Съдържание

• Стъпвам
• Част 1 от 3: Създаване на фокус
• Част 2 от 3: Създаване на ефективни работни стратегии
• Част 3 от 3: Промяна на начина ви на живот
• Съвети

В днешния свят справянето с натоварването е наистина много трудно. Всеки, който е имал работа на пълен работен ден, знае, че средният работен ден не винаги е достатъчно дълъг, за да получи всичко, което трябва да направите.Производителността обаче може да бъде значително подобрена чрез култивиране на навици, които ви правят по-ефективни. Ефективният работник се възползва максимално от всяка минута на деня, като всички се фокусират първо върху най-важните задачи. По-ефективната работа не само ще повиши вашата производителност и ще спечели точки с шефа - тя също така ще ви накара да се почувствате като постигнали нещо, доволни, че сте имали пълен и продуктивен работен ден.

Стъпвам

Част 1 от 3: Създаване на фокус

1. Осигурете чисто, организирано работно пространство. Ефективността в работата понякога може да бъде толкова лесна, колкото почистването на бъркотията във вашето работно пространство. Разстройството на работното място е работно място, което може да попречи на вашата производителност. Ако непрекъснато се мъчите да намерите конкретни инструменти или документи в купчина безредици, губите сериозно работното си време. Дръжте под ръка само предмети, които използвате всеки ден - всичко останало трябва да се съхранява там, където няма да попречи, но „бързо“ намерено.
   • Ако работите в офис, подредете офис пространството и бюрото си така, че да можете бързо и лесно да намерите това, което трябва да работите. Ако не работите в офис, все пак важат същите принципи. Например, ако работите в магазин за велосипеди, поддържайте инструментите си чисти и организирани, за да можете да ги намерите веднага, когато се наложи. Почти всяка работна среда се възползва от поддържането на чистота и подреденост.
   • Служителите в офиса и други хора, занимаващи се с голям брой документи, трябва да създадат файлова система, която да е логична и организирана. Дръжте под ръка документи, които често използвате. Съхранявайте други документи по азбучен или друг логически ред.
2. Следете работното си място. Уверете се, че винаги разполагате с инструментите и ресурсите, необходими за вашата работа. В офис това означава неща като пробиване на дупки, отстраняване на телбод, калкулатори и др. Извън офис среда инструментите са много различни, но основните принципи са едни и същи - уверете се, че имате всичко необходимо, за да започнете да работите. Учените, работещи със сложни графични приложения, както и инженерите, работещи с гаечни ключове, се възползват от готовите за употреба инструменти.
   • Уверете се, че вашите инструменти са добре поддържани. Един основен инструмент, който спира да работи, може сериозно да наруши работния ви процес, особено ако не можете да продължите без него! Спестете време в дългосрочен план, като редовно почиствате и поддържате инструментите си.
3. Направете си ясен график. Ако сте свикнали да летите навсякъде, всяко усилие да планирате деня си вероятно ще увеличи ефективността ви. За да поддържате наистина ефективен график, ще трябва да се ограничите до „един“ изчерпателен дневен ред (евентуално допълнен с един календар във вашия офис или кабина за дългосрочни цели). Не усложнявайте ненужно работата си, като поддържате повече от един график или поддържате огромна колекция от бележки, които неизбежно ще загубите. Искате да можете да разгледате "едно" конкретно място, за да видите какво да правите.
   • Организирайте всеки ден, като направите списък със задачи. Започнете с най-високите приоритети за деня, за да сте сигурни, че ще свършат. Поставете по-малко важните неща в края на списъка. Започнете от върха в началото на деня си. Ако не можете да попълните списъка, опитайте да направите останалото на следващия ден.
   • Задайте график и график за най-важните си проекти и бъдете реалисти относно времето, което ще им отнеме. Не искате да се настройвате за неуспех - по-добре е да поискате повече време в началото на проекта, а не точно преди крайния срок.
4. Премахнете разсейването. Различните работни среди имат различни разсейващи фактори - някои работни места включват много приказлив колега, който просто няма да напусне. Други може да са потискащо тихи и да ви разсейват дори от най-меките звуци. Направете каквото можете, за да останете фокусирани върху работата си. Ако вашата работа ви позволява да слушате музика безопасно, вземете MP3 плейър със себе си. Можете дори да залепите бележки на работното си място, за да разберете на колегите си, че не искате да ви безпокоят. Може да изглежда грубо, но не е - това е разумен и ефективен метод да накарате хората да ви оставят на мира, докато работите. Не забравяйте, че можете да общувате до насита по време на почивки и хранения. „Много“ често разсейване е прекарването на време в развлекателни интернет сайтове. Едно проучване установи, че около две трети от служителите губят поне малко време "всеки ден" в уебсайтове, които не са свързани с работата им. За щастие повечето браузъри разполагат с безплатни инструменти за увеличаване на производителността, които могат да ви помогнат да решите проблемен блок уебсайтове. Потърсете в наличните разширения на браузъра за „блокиране на уебсайт“ или „помощ за производителност“. Ще получите поне някои безплатни и ефективни резултати. # * Други добри начини за избягване на разсейването е да наблюдавате обажданията си (за да избегнете ненужни телефонни разговори) и да намалите отпадането на срещите.
5. Използвайте почивки за личните си дела. Колкото и да е странно, почивките всъщност могат да "увеличат" ефективността на вашето работно място, вместо да пречат. Първо, почивката ви предлага така необходимата почивка. Без него може да се преуморите, да забавите или да забавите. Второ, почивката ви дава шанс да се справите с разсейването си. Използвайте почивките си, за да правите каквото и да е, което обичате работата си. Мечтаете ли за член на семейството, който иска да ви се обади, когато всъщност трябва да работите? Обадете им се по време на почивката си и премахнете разсейването си!

