен начин да поздравите или да предадете ентусиазъм, но ако ги използвате твърде много, те ще загубят ефекта си.
4. Избягвайте странни шрифтове в имейл. Запазете избора на шрифт в класически шрифт, така че имейлът ви да изглежда професионално. Не използвайте многоцветни шрифтове или шрифт като Comic Sans, когато изпращате имейл.
   • Класически избор е да се използва 10 или 12 точки Arial или Times New Roman.
5. Обърнете внимание на кого още изпращате имейла като CC (копие). Често може да бъде полезно да копирате имейла на други хора едновременно, за да можете да ги включите в дискусия. Излишният CC за ръководител или колега наистина може да разстрои или разгневи човека, на когото първоначално реагирате.
   • Ако е необходимо да включите някой друг в имейл веригата, можете да използвате опцията "сляпо копие" или "BCC", така че получателите да не знаят кой друг е получил имейл.
6. Решете на кого искате да отговорите в групов имейл. Ако верният отговор е да отговорите на всички в груповото съобщение, изберете „Отговор на всички“, когато изпращате своя отговор. Но ако трябва да попитате или да обясните конкретна тема или проблем на човек, незабавно отговорете на този човек.
   • Ако във веригата за електронна поща има голяма група хора, но трябва да отговорите само на няколко, просто изберете тези хора, на които да отговорите.
7. Не изпращайте имейл само, за да кажете благодаря, освен ако не е необходимо. Не са необходими кратки имейли, които не допринасят за разговор. Освен ако подателят не ви помоли да потвърдите, че сте получили и сте разбрали имейл, изпращането на имейл, в което се казва „Благодаря“, е ненужно и досадно.

   Бакшиш: Ако подателят ви изпрати разписка за четене, потвърдете, че сте получили имейла, като щракнете върху опцията да им изпратите обратна разписка.

   
   
8. Прочетете коректурата на вашия имейл и проверете имейла на получателя, преди да го изпратите. Правописна или граматическа грешка може да направи имейла ви да изглежда непрофесионално. Моля, отделете малко време, за да прочетете отговора си, преди да кликнете върху „Изпращане“. Проверете за правилен правопис и граматика и се уверете, че изпращате съобщението на правилния човек.
   • Не разчитайте сляпо на проверката на правописа, за да коригирате всичко!
   • Прочетете имейла си на глас, преди да го изпратите, за да можете да чуете как звучи.
   • Програмите за електронна поща често въвеждат автоматично имейл адреси, докато пишете в адресната лента на получателя, което може да доведе до случайно изпращане на имейл до грешен човек.