Част 2 от 3: Създаване на ефективни работни стратегии

1. Разделете отговорностите си на управляеми парчета. Големите проекти могат да бъдат смущаващи - когато са достатъчно големи, е лесно да ги отложите, губейки време за незначителна работа, докато не бъдете принудени да се заемете с целия проект точно преди крайния срок. Като ефективен работник първо трябва да свършите важна работа, дори ако това означава да направите малка част от голяма задача. Не се струва, че си струва да направите малка част от голяма задача, тъй като изобщо е да завършите малка задача, но това е интелигентно използване на вашето време. Ще изпълнявате най-важните си дългосрочни задачи по-бързо, ако работите по тях малко всеки ден.
   • Например, ако трябва да изнесете голяма презентация след месец, задайте цел за създаване на общ преглед „днес“. Не отнема много време, така че няма да ви отвлече от другата ви работа, но това е важна първа стъпка, която прави останалата част от процеса по-бърза и по-лесна.
2. Облекчете натоварването, като делегирате работа. Освен ако не сте на дъното на стълбата във фирмата, може да имате опцията да разделите предимно повтарящи се задачи между един или повече от подчинените си, за да си спестите време. Не давайте на подчинените си проекти, които само вие знаете как да завършите задоволително. Вместо това им давате отнемащите време еднообразни задачи, които ви пречат да използвате талантите си за по-важна работа. Ако ще делегирате работа, не забравяйте да дадете на асистента си краен срок и да се върнете към него. Бъдете „винаги“ учтиви към подчинените си, когато ви помагат - ако усетят, че ги оценявате, те ще искат да работят усилено за вас по бъдещи проекти.
   • Ако сте стажант, начинаещ служител или някой друг с нисък статус във фирмата, все пак можете да се опитате да разпределите особено монотонна работа между служители, които функционират на същото ниво като вас (с тяхно разрешение, както и разрешение от вашия ръководител, разбира се). Ако сте използвали помощта на колега, бъдете там и за колегата си!
   • Ако имате добри отношения с шефа си, можете дори да попитате дали той може да делегира част от работата на други вместо вас!
3. Поддържайте срещите възможно най-тясно Има причина, поради която всички мразят срещите - според проучване от 2012 г. почти половината от всички респонденти смятат срещите за най-големия източник на загубено време на работа - по-голям дори от времето, прекарано в лични и развлекателни уебсайтове. Срещите могат да бъдат от решаващо значение за обсъждане на цели и създаване на визия за бъдещето. Но ако останат без надзор, много срещи твърде често се затъват в раздути събития, губейки часове от времето си (или в краен случай дори дни), без да вземат решение за нещо важно. Ето няколко съвета, за да направите срещите си възможно най-ефективни:
   • Създайте дневен ред за всяка среща, за да използвате по най-добрия начин отреденото време. Определете колко време може да бъде отделено за него за всяка тема. Придържайте се към дневния си ред, доколкото можете - ако възникнат други теми, предлагайте да ги обсъдите по-късно в индивидуален разговор.
   • Поканете възможно най-малко хора на срещата. Като поддържате броя на хората, присъстващи на срещи, до абсолютния минимум, вие намалявате шанса разговорът да се отклони от посочените теми. Той също така поддържа всеки, който не е задължително да бъде там на бюрото си на работа.
   • Сведете слайдшоутата до минимум. Има много спорове относно полезността на слайд презентациите (PowerPoint и др.) И дали те помагат или възпрепятстват постигането на по-ефективна среща. Следното е ясно: ако използвате слайдове / слайдове във вашата презентация, дръжте ги възможно най-кратки и информативни. Използвайте слайдове, за да покажете изображения и данни, които не могат да бъдат предадени чрез вашата реч, но „не“, за да покажете цялото съдържание на вашата презентация.
   • И накрая, като основен принцип, знайте какво искате да решите преди да откриете събранието и вземете това решение възможно най-скоро.
4. Нип офис драма в зародиш. Работните места могат да бъдат ужасно стресиращи места. Когато възбудата се разпали, обърнете се към източника веднага и директно. Това може да означава, че вие, човекът, с когото се карате, или и двамата, трябва да поднесете искрено извинение. Направете това възможно най-скоро. Ако оставите няколко аргумента да се превърнат в негодувание, ефективността ви ще пострада в дългосрочен план, защото губите време, за да избегнете този колега. По-важното е, че ще се чувствате нещастни - не позволявайте на проблемите на работното място да ви развалят ефективността "и" настроението!
   • Не се страхувайте да се обадите на медиатор / медиатор. Компаниите знаят, че споровете и наранените чувства са вредни за работния процес, така че често наемат хора, които са специално обучени да разрешават спорове. Свържете се с вашия HR на работното място, ако изпитвате разочарование, тъга или страх заради някой друг на работното място.
   • Когато всичко е казано и решено, не е нужно да се сприятелявате с този колега - просто трябва да можете да работите с него или нея. Бъдете учтиви и тактични на работното място, дори и към хора, които не харесвате.

Част 3 от 3: Промяна на начина ви на живот

1. Уверете се, че сте добре отпочинали. Умората никога не е подобрила качеството на работата на човека. Умората може да забави производството ви, да притъпи представянето ви и ако сте склонни да заспите, това може да ви причини сериозно смущение по време на важни срещи. Освен това тежкото лишаване от сън е свързано с различни здравословни проблеми. Не заспивайте на бюрото си или не преспивайте и закъснявайте за работа - опитайте се да спите поне 7-8 часа всяка вечер, за да функционирате най-добре.
   • Умората на работното място в най-добрия случай може да бъде малко разсейване. В най-лошия случай това може да доведе до много опасни ситуации. Ако имате работа, в която е заложен животът на други хора (например, ако сте ръководител на полети или шофьор на камион), наложително е да спите достатъчно.
2. Правете много упражнения. Науката е показала, че добрият режим на упражнения подобрява настроението и производителността ви. Това важи особено за заседналите офис работни места. Ако прекарвате по-голямата част от времето си на работа, седнали пред компютър, уверете се, че прекарвате малко време в движение всеки ден - не само ще стане по-лесно да седите дълго време неподвижно на работа, но и ще ви накара по-щастлив, по-остър и по-мотивиран.
   • Когато започвате с упражнения, опитайте да комбинирате умерено кардио с някои силови тренировки.
3. Бъди позитивен. Ако се опитвате да подобрите ефективността на работата си, може да бъде изкушаващо да станете твърде сериозни за работата си. Често пъти това не е добра идея - може да успеете да подобрите ефективността си в краткосрочен план, но ако никога не си позволите малко забавление по време на работа, става лесно да изгорите и това води до умора, стрес и липса на енергия. липса на мотивация. Опитайте се да останете весели - ако се чувствате добре на работа, по-вероятно ще останете мотивирани и амбициозни. Правете малки неща, за да подобрите настроението си, които не пречат на вашата производителност - слушайте музика през слушалките, правите разтягане от време на време или занесете лаптопа си в стаята за почивка за още малко спокойствие и тишина.
   • Възползвайте се максимално от вашите почивки за хранене - насладете се на шанса да се храните добре и да разговаряте с колеги, с които се разбирате.
   • Не пийте много кафе. Кафето може да бъде чудесен избор в онези дни, когато се чувствате изгорени, но ако го пиете всеки ден, ще станете зависими от него и няма да се възползвате повече от него.
4. Мотивирайте се. По-лесно е да се работи ефективно, когато има основателна причина да се работи. Ако от време на време се мъчите да се тласкате напред, помислете за причините, които са ви довели до работата ви на първо място - целите ви в живота, мечтите и визията ви за себе си. Опитайте се да мислите за работата си като средство за постигане на цел - където „целта“ е вашата идеална визия за живота ви. Ако се наслаждавате на работата си, опитайте се да помислите как вашата работа ви кара да се чувствате - чувствате ли се изпълнени и сякаш сте постигнали нещо след един работен ден?
   • Помислете за добрите неща, които работата ви носи. Може би сте успели да си купите тази къща или тази кола с парите, които сте спечелили от работата си, или може би работата ви гарантира, че децата ви не искат за нищо. Помислете и за другите „предимства“ на вашата работа - например медицински и / или стоматологични грижи за вашето семейство.
   • Помислете за последиците от "не" работата. От какво ще трябва да се откажете, ако загубите източника си на доходи? Как ще се отрази на вашето семейство или други близки хора?
5. Наградете себе си. Ако успешно сте увеличили ефективността си на работа, празнувайте - заслужавате го. Да се ​​отървете от лошите навици и да отглеждате добри не е лесно, така че възнаградете се за усилената си работа. Вземете си питие след работа в петък, срещнете се с приятели за вечер или просто легнете в леглото с книга - каквото ви радва след дълга работна седмица, направете го. Награждаването на себе си увеличава чувството ви за постижение, което е важна част от поддържането на високата мотивация.
   • Наградата ви не трябва да бъде голяма или грандиозна и със сигурност не нещо, което е финансово безотговорно. Най-добри са умерените и умерени награди. Запазете този нов часовник за по-специален повод.

Съвети

Внедрете система за забавено възнаграждение, където първо правите най-приятните проекти, вместо да ги отлагате до последната минута. По този начин не прекарвате цял ден в страх от проекта и опити да го избегнете. Правейки първо досадния проект, ще бъдете по-доволни и можете да завършите деня по приятен начин с по-забавните или по-малко стресиращи проекти.